Raadsvoorstel (gewijzigd)

Transcriptie

1 Raadsvoorstel (gewijzigd) BARCODE STICKER Nr Houten, 16 november 2009 Onderwerp: Actualisering Inkoop- en aanbestedingsbeleid Beslispunten: Onderstaande kaderstellende aspecten rondom het aangepaste inkoopen aanbestedingsbeleid vast te stellen: 1. Nieuwe drempelbedragen 2. De landelijke ambitie ten aanzien van duurzaam inkopen en normen in het kader van Houten Millennium- en Fair Trade Gemeente. 3. Waar mogelijk aan te besteden op basis van het gunningcriterium Economisch Meest Voordelige Aanbieding (EMVA) 4. Het openen van aanbiedingsenveloppen plaats te laten vinden zonder de aanwezigheid van de inschrijvers. Samenvatting: Diverse ontwikkelingen maken het noodzakelijk om het aanbestedingsbeleid aan te passen. De wijzigingen ten op zichte van het huidige aanbestedingsbeleid zitten met name in een verdere professionalisering van de werkwijze met betrekking tot het vervullen van de inkoopbehoefte welke zijn voorgelegd aan het college. Aan de raad worden volgende kaderstellende aspecten met betrekking tot aanbesteden voorgelegd: 1. Een verhoging van de Houtense drempelbedragen, waarbij de marktbenadering beter kan worden afgestemd op de te vervullen inkoopbehoefte. 2. Het overnemen van het door het ministerie van VROM opgestelde programma 'Duurzame bedrijfsvoering' zodat organisaties ook door de gemeente Houten gestimuleerd worden om duurzame producten te vervaardigen. Daarnaast in het kader van Houten wordt Millennium- en Fair Trade Gemeente mee te werken aan verbeteringen op het gebied van eerlijkere handel in de productieketen. 3. Het waar mogelijk doen van aanbestedingen op basis van het gunningcriterium 'Economisch Meest Voordelige Aanbieding' (EMVA), zodat er tegen de laagste integrale kostprijs kan worden ingekocht. 4. Het niet langer openen van de aanbestedingsenveloppen in aanwezigheid van de inschrijvers om marktpartijen te stimuleren niet langer marktafhankelijk aan te bieden, maar offertes te maken op basis van een reële prijs. Inleiding: Naar aanleiding van het in werking treden van de nieuwe aanbestedingsri chtlijn is in mei 2006 door de raad het aanbestedingsbeleid vastgesteld. Dit aanbestedingsbeleid 2005 beschrijft de algemene wettelijke kaders, geeft aan wat aanbesteden is, de plaats van aanbesteden in het inkoopproces, de bekende aanbestedingsvormen en d e randvoorwaarden. Om de rechtmatigheid optimaal te kunnen waarborgen en om in korte tijd de inkopende medewerkers van de gemeente vertrouwd te maken met aanbesteden is op dat moment gekozen voor relatief lage drempelwaarden waarboven men een openbare aanbesteding moet starten te weten voor diensten en leveringen en voor werken. In februari 2007 is dit beleid geëvalueerd en zijn er aanbevelingen gedaan, die onder andere lagen op het gebied van extra workshops, verdere standaardisatie van documenten en handhaving drempelbedragen. In de periode daarna zijn de aanbevelingen opgevolgd en is er veel ervaring opgedaan met aanbestedingen en zijn lagere prijzen gerealiseerd. Inmiddels is duidelijk geworden dat het doen van aanbestedingen relatief veel tijd kost en bij inkoopbehoeften voor een laag bedrag, de inkoopinspanning niet in verhouding staan tot het mogelijk te behalen voordeel. Verder geven andere ontwikkelingen als toename van jurisprudentie op het gebied van aanbesteden, verdere digital isering van het publicatieproces, de commitment van gemeenten om duurzaam in te gaan kopen en de economische recessie aanleiding om dit huidige aanbestedingsbeleid aan te passen en een vervolgstap op het pad naar professioneel inkopen te zetten. Aan de

