De aanbesteding van de kermissen geldt voor een periode van 1 jaar met een mogelijke verlenging, na evaluatie, met 3 jaar.

Transcriptie

1 Collegevoorstel Inleiding In het collegebesluit B van 19 december 2006, is besloten om de organisatie van kermissen in de gemeente Heusden vanaf 2007 uit te besteden. Gebroeders Regter VOF heeft op basis van de destijds gevoerde aanbesteding tot 2010 de kermissen in de gemeente Heusden mogen organiseren. De gemeente Heusden wil voor de periode na 2010 de kermissen voor de kernen Elshout, Heusden, Drunen, Nieuwkuijk, Herpt, Haarsteeg en Vlijmen opnieuw uitbesteden. De gemeente Heusden streeft daarbij naar aantrekkelijke en afwisselende kermissen voor elk van deze kernen. Feitelijke informatie Vier verschillende bureaus zijn op 24 september 2010 aangeschreven om een offerte uit te brengen. Op donderdag 7 oktober 2010 hadden drie bureaus een voorstel gedaan. De aanbesteding van de kermissen geldt voor een periode van 1 jaar met een mogelijke verlenging, na evaluatie, met 3 jaar. Bij de offerte-aanvraag zijn diverse aandachtpunten expliciet meegegeven, een drietal belangrijke daarvan zijn: - van de organisator van de kermis wordt verwacht dat deze, ten behoeve van de gemeente maar uit eigen naam, voor eigen rekening en risico in een kalenderjaar deze kermissen organiseert; - in het aanbod geeft de exploitant de duidelijkheid dat hij/zij ervoor zorg draagt dat de kermis in elk van de genoemde kernen in goede orde tot stand komt; - naast het aanbod van de prijs, laat de gemeente de geboden kwaliteit in belangrijke mate meewegen. Betrouwbaarheid, ervaring en een ordentelijk verloop van de organisatie van de kermissen worden daarbij meegewogen. De gunning zal geschieden aan een partij die aan alle noodzakelijke randvoorwaarden voldoet en de beste prijs-kwaliteitsverhouding biedt. Afweging De offertes zijn beoordeeld op basis van 3 hoofdcriteria. Allereerst is nagegaan of de offertes aan een tweetal randvoorwaarden voldeden. De eerste voorwaarde is de tijdige ontvangst van de offerte. De tweede voorwaarde is de dat de organisator de door de gemeente Heusden gestelde doelen realiseert. In de offerte-aanvraag is in relatie tot deze laatste voorwaarde tevens expliciet gevraagd dat de exploitant de duidelijkheid geeft dat de kermissen in goede orde in elk van de genoemde kernen tot stand komen. Op de tweede plaats is gelet op de kwaliteit en ten tenslotte op de prijs. Daarbij is het uitgangspunt dat de kwaliteit van het voorstel zwaarder (ca. 60%) weegt dan de prijs. De kwaliteit is gemeten op basis van 5 sub-criteria: 1. Aansluiting op onze vragen/offerte-aanvraag 2. Wordt er maatwerk voor de gemeente Heusden geboden? 3. Ervaring in de organisatie van kermissen, 4. Waarborg van aanwezigheid en kwaliteit van de kermissen in de kleine kernen, 1

2 5. Referenties. Op basis van bovengenoemde beoordeling scoort de offerte van de firma Gebroeders Regter VOF per saldo het hoogst. De firma Regter heeft in haar aanbod tevens gesteld dat zij voorstander is van een verhoging van de ritprijzen. Dit biedt hen de mogelijkheid om aantrekkelijkere attracties aan te trekken, om meer inkomsten te genereren en dus ook meer pachtopbrengsten aan de gemeente af te dragen. Hiertoe dienen echter eerst de Voorwaarden voor de verhuur van standplaatsen op kermisterreinen van de gemeente Heusden te worden aangepast. Voorstel is om over deze optie in gesprek te gaan met de firma Regter en u hierover nader te adviseren in een apart voorstel. De nu tegenvallende opbrengsten zouden bij het gebruik van die optie kunnen worden gladgestreken. Conclusie De firma Regter doet per saldo het beste aanbod van de drie partijen. Inzet van Middelen Er zijn geen financiële en/of personele consequenties verbonden aan dit voorstel. dekking Door gunning aan de firma Regter ontstaat ten opzichte van de in de meerjarenbegroting 2011 opgenomen raming een structureel lagere opbrengst van 8.000,--. Dit bedrag dient ten laste te worden gebracht van de post van ,-- voor structurele onvoorziene uitgaven. Hiervan dient melding te worden gedaan in de 1 e Berap Procedure vervolgstappen Na instemming met de keuze van de organiserende partij, zal elk van de partijen worden ingelicht over het resultaat. Vervolgens wordt een contract opgesteld tussen de firma Regter en de gemeente Heusden. De optie om hogere ritprijzen toe te gaan staan zal worden onderzocht, uw college krijgt daarover nader advies. inkoop Er is een startformulier ingevuld en de procedure is conform het inkoopbeleid gevoerd. Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 2

