Onderwerp : Invoering papierarm vergaderen

Transcriptie

1 Zaaknummer Documentnummer Z INT/ Raadsvergadering : 12 mei 2014 Agendapunt : 8 Onderwerp : Invoering papierarm vergaderen Samenvatting voorstel Tot op heden worden de vergaderstukken voor raads- en commissievergaderingen op papier aangeleverd. Met de verdere uitbouw van het digitale raadsinformatiesysteem (RIS) en de introductie van tabletcomputers (zoals de ipad) wordt het digitaal verspreiden en lezen van documenten steeds beter praktisch toepasbaar. Steeds meer gemeenten hebben inmiddels de papieren documentenstromen vervangen door een digitale versie en hun colleges en gemeenteraden vergaderen alleen nog maar digitaal. Het verminderen van de papierstroom is niet alleen duurzaam maar verlaagt ook de kosten. De start van de nieuwe bestuursperiode is een voor de hand liggend moment om ook in Sint Anthonis te starten met het traject om over te gaan naar papierarm vergaderen voor de gemeenteraad. Beoogd resultaat Met ingang van de bestuursperiode stapsgewijs overgaan naar papierarm vergaderen voor raads- en commissievergaderingen en presidium. Argumenten 1.1. informatievoorziening De informatievoorziening van raads- en commissieleden en presidium wordt verbeterd en versneld. Het gebruiksgemak van de stukken wordt door een betere ontsluiting verbeterd en vergemakkelijkt. Informatie is altijd online beschikbaar en wordt actueel gehouden Informatiegebruik en uitwisseling Via de tabletcomputer is mailverkeer mogelijk. Ook kan eenvoudig gebruik gemaakt worden van sociale media. Het digitaal beheren van de persoonlijke agenda behoort tot de mogelijkheden. Het is mogelijk de stukken te voorzien van (eigen) aantekeningen, deze te delen met derden en ze te bewaren. De communicatiemogelijkheden tussen raadsleden en fracties nemen toe Praktisch gemak Een tabletcomputer is klein en eenvoudig mee te nemen in vergelijking van met het meenemen van de papieren vergaderstukken Besparing kosten, milieuvriendelijkheid en duurzaamheid Een directe besparing op personele kosten en het daarmee direct kunnen inboeken van besparingen is, mede op basis van ervaringen elders, nog een brug te ver. Voor personeelskosten mag worden verwacht dat dit slechts op langere termijn het geval zal kunnen zijn. Wel wordt op kosten van papier, printen, drukken, kopiëren en porti bespaard. Deze besparing wordt begroot op 8.000,- per jaar op basis van het vervallen van de 1

2 papieren vergaderbundels voor raads-, commissie- en presidium vergaderingen. Bijlage 1 van dit voorstel bevat een overzicht van de financiële consequenties. Ontegenzeggelijk wordt het milieu met digitaal werken minder belast dan nu met alle papieren informatiestromen het geval is. De aanschaf van tabletcomputers mag daarom, ondanks de korte economische levensduur van de apparatuur, worden beschouwd als een duurzame investering Betere bewaking informatievoorziening Bij digitaal werken en vergaderen veranderen de administratieve werkprocessen bij de griffie. Een volledige digitale organisatie van de informatievoorziening maakt een betere bewaking daarvan mogelijk. Een werklastverandering, verschuiving en op termijn een mogelijke vermindering van administratieve werklast behoren tot de verder te onderzoeken mogelijkheden Modern bestuur Met de invoering van de tabletcomputer en het digitaal vergaderen is de gemeente Sint Anthonis geen koploper en geen hekkensluiter (uit het meest recente Nationaal Raadsledenonderzoek 2012 blijkt dat 20 % van de gemeenten papierloos vergadert). Bijlage 2 bij dit voorstel bevat een overzicht van de stand van zaken digitaal vergaderen in de gemeenten Land van Cuijk en Maasduinen per Een belangrijke les die elders geleerd is, is dat het niet gaat