: Aanschaf ICT-middelen voor de burgemeester, de wethouders en de raadsleden

Transcriptie

1 Raad 14 mei 2002 Agendanr. : 10 Doc.nr : B Afdeling: : Bestuursondersteuning/Personeel en Organisatie Onderwerp : Aanschaf ICT-middelen voor de burgemeester, de wethouders en de raadsleden Samenvatting Door een landelijke wijziging van de onkostenvergoeding voor de burgemeester, de wethouders en de raadsleden moet de gemeente aan betrokkenen voortaan ICT-middelen beschikbaar stellen. Inleiding Per 1 januari 2001 is de regeling onkostenvergoeding van de burgemeester, de wethouders en de raadsleden gewijzigd. De onkostenvergoedingen zijn verlaagd omdat de kosten voor fax, pc, cursussen en congressen niet meer uit de onkostenvergoeding betaald hoeven te worden maar voortaan rechtstreeks ten laste van de gemeente komen. Hierna wordt een oplossing geboden voor ICT-middelen.Over de vergoeding van kosten met betrekking tot de deelname aan cursussen en congressen door raadsleden wordt binnenkort, in een voorstel in het kader van de dualisering, teruggekomen. ICT-middelen In de bijlage is een viertal scenario s opgenomen. Voor- en nadelen van de scenario s worden benoemd, en er wordt een advieskeuze gegeven. Wij kiezen ervoor om de oplossing aan te bieden die past bij de Heusdense Manier van Werken en het ICT-beheer van Gemeente Heusden. De ICT-infrastructuur die voor de HMW is aangelegd, is in principe geschikt om de gebruikers ervan tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen laten werken. De geboden oplossing loopt vooruit op het werken via het Internet, en moet dus worden gezien als een tussenoplossing. De eindoplossing is afhankelijk van de oplevering van de Internetverbinding van Gemeente Heusden en diverse nog uit te voeren testen. Aan de tussenoplossing zijn per persoon de volgende kosten 1 verbonden: Laptop 1.175,00 extra licenties office/citrix 250,00 Printer 150,00 opleiding office/outlook 150,00 totaal ex BTW 1.725,00 BTW 19 % 327,75 totaal inc BTW 2.052,75 1 Deze prijzen zijn onderhevig aan ontwikkelingen in de markt

2 Gelet op de snelheid waarmee de ontwikkelingen op ICT-gebied zich voltrekken wordt de afschrijvingstermijn gesteld op 4 jaar en loopt dan ook gelijk aan de afschrijvingstermijn die van toepassing is voor de kantoorautomatisering. Per jaar bedragen de kosten per raads- of collegelid 513,25. De kosten voor reparaties aan hardware en het verhelpen van storingen vallen onder het onderhoudscontract dat in de prijs van de standaardconfiguratie is inbegrepen. Uitgegaan wordt van de aanschaf van 33 configuraties waardoor de kosten op jaarbasis ,50 bedragen. Wij vinden het een goede oplossing als ieder raadslid de ICT-middelen in bruikleen krijgt. Bij beëindiging van het raadslidmaatschap moeten de ICT-middelen worden ingeleverd of kan, op basis van de bruikleenovereenkomst, in eigendom worden verworven. Een conceptbruikleenovereenkomst is bijgevoegd. Alles afwegende kiezen wij nadrukkelijk voor optie 3 van de beschreven scenario s. De belangrijkste overweging daarbij is dat met die configuratie het werk als raadslid optimaal wordt gefaciliteerd. Voorts heeft de gemeenteraad vorig jaar, bij de eerder behandeling van het voorstel met betrekking tot ICT-middelen voor bestuurders, hierover uitvoerig gesproken en daarbij aangegeven dat uniformiteit bij de aanschaf van ICT-middelen een belangrijk uitgangspunt is. Ons voorstel komt daaraan tegemoet. Stappenplan Implementatie Indien wordt gekozen voor optie 3, een standaard HMW persoonsgebonden laptop voor ieder, dan zal deze apparatuur direct na het raadsbesluit worden aangeschaft. De verwachting is dat de laptops eind mei gereed zullen zijn voor uitlevering. De laptops zijn dan geschikt voor gebruik binnen de gemeentehuizen in Drunen en Vlijmen. Een kopie van de data kan worden meegenomen naar elders, om het werk buiten de gemeentehuizen te kunnen voortzetten. Deze oplossing is een tussenoplossing; De definitieve oplossing voorziet in het werken via het Internet. De eindoplevering hiervan wordt begin september verwacht. Opleidingen Het gebruik van de HMW persoonsgebonden laptop vereist behalve algemene computerkennis zoals tekstverwerken en en, specifieke kennis voor het gebruik binnen en buiten de gemeentehuizen. Daarom wordt gekozen voor een training in één van de gemeentehuizen, zodat de specifieke leerdoelen ook kunnen worden gehaald. Voorafgaande aan de training ontvang ieder raadslid een kennis-inventarisatieformulier, zodat keuzes kunnen worden gemaakt uit het leer-aanbod. De training zal in de avonduren worden gepland, en gaat maximaal drie avonden in beslag nemen. De startdatum is afhankelijk van het aantal cursisten per onderdeel, maar zal zo snel mogelijk na de uitgifte van de laptops liggen. Financiën Als gevolg van wijzigingen in de regeling onkostenvergoedingen van de burgemeester, de wethouders en raadsleden en als gevolg van aangescherpte belastingwetgeving per 1 januari 2001 kan de vergoeding niet langer onbelast verstrekt worden. Ter compensatie van de bruteringskosten heeft de gemeente Heusden vorig jaar conform de meicirculaire een bedrag van ,-- uit het gemeentefonds ontvangen. Bij de 2 e berap 2001 is aangegeven dat de kosten als gevolg van de bruteringsoperatie nagenoeg geheel gedekt worden door de ontvangen bijdrage uit het gemeentefonds. 2/6

