llllllllllblllilllllllllllllllllllllllll NOORDENVELD Aan de gemeenteraad Agendapunt: 6.1/ Documentor.: RV Roden, 6 juni 2012 Onderwerp

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad Roden, 6 juni 2012 G E M E E N T E T Raad d.cuml^) NOORDENVELD Besluit^ Agendapunt: 6.1/ Documentor.: RV Onderwerp Papierloos vergaderen Onderdeel programmabegroting: Nee Voorstel Overgaan tot papierloos vergaderen door de gemeenteraad en de raadscommissie door de aanschaf en het gebruik van tabiets. Voor het maken van aantekening etc. overgaan tot de aanschaf van de benodigde applicatie. Inleiding Op 26 februari 2011 heeft het Presidium voorgesteld om op bescheiden schaal te gaan experimenteren met elektronische verspreiding en raadpleging van de raadsinformatie. In deze vergadering is een werkgroep ingesteld met als taak dit experiment voor te bereiden. De werkgroep bestaat uit drie fractievoorzitters, ambtelijke ondersteuning op het gebied van automatisering en de griffie. Doelstelling/probleemstelling Elke week ontvangen de raadsleden post van de gemeente waaronder de lijst van ingekomen stukken. Daarnaast ontvangen de raadsleden twee keer per maand de vergaderstukken voor de raadscommissie en de raadsvergadering. In de meeste gevallen zijn dit forse pakketten. Hiervoor zijn maandelijks pakken papier nodig. Daarnaast moeten de bundels verzonden en bezorgd worden. Hiermee zijn veel kosten (papier, druk -en verzendkosten) gemoeid. De meeste raads- en commissiestukken (en de achterliggende stukken) zijn digitaal voor handen. De werkgroep stelt voor om uit financiële en milieu besparende overwegingen tot aanschaf en gebruik van een tablet over te gaan. Hoe bereiken we het doel/lossen we het probleem op? Bij veel gemeenten en provincies wordt het 'papierloos' vergaderen inmiddels toegepast. In publicaties wordt regelmatig melding gemaakt van een gemeente/provincie die overgaat tot het papierloos vergaderen met gebruik van tabiets. De werkgroep werd dan ook direct op de hoogte gesteld van soortgelijke onderzoeken c.q. experimenten bij andere gemeenten. Besloten is om de ervaringen van deze gemeenten te raadplegen en niet zelf over te gaan tot een experiment. De gemeenten die geraadpleegd zijn, zijn o.a. Nijmegen en Hardenberg. Ook de provincie Flevoland heeft informatie verstrekt. RV llllllllllblllilllllllllllllllllllllllll

2 De werkgroep heeft aan de griffie van de gemeente Hardenberg een bezoek gebracht. De gemeente Hardenberg werkt al langer met tabiets en geeft andere gemeenten tekst en uitleg hoe men tot de aanschaf en gebruik is overgegaan en wat de ervaringen zijn. Uit de informatie die hieruit naar voren is gekomen en uit de informatie van andere gemeenten en een provincie blijkt dat het papierloos vergaderen goed bevalt. Ook de keuze voor de gebruikte tablet wordt in een bijlage (informatie prov. Flevoland) toegelicht. Voorwaarde voor een goede invoering van papierloos vergaderen is dat de stukken niet meer fysiek ter beschikking worden gesteld. De raadsleden zijn dan gedwongen om de tablet te gebruiken en dus te ervaren hoe het is om papierloos te vergaderen. Om raadsleden bij te staan bij vragen over het gebruik van de tablet zullen de werkgroepenleden als eerste papierloos vergaderen om zo ervaring op te doen. Bij papierloos vergaderen worden alle vergaderstukken digitaal ter beschikking gesteld. De werkgroep stelt voor, om als enige uitzondering, de stukken van de financiële cyclus (kadernota, voorjaarsnota, najaarsnota en begroting) wel fysiek ter beschikking te stellen. Ervaring uit andere gemeenten leert dat fysiek beschikbaar hebben van de financiële stukken gebruiksvriendelijker werkt. De werkgroep is zich bewust dat niet elk raadslid gebruik wenst te maken van een tablet. Voor de duur van deze raadsperiode stelt de werkgroep daarom voor om elk raadslid de keuze te geven tot het al dan niet gebruiken van een tablet. Met ingang van de volgende raadsperiode worden geen fysieke stukken meer ter beschikking gesteld. Alleen dan kan het papierloos vergaderen efficiënt zijn. Als de raad overgaat tot het papierloos vergaderen zullen de plaatsvervangende commissieleden en de griffie ook over een tablet moeten kunnen beschikken. Mocht onverhoopt de stukken niet direct digitaal ter beschikking staan dan wordt niet automatisch overgegaan tot het fysiek verspreiden van de stukken. Kostenbesparing treedt alleen op ten aanzien van de papier- en verzendkosten. Voor de griffie treedt er geen besparing op en geen verlichting ten aanzien van de werkzaamheden. Om tijdig alle stukken digitaal ter beschikking te stellen zal de werktijdverdeling bij de griffie aangepast moeten worden. Een betrouwbaar en bedrijfszeker netwerk (wifi) van digitale systemen zijn hierbij onontbeerlijk. Daarnaast licht het voor de hand om ook het college te laten deelnemen in dit traject. Ten behoeve van de praktische uitvoering van deze in gebruik te geven tablets is het wenselijk een verklaring op te stellen. Met deze verklaring, die ondertekend wordt door degene die de tablet ontvangt, zijn de interne spelregels voor de verstrekking, het beheer en het gebruik van de tabiets vastgelegd. Bijgvoegd is een model, het college verzoekt de raad om goedkeuring te verlenen aan deze verklaring. Het college draagt zorg voor de vaststelling, uitvoering en actualisering van deze regeling. Maatschappelijk draagvlak Het papierloos vergaderen is een interne aangelegenheid van de raad en is derhalve niet in de inspraak geweest. Mocht de raad besluiten over te gaan tot het papierloos vergaderen dan is dit een goed moment om ook aan abonnementhouders geen fysieke stukken meer beschikbaar te stellen ook al betalen de abonnementhouders voor deze stukken. De abonnementhouders kunnen in het

