1. Rapport Feitenonderzoek behandeling van bouwinitiatieven (rapport Promes)

Transcriptie

1 Aan de Raad Made, 25 maart 2008 Raadsvergadering: 29 mei 2008 Nummer raadsnota: 6 Onderwerp: Feitenonderzoek naar de behandeling van Bouwinitiatieven bij de afdeling Grondgebied (rapport Promes) Portefeuillehouder: G.L.C.M. de Kok / H.T.M. Bakker Ambtelijke coördinatie: mr. C.M.G.H. Wortel Steller: mr. C.M.G.H. Wortel Bijlagen: 1. Rapport Feitenonderzoek behandeling van bouwinitiatieven (rapport Promes) Ter inzage: 1. Reactie afd.grondgebied nav. uitkomsten rapport promes 2. Opdrachtverstrrekking aan Promes 3. Reacties van bewoners Samenvatting: Uit het Feitenonderzoek naar de behandeling van bouwinitiatieven bij de afdeling Grondgebied blijkt dat er verbeteringen in de aansturing, bedrijfsvoering en cultuur van de afdeling nodig zijn. Het college zal zich oriënteren op bijstelling van het inhoudelijke beleid en zal een actieplan opstellen gericht op verbetering van primaire processen, cultuurverandering en aansturing van de afdeling Grondgebied. VOORGESCHIEDENIS Nadat de familie Van Gageldonk d.m.v. een Noodkreet hun ongenoegen over de gemeentelijke behandeling van een vrijstellingsverzoek publiek had gemaakt, is door raadsleden dit onderwerp, met verwijzing naar een art. 213a onderzoek, op de agenda geplaatst van de commissie ABM van 4 oktober Uitkomst van de discussie in de commissie ABM was de toezegging van het college tot het doen van een feitenonderzoek. Dit onderzoek werd opgedragen aan Promes. Bij raadsbesluit van 1 november 2007 is de opdracht aan Promes vastgesteld en de uitvoering van het onderzoek opgedragen aan het college. De bevindingen van Promes zijn 18 maart 2008 in het college besproken. Het college heeft in zijn vergadering van 25 maart 2008 een opvatting vastgesteld over het genoemde rapport. Het college onderschrijft op hoofdlijnen de analyse, waarnemingen en aanbevelingen van het rapport, hoewel op onderdelen nuanceringen op zijn plaats zijn. WAT IS ER AAN DE HAND? Het Promes-rapport benadrukt dat er verbeterpunten zijn voor de afdeling Grondgebied: een onvoldoende klantgerichte benadering en communicatie met de klant door enkele medewerkers, gebrekkige afstemming tussen betrokken ambtelijke disciplines en een niet adequate ambtelijke ondersteuning van de portefeuillehouder VROM.

