Aan de commissie: Algemeen bestuur en Middelen Datum vergadering: 22 mei 2003 Agendapunt : 9. Aan de Raad. Made, 15 april 2003

Transcriptie

1 Aan de commissie: Algemeen bestuur en Middelen Datum vergadering: 22 mei 2003 Agendapunt : 9 Aan de Raad Made, 15 april 2003 Onderwerp Voorstel Evaluatie samenwerking Stichting Inkoopbureau West Brabant Na het eerste jaar samenwerking met de Stichting Inkoopbureau West-Brabant (S.I.W.) leggen wij u deze tussentijdse evaluatie voor. Financiële gevolgen De financiële voordelen van de inzet van het S.I.W. zijn eigenlijk niet objectief te bepalen. Daarvoor zou elk traject met en zonder het S.I.W. gelopen moeten worden. Dat kan natuurlijk niet, maar dat we echter voordelen behalen is zeker. Deze voordelen zijn onder te verdelen in tijdsbesteding (een aantal werkzaamheden worden door het S.I.W.) verricht en besparing op de uitgaven door een zeer expliciete confrontatie van de prijs en het aanbod in de relatie koper - verkoper. Zeker is dat de tijd die wij nu, met ondersteuning van S.I.W., aan een inkooptraject besteden minder is dan wanneer wij hetzelfde werk alleen zouden doen. Neveneffect van de inschakeling van het S.I.W. is dat wij worden gedwongen beter na te denken over wat we willen inkopen, alvorens we offertes aan gaan vragen. Doordat dit niet overal gebeurde, kan het zijn dat het traject nu toch meer tijd heeft gekost. Dit leverde wel een kwaliteitsverbetering die financieel niet kan worden vertaald. De financiële besparingen zijn dus nauwelijks te kwantificeren omdat bij bijna alle projecten niet bekend is wat de prijs zou zijn als de gemeente zelf de procedure had uitgevoerd. Alleen bij de projecten inkoop groen stroom en raamovereenkomst personeelsadvertenties is concreet aan te geven dat wij respectievelijk 30% en 5% bespaard hebben. De vergelijking tussen het geraamde bedrag en het bedrag van de aanbesteding geeft ook niet het bedrag van de besparing als gevolg van de inschakeling van het S.I.W. Voor een juiste bepaling zou uitgegaan moeten worden van het aanbestedingsbedrag S.I.W. en het aanbestedingsbedrag indien de gemeente de procedure zelf zou hebben uitgevoerd. Toelichting Inleiding Voor een goede inkoop is er behoefte aan expertise en capaciteit om inkoopprocessen te begeleiden en aan materiedeskundigheid over hetgeen ingekocht moet worden. De inkoopexpertise, deskundigheid om de inkoop te professionaliseren, en begeleidingscapaciteit is niet in ons huis aanwezig. Dit betekent dat wij voor deze expertise en capaciteit extern

