Aan de Raad. Raadsvergadering d.d. 16 mei Made, 3 mei Agendapunt: 10. Overgang van WordPerfect naar Word (van Corel naar Microsoft).

Transcriptie

1 Aan de Raad. Raadsvergadering d.d. 16 mei 2002 Made, 3 mei 2002 Agendapunt: 10 Onderwerp: Overgang van WordPerfect naar Word (van Corel naar Microsoft). Voorstel: Voor de gemeentelijke organisatie, inclusief Raad, overgaan tot aanschaf van Microsoft-Licenties (o.a. Word), ter vervanging van Corel-Licenties (WordPerfect). Met de implementatie van de overgang naar Micro-soft is een bedrag van ,-- gemoeid die uit het rekeningsresultaat van 2001 gedekt zal worden teneinde de continuïteit van de bedrijfsvoering te garanderen. Financiële gevolgen: Eenmalige uitgave van ,-- ten laste van rekeningsaldi van vorige dienstjaren. Toelichting: Ondanks het feit dat men intern nog steeds erg tevreden is over de werking van WordPerfect als tekstverwerker, oftewel de Corel-suite, wordt de druk steeds groter om ook gebruik te kunnen maken van Microsoft-office (m.n. Word en Excel). Deze druk wordt m.n. veroorzaakt door communicatie met de buitenwereld. Voorbeelden genoeg van situaties waarbij onze medewerkers bestanden van buiten onze organisatie krijgen aangereikt en hiermee de nodige problemen ondervinden bij het verder gebruiken ervan. Ook bij onderlinge uitwisseling met verschillende software pakketten wordt vaak om Microsoft Office producten gevraagd. Denk hierbij aan pakketten als GRAS (gemeentelijke rapportage- en begrotingssysteem), Raadsinformatiesysteem, Sportplanner, Walvis (postregistratie, nieuwe Civision-producten van Pink-Roccade.

2 Bijna alle correspondentie per is m.b.v. MS-Word documenten en geen enkel nieuw software-pakket dat op de markt verschijnt heeft nog associatie met Corel. Men gaat er als vanzelfsprekend vanuit dat iedereen beschikt over MS-Office. Als klap de vuurpijl kan daar nog aan worden toegevoegd dat de ontwikkeling van Corel-Nederlandstalig reeds is stopgezet en dat door overname van Corel door Microsoft er aan getwijfeld kan worden of er in het geheel nog ontwikkeling zal plaatsvinden. Hieruit kan geconcludeerd worden dat de vraag niet moet zijn óf we overgaan op Microsoft maar meer wannéér we overgaan. Al een aantal jaren kent Microsoft een speciale regeling voor alle gemeenten om voordelig onder Open License Level-C licenties te kunnen aanschaffen. Ongeacht het aantal en ongeacht de grote van de gemeente. Aan deze aantrekkelijke regeling komt een einde. Deze regeling loopt nog tot en met april 2002 en daarna is het Open Licence Level waarin men dan terecht komt afhankelijk van het aantal licenties dat wordt afgenomen. Daarbij dient te worden opgemerkt dat voor elke werkplek waar een MS-Office product is geïnstalleerd een licentie aanwezig moet zijn en dat ook ter beschikking stellen van software voor e.v. thuisgebruik niet aan de orde is. Om nog binnen de oude regeling van het Open Licence C te kunnen bestellen moet dit voor 1 mei gebeuren. Daarna dient in deze regeling voor minimaal 250 XP-licenties te worden aangeschaft en valt deze optie voor ons af. Op dat moment kunnen alleen nog licenties worden aangeschaft volgens de door Microsoft aangeboden mogelijkheden van het nieuwe licentiebeleid. In het kort komt het er op neer dat met de komst van het nieuwe licentie model er een bewuste keuze gemaakt moet worden tussen het aankopen van licenties op ad-hoc basis of op basis van en doorlopend contract met Microsoft. Uitgaande dat op 160 werkplekken MS-office wordt geïnstalleerd betekent dit: Aanschaf vóór 1 mei Aanschaf na 1 mei Verschil 11 x Office XP pro (upgrade) x Office XP Standaard Bedragen excl. BTW Dit is inclusief licentie Microsoft standaard voor de laptops voor de Raadsleden. (hierbij is uitgegaan van standaard prijsopgaven; - 2 -

3 werkelijkheid kan onder invloed van het marktmechanisme nog iets afwijken). De Invoering van Word De invoering van Microsoft-Office, uiteraard gericht op Word en Excel, lijkt door de gelijkenis met Corel op zich een eenvoudig proces. Toch zijn er een aantal basisverschillen die zeker toelichting behoeven. Een training zal nodig zijn en gericht zijn op deze verschillen in werking tussen de beide tekstverwerkers. Bij de keuze van de instelling die de training gaat verzorgen is dit een belangrijk selectiecriterium. Werkplekinstructie en opleiding Er wordt gestreefd de instructies vanaf 1 oktober in te plannen. Dit betekent dat uiterlijk 1 juni de opdracht verstrekt moet worden. De instructie zal in groepen van maximaal 10 personen in eigen huis worden verzorgd. We gaan ervan uit dat twee dagdelen voldoende moet zijn om de meest voorkomende tekstverwerkingshandelingen te kunnen behandelen. Er van uitgaande dat iedereen deze instructie volgt betekent dit: ± 160 personen x 2 dagdelen / 10 personen per instructiedagdeel = 32 dagdelen = 16 dagen á 855,-- = ,-- (excl. BTW). Naast de werkplek instructie is ook nog uitgebreide opleiding noodzakelijk voor de medewerkers die belast worden met het applicatiebeheer (incl. plv.) van de Microsoft producten. Het applicatiebeheer moet nog voor de overgang zijn ingevuld. De kosten worden geraamd op: Opleiding op locatie 4 dagen á 295,-- x 4 personen = 4.720,-- (excl BTW). Vervaardiging van sjablonen Bij het opstellen van dit stuk is er steeds van uitgegaan dat de bestaande sjablonen die momenteel in gebruik zijn met WordPerfect omgebouwd kunnen worden naar Microsoft Word. Het is evenwel goed denkbaar dat onderzoek naar de werking van deze sjablonen uitwijst dat veel beter voor een andere oplossing gekozen kan worden. Omdat er momenteel geen inzicht bestaat over hoeveel documenten/sjablonen het hier gaat is hiervoor een stelpost opgevoerd. Voor het uitvoeren van deze inventarisatie en het vervaardigen van de sjablonen wordt geraamd 4 dagen werk: 3.000,- (excl. BTW). Conversie van bestaande WordPerfect bestanden Ook hier geldt dat nog niet in kaart is gebracht om hoeveel WPdocumenten het gaat. Uitgangspunt is dat de documenten die voor - 3 -

