Inkopen en aanbesteden. De stand van zaken bij de Nederlandse gemeenten

Transcriptie

1 Inkopen en aanbesteden De stand van zaken bij de Nederlandse gemeenten

2

3 Inkopen en aanbesteden De stand van zaken bij de Nederlandse gemeenten November 200

4 COLOFON Samenstelling Carla Vianen Masja van den Burg Vormgeving binnenwerk Roelfien Pranger Druk Sector Document Processing, VNG SGBO Onderzoek > Advies > Implementatie Postbus GK Den Haag SGBO 5891/550 Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie of op welke andere wijze dan ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van SGBO. Aan de totstandkoming van deze publicatie is de grootst mogelijke zorg besteed. SGBO kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.

5 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding Het project Goed Besteed Het onderzoek Respons Leeswijzer 2 2 Het belang van doordacht inkopen en aanbesteden Redenen voor een doordacht inkoop- en aanbestedingsbeleid Onderscheid inkopen en aanbesteden Organisatie van de inkoopfunctie 5 3 Betrokkenheid van het bestuur bij inkoop en aanbesteden Uitkomsten onderzoek 8 4 Inkoopscan 13 5 Kennismanagement 15 Inkoop- en aanbestedingsprocedures 17 7 Vereiste deskundigheid 21 8 Gezamenlijke inkoop en aanbesteding 27 9 Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid Samenvatting en conclusies 31 Bijlagen 33 Bijlage 1 Vragenlijst 35 Bijlage 2 Overzicht uitkomsten onderzoek 39

6

7 1 Inleiding 1.1 Het project Goed Besteed!""# $ % & ' ' ( ' ) * +,* - +,*!.!""/* * * 0 ' 1'0 1.2 Het onderzoek 0!""2345 +, 7 8 SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 1

8 34! 1.3 Respons -!""2 +.9:, '!## 9";< ) Figuur 1 Respons per gemeentegrootte meer dan inw tot inw tot inw 0+.""""8""""", respons 0% 20% 40% 0% 80% 100% 1.4 Leeswijzer 5 & 34 ( &! # 34. < 9 2 / 5 * := (8" SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 2

9 2 Het belang van doordacht inkopen en aanbesteden 2.1 Redenen voor een doordacht inkoop- en aanbestedingsbeleid - > '- - ) ) 0 % -!"" !"; -? SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 3

10 0 <) %!!" 0 ) +#, ' +, 0 '+@ 0' $& Onderscheid inkopen en aanbesteden 0 ) A <) +, $& $ &0 SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 4

11 2.3 Organisatie van de inkoopfunctie - $" ' - "% $" ' >> 5 +, +, $%" ' %" B B * ' C +, B +, SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 5

12 & ""!! D C 1 % SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN

13 3 Betrokkenheid van het bestuur bij inkoop en aanbesteden ' 0 0 ( ' ) 1 * * E * E * % +,* * * 0 0 C * C * C +, F F SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 7

14 0 ' 3.1 Uitkomsten onderzoek 5 +, +, (! SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 8

15 Figuur 2 Betrokkenheid bestuur bij inkopen en aanbesteden verantwoordelijke bestuurlijk portefeuillehouder inzet bestuurlijke portefeuillehouder verdere professionalisering 78% 4% 18% 59% 25% 15% gemeenteraad zichtbaar betrokken 47% 30% 23% beschreven in nota 79% 2% 19% aanspreken personen door management 55% 32% 13% 0% 20% 40% 0% 80% 100% Ja Onbekend Nee /:; 9=; ' +/=;, 0./; $ & 0 +99;, 0 ' +#/, Figuur 3 N= 22 verantw oordelijke bestuurlijk portefeuillehouder tot inw 74% tot inw 89% meer dan inw 93% Landelijk 78% 0% 20% 40% 0% 80% 100% >> SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 9

