CVDR. Nr. CVDR79086_1. 15 mei Officiële uitgave van Westerveld. Inkoopbeleid

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Westerveld. Nr. CVDR79086_1 15 mei 2018 Inkoopbeleid Inkoopbeleid HET INKOOPBELEID Het doel van inkopen en aanbesteden is het verkrijgen van een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs en zo laag mogelijke risico s. Anders gezegd voldoen aan de wet en regelgeving en het verdienen van geld. Inkoopdoelstelling De gemeente Westerveld is een integere en betrouwbare opdrachtgever die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt. Het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding, waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief plaatsvindt. Als algemene randvoorwaarde bij de uitvoering van de inkoopfunctie geldt, dat Europese en nationale regelgeving en gemeentelijk beleid op het specifieke terrein van aanbestedingen, steeds in acht worden genomen. Het inkoopbeleid geeft sturing aan de inkooporganisatie. Het inkoopbeleid van de gemeente Westerveld geeft een kader aan waarbinnen medewerkers die betrokken zijn bij de inkoopfunctie geacht worden te opereren. Kernwaarden Kernwaarden hierbij zijn: integriteit en betrouwbaarheid, eerlijke en gelijke kansen voor leveranciers (non-discriminatie), transparantie, integriteit en objectiviteit. Controleerbaar voor bestuur, management, burgers en bedrijven. Alle inkopen en aanbestedingen worden op duurzaamheid getoetst. De burger mag er van uitgaan dat er zorgvuldig met het belasting geld wordt omgegaan. 2. AANBESTEDINGSBELEID De kern van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gevormd door de tabel met drempelbedragen. De aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de geraamde waarde van een opdracht. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen het aanbesteden van werken, leveringen of diensten. Voor Europees aanbesteden gelden wettelijk vastgestelde drempelbedragen. Ligt de opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan moet de opdracht conform de Europese Richtlijnen aanbesteden. Blijft de opdracht eronder, dan kan de gemeente vrij kiezen welke aanbestedingsprocedure zij hanteert. Er wordt daarbij altijd een zo groot mogelijke openheid en transparantie betracht. Alle aanbestedingen en aankopen worden zorgvuldig gedocumenteerd en gearchiveerd. 2.1 Drempelbedragen* De gemeente Westerveld hanteert verschillende drempelbedragen, die gebruikt worden om de selectiemethode te bepalen. Hieronder worden de gehanteerde vormen beschreven. Aanbestedingsvormen Enkelvoudig Meervoudig Openbaar Europees Aantal offertess 1 >3 Drempel bedrag Leveringen: < A diensten: < B diensten: < Werken : < Leveringen : A diensten: Werken : Werken : Leveringen en diensten: > Werken : > * De drempelbedragen zijn excl. BTW. Er mogen altijd meer offertes worden aangevraagd dan het aantal dat is genoemd. 2.2 Vormen van aanbesteding en procedures. 1

2 2.2.1 Europese aanbestedingen Werken boven moet Europees worden aanbesteed. Bij leveringen en diensten is de grens In dit kader wordt alleen gebruik gemaakt van de openbare aanbestedingsmethode. Ad 1. De openbare aanbesteding Dit is een aanbesteding, die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. De openbare procedure start met het plaatsen van de oproep tot mededinging in het Publicatieblad van de EG en de website In deze oproep wordt direct een prijsopgave gevraagd. Alle belangstellenden kunnen rechtstreeks een offerte indienen. Zij schrijven op die manier in op een opdracht en worden dan ook inschrijvers genoemd. Aanbiedingen moet men aanleveren in een gesloten enveloppe, die op een vastgelegd tijdstip aan het eind van de indieningtermijn wordt geopend. De opdrachtgever moet rechtstreeks uit de offertes op grond van de in de oproep bekendgemaakte objectieve selectie- en gunningcriteria een keuze maken aan wie de opdracht wordt gegund. Europese termijnen De richtlijnen schrijven minimumtermijnen voor, waaraan men zich dient te houden. Bij de openbare procedure dient de termijn voor ontvangst van aanbiedingen ten minste 52 dagen te bedragen te rekenen vanaf de datum van verzending van de aankondiging. Deze termijn kan tot 36 