Raadsvoorstel Voortzetting van de uitzending van de raadsvergaderingen

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Raadsnummer O4.R879.OOI Raadsvoorstel Voortzetting van de uitzending van de raadsvergaderingen op televisie en internet 1 Inleiding Vanaf september 2003 worden opnamen van de raadsvergaderingen gemaakt en worden deze live en via een archief op internet gepubliceerd. Eerst alleen in Kenniswijk en vanaf 8 maart 2004 "wereldwijd". Hiermee is Eindhoven de eerste Nederlandse (en mogelijk Europese) gemeente met een elektronische ontsluiting van videofragmenten van de raadsvergaderingen. Daarnaast worden de beelden van de raadsvergadering (het avonddeel) uitgezonden op de televisie via Eindhoven TV. Het opnemen en uitzenden van de beelden maakt onderdeel uit van een proefproject van een jaar, waarvoor subsidie is gekregen van Senter (breedbanddienst Kenniswijk) en waarvoor intern uit incidentele middelen geld is verkregen. 2 Probleemstelling Het proefproject is inmiddels bijna afgelopen en beoordeeld moet daarom worden of de proef als succesvol moet worden beschouwd en moet worden omgezet in een reguliere activiteit. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Het uitzenden van de raadsvergadering op televisie en internet draagt bij aan het vergroten van de zichtbaarheid van de gemeenteraad. Meetpunt van succes is een grote bekendheid van het publiek met de uitzendingen en een hogere kijkdichtheid als in de proefperiode. Doel is om in 2006 de volgende te hebben bereikt: 70 procent van de Eindhovenaren weet dat de raadsvergaderingen op televisie en internet worden uitgezonden (thans 37 9b); 30 procent van de Eindhovenaren kijkt wel eens, hetzij op televisie, hetzij op internet, naar de raadsvergaderingen (thans 16 9o).

2 ++4+ Raadsnummer 04.R879.OOI 4 Wijze van aanpak / oplossingsrichting Om te bepalen of het proefproject succesvol is en dus zou kunnen worden doorgezet in een reguliere activiteit is een evaluatie uitgevoerd van de proef. Onderdeel van de evaluatie was een digipanelonderzoek om het bereik, de waardering en het draagvlak onder de Eindhovense bevolking te meten. Het evaluatierapport is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. De belangrijkste conclusies zijn als volgt: 1. Technisch gezien heeft de internetapplicatie Raad in Beeld met alle technische voorzieningen die daarbij horen het teststadium verlaten en is hiermee geschikt voor regulier gebruik; 2. Er is een duidelijk draagvlak voor televisie en internetuitzendingen van de raadsvergaderingen onder de Eindhovense bevolking. Televisie en internet blijken elkaar goed aan te vullen. Televisie trekt bij de live-uitzendingen duidelijk meer kijkers als internet. Internetgebruikers waarderen echter de extra functionaliteit die de internetuitzendingen bieden en de mogelijkheid om achteraf naar de beelden te kijken op een moment dat het de kijker uitkomt. 5 Financiele gevolgen en risico s De kosten voor het een jaar lang uitzenden van de raadsvergadering, uitgaande van tien uitzendingen bedragen 6 50,500,ÃćâĆňâĂİ exclusief BTW. De BTW kan worden teruggevorderd via het BTW compensatiefonds. Ter dekking van de kosten zijn een aantal mogelijkheden beschikbaar. Ten eerste is inmiddels besloten om niet langer gebruik te maken van de diensten van de geluidstechnicus van de NRE voor het maken van bandopnamen, aangezien dit dubbelop is met de archivering via internet. Dit levert een besparing op van ,ÃćâĆňâĂİ op jaarbasis (als het systeem niet gecontinueerd worden kunnen deze kosten overigens ook vervallen), Daarnaast lijkt het bij een goed functionerend internetarchief niet langer noodzakelijk om de notulen volledig uit te werken. Er kan met een openbare besluitenlijst worden volstaan en als mensen willen weten wat er tijdens de vergadering precies is gezegd kunnen zij dat via internet bekijken. Afschaffen van de uitgeschreven notulen is overigens in lijn met ontwikkelingen elders in Nederland. Steeds meer provincies en gemeenten gaan over tot het digitaal ter beschikking stellen van geluidsopnamen in plaats van uitgebreide notulen (o.a. provincie Friesland en de gemeente Veldhoven), Het niet meer uitwerken van notulen levert op jaarbasis aan externe kosten een besparing op van < ,ÃćâĆňâĂİ.

3 Raadsnummer 04.R879.OOI Tenslotte kan de aanwezige infrastructuur ook worden gebruikt om trouwerijen via internet uit te zenden. Daarvoor is een bedrag van < 5.000,ÃćâĆňâĂİ beschikbaar binnen de bestaande begroting als bijdrage in de kosten van de infrastructuur. De totaalte realiseren besparingen bedragen hiermee < Dit betekent dat aanvullende dekking nodig is voor een bedrag van ,ÃćâĆňâĂİ. De dekking van het bedrag dient door het college te worden betrokken bij de uitwerking van de door de gemeenteraad bij de voorjaarsnota aangenomen motie over extra communicatiemiddelen voor de gemeenteraad. Kosten die gemaakt worden voordat in de dekking van de genoemde ,ÃćâĆňâĂİ is voorzien, kunnen worden opgevangen binnen de huidige begroting van de raad. Sa Bestuurlijke kaders Het voorstel is in lijn met de door de gemeenteraad bij de voorjaarsnota aangenomen motie over extra communicatiemiddelen voor de gemeenteraad. 5b Fiscale gevolgen De BTW die over de uitzendingen moet worden betaald kan worden teruggevorderd via het BTW compensatiefonds. 6 Overige gevolgen van de aanpak Geen 7 Resultaten van overleg I inspraak Over de continuering van de uitzendingen is overleg geweest met Eindhoven TV (voorheen: Omroep Eindhoven) die de opnames en de tv uitzending verzorgt. De omroep is bereid en in staat om de opnames en uitzendingen te continueren onder dezelfde condities. 8 Communicatie Om de bekendheid van televisie en internetuitzendingen te vergroten dient hieraan zeer regelmatig aandacht te worden besteed middels de communicatiekanalen die de gemeente tot zijn beschikking heeft. 9 Ter inzage gelegde stukken Evaluatie Raad in Beeld, d.d, 10 Referendabiliteit Het voorstel is niet referendabel in het kader van de tijdelijke referendumwet. Een raadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het presidium,

