Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedures gemeente Cromstrijen 2013

Transcriptie

1 Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedures gemeente Cromstrijen 20 Inleiding Artikel 26 van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Cromstrijen, vastgesteld door de raad op 4 december 2004, bepaalt dat het college zorg draagt voor en vastlegt de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wij handelen in overeenstemming met de regels van de Europese unie. Deze regeling beoogt hieraan uitvoering te geven. Voor een goede naleving van de regels die bij uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocessen van toepassing zijn, is het van belang dat de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de inkoopprocedure, naast deze regeling kennis nemen van het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures. Het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures beoogt de uitvoering van de inkoopprocessen binnen de gemeentelijke inkoopfunctie te vergemakkelijken en bevat per fase in het inkoopproces handvatten, instructies en (model-)formulieren. In deze regeling zijn onder titel de doelstellingen en uitgangspunten van de inkoop- en aanbestedingsprocedure benoemd. Titels 2 en bevatten de uitgangspunten van de organisatie van de inkoopfunctie respectievelijk de administratieve organisatie en interne controle. Titel 4 omvat slotbepalingen. Titel : Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsprocedures Paragraaf : Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsprocedures. De gemeente wil de volgende doelstellingen voor de inkoop- en aanbestedingsprocedures realiseren: a. Een doelmatige en doeltreffende inkoop- en aanbestedingsprocedure, waarbij een efficiënte en effectieve inzet van geldelijke middelen bereikt wordt; b. Een maatschappelijk verantwoorde uitvoering van de inkoopfunctie, waarbij in de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten rekening gehouden wordt met duurzame, sociale en economische aspecten. Deze aspecten worden verder uitgewerkt in de paragrafen, 4 en 5; c. Een integere uitvoering van de inkoopfunctie, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau; d. Beheersing van juridische risico s in verband met de rechtmatigheid van inkoop- en aanbestedingstrajecten door strikte naleving van externe (Europese) wet- en regelgeving en interne beleidsregelgeving op het gebied van inkoop- en aanbestedingen, alsmede juridische risico s voortvloeiende uit overeenkomsten met leveranciers door het hanteren van gemeentelijke algemene inkoopvoorwaarden. Paragraaf 2: Toepassing van duurzaamheidscriteria. Het college adopteert het ambitieniveau van het Ministerie van Infrastructuur & Milieu om minimaal in % en in % van het inkoopjaarvolume duurzaam in te inkopen. Het percentage van 75 % geldt voor opdrachten die volgens de richtlijnen duurzaam zijn ingekocht. Dit percentage wordt berekend over het aantal aanbestedingen waarvoor binnen de zogenaamde productgroepen criteria, eisen en richtlijnen zijn opgesteld. 2. De gemeente streeft ernaar om voor de inkooppakketten die zij inkoopt de geldende duurzaamheidscriteria toe te passen conform de uitgangspunten van AgentschapNL/Pianoo. Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedure 20 blz. van 7

2 Paragraaf : Sociale criteria. Het college streeft ernaar arbeidsgehandicapten en werklozen te betrekken bij de uitvoering van haar inkoopopdrachten. 2. Voor het betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen kan de gemeente de volgende maatregelen toepassen: a. Het een-op-een gunnen van een opdracht aan een sociale werkvoorziening of organisaties met vergelijkbare sociaal-maatschappelijke doelstellingen voor arbeidsgehandicapten en/of werklozen. Een-op-een gunning kan onder voorwaarden plaatsvinden door middel van de principes van inbesteden, quasi-inbesteden en alleenrecht; b. Het voorbehouden van een opdracht aan sociale werkvoorzieningen, op grond van artikel 2.82 van de Aanbestedingswet 202. Voorwaarde voor de toepassing van dit artikel is dat de opdracht ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd door werknemers waarvan de meerderheid een arbeidshandicap heeft. Als een opdracht boven het Europese drempelbedrag uitkomt, moet deze opdracht Europees aanbesteed worden om concurrentie tussen de verschillende sociale werkvoorzieningen te bevorderen; c. Het toepassen van aanvullende voorwaarden op basis van artikel 2.80 van de Aanbestedingswet 202. Aanvullende voorwaarden kunnen zijn: - Ter beschikking stelling van lokale arbeidsgehandicapten en werklozen door de gemeente en verplicht gebruik van deze door de opdrachtnemer als sociale eis; - Inzet van arbeidsgehandicapten of werklozen, niet verplicht lokaal, door de opdrachtnemer als sociale eis of criterium; d. Het uitvoeren van een normale aanbestedingsprocedure zonder aanvullende voorwaarden, maar wel een expliciete aanmoediging van de inzet van arbeidsgehandicapten en werklozen.. Voor de toepassing van sociale criteria bij inkoop- en aanbestedingstrajecten geldt met betrekking tot beslissingsbevoegdheid en verantwoordelijkheid: a. Het college geeft aan voor welke inkoop- en aanbestedingstrajecten de maatregelen in lid 2 van dit artikel worden toegepast; b. De uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten waarbij de toepassing van de maatregelen a, b en c van lid 2 van deze paragraaf geldt, geschiedt in overleg met de inkoopadviseur en de juridisch adviseur van de gemeente. Paragraaf 4: stimuleren van lokale bedrijvigheid en werkgelegenheid. Op basis van het beginsel van non-discriminatie bieden wij aan regionale of lokale aanbieders evenveel kansen en mogelijkheden aan als elke andere willekeurige aanbieder. Er bestaat daardoor geen voorkeursbeleid bij het inkopen. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Vaak hebben regionale of lokale aanbieders wel al een natuurlijk voordeel door bekendheid met de lokale situatie en de geringere reisafstanden. In de aanbestedingsprocedures bieden wij tevens de mogelijkheid om in combinatie of in onderaanneming in te schrijven. Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedure 20 blz. 2 van 7