2 Daarnaast constateert men tekortkomingen waar door ons inmiddels al verbeteringen zijn doorgevoerd of aangekondigd: - het systeem van ontvangstbevestigingen is sinds 1 januari j.l. bijgesteld en per beleidsgebied gespecificeerd; - de werkprocessen worden t.b.v. de komst van de Wabo (omgevingsvergunning) per 1 januari a.s. en de invoering van de nieuwe WRO per 1 juli 2008 opnieuw beschreven; - ten aanzien van de klachtenregistratie kunnen wij u melden dat met de komst van een nieuwe klachtencoördinator met ingang van dit jaar een aanzienlijke verbetering is opgetreden en dat deze maand een nieuw klachtenprotocol door ons wordt vastgesteld; - de keuze uit het verleden qua dossiervorming is inmiddels gewijzigd met het oog op het nieuwe kantoorconcept; - er loopt een managementontwikkelingsproces ter versterking van het managementteam (assertiviteit, realistisch plannen, afspraak=afspraak, meer structuur in de organisatie). Gelukkig constateert Promes ook dat er zaken goed gaan: juiste toepassing van regelgeving, geen overschrijding van wettelijke termijnen, er is voldoende kennis aanwezig en de loyaliteit van de medewerkers staat niet ter discussie. Het Promes-rapport zoemt ook in op waar het werkelijk om gaat: bouwinitiatieven waarbij vrijstelling aan de orde is. Dit betreft slechts een klein deel van de werkzaamheden van de afdeling Grondgebied en het betreft daarnaast slechts een deel van de bouwinitiatieven. Met circa 300 bouwaanvragen lopen de zaken wel goed. Doordat er vooral probleemdossiers worden belicht, dreigt een beeld post te vatten dat het over de hele linie niet in orde is. Dat is niet het geval. Het is goed dat dit beeld tot ware proporties is teruggebracht, de medewerkers van de afdeling Grondgebied hebben hier ook recht op. Qua bestuurlijke aspecten wordt uit het rapport Promes en de reactie van de afdeling Grondgebied duidelijk dat het wennen is tussen de huidige portefeuillehouder VROM en de afdeling. Er lijkt sprake van een verschillende invalshoek en benadering. Gewerkt moet worden aan een verbetering van dit samenspel door goede afstemming vooraf aan het klantcontact en goede ambtelijke ondersteuning tijdens. Dit vergt inspanning van beide kanten. Gelet op de opmerkingen in het rapport over de (wederzijdse) informatie-uitwisseling tussen college en raad, is het raadzaam om bij de evaluatie van het protocol actieve informatieplicht in mei van dit jaar, de aanbevelingen uit het rapport op dit punt mee te nemen. WAT WILLEN WE BEREIKEN? Het college wil het moment van veranderingen die doorgevoerd moeten worden door de komst van de Wabo en nieuwe WRO benutten voor het implementeren van de noodzakelijke verbeteringen. Ook dient een betere aansturing van de afdeling te worden bereikt. Daarnaast is een cultuurveranderingstraject gericht op een dienstverlenende organisatie noodzakelijk. Bij deze dienstverlenende organisatie is het overigens de vraag of daarbij volledig het referentiekader gehanteerd moet worden zoals door Promes is verwoord op pagina 5 van hun rapport. HOE PAST DIT BINNEN BELEID EN WETGEVING? 2

3 De door Promes geconstateerde verbeterpunten dienen ingebracht te worden in de nieuwe uitgangspunten, afspraken, procedures en regelgeving van de Wabo en de nwro. Over de klantgerichtheid in het nieuwe stelsel citeert Promes (pag 8) terecht uit ons implementatieplan voor de Wabo: Meedenken, adviseren tot op zekere hoogte, inlevingsvermogen, op een correcte manier mensen tegemoet treden, oplossingsgerichte houding aannemen, uitleg aan burgers moet begrijpelijk en goed zijn. Eerder hebben wij op raadsvragen over deze kwestie aangegeven erop gericht te zijn de organisatie een kwaliteitsniveau te laten halen waarbij de doelen, de bedrijfsvoering en de uitvoering van alle handelingen en leveringen van gemeentelijke producten en diensten voldoen aan de volgende kwaliteitsnormen: tijdig, van goede kwaliteit, betaalbaar en professioneel aangeboden. Het college realiseert zich dat het op dit punt nog een weg te gaan heeft. Wellicht verdient het ook aanbeveling het beleid bij te stellen door beleidsregels te flexibiliseren en duidelijke stedenbouwkundige randvoorwaarden te formuleren. Het aanstellen van een stedenbouwkundige supervisor nemen wij in overweging. Over het mogelijk bijstellen van het beleid zal door het college een workshop worden gehouden, teneinde de gewenste veranderingen te inventariseren. Ook het instrument exploitatieovereenkomst behoeft evaluatie en dient opnieuw bezien te worden gezien de nieuwe wet- en regelgeving. HOE GAAN WE DIT DOEN? Het college is van mening dat het gehouden feitenonderzoek door Promes voldoende informatie oplevert voor het overgaan tot actie. Vandaar dat wij de aanbeveling om op korte termijn over te gaan tot het opstellen van een actieplan overnemen. In dit actieplan zal niet alleen ingegaan moeten worden op de verbetering van het functioneren van de afdeling, maar zal ook een traject uitgezet moeten worden op het gebied van cultuurverandering. Kort na het zomerreces dient dit actieplan gereed te zijn. Het college zal toetsbare afspraken met het management maken over de uitvoering van het actieplan. WIE ZIJN DE BETROKKEN PARTIJEN? De betrokken partijen zijn de klanten van de afdeling Grondgebied, de medewerkers (van de afdeling Grondgebied), het management, het college en de raad. Uit het feitenonderzoek blijkt dat verschillende geledingen betrokken zijn bij de geconstateerde situatie: medewerkers, management, college en raad. Zij kunnen ook allemaal hun aandeel leveren in het verbeteren van de huidige situatie. Er zou onrecht aan de medewerkers van de afdeling worden gedaan, indien er slechts aan hun een veranderingsbereidheid wordt gevraagd. WAAR MOETEN WE OP LETTEN? Het wijzigen van wetten en regels duurt lang in een land als Nederland. Het veranderen van cultuuraspecten als houding en gedrag vergt zeker ook de nodige tijd. De toekomstige veranderingen van werkwijze door wijziging van wet- en regelgeving dient zoveel mogelijk benut te worden om de gewenste veranderingen door te voeren. Het functioneren van de afdeling Grondgebied wordt natuurlijk mede beïnvloed door de overige onderdelen van de organisatie. Zo moet bijvoorbeeld het verbeteren van de archivering organisatiebreed worden opgepakt. 3