2 moeten zoeken. Gekozen is hiervoor aan te sluiten bij de Stichting Inkoopbureau West Brabant. Sinds 1 januari 2002 is de gemeente Drimmelen derhalve tesamen met 9 andere gemeenten aangesloten bij S.I.W.. De S.I.W. beschikt over inkoopdeskundigheid/ expertise en capaciteit / menskracht. Door bij inkoop structureel de materie- en inkoopdeskundigheid met elkaar te confronteren zal dit bijdragen tot een goede prijs kwaliteitsverhouding, profesionalisering en afdekking risico s van het inkopen. De materiedeskundigheid brengen wij als gemeente zelf in. Het S.I.W. is geen materiedeskundige. Dit betekent ook dat de gemeente altijd leidend is in het inkooptraject, het S.I.W. is ondersteunend. De raad heeft in zijn besluit van 13 september 2001 bepaald dat de gemeente Drimmelen voor minimaal drie jaar deelneemt aan de S.I.W.. In de samenwerkingsovereenkomst vermeldt in artikel 2 dat de overeenkomst zal gelden voor een periode van drie jaar, derhalve eindigent op 31 december Uiterlijk zes maanden voor beëindiging van de overeenkomst, zijnde 30 juni 2004, zal de gemeente een besluit moeten nemen over een eventuele voortzetting van de overeenkomst. Bij het opstarten van een nieuwe werkwijze en samenwerking zijn er altijd leermomenten, vandaar dat nu een tussentijdse evaluatie gehouden is. Uit de evaluatie blijkt dat de samenwerking met het inkoopbureau als voldoende tot ruim voldoende aangemerkt is voor het startjaar. Interne evaluatie In het afgelopen jaar heeft het inkoopbureau een elftal projecten begeleid. Hiervan zijn een aantal projecten nog niet afgerond. Alle projectleiders van onze gemeente zijn benaderd voor een evaluatie.van de projecten zijn er 6 samen met andere gemeenten gelopen, de overige waren alleen voor Drimmelen. De ingeleverde formulieren geven het volgende resultaat: Samenwerking met inkoopbureau Intake en afstemming procedure 3,09 Kwaliteit,deskundigheid 3,18 1=ruim onvoldoende Begeleiding,betrokkenheid 3,30 2=onvoldoende Bereikbaarheid en overleg 3,40 3=voldoende Planning en doorlooptijd 3,10 4=ruim voldoende Mogelijkheden eigen inbreng Gemeente 3,40 5=uitstekend Kwaliteit advisering 3,00 Toelichting advies,wegingsfactoren 3,11 Evaluatie van het proces 2,67 Juridische toetsing 2,57 Voldoende eigen inbreng mogelijk 10x ja as het eerste jaar dat onze organisatie op deze wijze met inkoop omging. Het is dan ook begrijpelijk dat zo n eerste jaar relatief meer leermomenten kent dan in een beproefde samenwerking. Een tweetal projecten hebben veel tijd van het inkoopbureau gevergd, waardoor het aantal projecten betrekkelijk weinig is. Desalniettemin lopen de scores van 2,67 tot 3,4 en zijn derhalve als voldoende aan te merken. 2

3 Met name de gemeenschappelijke projecten scoren beter, hier zijn ook meerdere vakdeskundigen bij betrokken geweest, daardoor vindt kruisbestuiving plaats. Door de grote hoeveelheid kon in deze gevallen een betere prijs voor dezelfde kwaliteit bedongenworden (massa is kassa). Algeheel oordeel over het S.I.W. De gemiddelde waardering voor inzet inkoopbureau, gebaseerd op 11 projecten, scoort 3,41; dit betekent dat de inbreng SIW voldoende tot ruim voldoende wordt gewaardeerd, wat voor het eerste jaar een goede score te noemen is. Bij projectleiders / medewerkers was voor de start van een project soms niet voldoende duidelijk wat de rolverdeling tussen de gemeente en S.I.W. zou zijn, waardoor er soms een verkeerde verwachting was. Wat wel blijkt uit de evaluatie gebleken is is dat bij enkele projecten vakinhoudelijke kennis/ inbreng van het inkoopbureau werd verwacht. Dit zullen wij als gemeente echter zelf in moeten brengen. Het inkoopbureau brengt de expertise op het terrein van inkoop en onderhandelen in en geen vakkennis van het betreffende materiegebied. Een ander belangrijk feit is dat men intern niet goed heeft stil gestaan bij de wegensfactoren van een inschrijving. Deze factoren zijn zeer belangrijk bij de beoordeling en vergelijking van de offertes. Zo worden vooraf objectieve toetsingnormen voor het advies vastgesteld. Deze bepaalt de inkopende partij, dus de gemeente (immers wij bepalen wat we willen hebben), en het S.I.W. adviseert. Zo is dit echter niet bij alle trajecten ervaren en in praktijk gebracht, waardoor misverstanden ontstonden. Verbeterpunten Het eerste jaar heeft lopende het jaar, tussen en tijdens projecten leermomenten gekend voor zowel onze gemeente als het S.I.W.. Terugkijkend op het eerste jaar kunnen wij stellen dat wij ons oorspronkelijke doel inkoopexpertise en capaciteit in huis halen zeker hebben gehaald. En met een beoordeling van voldoende tot ruim voldoende heeft het S.I.W. goed aan dit doel voldaan. Onze gezamelijke wens is om de beoordeling volgend jaar op een hoger niveau te krijgen. Hiervoor zullen dit jaar een aantal verbeteringen worden doorgevoerd. Dit jaar zal intern met name aandacht worden besteed aan communicatie over het inkoopbureau, verwachtingen en mogelijkheden. De bekendheid van het inkoopbureau is niet overal in onze organisatie even groot, en zeker de wijze en mogelijkheden van samenwerking zijn nog niet voldoende bekend en uitgenut. Afgesproken is dat elke manager mogelijke projecten aanmeld bij onze inkoper van het inkoopbureau en de prioriteit ervan. Niet alle projecten kunnen gelijktijdig opgepakt worden, wij huren een beperkte inzet van S.I.W., namelijk 4 dagdelen per week. Bij de start van een proces dienen onze interne projectleider en de inkoper vooraf af te stemmen hoe de rolverdeling tussen gemeente en inkoopbureau zal zijn. Daarna zullen zij in het inkoopproces gelijk optrekken. Ook zullen over de evaluatie na afloop afspraken gemaakt moeten worden. 3