om het simpel verstrekken of uitdelen van tabletcomputers (de voorkant) maar dat het vooral neerkomt op het goed organiseren van de achterkant (ondersteuning, applicaties, beheer en onderhoud) Stimulans digitaal werken Digitaal werken door de raad is daarnaast ook een stimulans voor het digitale werken binnen de gehele gemeentelijke organisatie. De wijze van vergaderen gaat veranderen, waarbij vooral de snelheid van informatie-uitwisseling zal toenemen. Een ontwikkeling die past bij deze tijd. De invoering van digitaal werken door de raad bevestigt en stimuleert deze maatschappelijke ontwikkeling Keuze voor ipad tablets - Mogelijkheid tot installatie app RaadDigitaal Pro (kan nog niet op Android tablets). - Groot gebruiksgemak. - Goede verhouding prijs/kwaliteit. - Ook binnen de gemeentelijke organisatie wordt gebruik gemaakt van ipads. De keuze voor één type tablet levert efficiëntievoordelen voor het technisch beheer en beveiliging. - De overige gemeenten in het Land van Cuijk gebruiken ook ipad tablets RaadDigitaal Pro Voor de publicatie van stukken werkt de griffie met SIMbri. Dit is het Burger- en Raadsinformatiesysteem van de SIMgroep. Hiermee kunnen gemeentelijke stukken worden gepubliceerd op de website. Om digitaal te vergaderen heeft SIM de app RaadDigitaal ontwikkeld, waarmee openbare raadsinformatie volledig automatisch wordt gepubliceerd op de ipad. De applicatie RaadDigitaal is gratis en voor iedereen te downloaden. Raadsleden, maar ook betrokken burgers, lokale pers en medewerkers hebben de mogelijkheid om de openbare raadsinformatie van de gemeente Sint Anthonis op de ipad te raadplegen. Voor gemeenten die daadwerkelijk digitaal willen vergaderen heeft SIM een uitgebreidere versie ontwikkeld: RaadDigitaal Pro. Deze wordt momenteel al gebruikt door het college en management. RaadDigitaal Pro onderscheidt zich van RaadDigitaal op de volgende punten: - Informatie die (nog) niet openbaar is kan alleen voor bepaalde groepen 2

3 worden gepubliceerd en verder worden afgeschermd. - mogelijkheid om digitaal aantekeningen te maken in documenten. - de griffie bepaalt zelf van welke bestuursorganen vergaderstukken worden getoond, en in welke volgorde. - de mogelijkheid om digitale opmerkingen bij agendapunten te delen met anderen, bijvoorbeeld hun fractie. - de app kan worden aangepast aan de huisstijl (logo, kleuren). - belangstellende burgers en journalisten kunnen aangeven over welke onderwerpen zij op de hoogte gehouden willen worden. De app Raaddigitaal Pro kan zonder verdere kosten worden gebruikt voor het papierarm vergaderen voor raad, commissies en presidium. Het gebruik van RaadDigitaal Pro sluit aan op de huidige werkwijze van de griffie en is ook in gebruik bij de overige gemeenten in het Land van Cuijk Gezien het feit dat het SIMbri de primaire bron is voor vergaderstukken en deel uitmaakt van de gemeentelijke netwerkomgeving wordt voldaan aan diverse beveiligingseisen. Alle data op het gemeentelijke netwerk zijn beveiligd en worden door een dagelijkse back-up veiliggesteld. Fiscale consequenties IPads mag men alleen onbelast vergoeden, verstrekken of beschikbaar stellen als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Wordt de apparatuur voor meer dan 10% privé gebruikt dan is er sprake van loon. De belastingdienst is m.b.t. het vraagstuk van bewijsvoering van mening dat, gezien de bewijs(on)mogelijkheden bij een ipad of ander tablet, een inhoudingsplichtige bij een ipad of ander tablet feitelijk niet in het bewijs van geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruik kan slagen. Bij een ter beschikking gestelde ipad moet in het 1 e, 2 e en 3 de jaar 30% van de waarde in het economisch verkeer tot het loon gerekend worden