Deelname aan regionale inkoopsamenwerking voor de proefperiode van 1 jaar.

Transcriptie

1 Samenvatting: Inleiding: Enige jaren geleden heeft de Kring van gemeentesecretarissen het initiatief genomen tot samenwerking van de gemeenten op het gebied van inkoop. Deze samenwerking is opgezet door middel van het Inkoopplatform. In de huidige vorm is het inkoopplatform erg vrijblijvend en is de mening van de leden van het inkoopplatform dat op deze manier niet optimaal gebruik gemaakt wordt van de voordelen van samenwerking. De Kring heeft het platform verzocht een voorstel te doen tot verdere professionalisering van de samenwerking. Naar aanleiding hiervan is aan de directie gevraagd zich uit te spreken of verdere samenwerking op dit gebied gewenst is. De directie heeft zich hier op 30 mei 2007 positief over uitgesproken. De eerste stap uit dit voorstel is afgerond, namelijk het uitvoeren van een inkoopdiagnose bij alle deelnemende gemeenten. Op grond van de conclusies uit de inkoopdiagnose heeft de Kring op 11 juni 2007 besloten de regionale inkoopsamenwerking een verdere impuls te geven. Hiertoe is namens de Kring bijgaande brief gestuurd aan de diverse colleges Afweging: De afweging die hier gemaakt moet worden, is: wat kost het de gemeente aan de ene kant om mee te doen aan deze samenwerking en wat levert het aan de andere kant op? Harde cijfers zijn hier niet over te geven op dit moment. De inschatting van de kosten zijn: - geld ( de 5000,- voor de hierboven genoemde externe ondersteuning); - tijd ( van medewerkers ten behoeve van gezamenlijke aanbestedingen). De hoeveelheid tijd die er in gestoken moet worden, hangt af van het aantal aanbestedingen dat opgestart wordt en aan hoeveel aanbestedingen Heusden meedoet. Daar hangt ook vanaf om welke teams het gaat. Deze gegevens zijn nu nog onbekend. Ingeschat wordt dat samenwerken ook geld oplevert. De verwachting is dat door samen in te kopen er prijsvoordelen te behalen zijn. Daarnaast zal er sprake zijn van verhoging van de kwaliteit van inkopen door kennisdeling. Na de proefperiode van een jaar bestaat er meer inzicht in de kosten en de baten. Dit proefjaar zal dan ook geëvalueerd worden. Op basis van deze evaluatie is het mogelijk om op dat moment als gemeente een (meer definitieve) keuze te maken over het wel of niet meedoen aan de regionale inkoopsamenwerking. Advies: in te stemmen met collegevoorstel tot deelname aan de regionale inkoopsamenwerking voor een proefperiode van 1 jaar en de daaraan verbonden voorwaarden t.w.: - beschikbaar stellen van een budget van 5000,-; - een inkoopcoördinator aanwijzen ( is reeds gebeurd ); - bereid zijn tot uitruil met gesloten beurzen van aanwezige capaciteit op het gebied van inkoop, vakspecialisten, juridische specialisten en/of administratieve ondersteuning ten behoeve van gezamenlijke aanbestedingen. 1/1

