GEMEENTE ONDERBANKEN

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL GEMEENTE ONDERBANKEN Onderwerp: Faciliteren leden bestuursorganen. Gemeentebladnummer : 2014/10 Behandelend ambtenaar : F.J.M.L. HENDRIKX Agendapunt : Portefeuille : ALGEMENE ZAKEN EN PARKSTAD Registratienummer : 661 Raadsvergadering : 26 maart 2014 Commissie : WAS Programma : Vitale gemeentelijke organisatie Datum college voorstel : 27 februari 2014 AAN DE GEMEENTERAAD, Voorstel Instemmen met de kredietvoering voor de aanschaf van computervoorzieningen (tablets) ten behoeve van papierloos vergaderen door raads- en commissieleden en leden van het college van burgemeester en wethouders. Inleiding Ingevolge de rechtspositieregeling hebben bestuurders in het kader van de uitoefening van hun functie recht op voorzieningen zoals een computer, bijbehorende apparatuur en software. Deze krijgen zij in bruikleen. In de nu aflopende raadsperiode is aan de raads- en commissieleden ook reeds een laptop in bruikleen gegeven. Het tijdig en op een juiste wijze ontsluiten van de bestuurlijke informatie voor burgers en raads- /commissieleden is een belangrijk aandachtspunt. Door middel van het zogenaamde content management systeem (CMS) van de website wordt deze informatie in het Bestuurlijk Informatiesysteem opgeslagen. De digitale informatie wordt op deze wijze vervolgens geplaatst op de website en zo ter beschikking gesteld van de raads-/commissieleden en burgers. Een gedeelte van dit Bestuurlijk Informatiesysteem is besloten voor raadsleden. In de huidige raadsperiode heeft een proef plaatsgevonden met het gebruik van i-pads door de fracties (een i-pad per fractie die rouleert onder de fractieleden). De evaluatie van deze proef heeft plaatsgevonden in de vergadering van het presidium op 17 september Geconcludeerd werd dat papierloos vergaderen een volgende stap kan zijn en dat daartoe de toezending van bestuurlijke stukken kan worden beëindigd. Daarbij dient aan een aantal randvoorwaarden voldoende invulling te worden gegeven. Deze hebben betrekking op fiscaalvriendelijke verstrekking, het verbeteren van de raadsapplicatie en de mogelijkheid om bestuursstukken (snel) te downloaden. Op deze randvoorwaarden wordt in de rubriek argumenten nader ingegaan. Na besluitvorming ontvangen alle raadsleden, commissieleden en collegeleden een tablet.

2 Doelstelling en beleidskader Met dit voorstellen worden de volgende doelen nagestreefd: - Faciliteren van bestuurders bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. De op 22 maart 2007 vastgestelde Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2007 geeft het kader voor onder meer het beschikbaar stellen van de middelen om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Artikelen 8, 19 en 24 (tbv. raadsleden, wethouders en commissieleden) van genoemde verordening regelen het vorenstaande; - Voorziening creëren zodat stappen worden gezet naar het zogenaamde papierloos vergaderen. Deze werkwijze moet het digitaal gebruiken van bestuurlijke documenten door raads- en commissieleden en de leden van het college van burgemeester en wethouders ondersteunen. Daardoor zijn de bestuurders in staat om bestuurlijke informatie te ontsluiten en te delen, om deze van commentaar te voorzien, hierover discussie te voeren en politieke instrumenten toe te passen (stellen schriftelijke vragen, indienen moties en amendementen); Argumenten 1. Met het verstrekken van een i-pad wordt uitvoering gegeven aan de rechtspositieregeling; De rechtspositieregeling biedt de mogelijkheid dat een bestuurder afziet van een computer met bijbehorende apparatuur en software en daarvoor in de plaats een financiële tegemoetkoming ontvangt. Omwille van een eenduidige regeling en beschikbaarheid van de benodigde voorzieningen gaan wij er vooralsnog vanuit dat alle bestuurders kiezen voor de bruikleenconstructie. Daarnaast gaan wij ervan uit, nu het gebruik van computer en internet verbindingen gemeengoed is in huishoudingen en omdat in het gemeentehuis gebruik kan worden gemaakt van Wi-Fi, dat door raads- en commissieleden geen verzoek zal worden gedaan voor de aanleg- en abonnementskosten voor internetverbindingen. 2. Door het digitaal aanbieden van de informatie zijn meerdere voordelen te behalen; - Bestuurlijke documenten kunnen plaats- en tijdonafhankelijk worden gelezen, bewerkt en gedeeld met andere raads- en commissieleden; - Moties, amendementen en dergelijke kunnen op eenvoudige digitale wijze worden ingebracht, zonder tussenkomst van derden; - Bewerkelijke en milieubelastende papieren documentstromen worden voorkomen; - Raads- en commissieleden hebben altijd alle relevante informatie bij zich, ook wanneer deze betrekking heeft op eerdere raads- en commissievergaderingen (archief); - Medewerkers van de ambtelijke organisatie hoeven geen (of minder) tijd te besteden aan het kopiëren en verzenden van informatie; - De geautomatiseerde werkwijze is minder foutgevoelig, doordat er in het proces minder overdrachtsactiviteiten hoeven plaats te vinden; - De werkwijze draagt bij aan de profilering van de gemeente als duurzame gemeente (Millenniumgemeente) in verband met het feit dat veel minder papier hoeft te worden gebruikt en verzonden. 2

