Agendapunt : 11. Komen tot een keuze van de middelen van werken door de raad ten aanzien van: A. papierloos werken B. webcasting

Transcriptie

1 AAN: GEMEENTERAAD. Raadsvergadering: 19 december 2012 Agendapunt : 11 Voorstelnummer : Onderwerp : Keuze app papierloos werken en webcasting Marum : 6 december 2012 Doel raadsvoorstel Komen tot een keuze van de middelen van werken door de raad ten aanzien van: A. papierloos werken B. webcasting Aanleiding / vraagstelling Veel informatie wordt tegenwoordig op een andere wijze ontsloten en er zijn meer mogelijkheden rond communicatie. De gemeenteraad van Marum wil ook hierin met de tijd meegaan. Dit voorstel gaat over twee onderdelen: papierloos werken en webcasting. Voor het papierloos werken, wat we deels al kunnen doen, hebben de raadsleden een ipad aangeschaft. De vraag is nu wat de ambities van de raad zijn ten aanzien van papierloos werken en webcasting. Hiertoe is voor de raadscommissie een thema-avond georganiseerd waarop de griffie en een tweetal aanbieders verschillende systemen en mogelijkheden hebben gepresenteerd. In dit voorstel is deze informatie samengevat en wordt de raad een aantal keuzes gevraagd. Inhoudelijke tekst / achtergronden / uitleg van het raadsvoorstel A. Papierloos werken Papierloos werken is eigenlijk niet meer dan dat alle informatie die bij de voorbereiding en tijdens een vergadercyclus wordt opgebouwd digitaal ontsloten wordt voor de gebruikers en hiervan wordt voor een aantal jaren een archief opgebouwd. Hiertoe is een bestuursinformatiesysteem (BIS) nodig. Daarnaast kan er voor worden gekozen om deze gemakkelijk toegankelijk te maken met een speciale applicatie (app). In feite is de app, hoewel er aparte onderdelen in zitten, als het ware de deur of de inhoudsopgave van het BIS. Het is zeker af te raden bij verschillende leveranciers de app en de BIS af te nemen; dit om te voorkomen dat alles handmatig bij beide apart ingevuld zal moeten worden. Er zijn drie keuzemogelijkheden: A1. Nu al papierloos: Raaddigitaal en Simbri Op dit moment is het, met onze huidige middelen, mogelijk papierloos te werken. Hiertoe laad je de agenda vanaf de website (of de gratis app Raaddigitaal) in een programma zoals iannotate of Evernote en kunt u aantekeningen bij de stukken of agendapunten maken (kladblokje). Het is weinig gebruiksvriendelijk maar goedkoop.

2 2 A2. Simbri Om de benodigde informatie te ontsluiten maken we al jaren gebruik van het bestuursinformatiesysteem van SIM, Simbri genaamd. Dit maakt onderdeel uit van onze website die ook door SIM wordt geleverd. Simbri is als het ware een bibliotheek met van alles over de raad en de raadsvergaderingen. U kunt deze informatie vinden op onze website. Hiermee kunt u dus nu al papierloos werken: u haalt de agenda van de vergadering op via de website of via de app Raaddigitaal; een gratis publieksapp van SIM. Per 1 december 2012 brengt SIM een uitgebreide app op de markt: Raaddigitaal-pro. Deze app is speciaal voor raads- en bestuursleden ontwikkeld. In deze app zitten mogelijkheden zoals het kunnen maken van aantekeningen (op kladblokje) in de stukken of bij agendapunten. U kunt deze informatie delen met door u geselecteerde groepen of personen. De vertrouwelijke informatie kan daarin rechtstreeks vanuit de griffie aan u worden verstrekt. Ook het gebruik van social media (Twitter) is mogelijk. Sim heeft aangeven de app nog verder te zullen doorontwikkelen en is nu bezig met arcering (highlighten van woorden of zinnen) Ook de ontwikkeling van een Lange Termijn Agenda voor de raad staat op hun agenda. Hieruit kan blijken dat, alhoewel dit de eerste professionele raadsapp van Sim is, er wel aandacht voor doorontwikkeling blijft. A3. Notubiz Notubiz heeft een vergelijkbaar bestuursinformatiesysteem. Dit systeem past echter niet in de huidige website van SIM zodat er een aparte website voor de raad wordt gemaakt. Door het maken van een koppeling (search appliance) worden de beide websites tegelijkertijd doorzoekbaar gemaakt zodat de gebruikers weinig zou mogen merken van deze tweedeling. Notubiz heeft ook een gratis publieksapp. Daarnaast heeft Notubiz ook een app speciaal voor het werk van raads- en bestuursleden. Hiermee kunnen aantekeningen (op kladblok) worden gemaakt bij stukken of agendapunten maar kan ook op de pdf zelf worden geschreven. Daarnaast kunnen aantekeningen of informatie worden gedeeld met groepen of personen die u als raadslid selecteert. Ook hier kan de griffie u vertrouwelijke informatie aanleveren en is gebruik van social media mogelijk. De mogelijkheden die Notubiz verder aanbiedt zijn echter ruimer. Er kan bijvoorbeeld een module voor beheer van moties en amendementen en een module voor het beheer van vragen en toezeggingen worden aangeboden. Notubiz heeft ook een LTA op zijn ontwikkelagenda staan. Dit betekent dat de app van Notubiz meer opties in zich heeft. Die moeten echter wel apart worden aangekocht. Met deze extra modules is in dit raadsvoorstel geen rekening gehouden. Het geeft wel aan dat de continuïteit van het product gewaarborgd is en het product in ontwikkeling blijft. B. Webcasten Op dit moment maken we een schriftelijk verslag van de vergaderingen. Het is ook mogelijk, naast het schriftelijke verslag, audio- of videobeelden uit te zenden tijdens de vergadering en deze opvraagbaar te maken via de website zodat u deze altijd kunt naluisteren of bekijken. Volgens de webrichtlijnen kan het huidige verslag niet vervallen en mogelijk zal het voor gemeenten verplicht worden om voor ondertiteling van eventueel geluids- en beeldmateriaal te zorgen. Met dit laatste is in dit voorstel geen rekening gehouden. Veel gemeenten gaan hier pragmatisch mee om. Ons huidige microfoonsysteem is geschikt voor webcasting maar er zal hardware moeten worden aangeschaft in de vorm van een decoder en bij videoweergave ook camera's en (afhankelijk van de indeling van de raadszaal, eventueel) een extra beeldscherm. Voordeel van webcasting is het op moderne wijze beter toegankelijk maken van de vergaderingen voor belangstellenden en voor raadsleden zelf. Sim webcast zelf niet maar heeft goede afspraken met Company webcast. Notubiz webcast zelf wel.