2 -2- hand van juridische, economische, ideële en organisatorische uitgangspunten worden in de hoofdstukken 3 tot en met 6 van het inkoop- en aanbestedingsbeleid de doelen, het speelveld en de concrete actiepunten weergegeven. Beoogd effect: 1. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid maakt de gemeente Houten slagvaardig in het vervullen van haar inkoopbehoefte. Door het verhogen van de drempelbedragen wordt de gemeente Houten flexibeler in haar keuze voor de te volgen aanbestedingsprocedure. Deze kan beter worden afgestemd op de markt. Dit zal resulteren in het betalen van de laagste integrale kostprijs. 2. Leveranciers van de gemeente Houten worden gestimuleerd om duurzame producten op de markt te brengen en tevens in de gehele keten eerlijkere handel te bewerkstelligen. 3. Door bij aanbestedingen te gunnen op basis van economisch meest voordelige aanbieding worden er naast prijs ook andere aspecten meegewogen in de keuze. Dit voorkomt prijsvechters en bevordert het daadwerkelijke verkrijgen van de gewenste kwaliteit. 4. Door de prijzen van de aanbieders niet langer openbaar te maken, gaat de gemeente Houten integer om met commerciële informatie van marktpartijen en stimuleert tevens de inschrijvers om een reële prijs te offreren. Argumenten: 1.1 Het inkoopbeleid met de hogere drempelbedragen maakt de gemeente Houten slagvaardig in haar marktbenadering De drempelbedragen waarboven de gemeente Houten nationaal openbaar moet aanbesteden bedragen conform het aanbestedingsbeleid (voor leveringen en diensten) en (voor werken). Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden volgende nieuwe drempelbedragen voorgesteld: Aanbestedingswijze Diensten en Leveringen Werken Eén op één gunnen (vrije tot tot keuze) Vrije keuze voor Tussen Tussen meervoudig onderhands of nationaal openbaar aanbesteden Nationaal Openbaar -- Tussen (verplicht) Europees Openbaar (verplicht) > > Deze bedragen liggen in lijn met de drempelbedragen die anderen gemeenten hanteren. Door te kiezen voor hogere drempelbedragen wordt de gemeente Houten flexibeler in haar keuze voor de te volgen procedure. Per keer kan worden gekeken op welke wijze het beste de markt benaderd kan worden. De ene keer zal een openbare procedure voldoende inschrijvingen in concurrentie opleveren. De andere keer zal zo n zelfde procedure nauwelijks een reactie aan de markt ontlokken. Dit kan vooraf door een kort marktonderzoek te houden goed worden ingeschat en wordt de optimale marktbenadering vastgesteld. De ervaring heeft inmiddels geleerd, dat in tijden van economische groei organisaties goed gevulde orderportefeuilles hebbe n en daarom vaak niet inschrijven. In de huidige tijd van recessie is er honger, hetgeen positief is voor het aantal inschrijvingen, maar waarbij de afgewezen partijen ook eerder geneigd zijn om al dan niet terecht vertragende juridische stappen tegen de uitslag te ondernemen. Het toepassen van een meervoudig onderhandse aanbesteding levert dan het beste resultaat op. 2.1 Door te vragen om duurzame producten, wordt de markt gestimuleerd deze aan te bieden en draagt de gemeente Houten bij aan een duurzame omgang met ons milieu. Het rijk en alle andere overheden in Nederland hebben afgesproken de markt voor duurzame producten te stimuleren. Gemeenten streven naar 75% duurzaam inkopen in 2011 en 100% in De gemeente Houten draagt haar steentje bij door deze doelstelling ook in haar beleid op te nemen en de door SenterNovem in opdracht van