16 >> Figuur 4 N= 222 inzet bestuurlijke portefeuillehouder verdere professionalisering tot inw 55% tot inw 78% meer dan inw 54% Landelijk 59% 0% 20% 40% 0% 80% 100% H. +."""" 8""""", +9,0 +.8;, Figuur 5 N= 225 gemeenteraad zichtbaar betrokken tot inw 41% tot inw 4% meer dan inw 2% Landelijk 47% 0% 20% 40% 0% 80% 100% 0 +=9;,+2, SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 10

17 Figuur N= 222 tot inw tot inw meer dan inw Landelijk -! +.""""8""""", +./;,+/, Figuur 7 N= 222 beschreven in nota 75% 77% 79% 95% 0% 20% 40% 0% 80% 100% aanspreken personen door management tot inw 59% tot inw 47% meer dan inw 50% Landelijk 55% 0% 20% 40% 0% 80% 100% SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 11

18

19 4 Inkoopscan I +, I J J ( J +, J 7 C >> - +, +, - 5 :+,=+, Figuur 8 Inkoopdiagnose uitgevoerd (N= 222) inkoopdiagnose uitgevoerd 0% 9% 32% 0% 20% 40% 0% 80% 100% Ja Onbekend Nee SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 13

20 Figuur 9 N= 222 inkoopdiagnose uitgevoerd tot inw 52% tot inw 81% meer dan inw 79% Landelijk 0% 0% 20% 40% 0% 80% 100% - 0 SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 14

21 5 Kennismanagement < ' ' I E +,+, 0 ) 0 ' % E ( E +, 0 C ' 5 + 8", +88, SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 15

22 Figuur 10 Actief kennismanagement, contractbeheer en evaluatie (N= 221) actief kennismanagement, contractbeheer en evaluatie 41% 24% 34% 0% 20% 40% 0% 80% 100% Ja Onbekend Nee.8;!.; 5 )#!; Figuur 11 actief kennismanagement, contractbeheer en evaluatie tot inw 32% tot inw 2% meer dan inw 71% Landelijk 41% 0% 20% 40% 0% 80% 100% 5 SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 1

23 Inkoop- en aanbestedingsprocedures - ) 1. - ) >> 2. 7 ) 3. 0 ) G 4. - )- ' - K9!/:""" K!88""" ' 0 - +, +,+, ' $ & ' % 5 - L 8! ' :=; SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 17

24 Figuur 12 handelen gemeente duidelijk voorgeschreven 89% 3% 8% duidelijke procedures nieteuropese aanbestedingen 85% 5% 10% 0% 20% 40% 0% 80% 100% Ja Onbekend Nee Figuur 13 N= 222 handelen gemeente duidelijk voorgeschreven tot inw 85% tot inw 100% meer dan inw 100% Landelijk 89% 0% 20% 40% 0% 80% 100% ' :9; +8#, - +8!8., Figuur 14 N= 223 duidelijke procedures niet-europese aanbestedingen tot inw 82% tot inw 93% meer dan inw 93% Landelijk 85% 0% 20% 40% 0% 80% 100% SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 18

25 - ' 5' +-, E - ' K9!/:""" ' K!88""" K"K.89=" K#=8=!/ K9!/:""" 5'E onderhands onderhands aanbesteding K"K829:" K88:.9= K!88""" 5'E onderhands onderhands aanbesteding K"K89:#. K88/!!# K!88""" 5'E onderhands onderhands aanbesteding +-, - Enkelvoudig Enkelvoudig Enkelvoudig Meervoudig Meervoudig Meervoudig Openbare Openbare Openbare Europese aanbesteding Europese aanbesteding Europese aanbesteding SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 19

26 ':.; - K 9!/:""" + =9;,K#=8=!/ ' /:; - K!88""" K 88:.9= ' /=; K88/!!# ( Figuur 15 N= 204 enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure in aanbestedingsbeleid opgenomen 9% 91% Nee Ja, wij gebruiken een drempel =8; 7 K9""""+2";,!!; K9""""K8"""""" 8/; K 8""""" K 9""""" K.89=" 7 :=; K 9"""" K829:" ' =8; K9"""" K89:#. SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 20

