Inkoop- en aanbestedingsbeleid Stichting Onderwijs Midden Limburg

Transcriptie

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid Stichting Onderwijs Midden Limburg Juli 2016

2 1 Inleiding In dit document is het inkoop- een aanbestedingsbeleid van Stichting Onderwijs Midden Limburg (SOML) weergegeven. Het beleid geeft aan wat de kaders zijn en op welke manier SOML leveringen, diensten en werken inkoopt. Het beleid is bedoeld om intern de scholen een leidraad te bieden, maar ook voor externe leveranciers om duidelijk weer te geven hoe SOML haar inkoopproces heeft vormgegeven. Naast duidelijkheid over hoe SOML wil inkopen, is het doel van dit beleid om kosten te reduceren en om de kwaliteit te verhogen voor het gehele inkoopproces, door efficiënter en effectiever te werken. Inkoopvisie De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is dat SOML een integere en betrouwbare opdrachtgever is die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt. SOML streeft naar een langdurige samenwerking met haar leveranciers. Daarbij staat de juiste prijs/kwaliteit verhouding en het naleven van de relevante wet- en regelgeving voorop. Inkoopmissie Het opzetten en voeren van adequaat inkoopbeleid, gesplitst in tactische en operationele inkoop. Het op professionele wijze uitvoeren van inkoop- een aanbestedingstrajecten. Het opzetten en doorvoeren van een effectief en efficiënt inkoopproces. Het opzetten en voeren van adequaat leveranciersbeleid en contractmanagement. Streven naar een zo laag mogelijke integrale kostprijs voor in te kopen diensten, leveringen en werken. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is weergegeven vanuit vier invalshoeken: juridische, organisatorische, maatschappelijke en economische. Deze zijn in de volgende paragrafen uiteengezet. Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli

3 2 Juridische uitgangspunten Wettelijk kader SOML moet de nationale en Europese wet- en regelgeving naleven, ook met betrekking tot inkopen. De beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit, nondiscriminatie en proportionaliteit. Proportionaliteit houdt in deze context in dat een schoolbestuur uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria stelt aan inschrijvers en inschrijvingen die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van inkoop. Vanuit dit proportionaliteitsbeginsel komt voort dat ook de aanbesteding onder de grens van Europese aanbesteding aan voorwaarden moet voldoen, zoals in de nieuwe aanbestedingswet is opgenomen die in april 2013 van kracht is geworden. Er moet een passende aanbestedingsprocedure gehanteerd worden, die aansluit bij het in te kopen onderwerp, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële leveranciers opereren. Deze richtlijn geldt voor alle inkopen, zowel werken als leveringen en diensten. Opdrachten worden verdeeld in percelen, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen. Met deze nieuwe aanbestedingswet (april 2013) moeten de mogelijkheden en kansen voor het midden- en kleinbedrijf groter worden om ook aan aanbestedingsprocedures mee te doen en opdrachten gegund te krijgen. Algemene inkoopvoorwaarden Op alle offerte aanvragen en/of opdrachten zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van SOML van toepassing: pdf. De algemene inkoopvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli

4 3 Organisatorische uitgangspunten In organisatorisch opzicht is SOML één aanbestedende dienst. Voor in te kopen diensten, werken en leveringen voor alle scholen samen wordt gekeken welke aanbestedingsprocedure doorlopen moet worden (zie figuur 2 par 5) Uitgangspunt van SOML voor inkopen is decentraal wat kan en centraal wat substantieel financieel en/of efficiency voordeel oplevert. Op centraal niveau worden contracten afgesloten waarbij de medewerkers vanuit de scholen hun expertise inbrengen. Afhankelijk van de dienst of werk dat ingekocht wordt, worden er centrale afspraken gemaakt door bijvoorbeeld de manager ICT of Hoofd Facilitaire Dienst. Alvorens een overeenkomst wordt afgesloten volgt een advies richting CvB. Indien het CvB akkoord is met het advies wordt de overeenkomst opgesteld en zal deze door het CvB getekend worden, aangezien zij binnen de organisatie het enigste bevoegde orgaan zijn. Bovenstaand betreft het tactische inkoopgedeelte (zie figuur 1). De scholen maken verplicht gebruik van de centraal afgesloten contracten, het afroep gebeurd decentraal op de scholen (operationeel inkopen). Figuur 1 TACTISCH ÒPERATIONEEL SPECI- FICEREN SELECTEREN CONTRAC- TEREN BESTELLEN BEWAKEN NAZORG Specificeren: Een omschrijving van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten of diensten moeten voldoen. Selecteren: Als eenmaal de behoefte definitief en volgens alle regels (wel of geen aanbesteding) is vastgelegd, dan worden de leveranciers geselecteerd. Contracteren: Offertes worden beoordeeld en vervolgens wordt er een advies uitgebracht welk aan het CvB voorgelegd wordt. Indien het CvB de goedkeuring geeft op het advies dan kan het contract opgesteld worden en ondertekend worden. Bestellen: Bewaken: Locaties zijn verplicht decentraal af te roepen uit de afgesloten (raam)overeenkomst. Alvorens afgeroepen wordt, dient wel eerst het budget geregeld te zijn. Controleren of de bestelde producten en/of diensten ook daadwerkelijk geleverd zijn. Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli

5 Nazorg: De goederen of diensten zijn in goede orde geleverd, naar keuring of inspectie. Indien akkoord, kan de factuur verstuurd worden en betaalbaar gesteld worden. In het gecoördineerde inkoopmodel heeft centrale inkoop een belangrijke taak. - verantwoordelijk voor opstellen en ijken inkoopbeleid; - verantwoordelijkheid jaarlijks opstellen van een spendanalyse per crediteur - verantwoordelijk voor opstellen en beheren inkoopprocedure; - verantwoordelijk voor opstellen en beheer leveranciers- en contractmanagement; - uitvoering bovenschools contractbeheer; - afsluiten contracten en raamovereenkomsten; - verantwoordelijk om te controleren of er daadwerkelijk besteld wordt binnen de afgesloten contracten - verantwoordelijk voor aanleveren van managementinformatie op gebied van inkoop; - verantwoordelijk voor aanbestedingstrajecten. - verantwoordelijkheid bijhouden centraal dossier De leden van het college van bestuur zijn tekenbevoegd en alleen zij mogen contracten ondertekenen. Zij doen dit alleen als er een paraaf staat van een inhoudelijk verantwoordelijke. Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli

6 4 Maatschappelijke uitgangspunten Inkoopethiek De personen die namens SOML handelen zijn loyaal aan de stichting. Er dient geen persoonlijke belangenverstrengeling te zijn. SOML handelt in het kader van de code Goed Onderwijsbestuur volgens de richtlijnen van de regeling Misstanden in het VO en de eigen integriteitsregels ( SOML streeft naar een respectvolle, positieve en zakelijke relatie met haar leveranciers. - Voorziet de leveranciers altijd van correcte en niet misleidende informatie; - behandelt verkregen informatie vertrouwelijk; - geeft alle leveranciers gelijke informatie; - voert leveranciersselecties uit op basis van relevante en objectieve criteria; - houdt rekening met proportionaliteit; - zal motiveren waarom een aanbieding is afgewezen als leverancier hier om vraagt. Duurzaam inkopen Bij de aanbestedingstrajecten schenkt SOML aandacht aan duurzaamheid. Hiervoor hanteren we de criteria die door de overheid in overleg met de brancheverenigingen zijn vastgesteld. Duurzaam inkopen zal nagestreefd worden, maar zal financieel niet altijd mogelijk zijn. MKB en lokale leveranciers SOML wil de regionale economie stimuleren en lokale en regionale leveranciers opdrachten te gunnen. Door de Europese richtlijn is dit niet direct mogelijk. Mogelijkheden om plaatselijke leveranciers wel te betrekken, zijn: - bij onderhandse aanbestedingen ook plaatselijke partijen uitnodigen; - bij Europese aanbestedingen meerdere percelen opnemen, waardoor percelen kleiner worden; - als bij een Europese aanbesteding een perceel maximaal ,-- is en minder dan 20% van de opdrachtwaarde, dan kan dit perceel buiten de procedure worden gehouden en gelijktijdig onderhands worden gegund; - toestaan van een combinatievorming en onder aanneming bij een aanbesteding; Social return Bij het aanbesteden zal SOML daar waar mogelijk trachten om maatschappelijke waarde te creëren, bijvoorbeeld door het opnemen van een verplichting om arbeidsgehandicapten te werven. Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli

7 5 Economische uitgangspunten Uitgangspunten Voor het inkopen van werken, goederen of diensten zullen we een raming maken van de opdrachtwaarde, door het jaarlijks opstellen van een spend analyse. Bij deze raming kijken we naar de totale inkoopwaarde van SOML en al haar scholen en of dergelijke zaken vaker worden ingekocht binnen de organisatie. De waarde berekenen we over de totale contractduur, inclusief opties en verlengingen. Regelmatig terugkerende identieke en/of gelijksoortige opdrachten zullen we zoveel mogelijk bundelen en aanbesteden door raamovereenkomsten te sluiten. Het totaal van de geraamde kosten bepaalt welke procedure we moeten volgen. Het splitsen van de opdracht om zo onder een eventuele Europese aanbestedingsplicht uit te komen is uitdrukkelijk verboden. Procedure Bij het inkopen en aanbesteden wordt een aanbestedingsprocedure gekozen op basis van de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor SOML en de leveranciers, het aantal potentiële leveranciers, het gewenste resultaat, de complexiteit van de opdrachten, het type opdracht en het karakter van de markt. Bij het volgen van de procedure wordt rekening gehouden met de wettelijk voorgeschreven minimumtermijnen, waarbij overwogen wordt om ruimere termijnen dan de minimumtermijnen te hanteren. Afhankelijk van het te besteden bedrag wordt in principe onderstaande werkwijze toegepast op basis van bedragen exclusief BTW. Bij aanbestedingen onder het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen kan bij uitzondering van de voorgeschreven werkwijze worden afgeweken indien hier zwaarwegende argumenten voor zijn. leveringen en diensten bedrag excl. BTW (totale contractduur) procedure ondergrens bovengrens drempel EU - Europese aanbesteding ,-- drempel EU nationaal openbare aanbesteding , ,-- meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes) 0, ,-- 1 op 1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli

8 Werken bedrag excl. BTW (totale contractduur) ondergrens bovengrens drempel EU - Europese aanbesteding ,-- drempel EU nationaal openbare aanbesteding , ,-- meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes) 0, ,-- 1 op 1 Figuur Uitgaande van de drempelwaarden : Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli

9 Opdracht valt boven de EU richtlijn: Werken Diensten/ Levering: Ja Europees aanbesteden Nee Werken of diensten > Ja Openbaar aanbesteden Nee Werken of diensten > en < Ja Meervoudig onderhands aanbesteden Nee Enkelvoudig aanbesteden Enkelvoudig onderhands (1 op 1) Procedure waarbij vanaf decentraal één leverancier gevraagd wordt een offerte aan te bieden. De uitnodiging wordt schriftelijk gedaan, waarbij vermeld wordt dat de algemene inkoopvoorwaarden van SOML gelden. De leverancier kan een bestaand contact zijn van één van de scholen van SOML. Onderhandelen is mogelijk. Opdrachtverlening vindt uitsluitend schriftelijk plaats. Meervoudig onderhands Procedure waarbij ten minste drie en ten hoogste vijf leveranciers worden gevraagd een offerte in te dienen. Minimaal één leverancier moet een bestaand contact zijn van één van de scholen van SOML. Indien mogelijk een lokale leverancier uitnodigen. De offertes worden op eenzelfde manier uitgevraagd en de leveranciers krijgen allen dezelfde informatie. De gunning vindt plaats op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving. Onderhandelen is niet mogelijk. Opdrachtverlening vindt uitsluitend schriftelijk plaats. Van meervoudig onderhandse inkopen houdt SOML op centraal niveau een dossier bij. In dit dossier zijn in ieder geval opgenomen: offerteaanvragen, correspondentie, offertes, Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli

10 beoordeling van de offertes en indien van toepassing: een motivatie voor afwijking van de beleidsregels Nationale procedure openbaar SOML (of de partij welke door SOML ingehuurd is) plaatst op nationaal niveau een bericht van aanbesteding op Tenderned.nl. Iedere geïnteresseerde leverancier kan een offerte indienen, gebaseerd op het door SOML aangeleverde beschrijvend document. SOML gunt de opdracht op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving. Nationale procedure niet-openbaar Deze procedure is een nationale openbare procedure met een voorselectie. SOML plaatst een bericht van aanbesteding op Tenderned.nl. Leveranciers kunnen zich als gegadigde aanmelden. Op basis van uitsluitingsgronden en selectiecriteria selecteert SOML hieruit een van te voren vastgesteld aantal inschrijvers. Dan volgt de gunningsronde. Op basis van een door SOML aangeleverd beschrijvend document dienen alleen de geselecteerde leveranciers een offerte in. SOML gunt de opdracht op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving. Europese procedure openbaar SOML (of de partij welke door SOML ingehuurd is) plaatst op Europees niveau een bericht van aanbesteding op Tenderned.nl. Iedere geïnteresseerde leverancier kan een offerte indienen, gebaseerd op het door SOML aangeleverde beschrijvend document. SOML gunt de opdracht op basis van het criterium economisch meest voordelige inschrijving. De Europese procedure duurt langer dan de nationale procedure. Europese procedure niet-openbaar Deze procedure is een Europese openbare procedure met een voorselectie. SOML (of de partij welke door SOML ingehuurd) plaatst een bericht van aanbesteding op Tenderned.nl. Leveranciers kunnen zich als gegadigde aanmelden. Op basis van uitsluitingsgronden en selectiecriteria selecteert SOML hieruit een van te voren vastgesteld aantal inschrijvers. Dan volgt de gunningsronde. Op basis van een door SOML aangeleverd beschrijvend document dienen alleen de geselecteerde leveranciers een offerte in. SOML gunt de opdracht op basis van het criterium economisch meest voordelige inschrijving. Nationale en Europese aanbestedingsprocedures vinden altijd op centraal niveau plaats binnen SOML. De enkelvoudige en een deel van de meervoudige onderhandse procedures vinden kunnen decentraal in de organisatie plaats vinden. Inkoop- en aanbestedingsbeleid, juli