uitgaande van de waarde op het moment van de eerste ingebruikneming (gebruteerd tarief van 74 tot 108%). Vanaf het 4 e jaar mag je de ipad zonder bijtelling ter beschikking stellen. In het licht van deze bewijspositie kunnen de gemeenten de waarde van de ipad: 1. aanwijzen als eindheffingsbestanddeel, het verschuldigde tarief is dan het gebruteerde tarief per werknemer (dat varieert dan van circa 74% tot circa108%) of 2. de waarde, verdeeld over 3 jaren, tot het loon rekenen. Ad 1. Bij aanwijzing als eindheffingsbestanddeel blijft het loonbestanddeel buiten het individuele inkomen van de werknemer en komen de kosten geheel t.l.v. de werkgever. Het verschuldigde tarief verschilt per werknemer (afhankelijk van de loonheffing van 37, 42 of 52% bij betreffende medewerker). Ad. 2. Hierbij wordt het fiscaal loon verhoogd bij de betreffende personen en betalen ze meer loonheffing. De werkgever heeft geen extra kosten. Voorgesteld wordt de fiscale gevolgen voor rekening van de gemeente te laten komen. Deze bedragen bij de aanschaf van 25 ipads voor een aanschafprijs van 450,-- ca ,-- per jaar voor een periode van 3 jaar. Het 4 e jaar is geen belasting verschuldigd. Deze kosten kunnen ook worden opgenomen in de, met ingang van 1 januari 2015 toe te passen, werkkostenregeling. De uitwerking van deze regeling voor de gemeente Sint Anthonis is op dit moment echter niet bekend. 3

4 Aanpassing Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Sint Anthonis Voorstel is dat de ipads in eigendom blijven van de gemeente Sint Anthonis en aan de gebruiker in bruikleen gegeven. Hiervoor wordt een bruikleenovereenkomst opgesteld en ondertekend. Deze overeenkomst wordt ondertekend bij het overhandigen van de apparatuur. In de bruikleenovereenkomst zijn bepalingen opgenomen over het gebruik, aansprakelijkheid bij verlies of diefstal. De bestaande financiële vergoedingsregeling voor computerapparatuur wordt afgeschaft. De rechtspositieverordening raads- en commissieleden dient hiervoor te worden aangepast. Artikel 8 inzake de financiële vergoedingsregeling voor computerapparatuur en internetverbinding voor raadsleden komt te vervallen. Toegevoegd wordt het onderstaande artikel in Hoofdstuk II. Voorzieningen voor raadsleden en in Hoofdstuk IV. Voorzieningen voor commissieleden. Artikel (nummer) Tablet Het college stelt het raadslid (commissielid) ten laste van de gemeente voor de uitoefening van het raadslidmaatschap (of commissielidmaatschap) een tablet in bruikleen ter beschikking. Voor zover er sprake is van een belastingheffing in verband met de ten laste van de gemeente ter beschikking gestelde tablet als bedoeld in het eerste lid neemt de gemeente dit op aanvraag voor zijn rekening, dan wel compenseert de gemeente op aanvraag de financiële gevolgen daarvan op basis van de daarvoor geldende landelijke regelgeving. Het raadslid (commissielid) ondertekent voor de bruikleen een bruikleenovereenkomst met de gemeente. Bruikleenovereenkomst In de bruikleenovereenkomst worden o.a. voorwaarden opgenomen welke gelden bij het beëindigen van het (burger)raadslidmaatschap. ipads zijn uitstekend geheel schoon te maken en lenen zich daarom bij uitstek om opnieuw in bruikleen te worden uitgegeven. Daarom wordt in de bruikleenovereenkomst geregeld dat de bruiklener bij het einde van het burger(raadslidmaatschap) verplicht is de in bruikleen verstrekte ipad terug te geven aan de gemeente. Kanttekeningen Uiteraard kunnen naast de bovenstaande argumenten ook kanttekeningen worden geplaatst. Wederom op basis van praktijkervaringen elders dan wel door inbreng van deskundigen (vakliteratuur), valt het volgende op te merken. 