27 7 Vereiste deskundigheid - ' ) ) * M) * 7 ) ' +, + 8, +, +, ( 0 ) SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 21

28 Tabel 1 Relatie inkooporganisaties en de vereiste deskundigheden B F B " -%""% ' " 5 +82, Figuur 1 Coördinatie van werkzaamheden N= 222 inkoopdeskundigheid en materiedeskundigheid bijeen gebracht 4% 18% 17% 0% 20% 40% 0% 80% 100% Ja Onbekend Nee '2.; H + 8/, +9.;, SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 22

29 Figuur 17 N= 222 inkoopdeskundigheid en materiedeskundigheid bijeen gebracht tot inw 54% tot inw 91% meer dan inw 100% Landelijk 4% 0% 20% 40% 0% 80% 100% 5 )) ) B * ) 0 B B * ) L8:' % 8""; > ' SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 23

30 Figuur 18 gedecentraliseerd inkoopmodel, eventueel met coördinatie gecentraliseerd inkoopmodel / gecoördineerd inkoopmodel 8% 3% 89% 7% % 27% intergemeentelijk inkoopmodel 15% 2% 83% anders 31% 0% 9% 0% 20% 40% 0% 80% 100% Ja Onbekend Nee H +2/;, B +:;89;, $& H!8 B ( B +, L8=!8 Figuur 19 N= 220 gedecentraliseerd inkoopmodel, eventueel met coördinatie tot inw 5% tot inw 7% meer dan inw 57% Landelijk 7% 0% 20% 40% 0% 80% 100% SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 24

31 B Figuur 20 N= 214 gecentraliseerd inkoopmodel / gecoördineerd inkoopmodel tot inw 8% tot inw 9% meer dan inw 8% Landelijk 8% 0% 2% 4% % 8% 10% Figuur 21 N= 214 intergemeentelijk inkoopbureau tot inw 19% tot inw 5% meer dan inw 0% Landelijk 15% 0% 2% 4% % 8% 10% 12% 14% 1% 18% 20% H!8 M +3, < M ) N SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 25

32

33 8 Gezamenlijke inkoop en aanbesteding? 7 0 % 0 $7 &1 - )!! +=8;, Figuur 22 N= 222 inkoop sommige zaken met andere gemeenten 91% 3%7% 0% 20% 40% 0% 80% 100% Ja Onbekend Nee SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 27

34 '/8; +, +!#,- Figuur 23 N= 222 inkoop sommige zaken met andere gemeenten tot inw 90% tot inw 98% meer dan inw 71% Landelijk 91% 0% 20% 40% 0% 80% 100% SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 28

35 9 Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid ' 0 ) O *? * H * * < * +, +, " ' ' ' 5!. SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 29

36 Figuur 24 N= 227 inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld 92% 0%8% H +=!;, < - Figuur 25 N= 227 0% 20% 40% 0% 80% 100% Ja Onbekend Nee inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld tot inw 89% tot inw 100% meer dan inw 93% Landelijk 92% 0% 20% 40% 0% 80% 100% SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 30

37 10 Samenvatting en conclusies )! '/:; ' )/.;* ' 9=; +/:;,* '/=; =9;* './; +.8;,* '99; '2"; +,' 9!; :8; " '.8; ) #!; /8; #! ' :=; 8""; :9; - =#; ' - - K.89="K829:"K89:#. SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 31

38 $ '2.; ' 8""; 9.; 2/; B 89; * %! '=8; ' &#!! +=!;, ' """", < SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 32