4 meerdere gebruikers geraadpleegd worden, of nog in bewerking zijn, in aanmerking komen voor conversie. Voor de conversie van de bestanden wordt een stelpost geraamd van 3.000, (excl. BTW). In het project digiplu zal nader aan de orde worden gesteld hoe om te gaan met archivering van documenten en het document beheer. Spreadsheets Tot nu hebben we bij de overgang van Corel naar Microsoft steeds gesproken over de tekstverwerking, maar met de overgang is ook het gebruik van spreadsheet programmatuur betrokken. Het spreadsheetprogramma van Corel: Quattro-Pro komt met deze overgang natuurlijk ook te vervallen en zal worden vervangen door Excel. Met de invoering van De Microsoft-suite zijn de licenties van Excel uiteraard gelijktijdig geregeld. Voor de conversie geldt hetzelfde als voor de tekstverwerkingsbestanden. De belangrijkste in gebruik zijnde spreadsheets, te weten de bestanden bij de afdeling middelen (voorheen financieel beleid en -beheer) zijn reeds in Excel opgebouwd. Voor de conversie van de spreadsheets en opleiding van medewerkers uit de overige organisatieonderdelen wordt een stelpost geraamd van 3.500,- - (excl. BTW). Koppelingen met andere programmatuur In onze organisatie zijn verschillende software-pakketten in gebruik die op een of andere manier communiceren met een tekstverwerker. Tot op heden was dit dus WordPerfect. Met de overgang naar Microsoft Word zal moet onderzocht worden of deze rol nu ingenomen kan worden door Word. Met het ombouwen van de koppelingen van WP / Quattro-pro naar Word en Excel zijn ook kosten gemoeid. Deze kosten worden geschat op 1.000,-- per koppeling.. Voor koppelingen is een stelpost van 6.000,-- moet worden opgenomen. Tot slot Onder druk van de voortgang van de werkzaamheden is het momenteel zo dat er meer werkplekken zijn uitgerust met Word/Excel dan er daadwerkelijk licenties beschikbaar zijn. Hiermee zijn wij in principe in overtreding en kan dit bij e.v. controle door B.S.A (Business Software Alliance) tot fikse boetes leiden. Deze situatie moet dan ook zo snel mogelijk worden opgeheven door aanschaf/legalisering van de ontbrekende licenties of door verwijdering van Word/Excel van een aantal pc s. Momenteel zijn 10 licenties van Office 97 en 1 licentie van Office 2000 beschikbaar terwijl er ± 25 PC s zijn uitgerust met Word en/of Excel. Samenvatting - 4 -

5 - Communicatie met burgers, bedrijven en overige instellingen verloopt beter met Microsoft Office dan met Corel. - Integratie van verschillende software pakketten is eenvoudiger met Microsoft producten. - Werkplek instructie vereist van minimaal 2 dagdelen. (in periode oktober - december). - Bij de ombouw van sjablonen de functionaliteit verbeteren. - Momenteel in overtreding; óf legaliseren óf verwijderen. - Kostenoverzicht: Omschrijving Excl. BTW Incl. BTW Aanschaf licenties voor 160 werkplekken Werkplek instructie Opleiding applicatiebeheer en helpdesk Vervaardiging sjablonen Conversie bestanden Conversie en opleiding Excel Koppelingen ander programmatuur Totaal Afgerond (incl. onvoorzien) Burgemeester en wethouders van Drimmelen mr. C.M.G.H. Wortel secretaris J. Elzinga burgemeester Bijlagen: concept-raadsbesluit Ter inzage: - Ambtelijke coördinatie: - 5 -

6 afdeling: Middelen behandeld door: A. De Jong portefeuillehouder: J. Elzinga - 6 -

7 CONCEPT De raad van de gemeente Drimmelen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 maart 2002; B E S L U I T : Voor de gemeentelijke organisatie, inclusief Raad, overgaan tot aanschaf van Microsoft-Licenties (o.a. Word), ter vervanging van Corel-Licenties (WordPerfect). Met de implementatie van de overgang naar Micro-soft is een bedrag van ,-- gemoeid die uit het rekeningsresultaat van 2001 gedekt zal worden teneinde de continuïteit van de bedrijfsvoering te garanderen. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 16 mei De raad voornoemd, mr. C.M.G.H. Wortel secretaris J. Elzinga voorzitter - 7 -