Portefeuillehouder: mr. R. de Boer. Commissie: nee Op Gehandicaptenplatf.: nee

Transcriptie

1 Advies aan burgemeester en wethouders V gemeente k Simp elveld Datum advies: 19 februari 2014 Financiële consequenties: Afdeling: Bedrijfsvoering Zaakkenmerk: enbare besluitenlijst: ja B : andele 4 btena -. G l I r ".T. 'soy ann. 7 Ten laste van begrotingspost: Portefeuillehouder: mr. R. de Boer Afd n mane. -r: FCU ECL: /10110, /62010, /10110 Omschrijving: Gemeenteraad/ Verg. raadsleden, Raadscom./ facili, commissie. Colleae/ facili. wethouders Mede-advies Aanbestedingstoets: nee H.J. ollands Manager Leefomgeving Manager Dienstverlening Manager Bedrijfsvoering nee Paraaf nee Paraaf nee Paraaf Agenderen voor: Presidium: nee WMO adviesraad: nee Commissie: nee Gehandicaptenplatf.: nee Raad: nee Ondernemingsraad: nee Onderwerp: ICT faciliteiten raads-, commissie-, collegeleden, secretaris en griffier Beslispunt: 1. Instemmen met de aanschaf van de app RaadDigitaalPro. 2. Instemmen met facilitering van ipad's (bruikleen) ten behoeve van de raads-, commissie-, collegeleden, secretaris en griffier. te verstrekken als tegemoetkoming in de kosten voor internet. 4. Instemmen met de aanschaf van 53 i-pad's voor de raads-, commissie-, collegeleden, secretaris en griffier. gezien secretaris, besluitvorming burgemeester wetho der 1,< Y\ ethouder 2 akkoord, bespreken. \ behandeld in vergadering van: 18 MAART2014 agendanummer:.i:)' besluit: pagina 1/6

2 Sii5-rileSáve Id Toelichting: Inleiding De raads- en commissieleden willen een volgende stap maken in het papierloos vergaderen. basis van gesprekken is geanalyseerd dat de behoefte bestaat aan onderstaande functionaliteiten: Agenda's en digitale documenten beschikbaar stellen en raadplegen, ook vertrouwelijke agenda's en documenten; Aantekeningen maken op raadsvoorstellen en deze delen met verschillende groepen personen (verschillende fracties, raad, commissies); Apparaat om documenten te raadplegen en bewerken; Integraliteit van bovenstaande functionaliteiten; Ter verduidelijking de raad en commissie gaan niet digitaal besluiten nemen!!! Het analoge (papieren) dossier blijft leidend voor besluitvorming en archivering. Wet- en regelgeving Gemeentewet Strategische visie / beleidsprogramma Programma 1: Bestuur Relatie met bestaand beleid / eerdere voorstellen Overwegingen Voor het vormgeven van het papierloos vergaderen zijn drie componenten noodzakelijk: software, een apparaat (tablet, laptop) en een internetverbinding. Onderstaand vindt u een uitwerking met een advies voor elke afzonderlijke component. Software Er zijn een aantal bedrijven die, soms specifiek voor gemeenteraden, oplossingen aanbieden voor papierloos vergaderen: NotuBiz (Notubox) SIMgroep (RaadDigitaal) MSI Communication (ibabs) WIND Internet METT Gemeenteoplossingen Er heeft geen uitgebreide analyse plaatsgevonden van bovenstaande oplossingen. De afgelopen periode is met name gekeken naar de oplossingen van NotuBiz en de SIMgroep. Met de oplossing van NotuBiz (Notubox) heeft in 2013 een pilot van een maand plaatsgevonden. De raadsleden waren positief over de ervaringen met deze app. pagina 2/6

3 De SIMgroep is de leverancier van de website van de gemeente, waarop ook via een module bestuurlijke informatie voor burgers en bedrijven wordt aangeboden. Voor het gebruik op de ipad levert de SIMgroep de app RaadDigitaal. De app is gratis en biedt beperkte mogelijkheden, met name voor het raadswerk. Deze app wordt door een aantal raadsleden al gebruikt. Om bovengenoemde functionaliteiten te kunnen realiseren kan de app RaadDigitaalPro aangeschaft worden. Als bijlage is de factsheet van de app bijgevoegd. Nadeel van de app is dat deze alleen beschikbaar is voor de ipad (dat geldt overigens voor de app Notubox ook). De keuze voor de app van de SIMgroep heeft als groot voordeel dat gewerkt kan worden vanuit één systeem. De informatie wordt eenmalig ingevoerd en kan op meerdere plaatsen (app, website) geraadpleegd worden door burgers, bedrijven, raads- en commissie-, collegeleden, secretaris en griffier. implementatie van de app en een instructie. Vanwege de integratie met de website en de eenvoud van de app wordt voorgesteld om te kiezen voor de oplossing van SIMgroep. Hardware Om de digitale documenten te kunnen raadplegen is een apparaat (tablet, laptop) noodzakelijk. Zoals aangegeven in de vorige paragraaf kan de app RaadDigitaalPro alleen gebruikt worden op een ipad. Voorgesteld wordt dat de gemeente ipad's Air 16Gb (inclusief hoes) koopt voor alle raads-, commissie-, collegeleden, secretaris en griffier en deze in bruikleen verstrekt. Om bij een defecte ipad de gebruikers te kunnen faciliteren wordt voorgesteld om 3 ipad's als reserve apparatuur achter de hand te hebben. geactiveerd worden en afgeschreven worden in 4 jaren. Er is overwogen om een verzekering af te sluiten voor de ipad's. Gezien de kosten, het Internetverbinding De ipad zal voornamelijk gebruikt worden in het gemeentehuis en in de thuissituatie. In het gehele gemeentehuis is onlangs een wifi netwerk aangelegd. Met betrekking tot de thuissituatie zal het raads-, commissie-, collegelid, secretaris of griffier zelf moeten zorgen voor een internet verbinding en wifi netwerk. Voorgesteld wordt om elk raads-, commissie- en collegelid jaarlijks een vergoeding van pagina 3/6

