Gemeenteblad. Jaar/nummer: 2014/51

Transcriptie

1 Gemeenteblad Onderwerp: papierloos vergaderen Jaar/nummer: 2014/51 In behandeling bij: Staf / Mandy Rieks Voorstel 1. Na het zomerreces van 2014 z.s.m. te starten met het papierloos (digitaal) vergaderen in raads- en commissievergaderingen. Een instructiebijeenkomst te organiseren voor raadsleden. Tot en met maart 2015 zal er proefgedraaid worden. Het streven is om m.i.v. april 2015 volledig papierloos te vergaderen. 2. Aanschaf Ipad laten verlopen conform optie 3b. Dit betekent dat het raadslid de tablet zelf aanschaft (BYOD). Vervolgens wordt er een netto bedrag ter hoogte van de aanschaf van de tablet (max. 457,-) bruto (dus incl. belasting) uitbetaald. Samenvatting Dit voorstel strekt ertoe dat de raad papierloos gaat vergaderen. Door de stukken digitaal via tablet PC s beschikbaar te stellen, hoeven deze niet meer geprint en gedistribueerd te worden en zijn de stukken eenvoudiger te raadplegen. Hierdoor vindt niet alleen een besparing plaats op arbeids-, papier-, print- en verzendkosten, maar werkt de raad ook milieubewuster en kunnen stukken efficiënter en sneller beschikbaar worden gesteld. Steeds meer gemeenten onderzoeken in hoeverre het mogelijk is papierloos te werken / vergaderen. Dit verzoek is in het najaar van 2011 al via de griffier van de gemeente Terschelling bij de ICT Stuurgroep van VAST op de agenda gezet. De hierin genomen besluiten in VAST verband en de lokale afstemming hierover met de Raad door de toenmalige griffier en de lokale vertegenwoordiger uit de ICT stuurgroep over dit onderwerp hebben echter geen opvolging gehad. Binnen de ICT Stuurgroep VAST is de keus gevallen op RaadDigitaal Pro. Als Raad staat u nu voor twee keuzes: 1. Kiezen voor papierloos vergaderen middels invoering van RaadDigitaal Pro of in ongewijzigde vorm doorgaan met vergaderen op papier. 2. Ingeval gekozen wordt voor papierloos vergaderen, dan dient nog een keus gemaakt te worden over de ICT middelen. Toelichting De hele wereld om ons heen gaat digitaal. Ook binnen de gemeente Terschelling wordt hard gewerkt aan het digitalisering van vele werkprocessen en steeds meer producten en diensten worden digitaal aangeboden, met name om de dienstverlening te verbeteren. Daarbij ontstaat steeds meer behoefte aan het anytime-anywhere ontsluiten van informatie. Experimenten op dit terrein in andere gemeenten, provincies en op nationaal en Europees niveau zijn succesvol verlopen. Een van de processen die wordt geoptimaliseerd en gedigitaliseerd is de bestuurlijke besluitvorming. In dat kader gaan raad, college, directie en medewerkers meer digitaal werken.

