JAARVERSLAG. Rekeningcommissie. September 2007

Transcriptie

1 JAARVERSLAG Rekeningcommissie 2006 September 2007

2 Leden van de Rekeningcommissie ultimo 2006 Dhr. L.W. Nanninga - lid gebouwd (voorzitter) Dhr. J. Bessels - lid bedrijfsgebouwd Dhr. C. Doelman - lid ongebouwd Mw. J. Engels - lid ingezetenen Dhr. A.P. Zonne - lid ingezetenen ambtelijk secretaris Mw. I.A. Kenter Jaarverslag Rekeningcommissie

3 Jaarverslag Rekeningcommissie

4 Algemeen De Rekeningcommissie is in 2006 vijf keer bijeen geweest; een keer meer dan gebruikelijk. Dit in verband met het opstellen van een nieuwe verordening voor de Rekeningcommissie. In haar vergadering van 24 januari 2006 heeft de commissie een nieuwe Verordening van de Rekeningcommissie behandeld. Deze verordening is in de bijeenkomst van de Verenigde Vergadering van 16 maart 2006 vastgesteld. In april 2006 is tweemaal vergaderd in verband met de behandeling van de jaarrekening 2005 en het te verstrekken advies. Op 5 oktober 2006 heeft de commissie een aantal projectdossiers behandeld. De interim managementletter 2006 en de groslijst (d.i. een actieplan naar aanleiding van de jaarrekening) zijn in de vergadering van 7 december 2006 uitvoerig besproken. Met het oog op de controle van de jaarrekening 2006 heeft de accountant in diezelfde vergadering een presentatie gehouden getiteld: Samen werken aan een schone toekomst. In deze presentatie is de accountant dieper ingegaan op de diensten, die hij uitvoert voor Delfland en welke aanvullende diensten daarnaast door het accountantskantoor kunnen worden uitgevoerd. In dezelfde vergadering is even gesproken over de wijzigingen in de Waterschapswet en zijn de onderwerpen Bestuursdeclaratie en Beleid lidmaatschappen en abonnementen aan de orde geweest. Met betrekking tot de wijzigingen in de Waterschapswet stelt de Unie van Waterschappen een onderzoek in. Hiertoe heeft zij de bestuursleden van de waterschappen verzocht een enquêteformulier in te vullen. Naast de dijkgraaf en het sectorhoofd EFZ hebben ook drie leden van de commissie de enquête ingevuld. Verstrekte adviezen/besluitstukken Verordening Met ingang van 16 maart 2006 is de Rekeningcommissie gestart in haar nieuwe hoedanigheid. Jaarrekening 2005 Bij advies van 25 april 2006 heeft de commissie de Verenigde Vergadering geadviseerd de jaarrekening vast te stellen met in achtneming van de adviezen c.q. aandachtspunten van de accountant. Bestuursdeclaraties Gezien het lage bedrag dat vanaf 1 januari tot begin december 2006 door de leden van het college is gedeclareerd heeft de commissie gemeend dat het niet zinvol is het declaratiegedrag van het dagelijks bestuur nader te onderzoeken. Namens de commissie heeft de voorzitter verantwoording afgelegd in de Verenigde Vergadering. Projectdossiers De volgende dossiers zijn onderzocht: Belastingen De aansluitingsproblematiek heeft geleid tot een opmerking van de accountant in de Jaarrekening De problemen worden veroorzaakt door onder meer technische onvolkomenheden in het systeem en procedures binnen het belastingproces. De problemen in het systeem worden door middel van een EDP aangepakt. De procedures in het belastingproces worden herzien. Personeelslasten Het betreft hier de zuivere salarisadministratie, het maken van de juiste aansluitingen met de financiële administratie en de tussentijdse controlemomenten. In overleg met de leverancier van het salarisadministratiepakket is het eerste punt opgelost. Het tweede wordt procedureel opgelost door extra controle voor verwerking in de financiële administratie. Het laatste punt is nog een uitvloeisel vanuit de reorganisatie EFZ. Het voorstel hieromtrent (controle tijdens het proces, dus niet erna) ligt momenteel bij het college. Jaarverslag Rekeningcommissie

5 Investeringen Dit is een heel breed spectrum aan onderwerpen, van planning tot registratie. Het is tevens het meest complexe projectdossier, omdat vrijwel alle afdelingen van Delfland hierbij betrokken zijn. Van de planning van de projectleider, via de uitvoering tot het definitief in de administratie beginnen met afschrijven. Het betreft het hier procedures, maar daarnaast ook met name houding en gedrag. De verwachting is dat dit projectdossier in maart 2007 wordt afgerond. Voor de Jaarrekening 2006 zullen de benodigde besluiten en mutaties middels deelprojecten zijn afgerond. Het laatste deel betreft de procedures voor de toekomst. Beleid lidmaatschappen en abonnementen In 2006 was geen goed en volledig overzicht beschikbaar van lidmaatschappen en abonnementen. Inmiddels is door de afdeling Facilitaire Zaken een systeem aangekocht, waarin in ieder geval de abonnementen en tijdschriften kunnen worden geregistreerd. Het onderwerp komt daarom in 2007 opnieuw aan de orde binnen de commissie. Nieuwe onderwerpen Besloten is in 2007 te starten met een onderzoek naar de volgende nieuwe dossiers: Onvolledigheid onroerend goed registratie Eneco. De Verenigde Vergadering zal worden gevraagd nieuwe onderwerpen voor te stellen, die voor onderzoek door de Rekeningcommissie in aanmerking komen. Jaarverslag Rekeningcommissie