Nr Houten, 18 maart 2009

Transcriptie

1 Raadsvoorstel BARCODE STICKER Nr Houten, 18 maart 2009 Onderwerp: Virtueel bijwonen raadsvergaderingen Beslispunten: 1. Het actiepunt virtueel bijwonen van raadsvergaderingen uit het actieprogramma wel of niet uit te voeren. 2. Indien wordt besloten het genoemde actiepunt uit te voeren een keuze te maken uit de volgende mogelijkheden: a] alleen on-demand streaming of b] alleen live streaming of c] zowel on-demand streaming als live streaming. Samenvatting: In het actieprogramma van het college is het virtueel bijwonen van raadsvergaderingen een van de actiepunten. Het kwam voort uit het voornemen de betrokkenheid van de burgers bij het politieke debat te vergroten. Ook het zelf regie kunnen houden op de externe communicatie met betrekking tot college- en raadszaken was een argument dit actiepunt op te nemen. Onder het virtueel bijwonen van vergaderingen wordt verstaan dat inwoners, zonder zelf fysiek in de raadzaal aanwezig zijn, via internet toch de raadsvergaderingen in beeld en geluid kunnen volgen. Dat kan in hoofdlijnen op twee manieren: - door live streaming - door on-demand streaming Beide mogelijkheden krijgen meerwaarde als gekoppeld aan de beelden en het geluid informatie wordt verschaft over de deelnemers aan het debat, de agenda, de presentaties en de stukken die worden besproken. Om het virtueel bijwonen van raadsvergaderingen via internet mogelijk te maken, zijn aanvullende maatregelen nodig. Het gaat om een eenmalige investering van circa ,-. Als gekozen wordt voor on-demand streaming komen daar aan structurele kosten circa 5.000,- per jaar bij. Als gekozen wordt voor live streaming of voor een combinatie van on-demand en live streaming bedragen de structule kosten circa 7.500,- per jaar. Bij het maken van een keuze zijn niet alleen de kosten doorslaggevend. Er moet ook gekeken worden naar de mate waarin de voorzieningen bijdragen aan de beoogde effecten, de mate waarin onbedoelde neveneffecten kunnen optreden en de afbreukrisico s die de voorzieningen met zich mee brengen. Inleiding: In het actieprogramma van het college staat onder het kopje Slagvaardig de gemeente besturen als actiepunt 4.1 virtueel bijwonen van raadsvergaderingen. Het actiepunt kwam voort uit het voornemen de betrokkenheid van de burgers bij het politieke debat te vergroten. Ook het zelf regie kunnen houden op de externe communicatie met betrekking tot college- en raadszaken was een argument om dit actiepunt op te nemen. Wat is het virtueel bijwonen van raadsvergaderingen? Onder het virtueel bijwonen van vergaderingen wordt verstaan dat inwoners, zonder zelf fysiek in de raadzaal aanwezig zijn, via internet toch de raadsvergaderingen in beeld en geluid kunnen volgen. Dat kan in hoofdlijnen o p twee manieren:

2 -2- - door live streaming waarbij de raadsvergadering integraal, live (real time) via het internet wordt uitgezonden en rechtstreeks te volgen is. Het voordeel hiervan is dat het direct is en inwoners erbij kunnen zijn zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn. - door on-demand streaming waarbij beeld en geluid van de raadsvergadering worden opgenomen en achteraf per agendapunt op internet worden geplaatst en te raadplegen zijn. Het voordeel hiervan is dat inwoners zelf kunnen beslissen wanneer ze kijken en keuzes kunnen maken in wat ze wel c.q. niet willen zien. Beide mogelijkheden krijgen meerwaarde als gekoppeld aan de beelden en het geluid informatie wordt verschaft over de deelnemers aan het debat, de agenda, de presentaties en de stukken die worden besproken. Hoe werkt het en wat is er voor nodig? Om te kunnen overgaan tot het aanbieden van deze voorzieningen is het noodzakelijk dat de raadzaal beschikt over een technische infrastructuur bestaande uit camera s en een geluid- en camerasysteem. Deze zijn bij de renovatie van de raadszaal geïnstalleerd en daardoor is het nu reeds mogelijk om via een videocircuit op schermen in de foyer de besprekingen in de raadszaal te volgen. De camera s brengen op het moment dat een deelnemer zijn/haar microfoon activeert deze deelnemer in beeld. Om het virtueel bijwonen van raadsvergaderingen via internet mogelijk te maken zijn echter aanvullende maatregelen nodig. Zo is een eenmalige investering nodig voor de aanschaf van een scartencoder, datarecorder en programmatuur, streamdecoder, voorziening interne backup, kabels en installatiekosten. De structurele maatregelen betreffen maatregelen videobewerking (koppelen van informatie - zoals agenda en stukken- aan beeld en geluid), digitale archivering, bediening, advies, onderhoud en uitbreiding bandbreedte. Bij live streaming komen op de structurele kosten nog personeelskosten omdat tijdens de vergadering iemand beschikbaar moet zijn voor het doorvoeren van eventuele agendawijzigingen. De griffier en de huidige bodes zijn hiertoe naast hun gewone werkzaamheden tijdens de raad niet in staat, zeker niet bij een besluitvormende raad. Uit contacten met diverse aanbieders en eigen deskundigen blijkt dat het gaat om een eenmalige investering van circa ,-. Het maakt daarbij niet uit of gekozen wordt voor alleen on-demand streaming, alleen live streaming of voor de combinatie van beide. Bij de structurele kosten is er wel een verschil tussen on-demand streaming en live streaming. Dit komt doordat live streaming om personele capaciteit vraagt. Uitgaande van 4 uur per raadsvergadering en 12 vergaderingen per jaar gaat het hier om circa 50 uur op jaarbasis. De structurele kosten bedragen daarom bij: - on-demand streaming circa 5.000,- per jaar - live streaming circa 7.500,- per jaar - combinatie van on-demand en live streaming circa 7.500,- per jaar Bij het maken van een keuze zijn niet alleen de kosten doorslaggevend. Er moet ook gekeken worden naar de mate waarin de voorzieningen bijdragen aan de beoogde effecten, de mate waarin onbedoelde neveneffecten kunnen optreden en de afbreukrisico s die de voorzieningen met zich mee brengen. Deze zijn beschreven onder het kopje argumenten. Beoogd effect: Het vergroten van de actieve betrokkenheid van de inwoners bij de politiek; Directe en snelle informatievoorziening over debat/besluitvorming in de raad ; Bijdragen aan het bekendmaken van de werkwijze van de Houtense gemeenteraad; Intensiveren van het gebruik van internet als communicatiemiddel.

3 -3- Argumenten: Voordelen 1. Het aanbieden van de voorziening waarmee raadsvergaderingen virtueel kunnen worden bijgewoond kan ertoe leiden dat inwoners actiever betrokken raken bij de politiek en het politieke debat. Dit geldt met name voor het on-demand streamen dat de mogelijkheid biedt om naar een specifiek deel van een debat te kijken, namelijk dat deel waarin men inhoudelijk is geïnteresseerd. 2. Als Houten het virtueel bijwonen van raadsvergaderingen mogelijk maakt, maakt zij deel uit van een voorhoede. Uit een onderzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken blijkt dat de ervaringen met het aanbieden van online audiovisuele verslaglegging in Nederland nog niet erg groot is. Van de 443 gemeenten in Nederland maken er 10 (dat is 2%) gebruik van online audiovisuele verslaglegging. Dat zijn met name de grote gemeenten. Audioverslaglegging is wijder verspeid: Houten is een van de 67 gemeenten die daar nu al gebruik van maken. 3. Met een keuze voor het streamen van raadsvergaderingen (het maakt daarbij niet uit of gekozen wordt voor live- en/of on-demand streaming) wordt tegelijkertijd een oplossing geboden voor een ander probleem namelijk de vervanging en professionalisering van de huidige audio-opname apparatuur. Dit is in de loop van dit jaar nodig en zal naar verwachting een investering van 7.500,- betreffen. 4. In de huidige maatschappij zijn mensen steeds meer ingesteld op beeld en geluid in plaats van op schriftelijke informatie. Het is van belang om als organisatie daarop in te spelen door niet alleen schriftelijke informatie aan te bieden maar tevens de audiovisuele informatievoorziening op orde te hebben. Nadelen 1. Het aanbieden van de voorziening garandeert niet dat inwoners daadwerkelijk actiever betrokken raken bij de politiek en het politieke debat. Onderzoek, onder meer van het ministerie van Binnenlandse Zaken januari wijst uit dat de uitzendingen vooral de belangstelling hebben van mensen die zich al bij de lokale politiek betrokken voelen. Uit de leefbaarheidsmonitor van 2008 komt naar voren dat 3% van de inwoners z egt zeker gebruik te zullen maken van de mogelijkheid om via de computer raadsvergaderingen te volgen en 13% zegt dit waarschijnlijk te gaan. In de praktijk zal dit percentage, zeker voor het volgen van live uitzendingen, lager liggen. 2. Aan het interesseren van kijkers voor live streaming zijn veel voorwaarden verbonden die voor on-demand streamen niet gelden. Zo zullen inwoners bij live-streaming steeds breed en tijdig moeten worden geïnformeerd over wanneer welk debat wordt gevoerd. Ook zal het debat als geheel steeds aantrekkelijk en de sprekers en presentaties onderhoudend moeten zijn. Is dat niet het geval, dan klikken mensen niet alleen heel snel weg, ze kunnen er ook een negatief beeld over de lokale politiek door krijgen. Verder moet niet vergeten worden dat mensen de kwaliteit van live streamen van raadsvergaderingen zullen vergelijken met andere programma s die ze op TV en internet zien. Omdat deze laatste door professionele mediabedrijven worden gemaakt, zal daarmee vergeleken de live uitzending van de raad altijd tegenvallen. Aantrekkelijke live streaming vraagt eigenlijk om meer en andere camera s (die ook totaalshots, close-ups e.d. kunnen maken) en cameramensen en een regisseur om deze apparatuur te kunnen bedienen en keuzes te maken over wat wanneer in beeld wordt gebracht. Dan praten we dus ook over veel hogere investeringen en structurele kosten.