3 Paragraaf 5: Borgen van integriteit. Het college draagt zorg voor de (continue) toepassing van de gedragscode voor de ambtelijke organisatie. Deze gedragscode namen wij op in het ambtelijke integriteitsbeleid. 2. De budgethouder past bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten het vier-ogen principe toe op de volgende momenten: a. Bij het kiezen van de uit te nodigen leveranciers betrekken wij er altijd minimaal een tweede persoon; b. Bij de beoordeling van de ingediende offertes en de gunningsbeslissing betrekken wij er altijd een tweede persoon. Paragraaf 6: Gemeentelijke algemene inkoopvoorwaarden en aanbestedingsreglementen. Het college stelt gemeentelijke algemene inkoopvoorwaarden vast die de rechtspositie en juridische positie van de gemeente borgen. Deze algemene inkoopvoorwaarden vindt u in de bijlage van het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures. 2. De gemeentelijke algemene inkoopvoorwaarden verklaren wij van toepassing op iedere door de gemeente uit te voeren inkoopprocedure (precontractuele fase) en aangegane overeenkomst (contractuele fase).. De algemene (verkoop)voorwaarden die opdrachtnemers gebruiken wijzen wij uitdrukkelijk (= schriftelijk en specifiek) van de hand. 4. Het college staat het gebruik toe van (standaard) algemene voorwaarden en aanbestedingsreglementen die bij de uitvoering van inkoopprocedures in specifieke branches, voor specifieke opdrachten (monopolistische markten) of bij specifieke specificatievormen gemeengoed zijn, binnen de randvoorwaarden zoals gesteld in het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures. Het gebruik van aanbestedingsreglementen mag niet leiden tot afbreuk van doelstellingen en uitgangspunten in het inkoop- en aanbestedingsbeleid, waaronder de borging van juridische risico s. Paragraaf 7: Bepaling en uitvoering van de aanbestedingsprocedure. De bepaling en de uitvoering van de aanbestedingsprocedure vindt plaats op basis van de in dit artikel vermelde regels en uitgangspunten. 2. Bij het vaststellen van de behoeftebepaling wordt zoveel mogelijk inkoopsynergie gecreëerd door: a. Bundeling van inkoop binnen de gemeentelijke organisatie; b. Bundeling van inkoop buiten de gemeentelijke organisatie; c. Bundeling van inkoop in de tijd door middel van meerjaren raam- en mantelcontracten. Hierbij nemen wij de bepalingen t.a.v. clusteren en percelen uit de gids proportionaliteit in ogenschouw.. Voor elke opdracht (levering, dienst of werk), met uitzondering van rechtstreekse opdrachtverstrekking zoals aangegeven in tabel, stellen wij een specificatie van de behoefte op, inclusief een reële (marktconforme) raming (exclusief BTW). 4. Het college bevordert de doelmatigheid van de inzet van financiële middelen door een voldoende mate van concurrentiestelling tussen leveranciers te borgen. De te hanteren aanbestedingsprocedure, zoals gedefinieerd in paragraaf lid 4, en Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedure 20 blz. van 7