2 2 Beoogd resultaat Het hanteren van een meer doelmatige werkwijze voor de gemeenteraad. Het proces van aanmaak en verspreiding raadsstukken wordt verder gedigitaliseerd, waardoor enerzijds bespaard kan worden op werkzaamheden en verbruik materialen en anderzijds de raadsleden (11 personen), collegeleden (4 personen) en griffie (1 persoon) anytimeanywhere op digitale en flexibele wijze raadsstukken kunnen publiceren (griffie), inzien en annoteren. Oplossingen Op dit moment worden veel documenten op papier verspreid ten behoeve van de gemeenteraad. Dit kost relatief veel administratieve handelingen, druk- en tijd. Raadsleden halen zelf hun stukken op. Dat kost tijd en brandstof. Bovendien zijn al veel documenten digitaal beschikbaar via internet en/of RaadDigitaal. Digitale middelen moeten het mogelijk maken volledig papierloos te werken. De inzet van mobile devices als tablet-pc s, netbooks, smartphones en ipad(-varianten) is daarbij onmisbaar. RaadDigitaal Pro RaadDigitaal Pro maakt papierloos werken mogelijk voor uw gemeenteraad, het college en gemeentelijke organisatie. RaadDigitaal toont de agenda s inclusief de bijbehorende pdf-documenten van de gemeentelijke vergaderingen. U kunt in pdfdocumenten notities maken, tekenen, passages arceren, onderstrepen en doorhalen. Tevens krijgt u de mogelijkheid als geregistreerd gebruiker in te loggen en de voor u bestemde besloten vergaderingen in te zien. De app kent de volgende functies: Overzicht van de aankomende en laatste vergaderingen van de geselecteerde gemeente; Overzicht van alle vergaderingen van de geselecteerde gemeente gesorteerd op datum met de mogelijkheid om vergaderingen toe te voegen aan de ipad agenda (of te verwijderen); Per vergadering een overzicht van de algemene informatie, de agendapunten en de bij de totale vergadering horende documenten; Per agendapunt de bij de agendapunt horende documenten; Voor geautoriseerde gebruikers de mogelijkheid om besloten vergaderingen en besloten documenten te downloaden en te bekijken (PRO functionaliteit); Mogelijkheid om op basis van een trefwoord te zoeken binnen de agenda s, notities bij agendapunten, documenten en aantekeningen in documenten; Per document de mogelijkheid om aantekeningen toe te voegen of te bewerken (PRO functionaliteit); De mogelijkheid om documenten met aantekeningen te mailen (PRO functionaliteit); Indien aanwezig: de mogelijkheid om audio/videoverslagen te beluisteren / bekijken; Vanuit een vergadering of een agendapunt een tweet te versturen; Alle documenten te downloaden, zodat deze ook offline beschikbaar zijn.

3 3 Historie De toenmalige griffier is in augustus 2011 gestart met een onderzoek naar het papierloos vergaderen (zie bijlage). Op basis hiervan is het onderwerp op de agenda van de ICT stuurgroep van VAST geplaatst. Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving In de door de Raad vast gestelde Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2012 staat het volgende artikel opgenomen met betrekking tot een computer en internetverbinding: Artikel 8 Computer en internetverbinding 1. Op aanvraag stelt het college het raadslid ten laste vna de gemeente voor de uitoefening van en uitsluitend te gebruiken voor het raadslidmaatschap een computer, bijbehorende apparatuur en software in bruikleen ter beschikking. 2. Voor zover er sprake is van een belastingheffing in verband met een ten laste van de gemeente ter beschikking gestelde computer, bijbehorende apparatuur en software als bedoeld in het eerst lid, komt deze voor rekening het raadslid. 3. Het raadslid ondertekent voor de bruikleen een bruikleenovereenkomst met de gemeente. 4. Op aanvraag vergoedt het college het raadslid de aanleg- en abonnementskosten voor de internetverbinding voor de in het eerst lid genoemde computerapparatuur. 5. Het college stelt het model van de bruikleenovereenkomst vast. Belastingdienst: De belastingdienst stelt tablets gelijk aan computers. Smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) groter dan 7 inch (17,78 cm), zoals tablets, zijn computers (zie paragraaf 27.7), tenzij u aannemelijk kunt maken dat er sprake is van een communicatiemiddel. Er is slechts sprake van een communicatiemiddel als de gebruiksmogelijkheden software- of hardwarematig zijn beperkt tot communicatie. Ingeval van een tablet is derhalve sprake van een computer. Omdat het privégebruik van deze computer niet aantoonbaar onder de 10% blijft, is er drie jaar lang een belastingheffing van 1/3 van de aanschafwaarde van de computer en de bijbehorende ter beschikking gestelde apparatuur 1 Uit overleg met de belastingdienst is gebleken dat het bij een tablet niet mogelijk is om na te gaan of het gebruik zakelijk of privé is. De belastingdienst hanteert daarom de stelregel dat bij de verstrekking van een tablet te allen tijde sprake is van loon. 1