4 -4-3. Aan live-streamen zit een afbreukrisico en dat betreft het uit- en aanzetten van de camera s bij besloten (delen) van de vergadering. Als dit niet tijdig gebeurt of vergeten wordt, wordt dat bij live-streaming meteen gezien want de uitzending gaat door. Bij on-demand streamen kan een dergelijke vergissing altijd nog gecorrigeerd worden. 4. Als op internet beeld beschikbaar komt dat opvallend is (bijvoorbeeld een schokkende, grappige, interessante uitspraak van een politicus), kan zich een typisch internetfenomeen voordoen. Doordat de link snel rondgaat bijvoorbeeld via weblogs of - kunnen er binnen zeer korte tijd extreem veel bezoekers naar de site komen. Dat legt niet alleen een zware belasting op het systeem maar kan ook de blik van stemgerechtigden op de lokale politiek beïnvloeden. Communicatie: Wanneer het virtueel bijwonen van raadsvergaderingen mogelijk wordt gemaakt, zal dit breed en voortdurend onder de aandacht van de inwoners moeten worden gebracht. Dit kan via de gemeentepagina s en de homepage van de website op de plek waar ook de rondetafelgesprekken en raadsvergaderingen onder de aandacht worden gebracht. Financiën: Voor het on-demand en live-streamen is een eenmalige investering van ,- nodig (de kapitaallasten bedragen 3.000,- per jaar bij een afschrijvingstermijn van 5 jaar). Daarnaast zijn er structurele lasten van 5.000,- dan wel 7.500,- per jaar In dekking hiervoor is niet voorzien. Voortgang: De opdrachtgever van het project is de gemeenteraad. De ambtelijk opdrachtgever is de griffier. De uitvoering van het voorstel is in handen van de afdeling Communicatie (projectregie, relatie website en huistijl) i.s.m. afdeling Informatie (het project vraagt vooral een ICT expertise en inzet) en afdeling Facilitair Zaken (raadzaal en gemeentehuis). Evaluatie: Mocht besloten worden tot het aanbieden van de voorzieningen voor het virtueel bijwonen van raadsvergaderingen, dan wordt voorgesteld om gedurende het eerste half jaar na inwerkingtreding het gebruik en het aantal bezoekers bij te houden en om binnen een jaar een burgerpanel onderzoek te houden naar de waardering van de voorziening. Op basis van deze 0-metingen vindt dan evaluatie plaats en worden nadere doelstellingen geformuleerd. Houten, (datum) het seniorenconvernt van de gemeente Houten de griffier, de voorzitter, P.M.H. van Ruitenbeek M.A. Alting Siberg

5 -5- Raadsbesluit Nr (gewijzigd) De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het seniorenconvent d.d. 18 maart 2009 nr gelezen en besluit; 1. Het actiepunt virtueel bijwonen van raadsvergaderingen uit het actieprogramma uit te voeren, zowel on-demand streaming als live streaming Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 7 april De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, P.M.H. van Ruitenbeek C.H.J. Lamers