4 voorgeschreven zoals in onderstaande tabel weergegeven baseren wij op de geraamde opdrachtwaarde (exclusief BTW). Tabel : a. Te hanteren aanbestedingsprocedure voor leveringen en diensten: Geraamde Te hanteren Minimaal aantal Categorie opdrachtwaarde aanbestedingsproce uit te nodigen (exclusief BTW) dure ondernemers Europese drempel Europese of hoger aanbesteding n.v.t.* 2 Van tot Europese drempel 4 Van tot Van tot Enkelvoudig 5 Van 0 tot Rechtstreekse opdrachtverstrekking (zonder offerte) * Als wij geen openbare Europese procedure volgen, zoals bijvoorbeeld bij 2B diensten, passen wij een meervoudige e aanbesteding toe, waarbij wij minimaal ondernemers uitnodigen. b. Te hanteren aanbestedingsprocedure voor werken: Geraamde Te hanteren Categorie opdrachtwaarde aanbestedingsproce (exclusief BTW) dure Boven Europese Europese drempel aanbesteding 2 Van tot Nationaal openbaar Europese drempel aanbesteden Van tot Van tot Van tot Van tot Enkelvoudig Rechtstreekse 7 Van 0 tot opdrachtverstrekking (zonder offerte) Minimaal aantal uit te nodigen ondernemers n.v.t. n.v.t. 5 4 c. Het is toegestaan om de aanbestedingsprocedure van een hogere (lees: zwaardere) categorie toe te passen dan voorgeschreven wordt in deze paragraaf. 5. De gemeente borgt in de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten een optimale beheersing van kosten en kwaliteit door: a. Het hanteren van passende selectie- en gunningscriteria; 6. Het beïnvloeden van de opdrachtgrootte (zowel splitsen in grootte en knippen in tijd als samenvoegen in grootte en/of tijd) om gebruik te kunnen maken van een afwijkende aanbestedingsprocedure is niet toegestaan. Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedure 20 blz. 4 van 7

5 Titel 2: Organisatie van de inkoopfunctie Paragraaf 8: Gecoördineerde inkoopfunctie. Voor het vormgeven van de inkoopfunctie is binnen de gemeente gekozen voor gecoördineerde inkoop. 2. Bij gecoördineerde inkoop zijn budgethouders integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van hun inkoop- en aanbestedingsprocedures en de naleving van de gemeentelijke inkoopprocedure hierbij.. Centraal is een inkoopadviseur aangewezen die de volgende taken en verantwoordelijkheden heeft: a. De inkoopadviseur bewaakt de naleving van de door het college vastgestelde inkoop- en aanbestedingsprocedure binnen de kaders van zijn/haar taken en bevoegdheden; b. De inkoopadviseur bewaakt de beschikbaarheid en actualiteit van de gemeentelijke inkoopvoorwaarden; c. De inkoopadviseur coördineert de totstandkoming, uitvoering en evaluatie van een inkoopjaarplan waarin de uitgangspunten van het college vertaald zijn naar specifieke doelen, maatregelen en inkoopactiviteiten; d. De inkoopadviseur voert jaarlijks een kwantitatieve inkoopdiagnose uit van het inkoopvolume van het voorgaande jaar en stelt conclusies en aanbevelingen vast voor het MT, gericht op de verbetering van de doelmatigheid van inkoop; e. De inkoopadviseur coördineert de volgende inkoopprocedures: - Europese en openbare aanbestedingen; - overige inkoop- en aanbestedingstrajecten bij besluit van het college. 4. De inkoopadviseur maakt deel uit van het taakveld Interne Dienstverlening. De operationele aansturing van de inkoopadviseur ligt bij de coördinator van het taakveld Interne Dienstverlening. 5. De taakveldcoördinatoren inventariseren ten behoeve van het inkoopjaarplan in hun taakveld de volgende inkoopgegevens: a. De uit te voeren inkoop- en aanbestedingstrajecten, inclusief een inschatting van de opdrachtwaarde en de looptijd/uitvoeringstermijn; b. De voorziene inkoopprocedure; c. De mate waarin wij bij deze inkoop- en aanbestedingstrajecten duurzaamheidscriteria hanteren; d. De mate waarin wij sociaal kwetsbare doelgroepen bij de inkoop- en aanbestedingstrajecten betrekken. 6. De aanbestedingen van taakveldoverstijgende opdrachten voeren wij uit in (ad hoc) inkoopteams waarvan de budgethouders en de inkoopadviseur deel uit maken. 7. Indien de inkoopadviseur de coördinatie voert over Europese, openbare, taakveldoverstijgende en overige inkoopprocedures, heeft hij/zij hierbij de volgende taken en verantwoordelijkheden: a. Advisering over en bewaken van een juiste uitvoering van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure; b. Bewaken van het bereiken van een optimaal integraal resultaat van de inkoopprocedure; c. Bewaken van en adviseren over overig benodigde interne of externe advisering of ondersteuning; Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedure 20 blz. 5 van 7