3 3 Er zijn voor webcasting ook drie keuzemogelijkheden: B1: Geen webcasting B2: Audiowebcasting (alleen geluid) B3: Video- en audiowebcasting (beeld en geluid) Procedure en planning Nadat uw raad de keuzemogelijkheden op basis van de eigen ambities en de kosten heeft kunnen afwegen en een keuze heeft gemaakt voor zowel papierloos werken als webcasting zal conform dat besluit een contract worden aangegaan met een leverancier. Daarin worden afspraken gemaakt over levering, installatie en implementatie. De verwachting is dat in het voorjaar 2013 één en ander in gebruik kan worden genomen. Voor en rond de aanvang van het in gebruik nemen en afhankelijk van de keuze zal uitleg aan de raadsleden worden gegeven over gebruik (ook ingeval we alleen iannotate aanschaffen) en zullen er publicaties voor inwoners worden gemaakt om het gebruik van de app en eventuele webcasting te stimuleren. Financiële consequenties Papierloos werken: A1. Nu al Papierloos: Raaddigitaal en Simbri 0 eenmalig 617,55 structureel A2. App Raaddigitaal-pro en BIS van Sim eenmalig 2.725,55 structureel 1 A3. App en BIS van Notubiz eenmalig 7.451,00 structureel 2 Webcasting: B1: Geen webcasting 0 0 B2: Audiowebcasting (alleen geluid) Sim Raadsinformatiesysteem/geluid/beeld/app Structureel p/j SimBri Webcast encoder (gaat vier jaar mee) Webcasting vergaderingen uitgaande van verg. p/j Integratie SimBri-SimWebcast Raaddigitaal Pro (app) Drie jaar extra online archief (uitgaande van 21 vergaderingen p/j) Totaal Jaarlasten abonnementen en huren Inclusief 615 per jaar voor SimBri 2 Uitgaande van 30 gebruikers voor de app, inclusief voor RIS van Notubiz. Inclusief zoekoplossing.

4 4 Notubiz Raadsinformatiesysteem/geluid Structureel Notudoc Notucast Audio eenmalig en licentiekosten Notucasting uitzendingen uitgaande van - 456,75 21 vergaderingen Aanschaf webcast encoder (gaat vier jaar mee) Google Search appliance Totaal Jaarlasten abonnementen en huren 7.447,75 B3: Video- en audiowebcasting (beeld en geluid) Sim Raadsinformatiesysteem/geluid/beeld Structureel p/j SimBri Webcast encoder (gaat vier jaar mee) Webcasting vergaderingen uitgaande van verg. p/j Integratie SimBri-SimWebcast Raaddigitaal Pro (app) Drie jaar extra online archief (uitgaande - 157,50 van 21 vergaderingen p/j) Koppeling mic. systeem juiste spreker in beeld Aanschaf camera s Totaal Jaarlasten abonnementen en huren 6.124,50 3 Inclusief 1.100,00 relatiekorting

5 5 Notubiz Raadsinformatiesysteem/geluid/beeld Structureel Notudoc Notucast Video eenmalig en licentiekosten Notucasting uitzendingen uitgaande van - 908,25 21 vergaderingen Aanschaf camera s Aanschaf webcast encoder (gaat vier jaar mee) Google Search appliance Totaal Jaarlasten abonnementen en huren 7.899,25 Afgeproken is dat de financiële dekking van de gemaakte keuze meegenomen zal worden in de Voorjaarsnota Resumé A. Een besluit nemen over het al dan niet aanschaffen van een een bepaalde applicatie met bijbehorend Bestuursinformatiesysteem: 1. Continueren huidige werkwijze 2. SIM 3. Notubiz B. Besluit tot het maken van een keus voor het al dan niet webcasten: 1. Geen 2. Sim of Notubiz 3. Sim of Notubiz Het raadspresidium van de gemeente Marum, de griffier, de voorzitter, (A.M. Sijperda) (J.G. Vlietstra)