1. Afhankelijkheid van de techniek Met de invoering van digitaal werken en vergaderen zal dit als een gegeven moeten worden aanvaard. Sint Anthonis is hierin niet uniek en het tegenargument dat de afhankelijkheid van de techniek te groot wordt gold ook voor veel ontwikkelingen in het verleden. Denk aan bij voorbeeld de typemachine, de telefonie, het faxverkeer en het kopieerapparaat. In de praktijk zal deze afhankelijkheid worden ervaren en waar mogelijk moet hierop worden ingespeeld. 2. Effecten van de ipads op het vergaderen In z'n algemeenheid geldt dat de wijze van vergaderen bij gebruik van tablets zal gaan veranderen. Dit zal effecten op de vergaderingen hebben. Het is verstandig deze effecten binnen de eigen geledingen bespreekbaar te maken. Het gaat hier om de volgende effecten: 4

5 - de beeldschermen van ipads zijn relatief klein, zeker voor grote documenten. Bij het vergaderen zal hiermee soms rekening moeten worden gehouden (wennen). Dit geldt ook voor het gegeven dat informatie op papier (het A4-tje) soms sneller leest. Het is een uitdaging om hier toch van af te zien; - ipads kunnen tijdens vergaderingen geluiden produceren die voor het vergaderen hinderlijk zijn; - Ook kunnen de ipads tijdens de vergaderingen worden gebruikt voor andere doelen dan alleen het vergaderen. In hoeverre zich dit gaat voordoen moet worden afgewacht. De eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker van de ipad staat hier echter voorop en ligt in het verlengde van de verantwoordelijkheid die de deelnemer aan de vergadering nu al heeft. 3. De verwachtingen van de gebruiker Soms zijn de verwachtingen van gebruikers van de ipads groter dan de hard- en software kunnen waarmaken. Dit vraagt aandacht in de invoeringsfase. 4. Kwaliteit van de stukken Het is een illusie te veronderstellen dat de vergaderstukken aan kwaliteit winnen als ze digitaal worden verstrekt. Enig effect mag worden verwacht doordat de informatie beter gestructureerd moet worden aangeboden, maar daarmee houdt het ook op. Als het goed is, blijft immers de inhoud van de informatie dezelfde, zij het wat sneller geleverd. 5. Geen keuzemogelijkheid voor digibeten Dit voorstel laat geen ruimte voor de keuze digitaal of niet. Het gaat hier om een strategische keuze voor het een of het ander, die ook van doorslaggevend belang is voor de werkprocessen van griffie en organisatie (en de daaraan verbonden kosten en baten). Door een goede invoering, de begeleiding daarvan, zeker in de opbouwfase, een goede introductie kan een probleemloze invoering worden bevorderd. Maar ook dan zal wellicht een enkeling problemen houden. In dat enkele geval zal naar een vast te leggen, maatwerkoplossing moeten worden gezocht. 6. Zakelijk gebruik De ipad wordt (op bruikleenbasis) verstrekt voor zakelijk gebruik. Uiteraard biedt het apparaat ook gebruiksmogelijkheden voor andere doelen. De verantwoordelijkheid daarvoor berust bij de gebruiker zelf. Het gemeentelijk beheer en onderhoud alsmede de ondersteuning bij het gebruik ziet dan ook alleen toe op wat zakelijk noodzakelijk is. 7. (Nog) niet alles leent zich voor digitalisering Met hele grote documenten zoals bestemmingsplannen en financiële stukken (begroting, jaarrekening) zal ervaring opgedaan moeten worden of deze geschikt zijn of zijn te maken voor raadpleging via de ipad. Al het papier verdwenen? Nee, dit is voor sommigen misschien een wens of droombeeld, de realiteit zal anders zijn. Iedereen heeft tenslotte een eigen werkwijze ontwikkeld, denk maar het maken van aantekenen of het maken van notulen. Weer anderen kunnen minder goed van een beeldscherm lezen. Ook in de toekomst zal er daarom waarschijnlijk papier op de vergadertafels te vinden zijn. 5