6 d. Bewaken van de bijdrage en samenwerking van de leden van het inkoopteam; e. Bemiddeling in geval van knelpunten/conflicten en eventueel opschaling naar het MT of het college. Paragraaf 9: Centrale adviesfunctie. De inkoopadviseur brengt zowel gevraagd als ongevraagd advies uit aan de budgethouders en/of andere medewerkers over een juiste uitvoering van de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure en de toepassing van het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures. In het bijzonder betreft deze advisering: a. De naleving van relevante Europese wet- en regelgeving en de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure; b. Het toe te passen aanbestedingsreglement; c. De te kiezen aanbestedingsprocedure (openbaar/niet-openbaar); d. De vorm van de specificatie (functioneel/technisch) en de toepassing van besteksystematieken; e. De keuze van selectie- en gunningscriteria en beoordelingssystematiek; f. Het gunningadvies en de overeenkomst. 2. De taakveldcoördinator kan, buiten de in deze regeling genoemde situaties waarin dit verplicht wordt gesteld, op vrijwillige basis advies aan de inkoopadviseur vragen. Wanneer een advies van de inkoopadviseur niet wordt opgevolgd dient dit aan de inkoopadviseur gemeld te worden. De inkoopadviseur rapporteert deze meldingen periodiek aan de coördinator van het taakveld ID. Paragraaf 0: Budgethouders- en mandaatregeling. De bevoegdheid om de aanbesteding en gunning van taakveldspecifieke opdrachten uit te voeren is vastgelegd in de regeling Krediet- en budgetbeheer en de mandaatregeling. In het bijzonder betreft dit de bevoegdheid een inkoop- of aanbestedingtraject uit te voeren en de bevoegdheid om een overeenkomst met een opdrachtnemer aan te gaan. Titel : Administratieve organisatie en interne controle van de inkoopfunctie Paragraaf : Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedures. De gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsprocedure is uitgewerkt in het Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedures. 2. De budgethouder is verantwoordelijk voor een juiste toepassing van het handboek met betrekking tot de inkoop- en aanbestedingstrajecten die onder zijn of haar verantwoordelijkheid worden uitgevoerd, op een zodanige wijze dat zij invulling geven aan de doelstellingen ten aanzien van inkoop zoals vermeld in artikel 2 van deze regeling. Paragraaf 2: Aanbestedingsdossier. De budgethouder houdt voor inkoop- en aanbestedingsprocedures een aanbestedingsdossier bij volgens de voorschriften in het Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedures en draagt zorg voor archivering conform de gemeentelijke archiveringsregels. Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedure 20 blz. 6 van 7

7 Paragraaf : Interne controle en evaluatie. De adviseur kwaliteitszorg en control toetst achteraf en steekproefsgewijs of wij de inkoop- en aanbestedingsprocedures binnen de kaders van deze regeling uitvoeren. En of de (relevante) in het Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedure voorgeschreven procedures en handelingen plaatsvonden. 2. Het resultaat van de toets wordt voorzien van conclusies en aanbevelingen, zoals beschreven in het Interne Controleplan Rechtmatigheid en periodiek vastgelegd in een rapportage.. Het college neemt, na vaststelling van de rapportage door het MT, kennis van de door de adviseur kwaliteitszorg en control geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen. 4. Elke twee jaren evalueert het college deze Regeling inkoop- en aanbestedingsprocedures. Paragraaf 4: Inhuur personeel. Het inhuren van personeel van derden voor het oplossen van personele knelpunten in de organisatie heeft veelal een spoedeisend karakter. Hierbij vragen wij specifieke kennis. Het opvragen van offertes werkt hierbij vertragend. Daarom is het inkoopbeleid voor deze dienstverlening niet van toepassing. Inhuur van personeel wordt beschouwd als een hrm-aangelegenheid. (uitvoering gemeentesecretaris) Paragraaf 5: Inkoopsamenwerking. Het college kan besluiten om bij de inkoop samen te werken met andere gemeenten bijv. In de Hoeksche Waard en/of de gemeenten die bij het inkoopbureau zijn aangesloten. 2. Als wij inkopen via samenwerking met andere aanbestedende diensten, moet bepaald worden van welke aanbestedende dienst de inkoopvoorwaarden worden gehanteerd.. De bepalingen t.a.v. clusteren en percelen uit de gids proportionaliteit nemen wij in ogenschouw. Paragraaf 6: Hardheidsclausule. Het college kan, gemotiveerd door de budgethouder, artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor situaties waarbij toepassing van deze regeling leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. 2. In beginsel zijn het gebrek aan tijd, onvoldoende budget of gebrek aan kennis geen redenen om van deze regeling af te wijken. Titel 4: Slotbepalingen Paragraaf 7 : Citeerartikel. Deze regeling heet Regeling inkoop en aanbestedingsprocedures 20 Paragraaf 8: Inwerkingtreding. Deze regeling treedt in werking op april 20 en vervangt op april 20 de regeling inkoop- en aanbestedingsprocedure 20. Regeling Inkoop- en aanbestedingsprocedure 20 blz. 7 van 7