39 Bijlagen

40

41 Bijlage 1 Vragenlijst Overzicht vragen "Goed Besteed": 1. Wilt u hieronder uw naam en uw functie invullen? Uw naam: Uw functie binnen de gemeente: 2. Kunt u aangeven of de hieronder weergegeven stellingen van toepassing zijn op uw gemeente? Bij stelling 3: Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat de portefeuillehouder het initiatief heeft genomen tot een inkoop- en aanbestedingsnota, het inkoop- en aanbestedingsbeleid regelmatig onderwerp van gesprek is in de collegevergaderingen en de porte Nr. Stelling Nee De gemeente heeft een inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld Er is een bestuurlijk portefeuillehouder aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De bestuurlijke portefeuillehouder die verantwoordelijk is voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid zet zich in voor verdere professionalisering van het inkopen en aanbesteden in de gemeente. De gemeenteraad is zichtbaar betrokken bij de wijze waarop inkopen en aanbesteden hier plaatsvindt. Weet niet/ neutraal Ja 3. Kunt u aangeven of de hieronder weergegeven stellingen van toepassing zijn op uw gemeente? Nr. Stelling Nee Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is beschreven in een door het college vastgestelde nota waarmee de raad heeft ingestemd. Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid schrijft duidelijk voor hoe de gemeente moet handelen. Voor niet-europese aanbestedingen hanteert de gemeente duidelijke procedures met drempelwaarden en toetsingscriteria. De gemeente heeft een inkoopdiagnose (ook wel: inkoopscan) uitgevoerd om inzicht te krijgen in wat er wordt ingekocht en bij wie. Weet niet/ neutraal Ja SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 35

42 4. Kunt u aangeven of de hieronder weergegeven stellingen van toepassing zijn op uw gemeente? Nr. Stelling Nee In de gemeente wordt actief aan kennismanagement, contractbeheer en evaluatie t.a.v. het inkoop- en aanbestedingsbeleid gedaan. Wanneer personen werkzaam binnen de gemeente zich niet houden aan het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid, worden zij daarop aangesproken door het management. In de gemeente worden de inkoopdeskundigheid en de materiedeskundigheid bij elkaar gebracht. Sommige zaken koopt de gemeente samen met andere gemeenten in. Weet niet/ neutraal Ja 5. Onderstaande vragen gaan over het model van inkopen waar de gemeente mee werkt. Nr. Vraag Nee Wij werken met een decentraal inkoopmodel. Dat wil zeggen: de materiedeskundigen op de afdelingen zelf verrichten de inkoop, waarbij ze gebruik kunnen maken van de adviezen van een inkoopconsulent. Wij werken met een centraal gemeentelijk inkoopbureau. Dat wil zeggen: de inkoopdeskundigen in het inkoopbureau zijn verantwoordelijk voor de inkoop, waarbij zij materiedeskundigen op de afdelingen moeten betrekken. Wij werken met een intergemeentelijk inkoopbureau. Dat wil zeggen: de inkoopdeskundigheid is buiten de gemeentelijke organisatie geplaatst. De gemeente kan de inkopers van het bureau inschakelen om het inkoopproces volledig te begeleiden Weet niet/ neutraal Ja. Wij werken met geen van de drie hiervoor genoemde modellen maar anders, namelijk: SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 3

43 7. Welke portefeuillehouder is verantwoordelijk voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Naam protefeuillehouder: Protefeuillehouder: 8. Wie is binnen de ambtelijke organisatie aanspreekpunt voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Naam: Functie: 9. Vanaf welk bedrag wordt er bij niet-europese aanbestedingen voor de openbare aanbestedingsprocedure gekozen? a. bij werken: b. bij diensten: c. bij leveringen 10. Heeft u in uw aanbestedingsbeleid de enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure opgenomen? Nee Ja, wij gebruiken een drempel voor de enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure: a. Bij werken tot drempel? b. Bij diensten tot drempel? c. Bij leveringen tot drempel? SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN 37

44

45 Bijlage 2 Overzicht uitkomsten onderzoek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