dagen verkort worden indien er een vooraankondiging heeft plaatsgevonden. Indien het om dringende redenen onmogelijk is de bovengenoemde termijnen in acht te nemen, kan men gebruik maken van een verkorte procedure. Daarbij dient de termijn voor de ontvangst van de aanvragen tot deelname ten minste 15 dagen te bedragen en de termijn voor de indiening van de aanbiedingen ten minste 10 dagen. In de vermelde termijnen is niet meegenomen de tijd die intern benodigd is om tot een goed pakket van eisen (bestek) te komen. De totale doorlooptijd is dus langer. Termijn (aantal dagen) per aanbestedingsvorm Openbaar (vorm 1) Met vooraankondiging 36 Zonder vooraankondiging 52 Dringende reden - Selectie, technische- en gunningcriteria Bij de aanbestedingvormen vinden voor het ontvangen van de verzoeken tot deelname dan wel de inschrijving nog drie activiteiten plaats (selectie criteria mag maar één keer worden toegepast), namelijk: a. de selectie van gegadigden/inschrijvers; b. technische specificaties: opstellen van het programma van eisen c. bepalen van de criteria voor de gunning van de opdracht Ad a. de selectie van gegadigden/inschrijvers Indien de opdrachtgever een aannemer/leverancier uitzoekt, is het van belang te weten welke eisen de opdrachtgever aan inschrijvers/gegadigden mag stellen. Kern van de zaak is dat er niet gediscrimineerd wordt. De selectiecriteria moeten voor alle inschrijvers gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. In de aankondiging van de opdracht moet duidelijk aangegeven zijn, welke criteria aan inschrijvers worden gesteld. In de richtlijnen staan de eisen die aan de aannemer kunnen worden gesteld. De eisen zijn verdeeld in economische, technische en betrouwbaarheidseisen. Het bedrijf moet economisch en technisch in staat zijn het werk uit te voeren. Selectiecriteria hebben dus slechts betrekking op de kwaliteiten van de inschrijvers en staan los van de offerte. Een inschrijver kan de opdracht alleen gegund krijgen indien hij aan alle geschiktheideisen voldoet. Ad b. het programma van eisen Een beschrijving van het/de door de opdrachtgever gewenste werk, levering of dienst kan men terugvinden in het bestek/het programma van eisen. Het door de opdrachtnemer te bereiken resultaat moet zodanig worden opgesteld dat het getoetst kan worden aan de in het bestek geldende eisen. Het bestek is de basis voor de prijsvorming: iedere inschrijver beschikt over dezelfde informatie. Uitgangspunt van alle aanbestedingen is dan ook dat er een duidelijk en volledig programma van eisen beschikbaar is. Ad c. de gunning van de opdracht De richtlijnen geven ten slotte de criteria aan op basis waarvan de opdracht gegund kan worden. In de aankondiging wordt vermeld voor welk criterium is gekozen: de laagste prijs of de meest economisch 2

3 voordelige aanbieding. Indien geen gunningcriteria zijn aangegeven, bepaalt de richtlijn dat automatisch het criterium van de laagste prijs van toepassing is Openbaar aanbestedingen Werken bij een verwacht aanbestedingsbedrag boven maar onder de Europese grens van moeten openbaar worden aanbesteed. De publicatie hiervan wordt geplaatst op de website en eventueel in een plaatselijke krant. Selectiecriteria: Bij het selecteren van aannemers of leveranciers voor een openbare aanbesteding moeten vooraf selectiecriteria worden opgesteld Meervoudig onderhandse aanbesteding Meervoudig onderhandse aanbesteding mag plaatsvinden voor levering en 2A diensten met een verwacht aanbestedingsbedrag tot en werken met een verwacht aanbestedingsbedrag tot Er worden ten minste drie offertes gevraagd bij geschikte aannemers/leveranciers De 2A diensten vallen volledig onder de werking van de Richtlijn en moeten geheel conform deze Richtlijn en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht worden aanbesteed. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn schoonmaakdienstverlening en accountantsdiensten. Selectiecriteria: Bij het selecteren van aannemers of leveranciers voor een meervoudige onderhandse aanbesteding moeten vooraf selectiecriteria worden opgesteld Enkelvoudige aanbestedingen Bij werken tot , leveringen en 2A diensten met een te verwachten aanbestedingsbedrag tot en 2B diensten tot wordt aan één aannemer/leverancier op basis van een open begroting gevraagd een offerte in te dienen. Voor 2B diensten onder de is het niet nodig meerdere aanbiedingen op te vragen. Een 2B dienst is een dienst waarbij er een persoonsgebonden dienst wordt verleend (adviseurs). Bij 2B diensten is het alleen verplicht om de gunning te publiceren en de algemene regels van het EU verdrag en de regels van technische specificatie in acht te nemen. Bij enkelvoudige aanbestedingen bestaat de mogelijkheid tot onderhandelen. Voor de meeste enkelvoudige aanbestedingen is een raamcontract beschikbaar. Info hierover bij de inkoopcoördinator Dossiervorming In het kader van de Wet Openbaarheid bestuur maar ook vanuit de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten worden er eisen gesteld ten aanzien van de dossiers die van aanbestedingen dienen te worden aangemaakt. Deze eisen hebben betrekking op de uitgangspunten transparantie, nondiscriminatie en objectiviteit. Het moet achteraf mogelijk zijn voor een derde om te kunnen toetsen of de gemeente aan deze uitgangspunten heeft voldaan. Alle relevante documenten aangaande een aanbesteding of aangegane verplichting worden daarom in een project dossier bijgehouden en opgeslagen in het gemeente archief. 3. ORGANISATORISCHE KEUZES 3.1 Gecoördineerde inkooporganisatie De Gemeente Westerveld heeft gekozen voor een gecoördineerde inkoop organisatie. De gecoördineerde inkooporganisatie wordt getypeerd door de uitvoering van de strategische en tactische inkoop (organisatiebrede inkoop) op centraal niveau en de operationele inkoop zo veel mogelijk op afdelingsniveau. Hierin heeft de inkoopcoördinator een facilitaire rol. Deze vorm past het best bij de gemeente Westerveld, gezien de wens om inkoop te professionaliseren en ook volgens het gevolgde bedrijfsvoeringconcept, dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie legt. 3.2 Taakverdeling binnen inkooptrajecten 3

4 De (hoofd)budgethouder: - zorgt voor budget - is eindverantwoordelijke en controleert de voorgang. De materiedeskundige: - stelt de inhoudelijke eisen voor het bestek op. - selecteren - bestellen - bewaken en nazorg De inkoopcoördinator: -begeleid de activiteiten in het inkoopproces uit: selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. -zorgt ervoor dat er indien mogelijk- besteld wordt binnen de afgesloten raamovereenkomsten; Neven taken inkoopcoördinator: Strategisch / tactisch - beheert het inkoopbeleid; - stelt het inkoopactieplan; - bundelt inkoopvolumes, daar waar zinvol; Operationeel - neemt deel aan inkoopteams (procesbegeleiding); - bewaakt de inkoopprocessen; - zorgt voor contractbeheer. - ondersteund en adviseert waar nodig Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats voor het onderhandelen. De meeste invloed kan worden uitgeoefend tijdens de specificatiefase en de selectiefase. Het is daarom van belang de inkoopcoördinator al in een vroeg stadium bij het inkoopproces te betrekken. In de toetsende rol wordt de inkoopcoördinator in ieder geval op een drietal specifieke momenten in het inkoopproces betrokken: 1. bij specificeren: vooraf toetsen van programma van eisen/bestek aan inkooptechnische aspecten; 2. bij selecteren: toetsen van keuze selectiewijze aan het inkoopbeleid; 3. bij nazorg: het evalueren met de desbetreffende afdeling van de leverancier. 3.3 Inkoophandboek Het gehele inkoopproces ligt niet bij de materiedeskundige van de afdeling maar bij de inkoopcoördinator. Om het inkoopproces zo professioneel mogelijk in te richten, wordt gekozen voor een standaard werkwijze. Deze bestaat uit eenduidige procedures en werkvoorschriften, die worden vastgelegd in het inkoophandboek. Tevens zullen een aantal standaardformulieren worden opgenomen. 4. ECONOMISCHE KEUZES De gemeente Westerveld kiest voor optimaal inkopen waarbij zowel de kwaliteit als de prijs worden meegenomen. 4.1 Inkoopvoorwaarden Bij iedere aankoop zijn de inkoopvoorwaarden van de gemeente Westerveld van toepassing. Deze inkoopvoorwaarden worden bij iedere offerte aanvraag meegestuurd. Zo zijn de inkoopvoorwaarden van toepassing op de binnen gekomen aanbiedingen en hoeft de gemeente Westerveld niet akkoord te gaan met de verkoopvoorwaarden van de leverancier. 4.2 Offertevergelijk De offertes die leveranciers indienen, worden zoveel mogelijk beoordeeld op de economisch voordeligste aanbieding (beoordeling op zowel prijs, kwaliteitscriteria en duurzaamheid). Het gunnen tegen de laagste prijs wordt alleen toegepast bij zeer gedetailleerd omschreven opdrachten. De gemeente Westerveld streeft naar inschakeling van mensen die door belemmeringen niet of zeer moeilijk kunnen deelnemen aan het arbeidsproces. Dit betreft zowel (re) integratie van mensen zonder 4