4 Wellicht is het verstandig een 0-meting te houden op het gebied van de klanttevredenheid over de afdeling Grondgebied en over twee jaar een verdiepingsonderzoek te doen in het kader van de burgerenquête. WAT HEBBEN WE HIERVOOR NODIG? Het opstellen en uitvoeren van het actieplan, externe ondersteuning van de afdeling, personele maatregelen en het verbeteren van sommige primaire processen vergen budget. Pas na het formuleren van het actieplan zal duidelijk zijn welk budget dit vergt. Wij zullen hier in de voorjaarsnota op terugkomen. De belangrijkste benodigdheid is de ambtelijke en bestuurlijk wil tot verandering en het afspraken maken over het beoogde resultaat. HOE GAAN WE COMMUNICEREN? Periodieke rapportage n.a.v. het actieplan. WAT IS HET ADVIES VAN COMMISSIE De commissie Algemeen Bestuur en Middelen heeft het voorstel in de vergadering van 24 april 2008 besproken. De fractie CDA adviseert positief; de overige fracties onthouden zich van advies (terug naar fractie voor beraad). Burgemeester en wethouders van Drimmelen, mr. C.M.G.H. Wortel Secretaris drs. G.L.C.M. de Kok Burgemeester 4

5 De raad van de gemeente Drimmelen; Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 maart 2008; Gelet op bovenstaand voorstel over het Feitenonderzoek naar de behandeling van bouwinitiatieven bij de afdeling Grondgebied; Besluit: 1. de analyse, waarnemingen en aanbevelingen van het Feitenonderzoek naar de behandeling van bouwinitiatieven bij de afdeling Grondzaken (rapport Promes) op hoofdlijnen te onderschrijven, met inachtneming van de in dit raadsvoorstel gemaakte opmerkingen; 2. het college opdracht te geven tot het opstellen van een actieplan gericht op verbetering van het functioneren van de afdeling en gericht op cultuurverandering en dit actieplan aan de raad voor te leggen; 3. de eventuele wijzigingen van het inhoudelijke beleid als uitkomst van de door het college te organiseren workshop af te wachten; 4. de financiële consequenties, tot uiting komend in de eerstkomende voorjaarsnota, af te wachten. Made, 29 mei 2008 De raad voornoemd, Griffier, Voorzitter, Mr. M.J.N. Schetters-Schuurbiers drs. G.L.C.M. de Kok 5