3 Met de aanschaf van de ICT-middelen is een investering gemoeid van ,--. In de begroting is hiermee geen rekening gehouden, daarom moet dit gezien worden als nieuw beleid. De hieruit voortvloeiende jaarlasten komen ten laste van de post structureel onvoorzien. In het kader van de Balanssanering is eerder afgesproken dat aanschaffingen van hardware en software niet geactiveerd worden maar ten laste komen van de exploitatie. Hiervoor is een egalisatievoorziening automatisering gevormd. Het voorstel is om deze aanschaffingen ook via de voorziening automatisering te laten lopen. Omdat in de huidige reserveringen geen rekening gehouden is met vervanging van deze configuraties dient in de exploitatie rekening gehouden te worden met een verhoging van de reservering met ,50 per jaar. Dit bedrag komt ten laste van de beheerstaak Raad, B&W en raadscommissies en zal jaarlijks worden toegevoegd aan de voorziening automatisering, dit maakt het mogelijk om vervangingen in de toekomst te realiseren. Door dit via de voorziening te laten lopen heeft dit tot gevolg dat deze negatief gaat lopen. Voorstel Wij stellen u voor om bijgaand conceptbesluit vast te stellen Burgemeester en wethouders van Heusden, de secretaris, loco de burgemeester, drs. R.F.W. van Eijck drs. H.P.T.M. Willems BIJLAGEN: Conceptbesluit, bruikeenovereenkomst voor een raadslid en overzicht van ICT-scenarios TER INZAGE: De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, gemeentehuis Vlijmen. Stellers: Teurlings en Van Keulen 3/6

4 CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 14 mei 2002; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 mei ,doc.nr B ; b e s l u i t : 1. Een krediet beschikbaar te stellen van ,-- voor de aanschaf van ICT-middelen voor de burgemeester, de wethouders en de raadsleden. 2. De jaarlasten ad ,50 ten laste brengen van post structureel onvoorzien. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 14 mei 2002; De raad voornoemd, de secretaris, loco, de voorzitter, Drs. R.F.W. van Eijck drs. H.P.T.M. Willems 4/6

