Raadsvoorstelinzake aanschaffen van vergadervoorzieningen in de raadzaal van het stadshuis

Transcriptie

1 Griffie gemeenteraad Raadsnummer 04.R947. OOI Raadsvoorstelinzake aanschaffen van vergadervoorzieningen in de raadzaal van het stadshuis Samenvatting Tijdens raadsvergaderingen worden ondersteuning tijdens het stemmen en registratie van de spreektijden gemist. In opdracht van het presidium is gekeken naar technische oplossingen. Er zijn goede en in de praktijk beproefde systemen op de markt. Ontwerp besluit l. over te gaan tot het testen van een stemmodule en tijdregistratiesysteem ter ondersteuning van de raadsvergaderingen en bij welslagen van de test over te gaan tot aanschaf van de benodigde apparatuur en software; 2. voor de aanschaf van de voorzieningen een krediet van ,ÃćâĆňâĂİ beschikbaar te stellen en de jaarlijkse kosten van < 8.500,ÃćâĆňâĂİ te dekken binnen de begroting van de griffie. Bijlagen De uitgebrachte offertes zijn ter inzage gelegd in de leeskamer. Referendabel Het raadsbesluit is niet referendabel. Het betreft een interne, huishoudelijke aangelegenheid.

2 %ag4+ Raadsnummer 04.R947.00I Raads voorstel 1 Inleiding en probleemstelling Tijdens deze raadsperiode is duidelijk geworden dat er een aantal voorzieningen ter ondersteuning van de raadsvergaderingen in de raadzaal gemist wordt. a. Spreektijdenregistratiesysteem Gedurende raadsvergaderingen wordt door de griffie handmatig, met behulp van een stopwatch, de gebruikte spreektijd per fractie bijgehouden. Dit is een bewerkelijke werkwijze en geeft gedurende de beraadslagingen aan de voorzitter en aan raadsleden onvoldoende inzicht in de stand van zaken van de nog beschikbare spreektijd. Bovendien moet voorkomen worden dat er discussie ontstaat over de wijze van registreren. In opdracht van het presidium is gekeken of hiervoor elders in het land een passend systeem voorhanden is. b. Draadloos stemsysteem Na het in gebruik nemen van de nieuwe raadzaal (met een andere opstelling van de stoelen) en door de toename van het aantal raadsleden komt het voor dat het tellen van de stemmen over raadsvoorstellen weinig ordelijk verloopt. Ook voor dit probleem is in opdracht van het presidium gekeken naar een goede oplossing. 2 Geldende bestuurlijke kaders Met name bij het stemmen over raadsvoorstellen dienen bepalingen in de gemeentewet in acht genomen te worden. De wet bepaalt dat de stemming over personen schriftelijk geschiedt met behulp van stembriefjes. Dat betekent dat er over personen niet elektronisch gestemd mag worden. Dat geldt ook voor het hoofdelijk stemmen (de raadsleden dienen dan hardop aan te geven of zij voor of tegen een voorstel zijn). Verder zijn er geen geldende kaders en is de gemeente vrij om een eigen werkwijze te kiezen. 3 Wat willen we bereiken: Meetbare doelstellingen Doel van het aanbrengen van de voorzieningen is een betere ondersteuning van de raadsdebatten en de stemprocedures. 4 Wat doen we om het probleem op te lossen: Voorkeursvariant en alternatieven Met de huisleverancier van de aanwezige systemen in de raadzaal is gekeken naar technische oplossingen en is een bezoek gebracht aan locaties, waar ervaring bestaat met de systemen.

3 y +4+ Raadsnummer 04.R947.00I a. Spreektijdenregistratiesysteem De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd: betrouwbaarheid zichtbaarheid voor aanwezigen gebruiksvriendelijkheid (bedieningsgemak) flexibiliteit (aantal fracties) projectiemogelijkheid via aanwezige apparatuur integratie in het aanwezige computersysteem in de raadzaal. Er is een bezoek gebracht aan het provinciehuis van Utrecht. Daar wordt een systeem toegepast dat in de praktijk goed functioneert en voldoet aan de hiervoor gegeven specificaties. b. Elektronisch stemmen Ook voor een systeem waarmee elektronisch gestemd kan worden is een aantal specificaties opgesteld: uitsplitsing naar fracties juridische betrouwbaarheid flexibiliteit (aantal fracties) projectiemogelijkheid en goede zichtbaarheid van de resultaten gebruiksvriendelijkheid (bedieningsgemak) integratie in het aanwezige computersysteem in de raadzaal draadloos systeem, waardoor tijdens een andere opstelling in de raadzaal (bijvoorbeeld een Lagerhuisopstelling of speciale debatavonden) daarvan ook gebruik gemaakt kan worden rekening houden met andere gebruikers van de raadzaal. De provincie Limburg maakt naar tevredenheid gebruik van een elektronische stemmodule: "het gaat snel, voorkomt fouten en blijft achteraf controleerbaar, b.v. ten dienste van de verslaglegging of notulering". Met de leverancier is afgesproken dat de systemen bij wijze van proef geplaatst zullen worden. Bij welslagen van de proef wordt overgegaan tot aanschaf. Met de proef wordt echter eerst gestart, wanneer de raad hiermee instemt en de financiele middelen voorhanden zijn. 5 Wat kost het Met de aanschaf van de beide systemen zijn de volgende eenmalige bedragen gemoeid: spreektijdensysteem E 9.615,ÃćâĆňâĂİ stemmodule ÃćâĆňâĂİ Totaal ,ÃćâĆňâĂİ (excl. BTW)

4 Raadsnummer 04..R947.OOI De jaarlijkse lasten bedragen: ,ÃćâĆňâĂİ. Deze kunnen gedekt worden binnen de begroting van de griffie, als gevolg van het niet invullen van een vacature. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het presidium van de gemeenteraad

5 Raadsnummer o4.rg4y.ooz Raad sbesl uit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van het presidium; besluit: 1. over te gaan tot het testen van een stemmodule en tijdregistratiesysteem ter ondersteuning van de raadsvergaderingen en bij welslagen van de test over te gaan tot aanschaf van de benodigde apparatuur en software; 2. voor de aanschaf van de voorzieningen een krediet van < ,ÃćâĆňâĂİ een krediet beschikbaar te stellen en de jaarlijkse kosten van ,ÃćâĆňâĂİ te dekken binnen de begroting van de griffie. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 15 november A. Sakkers, voorzitter. J. Verheugt, griffier.

6 Raadsnammer o4.rg48.oor Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 september 2004 en 26 oktober 2004; gelet op het besluit van de raad van 22 september 2003 tot het vaststellen van het herziene treasurystatuut; mede gelet op artikel 160 van de Gemeentewet; besluit: het treasurystatuut van de gemeente Eindhoven, zoals vastgesteld op 22 september 2003, conform amendement te wijzigen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 15 november A. Sakkers, voorzitter. J. Verheugt, griffier. EE