2 Collegevoorstel Inleiding: Enige jaren geleden heeft de Kring van gemeentesecretarissen het initiatief genomen tot samenwerking van de gemeenten op het gebied van inkoop. Deze samenwerking is opgezet door middel van het Inkoopplatform. Het Inkoopplatform heeft enkele aanbestedingen succesvol met elkaar doorlopen. Echter in de huidige vorm is het Inkoopplatform erg vrijblijvend en is de mening van de leden van het Inkoopplatform dat op deze manier niet optimaal gebruik gemaakt wordt van de voordelen van samenwerking. De Kring heeft het platform verzocht een voorstel te doen tot verdere professionalisering van de samenwerking. Naar aanleiding hiervan is aan de directie gevraagd zich uit te spreken of verdere samenwerking op dit gebied gewenst is. De directie heeft zich hier op 30 mei 2007 positief over uitgesproken. De eerste stap uit het voorstel tot verdere professionalisering is afgerond, namelijk het uitvoeren van een inkoopdiagnose bij alle deelnemende gemeenten. Deze diagnose laat zien dat er nog volop mogelijkheden zijn om met elkaar besparingen te realiseren en andere voordelen te behalen zoals kennisdeling waardoor de kwaliteit van inkopen toeneemt. Op grond van de conclusies uit de inkoopdiagnose heeft de Kring op 11 juni 2007 besloten de regionale inkoopsamenwerking een verdere impuls te geven. Hiertoe is namens de Kring bijgaande brief ( bijlage 1) gestuurd aan de diverse colleges. Feitelijke informatie: In de brief wordt voorgesteld om voor de proefperiode van 1 jaar de samenwerking nader vorm te geven volgens het combinatiemodel ( zie bijlage 2). Dit houdt kortweg in dat het Inkoopplatform onder leiding staat van een coördinerend secretaris ( deze heeft ook de rol van aanjager), informatie ontvangt uit de inkoopdiagnose en daarmee aan de slag gaat. Bij elke aanbesteding die opgestart wordt vanuit het platform bekijkt een deelnemende gemeente of zij mee wil doen. De gemeenten die willen deelnemen aan deze proefperiode, dienen in te stemmen met de volgende voorwaarden: - een budget beschikbaar stellen van 5000,- voor externe ondersteuning. Deze externe ondersteuning verricht o.a. de volgende taken: het initiëren en coördineren van inkoopprojecten die naar verwachting besparingen op gaan leveren, het initiatief nemen tot vormen van inkoopteams en het beheren en analyseren van een database met inkoopgegevens die zijn voortgekomen uit de inkoopdiagnose; - een medewerker aanwijzen om de interne gemeentelijke inkooptrajecten te coördineren en te begeleiden en in te brengen in het inkoopplatform. Heusden heeft deze voorwaarde al ingevuld, want Heusden beschikt al over een inkoopcoördinator ( team KC); - reeds aanwezige capaciteit op het gebied van inkoop, vakspecialisten, juridische specialisten en/of administratieve ondersteuning in te zetten en uit te ruilen voor gezamenlijke aanbestedingen. Dit op basis van gesloten beurzen. Gedurende de proefperiode wordt bijgehouden wie zich waarvoor inzet en hoeveel tijd de inzet kost. Op deze manier is vrij snel duidelijk of iedere deelnemende gemeente ook daadwerkelijk capaciteit ter beschikking stelt en waar dit scheef dreigt te gaan, kan dan ingegrepen worden ( door de coördinerend secretaris). De Kring wil 1 november a.s. van de diverse gemeenten weten of zij willen deelnemen aan deze proefperiode. Aan de inkoopdiagnose hebben 12 gemeenten meegedaan. De verwachting is dat deze 12 ook mee willen doen aan de proefperiode. 1/2

3 Afweging: De afweging die hier gemaakt moet worden is: wat kost het de gemeente aan de ene kant om mee te doen aan deze samenwerking en wat levert het aan de andere kant op? Harde cijfers zijn hier niet over te geven op dit moment. De inschatting van de kosten zijn: - geld ( 5000,- voor de hierboven genoemde externe ondersteuning); - tijd (van medewerkers ten behoeve van gezamenlijke aanbestedingen). De hoeveelheid tijd die er in gestoken moet worden, hangt af van het aantal aanbestedingen dat opgestart wordt en aan hoeveel aanbestedingen Heusden meedoet. Daar hangt ook van af om welke teams het gaat. Deze gegevens zijn nu nog onbekend. Ingeschat wordt dat samenwerken ook geld oplevert. De verwachting is dat door samen in te kopen er prijsvoordelen te behalen zijn. Daarnaast zal er sprake zijn van verhoging van de kwaliteit van inkopen door kennisdeling. De toename van kennis zal zowel bij de inkoopcoördinator als bij de vakspecialist plaatsvinden. Na de proefperiode van een jaar bestaat er meer inzicht in de kosten en de baten. Dit proefjaar zal dan ook geëvalueerd worden. Op basis van deze evaluatie is het mogelijk om op dat moment als gemeente een (meer definitieve) keuze te maken over het wel of niet meedoen aan de regionale inkoopsamenwerking. Inzet van middelen: dekking Voor de samenwerking met andere gemeenten is geen afzonderlijk budget beschikbaar in de begroting. De genoemde 5.000,- is benodigd in 2008 en kan ten laste gebracht worden van de post incidenteel onvoorzien en wordt opgenomen in de 1 e berap Eventuele voordelen uit inkooptrajecten zullen eveneens worden gemeld in de bestuursrapportages. Risico's: Gelet op proefperiode van één jaar zijn de risico s beperkt. Als bij de evaluatie van deze proefperiode blijkt dat het Heusden meer kost dan opbrengt, dan is er geen verplichting om verder te gaan met deze samenwerking. Procedure: communicatie Indien uw college instemt met deelname, dan volgt communicatie hierover naar de gehele organisatie. Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen 2/2

4 BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 13 november 2007; besloten: in te stemmen met collegevoorstel tot deelname aan de regionale inkoopsamenwerking voor een proefperiode van 1 jaar en de daaraan verbonden voorwaarden t.w.: - beschikbaar stellen van een budget van 5000,-; - een inkoopcoördinator aanwijzen ( is reeds gebeurd ); - bereid zijn tot uitruil met gesloten beurzen van aanwezige capaciteit op het gebied van inkoop, vakspecialisten, juridische specialisten en/of administratieve ondersteuning ten behoeve van gezamenlijke aanbestedingen. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 3/3

5

6 Bijlage 2 Organogram samenwerking combinatiemodel Kring van gemeentesecretarissen Coördinerend gemeentesecretaris Inkoopsamenwerkingsbureau incl. initiator/data-analist Inkoopoverleg Gemeente 1 Gemeente 2 Gemeente 12