4 Evaluatie door SIW Het Inkoopbureau West-Brabant heeft aan de hand van een rapportage (ter inzage) verslag gedaan van de bevindingen van projecten, die voor of waarbij de gemeente Drimmelen verricht zijn c.q. betrokken was. Daaruit blijkt onder meer dat de gemeente Drimmelen de enige is die vooraf uitzonderingen heeft gemaakt in de mogelijke inkooptrajecten. Het S.I.W. realiseerde voor Drimmelen in 2002 een inkoopresultaat van ,37. Dit is het verschil tussen de hoogste en laagste inschrijving. Dus niet het verschil tussen begroting en daadwerkelijke aanbesteding c.q. aankoop. Dit is overigens bij enkele projecten ook niet mogelijk, daar er geen specificatie van krediet was; zoals bij architectenkeuze en bouwmanagement verbouw gemeentehuis. Verder is niet in alle gevallen de laagste inschrijver ook de degene geweest aan wie wij gegund hebben. Bij gunning wordt gekeken naar total cost of ownership, waarin ook andere criteria meewegen, b.v. kwaliteit. Hiernaast is ook nog een besparing van ,= gerealiseerd, doordat voor 2 trajecten geen externe ondersteuning voor Europese aanbesteding ingehuurd moest worden. Algehele conclusie De conclusies van deze tussentijdse evaluatie zijn dat de inschakeling van het S.I.W. positief is ervaren; - we hebben inkoop deskundigheid en capaciteit in huis gehaald, - voor begeleiding van Europese aanbestedingen is deskundigheid in huis gehaald, - Voorts heeft S.I.W. administratieve handelingen verricht welke anders door eigen personeel gedaan moet worden. Afrondend betekent dit dat het SIW aan onze doelstelling heeft voldaan, en wij er het volste vertrouwen in hebben dat de samenwerking alleen maar beter zal worden. Advies Commissie: 1. Kennis nemen van deze evaluatie 2. Huidige samenwerking met het inkoopbureau voortzetten 3. Begin 2004 een nieuwe evaluatie maken met als doel een beslissing over verlenging van de samenwerking voor 30 juni Burgemeester en wethouders van Drimmelen, Secretaris, Burgemeester, mr. C.M.G.H. Wortel J. Elzinga 4

5 Bijlagen: Ter inzage: Evaluatieformulieren / Inkoopscan 2003 Ambtelijke coördinatie afdeling: afdeling Middelen behandeld door: L. van Minderhout portefeuillehouder J. Elzinga 5