3 raadsinformatiesysteem kosteloos een abonriwimii nemen om digitaal de stukken te raadplegen. Overigens blijven de fysieke stukket"n*rel bij de griffie op het gemeentehuis ter. inzage liggen. t Kosten Er zullen 40 tabiets worden aangeschaft. De kosten worden geraamd op ,-. Voor een doelmatig gebruik van de tablets is het noodzakelijk een applicatie aan te schaffen. De kosten voor de aanschaf van de applicatie bedraagt 7.500,--. Daarnaast moet een servicecontract aangegaan worden ( 850, per jaar) en zullen implementatiekosten voor nieuwe releases in rekening worden gebracht (ong. 650,-- per jaar). Voor de belastingdienst wordt de ter beschikkingstelling van tabiets beschouwd als de verstrekking van een computer. De gemeente moet aantonen dat de verstrekte tabiets voor meer dan 90% voor het werk gebruikt worden. De belastingdienst heeft aangegeven dat dat in deze gevallen praktisch gezien onmogelijk is. Zij geven aan dat er loonbelasting over de verstrekte tabiets zal worden geheven. Voor de raadsleden komt de vergoeding van cartridges (3/4 van aanschaf kosten) en printerpapier met ingang van het papierloos vergaderen te vervallen, met uitzondering voor die raadsleden die deze raadsperiode geen gebruik van de tablet willen maken. Besparing van de kosten vindt plaats door het niet meer verstrekken van cartridges en papier voor raadsleden en het komen te vervallen van druk- en verzendkosten. Jaarlijks bedraagt deze besparing ,00. De werkgroep gaat uit van een afschrijvingstermijn voor de tablets van 3 jaar maar is van mening dat de tabiets gedurende de raadsperiode (4 jaar) meegaan. Tijdpad - Na het genomen besluit kunnen de tabiets aangeschaft worden. Uitgifte vindt plaats zodra de werkgroepleden zich wegwijs met het apparaat hebben gemaakt en de overige raadsleden kunnen ondersteunen. - Met ingang van 19 september 2012 (de eerste vergadering na het zomerreces) papierloos te vergaderen voor diegene die over een tabiets beschikt. - Abonnementhouders op de hoogte stellen dat na afloop van deze raadsperiode er geen fysieke exemplaren van de raads-en commissievergaderingen meer worden verstrekt - Tot de volgende raadsperiode blijven de fysieke raads-en commissiestukken ter inzage liggen op de bekende informatieadressen (bibliotheken en gemeentehuis). Ter inzage liggende stukken - verslagen werkgroepvergaderingen - informatie gemeente Nijmegen, Hardenberg en provincie Flevoland - concept bruikleenverklaring - B&W-advies (vertrouwelijk, incl. offertes leverancier programmatuur) - kosten/baten overzicht

4 Presidium J.H. van der Laan, voorzitter W.F.C. Damman, griffier Burgemeester en wethouders van de gemeente Noordenveld, J.H. van der Laan, burgemeester A.H. Doornbos, secretaris Overleg Raadscommissie Dit voorstel is besproken in de vergadering van de Raadscommissie op De Commissie wil in meerderheid zonder gewenningstermijn overstappen op het gebruik van de tabiets en wil dat op de vaste informatiepunten papieren versies van de stukken ter inzage worden gelegd. De wethouder zegt toe informatie te verschaffen over de dekking van de kosten en over de afschrijvingstermijn. Dit voorstel wordt als een te bespreken punt geagendeerd voor de raadsvergadering van 14 juni M. Brink - Veerman, voorzitter W.F.C. Damman, griffier

5 No: 6.1/ Onderwerp: Papierloos vergaderen t De Raad van de gemeente Noordenveld, gelezen het voorstel van het college van 7 mei 2012; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet; BESLUIT - over te gaan tot papierloos vergaderen voor zover het raadslid gebruik wenst te maken van een tablet vanaf het moment dat de tabiets aangeschaft zijn; - over te gaan tot de aanschaf en gebruik van tabiets (ong ,-) en de benodigde sofware ( 7.500,-) en hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van ,- (dekking: Bestuurlijke vernieuwing, uit het deel Kerntakendiscussie) - en voor het sluiten van een servicecontract en implementatiekosten nieuwe releases het exploitatiebudget van de vakgroep Automatisering op te hogen met 1.500,-; - intrekken van de mogelijkheid voor het beschikbaar stellen van fysieke raads- en commissiestukken met uitzondering van de raadsleden die hebben aangegeven geen gebruik van de tablets in deze raadsperiode te willen maken en de abonnementhouders waaraan tot het einde van deze raadsperiode nog de fysieke stukken worden verstrekt. - intrekken van de mogelijkheid om als raadslid een vergoeding te ontvangen voor printerpapier en 3 A deel van de kosten van cartridges met uitzonderingen voor die raadsleden die deze raadsperiode geen gebruik van de tabiets willen maken; - goedkeuring verlenen aan de interne bruikleenverklaring voor het gebruik van de tablet. Het college op te dragen te zorgen voor uitvoering en actualisering van deze regeling. Roden, 14 juni 2012 De Raad van de gemeente Noordenveld, Voorzitter, ^