3 3. Aan de door het presidium geformuleerde randvoorwaarden kan worden voldaan; - Fiscaalvriendelijke verstrekking: In de rechtspositieregeling is vastgesteld dat de bestuurder op aanvraag een tegemoetkoming van 30% van de aanschafwaarde voor de computer (zogenoemde fiscale correctie) en de bijbehorende apparatuur en software per jaar tot een maximum van 3 jaar ontvangt in het geval deze in bruikleen zijn verstrekt of een tegemoetkoming voor de eigen aanschaf is verstrekt bij belastingheffing. Overigens is het nog niet duidelijk of bij de invoering van de zogenoemde werkkostenregeling per 1 januari 2015 (de nieuwe regeling die ingrijpt in het huidige stelsel van bruto/netto-traject van vergoedingen en verstrekkingen) de aanschaf van i-pads (als zogenoemde nihil-waardering kan gelden waardoor dit niet ten koste gaat van de forfaitaire ruimte. Op grond van de werkkostenregeling geldt een forfaitaire ruimte van maximaal 1,4% van de totale fiscale loonsom waarbinnen bestanddelen belastingvrij kunnen worden vergoed dan wel verstrekt. - Raadsapplicatie: De huidige applicatie Raad Digitaal Pro van onze websiteleverancier SIM voldoet nog niet geheel aan de verwachtingen. Met name de mogelijkheid om digitaal aantekeningen te maken op/bij stukken en deze te delen binnen een groep of een fractie functioneert nog niet naar behoren. Hierover heeft overleg plaatsgevonden met SIM. Toegezegd is dat de betreffende tekortkomingen bij de oplevering van de verbeterde applicatie zullen zijn verholpen. Deze oplevering vindt nog voor begin van de nieuwe raadsperiode plaats. Overigens hebben wij ons ook al georiënteerd op mogelijke alternatieven, in het onverhoopte geval de verbeterde applicatie nog niet voldoet aan de hieraan door ons gestelde eisen. - Bestuursstukken eerder beschikbaar: Reeds in de afgelopen maanden is door de griffie en ondersteuning een slag gemaakt waarbij bestuurstukken (commissie- en raadsvoorstellen) sneller beschikbaar zijn in het Bestuurlijk Informatiesysteem. Kanttekeningen en risico s Digitaal werken van de gemeenteraad en vaste commissies brengt veranderingen mee voor raads- en commissieleden. De papierstroom zal vervallen en de raads-/commissieleden kunnen voortaan alle relevante informatie terugvinden op de tablet (uiteraard blijft het mogelijk dat raads-/commissieleden documenten zelf printen). Niet alle raads-/commissieleden zijn vertrouwd met digitale hulpmiddelen. Daarom zal indien daarvoor behoefte bestaat hierin via een gerichte instructie worden voorzien. Juridisch: Personeel: 3

4 Bestuurlijke/politieke of algemene risico s en gevolgen: Financieel: Kosten/opbrengsten verbonden aan dit voorstel zijn: Jaar Bedrag Ten laste/gunste van FCL Product/ECL Uitvoering Evaluatie In overleg met uw raad zullen wij nadere afspraken maken over de wijze waarop het project papierloos vergaderen wordt geëvalueerd. Middelen financiële middelen De investering die is gemoeid met de aanschaf van 25 tablets bedraagt afgerond 15,0 duizend euro. De jaarlijkse kosten, inclusief de fiscale compensatie en de kosten voor informatiebeveiliging, worden geraamd op een bedrag van 11,0 duizend euro. De kosten kunnen worden gedekt uit onderuitputting op bestaande budgetten voor reprokosten, kosten voor drukwerk, portikosten, etc. personele middelen Schinveld, 27 februari 2014 Burgemeester en wethouders van Onderbanken, M.A.H. Clermonts-Aretz burgemeester F.C.W. Geraets secretaris/algemeen directeur Bijlage(n) : Ter inzage : 4

5 De raad van de gemeente Onderbanken; Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 27 februari 2014 (gemeenteblad 2014/10); Gelet op de bepalingen van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2007; B e s l u i t: In te stemmen met de kredietvoering voor de aanschaf van computervoorzieningen (tablets). Aldus besloten in zijn openbare vergadering van d.d De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, Mr. M.M.G.M. Richter. M.A.H. Clermonts Aretz. 5