4 4 Werkkostenregeling en computers Als de werkkostenregeling binnen de gemeente Terschelling wordt vast gesteld (verplicht met ingang van 1 januari 2015), dan wordt de factuurwaarde van de computer en dergelijke apparatuur (inclusief btw) nog steeds gezien als loon. Ingeval van de werkkostenregeling kan dit loon echter ook als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte. Financiële/personele/organisatorische gevolgen Als gekozen wordt voor werken met RaadDigitaal Pro dan zult u moeten beschikken over een ipad met ios 7.0 of nieuwer. Met betrekking tot de ICT middelen voor het papierloos vergaderen zijn er een aantal opties: Optie 1. Een ipad ter beschikking stellen en de aanschafkosten ten laste brengen van de gemeente Terschelling en de verschuldigde belasting ten laste brengen van het raadslid; Optie 2. Een ipad ter beschikking stellen en de kosten en verschuldigde belasting hiervoor ten laste van de gemeente Terschelling brengen; Optie 3. Een tablet aanschaffen via de Bring-Your-Own-Device (BYOD) en hiervoor een bedrag beschikbaar stellen ten laste van de gemeente Terschelling. Hierover dient wel belasting af gedragen te worden die niet gecompenseerd mag worden. Daarnaast zijn de financiële gevolgen van de verschillende opties aangegeven middels een voorbeeld: Optie 1. Een ipad ter beschikking stellen en de aanschafkosten ten laste brengen van de gemeente Terschelling en de verschuldigde belasting ten laste brengen van het raadslid; Aanschafprijs tablet ten laste van de gemeente 457,- Drie jaar lang een belastingheffing van 1/3 van de aanschafwaarde 457 / 36 maanden Kosten per maand ten laste van het raadslid 12,69 Totaal over 4 jaar: Ten laste van het raadslid: 36 x 12,69 = 457,-

5 5 Optie 2. Een ipad ter beschikking stellen en de kosten en verschuldigde belasting hiervoor ten laste van de gemeente Terschelling brengen; Aanschafprijs tablet ten laste van de gemeente 457,- Drie jaar lang een belastingheffing van 1/3 van de aanschafwaarde 457 / 36 maanden Kosten per maand ten laste van de gemeente 12,69 Totaal over 4 jaar: 36 x 12,69 = 457,- x 15 = 6.855,- Totaal ,- Optie 3. a. Een tablet aanschaffen via de Bring-Your-Own-Device en hiervoor een bedrag beschikbaar stellen ten laste van de gemeente Terschelling. b. Schenken + belasten bruto t.b.v. aanschaf Ipad t.l.v. gemeente. Uitkering van een netto bedrag ter hoogte van de aanschaf van een ipad (max. 457,-) (dus incl. belasting) uitbetalen. Optie 3a De gemeente kan kiezen voor de vergoeding van een bedrag voor de aankoop van een computer/tablet (BYOD) óf voor de vergoeding van het gebruik van een al aanwezige privé-computer. Deze vergoedingen kunnen door de gemeente worden genormeerd op bijvoorbeeld het bedrag voor de aankoop van een computer door de gemeente. De vergoedingen zijn belast. De belastingheffing hierover mag niet worden gecompenseerd aan het raadslid. 2 Vergoeding ten laste van de gemeente aan raadslid 457,- Eenmalige belastingheffing van maximaal 52% ten laste van het raadslid 237,- Totaal over 4 jaar: Ten laste van het raadslid: 1 x maximaal 237,- = 237,- Optie 3b Bij deze optie heeft het raadslid twee keuzes met betrekking tot de aanschaf van de tablet. Het raadslid kan er voor kiezen zelf een tablet aan te schaffen (max. 457,-) De betaalde factuur kan vervolgens ingeleverd worden bij de griffier. 2

6 6 Het bedrag zal via de salarisadministratie aan het raadslid overgemaakt worden. Het raadslid neemt een beschikbare nieuwe Apple ipad air 32 GB WiFi Space grijs over van de gemeente Terschelling. De administratieve kant zal door de gemeente intern worden afgehandeld. Het raadslid hoeft verder niets te doen. Kosten voor de gemeente zijn ongeveer ,- 15 x maximaal 237,- = 3.555, ,- Uitvoering Voor de gebruikers die behoefte hebben aan een instructie over de ipad en de daarop geïnstalleerde apps wordt een instructiebijeenkomst georganiseerd. Ook wordt een eenvoudige gebruiksaanwijzing beschikbaar gesteld. Tot en met december 2014 zal er proefgedraaid worden. Het streven is om per 1 januari 2015 volledig papierloos te vergaderen. Tevens zal in overleg met de griffie worden onderzocht welke verordeningen door de invoering van het papierloos vergaderen moeten worden aangepast. Communicatie/interactiviteit In een persbericht zullen de burgers worden geïnformeerd over het papierloos vergaderen van de raad. Datum behandeling in presidium Terschelling, 12 mei 2014 Het presidium van de gemeente Terschelling, J. Hofman, J.H. Bats, Griffier Voorzitter