3 BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 7 december 2010 besloten: - in te stemmen met de gunning van de organisatie van kermissen in de gemeente Heusden aan de firma Gebroeders Regter, gevestigd te Langenboom; - de structureel lager te ramen opbrengst van 8.000, - ten laste te brengen van de post voor structurele onvoorziene uitgaven, en hiervan melding te doen in de 1 e Berap namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 3

4 Aanbesteding kermissen, gemeente Heusden Inleiding In het jaar 2007 is de organisatie van kermissen in de gemeente Heusden aanbesteed. Gebroeders Regter VOF heeft op basis van destijds gevoerde aanbesteding tot 2010 de kermissen in de gemeente Heusden mogen organiseren. Voor de periode vanaf 1 januari 2011 worden de kermissen in de gemeente Heusden opnieuw aanbesteed. Doel van de aanbesteding De gemeente Heusden wil voor de periode na 2010 de kermissen voor de kernen Elshout, Heusden, Drunen, Nieuwkuijk, Herpt, Haarsteeg en Vlijmen uitbesteden. De gemeente Heusden streeft daarbij naar aantrekkelijke en afwisselende kermissen voor elk van deze kernen. De doelen die de gemeente Heusden anno 2010 nastreeft met de kermissen zijn: 1) Er worden elk jaar zeven kermissen in zeven kernen georganiseerd, namelijk in Drunen, Vlijmen, Heusden, Elshout, Nieuwkuijk, Herpt en Haarsteeg. 2) De kermis heeft een vooral ontmoetingsfunctie voor de inwoners van de betreffende kern, zowel op als in de nabije omgeving van de kermis. De grootste kermissen hebben tevens een regio-uitstraling binnen de gemeente. 3) De kermissen zijn attractief en interessant voor alle bezoekers, en de organisatoren. 4) De duur van elke kermis is minimaal 3 dagen op een vooraf door de gemeente bepaald moment in het jaar. 5) De kermis is betaalbaar met name de attracties gericht op kinderen tot 12 jaar (zie ook de Voorwaarden voor de verhuur van standplaatsen op kermisterreinen van de gemeente Heusden). Daarvoor moet ook de organisatie betaalbaar zijn. Kermisorganisatie en contractduur Van de organisator van de kermis wordt verwacht dat deze ten behoeve van de gemeente maar uit eigen naam voor eigen rekening en risico in een kalenderjaar deze kermissen organiseert. De organisatie omvat alle noodzakelijke werkzaamheden vanaf het selecteren van de attracties, het maken van de plaatsing, de opbouw tot en met het schoon opleveren van het kermisterrein na afloop van de kermis. De organisator kan aan de gemeente verzoeken bepaalde werkzaamheden of diensten te verrichten, denk aan bijvoorbeeld vegen en het leveren van electriciteit. Hiervoor worden door de gemeente de gebruikelijke tarieven in rekening gebracht. Het nieuwe contract zal worden aangegaan voor de periode van 1 januari 2011 tot en met 31 december 2011 en kan, na evaluatie, worden verlengd voor een periode van maximaal 3 jaar.

5 Aanbestedingscriteria De aanbesteding zal worden gegund aan een partij die aan alle noodzakelijke randvoorwaarden voldoet en de beste prijs-kwaliteitsverhouding biedt. De Voorwaarden voor de verhuur van standplaatsen op kermisterreinen van de gemeente Heusden zijn van toepassing voor de organisatie van de kermissen (zie ook Randvoorwaarden De gemeente stelt de volgende randvoorwaarden: 1. Dat de organisator de bovenbeschreven doelen realiseert. 2. In uw aanbod geeft u de duidelijkheid dat u ervoor zorg draagt dat de kermissen in elke van de genoemde kernen in goede orde tot stand komt. 3. Uw aanbod/offerte is uiterlijk donderdag 7 oktober 2010 om 9.00 uur bij de gemeente Heusden ontvangen. Kwaliteitscriteria Naast het aanbod van de prijs, laat de gemeente de geboden kwaliteit in belangrijke mate meewegen. Betrouwbaarheid, ervaring en een ordentelijk verloop van de organisatie van de kermissen worden daarbij meegewogen. De gemeente verwacht daarom van u dat u referenties overlegt waaruit uw kwaliteit en ervaring blijkt. Opdrachtverstrekking, doorlooptijd en planning Wij verzoeken u offerte uit te brengen voor het organiseren van de kermissen in de kernen Drunen, Vlijmen, Heusden, Elshout, Nieuwkuijk, Herpt en Haarsteeg. U krijgt twee weken de tijd om uw aanbod uit te brengen. U ontvangt uiterlijk woensdag 27 oktober 2010 bericht over de uitslag van de gunning. Mogelijk dat een presentatie dan nog onderdeel uitmaakt van de inkoopprocedure. Na de uiteindelijke keuze zal vervolgens een contract worden afgesloten met de partij aan wie de organisatie van de kermissen in het jaar 2011 toevertrouwd wordt. Procedure Om tot een keuze te komen aan welke organisatie wij de opdracht willen verlenen, wordt door ons bij 4 partijen een offerte-aanvraag ingediend. Graag ontvangen wij uw voorstel uiterlijk donderdag 7 oktober 2010 om 9.00 uur. Uw kunt uw offerte (ook) mailen naar: info@heusden.nl