5 Gebruikersovereenkomst ICT-middelen raadsleden De ondergetekenden: De gemeente Heusden, ten deze vertegenwoordigd door, verder te noemen: de gemeente en «Mevrouw_De_heer» «titel» «voorletters» «tussen_voegsel» «Naam», wonende te «Woonplaats», verder te noemen: het raadslid In aanmerking nemende: dat raadsleden gebruik kunnen maken van ICT-middelen, opdat zij de beschikking zullen hebben over -faciliteiten, toegang tot gemeentelijke informatie en archivering; dat de gemeente aan het raadslid om niet in bruikleen geeft de in bijlage 1 bij deze overeenkomst omschreven apparatuur en programmatuur; dat partijen deze gebruikersovereenkomst onder na te noemen bepalingen hebben gesloten; zijn overeengekomen als volgt: Artikel De gemeente geeft het raadslid om niet in bruikleen de in bijlage 1 omschreven apparatuur en programmatuur, zulks voor de duur van het lidmaatschap van de raad van de gemeente Heusden, tenzij het raadslid deze overeenkomst voortijdig wenst te beëindigen; de bruikleen eindigt derhalve op het moment dat het raadslidmaatschap eindigt of, indien het raadslid de overeenkomst eerder wenst te beëindigen, op dat moment. 2. Het raadslid verklaart de genoemde apparatuur en programmatuur in goede staat te hebben ontvangen. Artikel Het raadslid is verplicht als goed huisvader voor de apparatuur en programmatuur te zorgen, te onderhouden, in overeenstemming met de bestemming te gebruiken, op zijn kosten te verzekeren en verzekerd te houden tegen schade door brand en diefstal en bij het einde van de bruikleenovereenkomst aan de gemeente terug te geven. 2. Het is het raadslid niet toegestaan op de in bruikleen gegeven apparatuur zelf (andere) programmatuur te (laten) installeren of deze te gebruiken, tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming door de gemeente is verleend. 3. Onverminderd het bepaalde in het eerste en vierde lid komen alle kosten, gemaakt aan bovenbedoelde zaken tijdens de duur van deze overeenkomst, voor zover deze het gevolg zijn van het normaal gebruik hiervan, voor rekening van de gemeente. 4. Alle kosten van verbruiksartikelen in verband met het gebruik van de apparatuur en programmatuur (zoals inkt en papier) komen voor rekening van het raadslid. Artikel Schade door verlies, beschadiging of storing in of aan de apparatuur of programmatuur, voor zover deze niet is toe te rekenen aan het raadslid en voor zover niet gedekt door een verzekering, als bedoeld in artikel 2, eerste lid, dan wel herstel op 5/6

6 grond van garantiebepalingen voor rekening van een derde plaatsvindt, komt voor rekening van de gemeente. 2. Toerekening aan het raadslid vindt in ieder geval plaats indien en voor zover de schade het gevolg is van handelen in strijd met het bepaalde in artikel 2, eerste en tweede lid. Artikel 4 Het is het raadslid verboden om de apparatuur of programmatuur hetzij om niet hetzij tegeneen vergoeding aan een ander in gebruik af te staan of aan een ander te verhuren Artikel Indien het raadslid na het einde van de gebruikersovereenkomst of na opzegging hiervan door de gemeente niet onmiddellijk voldoet aan het verzoek van de gemeente tot teruggave van de apparatuur en programmatuur, verbeurt het raadslid een boete van 15 voor iedere dag, dat het raadslid na bij aangetekende brief door de gemeente gemaand te zijn, aan zijn verplichtingen niet voldoet. 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid is het raadslid gerechtigd om, indien deze overeenkomst op grond van artikel 1, eerste lid eindigt wegens het eindigen van het raadslidmaatschap, de apparatuur in eigendom te verwerven tegen een waarde die op dat moment berekend wordt. Hierbij wordt uitgegaan van een afschrijvingstermijn van vier jaar na datum van in gebruikname en van een afschrijving van achtereenvolgens 25 % per jaar. 3. Indien het raadslid na het beëindigen van de gebruikersovereenkomst de apparatuur in eigendom verwerft, vervalt het recht op het gebruik van de programmatuur, waarvan het gebruiksrecht is gebaseerd op een gemeentelijke licentie. Het raadslid verplicht zich alsdan die programmatuur, alsmede alle gemaakte kopieën te vernietigen. 4. Indien het in het eerste lid bedoelde geval zich voordoet en het raadslid geen gebruik maakt van zijn bevoegdheid als bedoeld in het tweede lid, dan wel indien het geval als bedoeld in artikel 6 zich voordoet, is de gemeente bevoegd een geschil betreffende teruggave van de apparatuur en programmatuur aan het oordeel van de Arrondissementsrechtbank te 's-hertogenbosch te onderwerpen. Artikel 6. Onverminderd het bepaalde in artikel 7A:1788 BW is de gemeente bevoegd tussentijds de gebruikersovereenkomst zonder enige opzeggingstermijn op te zeggen en van het raadslid de onmiddellijke teruggave van de apparatuur en programmatuur te verlangen, indien het raadslid de apparatuur of programmatuur verwaarloost, misbruikt, voor een ander doel gebruikt dan waarvoor deze in bruikleen is gegeven of indien het raadslid op enigerlei andere wijze in strijd handelt met de bepalingen van deze overeenkomst of van de artikelen 7A: BW, voor zover hiervan niet in de onderhavige overeenkomst is afgeweken. Aldus in tweevoud opgemaakt te Heusden op mei De gemeente Heusden, Het raadslid, 6/6