3 -3- het ministerie van VROM ontwikkelde duurzaamheidcriteria vervolgens toe te passen in haar aanbestedingen. 2.2 Door aan te sluiten bij activiteiten in het kader van Houten Millennium - en Fair Trade Gemeente wordt bewerkstelligd dat in steeds meer ketens eerlijkere handel zal worden gedreven. Bij een beperkt aantal producten, waar al maatschappelijk gedragen keteninitiatieven bestaan, zullen bij het inkopen aanvullende normen inzake leefbaar loon/leefbaar inkomen (of eerlijke handel), werktijden en veilige en gezonde arbeidsomstandigheden worden gesteld. Nieuwe ontwikkelingen hierin worden nauwlettend gevolgd en ondersteund. 3.1 Gunnen op basis van EMVA stimuleert een betere afstemming tussen inkoopbehoefte en uiteindelijke uitvoering cq. levering. Bij het gunningcriterium Economisch Meest Voordelige Aanbieding worden er naast prijs ook andere aspecten als uitvoeringsduur, garanties, onderhoudskosten, duurzaamheid en communicatie bij de beoordeling meegenomen. De ervaring heeft inmiddels geleerd, dat aanbestedingen die gegund worden op basis van laagste prijs voor de aanbestedende dienst het risico creëert om bij een prijsvechter uit te komen. De winnende inschrijver, die het werk voor de laagste prijs mag uitvoeren, heeft niet de grootste prikkel om daarbij maximale kwaliteit te bieden. Bij gunning op basis van EMVA maakt de gemeente Houten duidelijk voor de laagste integrale kostprijs te gaan. 4.1 Door de geoffreerde prijzen niet openbaar te maken, gaat de gemeente integer om met commerciële informatie Alleen bij bouwprojecten was het gebruikelijk om in openbare zittingen de geoffreerde prijzen hardop voor te lezen, zodat iedereen van elkaar wist wat geoffreerd was. Door de bouwfraude en de daarop verschenen Aanbestedingsrichtlijn Werken uit 2005 is dit gebruik niet langer verplicht. Hiermee is het mogelijk geworden om op een integere manier met de commerciële informatie van aannemers om te gaan en dit gelijk te trekken aan de omgangswijze met dit soort informatie in andere sectoren. 4.2 Door de geoffreerde prijzen niet openbaar te maken, wordt gestimuleerd, dat aanbieders reële prijzen offreren Aannemers gebruiken openbare zittingen bij aanbestedingen als een moment om te onderzoeken hoe hun prijzen liggen ten op zichte van collega-aanbieders. Voor de aanbestedende dienst levert deze werkwijze geen (financieel) voordeel op. Doordat meerdere overheidsinstellingen stoppen met het verstrekken van deze vorm van marktinformatie wordt een inschrijver gestimuleerd om vanuit de eigen kracht te opereren en met reële prijzen te komen gebaseerd op werkelijke kosten plus een percentage winst. Participatie: Intern: Bij de tot standkoming van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is er een klankbordgroep gevormd van medewerkers, werkzaam voor de afdelingen met het grootste inkoopvolume. Er zijn twee bijeenkomsten geweest. In de eerste bijeenkomst is een toelichting gegeven. Tijdens de tweede vergadering hebben de deelnemers hun reactie gegeven. Men was enthousiast over en akkoord met de voorgestelde plannen en werkwijze. Communicatie: Na goedkeuring van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal deze gepubliceerd worden op de site van de gemeente Houten, zodat alle (potentiële) leveranciers kennis kunnen nemen van de werkwijze. Financiën: Het inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft net als haar voorganger het doel om onnodige uitgaven te voorkomen en besparingen te realiseren.

4 -4- Houten, 15 september 2009 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester, J. Wiegel C.H.J. Lamers Bijlagen die voor de leden van de raad ter inzage liggen op de gebruikelijke wijze: 1. Inkoop- en aanbestedingsbeleid Meegezonden bijlagen bij dit voorstel:

5 -5- Raadsbesluit Nr De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 15 september 2009 nr. BWV gelezen en besluit; Onderstaande kaderstellende aspecten rondom het aangepaste inkoopen aanbestedingsbeleid vast te stellen: 1. Nieuwe drempelbedragen 2. De landelijke ambitie ten aanzien van duurzaam inkopen en normen in het kader van Houten Millennium- en Fair Trade Gemeente. 3. Waar mogelijk aan te besteden op basis van het gunningcriterium Economisch Meest Voordelige Aanbieding (EMVA) 4. Het openen van aanbiedingsenveloppen plaats te laten vinden zonder de aanwezigheid van de inschrijvers. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op *. De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, P.M.H. van Ruitenbeek C.H.J. Lamers