4 Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden De faciliteiten van wethouders, raads- en commissieleden ten aanzien van computer en internetverbinding zijn opgenomen in de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en In een separaat B&W voorstel zal een nieuwe Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden worden aangeboden. ties Vanuit de gemeenteraad is eveneens verzocht om een adres op de domeinnaam van de gemeente, welke gekoppeld kan worden aan de ipad te verstrekken. Met de huidige ICT infrastructuur is dit niet mogelijk. Er is reeds een opdracht verstrekt voor de implementatie van een nieuwe ICT infrastructuur waarbij dit wel mogelijk is. Echter de exacte technische en financiële consequenties van een adres voor alle raads- en commissieleden zijn nog niet bekend. De nieuwe ICT infrastructuur zal voor de zomer beschikbaar komen voor de organisatie. Daarna zal onderzocht worden wat de exacte technische en financiële consequenties zijn als alle raads- en commissieleden een adres op het domein van de gemeente krijgen. Een voorstel daarvoor zal dan worden voorgelegd aan het college. Personele aspecten Door de facilitering van de raads-, commissie-, collegeleden, secretaris en griffier zal een beroep worden gedaan op de interne organisatie ten aanzien van aanschaf, uitrol en ondersteuning. Geschat wordt dat voor de aanschaf en uitrol circa 100 uur noodzakelijk zullen zijn (2 uur per i-pad). Financiële aspecten Om de financiële aspecten in beeld te brengen zijn een viertal varianten (zie bijlage) doorgerekend. De berekeningen zijn gemaakt op basis van de huidige wet- en regelgeving. Ook heeft afstemming met onze contactpersoon bij de belastingdienst plaats gevonden. Het ter beschikking stellen van een ipad wordt volgens de fiscale wetgeving gezien als belast loon. Enkel in het geval de ipad technisch zodanig wordt aangepast dat er geen privé-gebruik mogelijk is zou men een vrijstelling van belastingheffing kunnen verkrijgen. De kosten die dit met zich mee brengt zijn echter dusdanig hoog dat hiervan moet worden afgezien. Behalve variant vier passen alle varianten binnen onze begroting In de eerste variant ontvangt het raads-,commissie-, collegelid, secretaris en griffier een de huidige situatie) zelf de belasting over de vergoeding en (fiscale bijtelling voor) de ipad. In de tweede variant betaalt het raads-,commissie-, collegelid, secretaris en griffier alleen de belasting over de ipad voor haar rekening. pagina 4/6

5 De derde en vierde variant gaan er van uit dat het raads-,commissie-, collegelid, secretaris en griffier zelf zorg draagt voor de afdracht van de belasting over zijn vergoeding inclusief de ipad. Om netto hetzelfde bedrag over te houden als in variant 2 zou de vergoeding berekening gemaakt hoeveel een raads-,commissie-, collegelid, secretaris en griffier bruto kunnen houden. In de bijlage vindt u deze bedragen terug met een vergelijking van de kosten voor de gemeente. Voorgesteld wordt om te kiezen voor variant 2. Aanbesteding Gelet op de aanschafwaarde van de i-pad's is een meervoudige onderhandse aanbesteding van toepassing. Communicatie Evaluatie Vervolg / planning Parallel aan het bestuurlijke besluitvormingstraject zal de uitvoering ter hand genomen worden. Bij drie leveranciers zal offerte opgevraagd worden voor de levering van de i-pad's. Na beoordeling van de offertes zal een opdracht verstrekt worden aan een leverancier. Aan de SIMgroep zal een opdracht verstrekt worden voor de levering van de app RaadDigitaalPro. Na levering van de i-pad's zullen deze uitgereikt worden aan de raads-, commissie-, collegeleden, secretaris en griffier. Tevens zal dan een bruikleenovereenkomst getekend worden. De App RaadDigitaalPro zal ingericht worden op basis van de gebruikers en de verschillende groepen zoals raad, commissie, presidium, fractie etc. Er zal voor de raads-, commissie-, collegeleden, secretaris en griffier instructies worden gegeven omtrent de technische installatie ipad (apple-id, wifi, wachtwoord), gebruik ipad en gebruik app Raad DigitaalPro. Voorstel 1. Voorgesteld wordt om de app RaadDigitaalPro van de Simgroep aan te schaffen. 2. Voorgesteld wordt dat de gemeente ipad's Air 16Gb (inclusief hoes) koopt voor alle raads- en commissieleden en deze in bruikleen te verstrekken. pagina 5/6

6 3. Voorgesteld wordt om elk raads-, commissie- en collegelid jaarlijks een vergoeding van 4. Voorgesteld wordt om in te stemmen met de aanschaf van 53 ipad's voor de raads-, commissie-, collegeleden, secretaris en griffier. pagina 6/6