5 werk als handhaving en versterking van goede sociale werkvoorziening. Naast een economische afweging, wordt deze sociale component meegenomen in de selectie criteria. 4.3 Lokaal en regionaal leveranciersbeleid Bevoordeling van de lokale en regionale bedrijven is in strijd met het non discriminatiebeleid. Lokale leveranciers kunnen worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding. De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningscriteria plaatsvinden. 4.4 Mantel / Raam overeenkomsten De gemeente Westerveld streeft ernaar om voor alle gewijzigde herhaling- en routinematige herhalingsinkopen mantelraamovereenkomsten af te sluiten bij geschikte leveranciers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één geschikte leverancier om de schaalvoordelen zo groot mogelijk te laten zijn. 4.5 Samenwerking Daar waar samenwerking op inkoop gebied mogelijk is tussen gemeenten zal er aansluiting gezocht worden om volume vergroting te verkrijgen. Op deze manier zijn er betere condities te bedingen, en zijn er efficiëntie voordelen te behalen. 4.6 Duurzaam inkopen De gemeente Westerveld streeft naar een milieuvriendelijk inkoopbeleid. Bij alle in te kopen of aan te besteden goederen, diensten en werken wordt een afweging gemaakt ten aanzien van duurzaamheid. De organisatie is zelf verantwoordelijk in hoeverre invulling wordt gegeven aan de aspecten t.a.v. duurzaamheid in de specificatie. Hoe de afweging is gemaakt, en hoe de duurzaamheidaspecten wel of niet zijn ingevuld wordt vastgelegd in een rapportage. Voor duurzaamheids criteria wordt de website: geraadpleegd. 5

6 BIJLAGE : 1 Samenvatting inkoopbeleid. Inkoopbeleid gemeente Westerveld Er wordt Europees aanbesteed, bij investeringen c.q. aanbestedingen boven de volgende bedragen: Leveringen Diensten Werken Ingeval van een Europese aanbesteding wordt in alle gevallen contact opgenomen met de inkoopcoördinator opgenomen. Gezamenlijk wordt dan de te volgen procedure vast gesteld en doorlopen. Voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten onder de hier boven genoemde bedragen worden de volgende procedures gevolgd. - Werken tussen de en is de openbare procedure van toepassing. Bij deze openbare aanbestedingen, wordt gebruik gemaakt van de website: - Voor werken tussen en en voor leveringen en 2A diensten tussen de en wordt de onderhandse procedure gehanteerd. - Voor werken onder de , leveringen en 2A diensten onder en 2B diensten < is dit beleid niet van toepassing. Voor deze aankopen zijn over het algemeen raamcontracten beschikbaar. Voor alle te verwachten verplichtingen boven is er een meldingsplicht bij de inkoopcoördinator. Ongeacht de keuze voor het of niet gebruiken van standaardbestekken dienen onderstaande regels in acht te worden genomen: Bij onderhandse aanbesteding moeten minimaal drie leveranciers uitgenodigd worden voor het maken van een aanbieding. Van de drie moet er minimaal één in de afgelopen twee jaar geen zaken met de gemeente Westerveld hebben verricht. Bij werken die enkelvoudige aanbesteed zijn, mag niet meer dan tweemaal per jaar van dezelfde aannemer gebruik gemaakt worden. Afwijkingen van dit beleid zijn mogelijk, maar alleen met een schriftelijke motivatie en in samenspraak met inkoop. Dit adviesblad dient te worden goedgekeurd door het college. In geval van twijfel welke procedure moet worden gevolgd, de inkoopcoördinator raadplegen tel: 484. Teken bevoegdheden (volgens budgethouders statut ) Werken Diensten en leveringen Tot Tot > > Teken bevoegdheden Budgethouder Afdelingshoofd Gemeentesecretaris 6