6 Budgetverantwoording Van de jaarlijkse kosten kan 1.000,- gedekt worden uit het bestaande budget. Voor de investering ad ,- is in het investeringsschema 2014 een bedrag ad ,- beschikbaar. Hierbij werd rekening gehouden met een afschrijvingstermijn van 5 jaar. In dit voorstel wordt uitgegaan van afschrijving in 4 jaar, gelijk aan de normale raadsperiode, omdat er daarna nieuwe tabletcomputers worden verstrekt. Als besparing op diverse kosten wordt rekening gehouden met een structureel voordeel ad 8.000,-. De financiële consequenties van dit voorstel bedragen 6.900,- voordelig en worden ten gunste gebracht van de begrotingspost Onvoorzien uitgaven en vanaf 2015 de post Structurele begrotingsruimte/tekort. Het saldo van de post onvoorziene uitgaven in 2014 bedraagt hierna negatief ,-. De wijzigingen worden verwerkt in de 1 e algemene begrotingsbijstelling Bij de Voorjaarsnota 2014 zal moeten worden aangegeven op welke wijze het tekort wordt gedekt. Juridisch kader Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Sint Anthonis. Uitvoering 1. Opleiding/instructie Bij een positief oordeel organiseert de griffie een aftrapbijeenkomst digitaal vergaderen. Deze bijeenkomsten staan geheel in het teken van het gebruik van de ipad en de software/app. Vooralsnog komen de volgende onderwerpen aan bod: Basisvaardigheden gebruik ipad; Gebruik van de app RaadDigtaal Pro ; Ophalen van vergaderstukken en ; Het gebruik tijdens vergaderingen. Tevens worden adviezen ten aanzien van eventuele handige apps uitgewisseld. De gebruiker zelf kan deze dan (al of niet gratis) installeren op zijn/haar tablet. Aan het einde van de aftrapbijeenkomst digitaal vergaderen worden de ipads verstrekt aan de deelnemers en ondertekenen zij de bruikleenovereenkomst. 2. Start papierarm vergaderen De volgende fase is de start van het papierarm vergaderen van alle commissies, de raad en het presidium. Naast de informatie via de ipad worden de papieren versies van de stukken nog 2 maanden aangeboden. Bij de griffie kunnen dan nog knelpunten worden gemeld en de behoefte aan ondersteuning worden geïnventariseerd en georganiseerd. Na 2 maanden wordt het verstrekken van stukken op papier vanuit de gemeente verleden tijd. Mocht op dat moment blijken dat papierarm vergaderen niet vlekkeloos verloopt dan wordt in overleg met de gebruikers gekeken naar oplossingen. 3. Evaluatie na ingebruikname Voorgesteld wordt om de ervaringen met (de invoering van) digitaal vergaderen periodiek te bespreken in de werkgroep uit de gemeenteraad welke zich bezighoudt met de vergaderstructuur en -cultuur. Daarnaast wordt het digitaal vergaderen over een jaar na volledige invoering schriftelijk geëvalueerd. Een belangrijke vraag is of er daadwerkelijk kosten zijn bespaard en welke effecten op de werkbelasting van griffie en organisatie zijn opgetreden. 6

7 Communicatie Een goede communicatie naar interne en mogelijk externe doelgroepen is van belang. De wijze van vergaderen gaat veranderen en dus moeten alle raads- en commissieleden goed geïnformeerd worden en blijven. De griffie zal hier vooraf en tijdens het traject een belangrijke rol in spelen. Voorstel besluit Overeenkomstig bijgevoegd concept-besluit wordt voorgesteld om met ingang van de bestuursperiode stapsgewijs over te gaan naar papierarm vergaderen voor raads- en commissievergaderingen en presidium. Sint Anthonis, 30 april Het presidium van de gemeenteraad van Sint Anthonis, de griffier, de voorzitter, mr. A.P.J.L. Keijzers M.L.P. Sijbers Ter inzage legging Bij dit onderwerp liggen de volgende stukken ter inzage: 1. Overzicht financiële consequenties overgang naar papierarm vergaderen gemeenteraad; 2. Overzicht stand van zaken invoering digitaal vergaderen per gemeenten Land van Cuijk en Maasduinen. Afdeling Portefeuillehouder : Griffie : Burgemeester Sijbers 7