4 Raadsmrmmer 04.R879.OOI Raad sbesl uit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van het presidium besluit: 1. door te gaan met Raad in Beeld; 2. de kosten voor een bedrag van ,ÃćâĆňâĂİ te dekken binnen de bestaande begroting van de raad; 3. het college opdracht te geven om de dekking van de aanvullend benodigde < 7.500,ÃćâĆňâĂİ te betrekken bij de uitwerking van de door de gemeenteraad bij de voorjaarsnota aangenomen motie over extra communicatiemiddelen voor de gemeenteraad. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 september A. Sakkers, voorzitter. J. Verheugt, griffier. rvm/ec

5 Bijlage(n+0 ÃćâĆňâĂİ p. gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat Retouradres Postbus goxgo, S6oo RB Eindhoven Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Raadsnummer 04.R Behandeld door M. Honing Telefoon (o4o) Ons kenmerk griffie Verzenddatum S augustus 2004 Commissieadvies Betreft cie Bp: Raadsvoorstel inzake voortzetting van de uitzending van de raadsvergaderingen op televisie en internet. De commissie Bestuurlijke pijler heeft in haar vergadering van 23 juli 2004 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft als volgt geadviseerd: leefbaar eindhoven : CDA: Akkoord, er ligt de toezegging dat op verzoek passages uitgetikt kunnen worden; PVDA VVD: Akkoord, dit een een nog betere weergave dan het woordelijk verslag Niet aanwezig, Een meerderheid wenst het woordelijk verslag te handhaven, dit is voor het raadswerk onmisbaar. Er dient gezocht te worden naar een andere dekking voor het voortzetten van de tv-uitzendingen. D66 en OuderenAppel maken de opmerking over de hinderlijke commentaarstem tijdens de vergaderingen. Griffie: de klacht is bekend, er wordt gezocht naar een passende oplossing. De secretaris van de commissie, M. Honing Bezoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden ma t/m vr g.oo-x6.oo uur Bereikbaar per openbaar vervoer met bus z Postadres Postbus goxgo S6oo RB Eindhoven Telefonxsch berexkbaar en UUI Pax (o4o) SS

6 gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Raadsnummer 04.R Nadere toelichting bij raadsvoorstel Betreft Voortzetting van de uitzending van de raadsvergaderingen op televisie en internet. In de commissie Bestuurlijke pijler is op 30 juli gesproken over het bovengenoemde voorstel. Uit de bespreking blijkt dat voortzetting van de uitzending van de raadsvergaderingen op televisie en internet een breed draagvlak binnen de raad heeft. Een meerderheid van de fracties kan zich echter niet vinden in de voorgestelde dekking. Het voorstel was om deze onder andere te vinden in het schrappen van de woordelijke notulen. Hiervoor werden de volgende argumenten aangedragen: het is niet wettelijk verplicht om deze op te stellen (alleen een openbare besluitenlijst is verplicht); veel andere gemeenten zijn ook al overgegaan tot het schrappen van deze notulen; het videoarchief op internet is een gelijkwaardig alternatief is. Met name van dit laatste argument zijn niet alle fracties overtuigd. De woordelijke notulen hebben voor hen een belangrijke functie en de werkbaarheid van het internetarchief is wat hun betreft nog onvoldoende duidelijk. Vooralsnog zal daarom niet worden overgegaan tot het afschaffen van de woordelijke notulen. Wellicht dat op termijn, als meer ervaring is opgedaan met het videoarchief, nogmaals bekeken kan worden of dit archief de functie van de woordelijke notulen kan overnemen. Door het niet schrappen van de woordelijke notulen ontstaat een gat in de dekking van ,ÃćâĆňâĂİ. Dit kan als volgt opgevangen worden: nieuwe aanbesteding notulering ,ÃćâĆňâĂİ toelichting: uit contacten met andere gemeenten blijkt dat de notulering aanzienlijk goedkoper kan. personeelskosten griffie < ,ÃćâĆňâĂİ toelichting: Binnen de begroting van de raad komt op korte termijn op de post personeelskosten griffie financiele ruimte beschikbaar, aangezien een vacature niet zal wordeningevuld. Deze kan deels wordeningezet voor dekking van dit voorstel.

7 Raadsnummer 04.R879.00$ Daarnaast is sinds de behandeling van het voorstel in de commissie Bestuurlijke pijler duidelijk geworden dat ook de bezuinigingsvoorstellen van het college voor de meerjarenbegroting consequenties kunnen hebben voor het uitzenden van de raadsvergaderingen. Volgens het voorstel zal per 2006 de totale subsidie voor de lokale omroep komen te vervallen. Dit zal vermoedelijk betekenen dat voor het maken van opnames van de raadsvergaderingen geen beroep meer kan worden gedaan op de lokale omroep. Omdat over dit voorstel nog beslist moet worden voert het te ver om tot in detail in te gaan op de consequenties die dit heeft. Wel is het van belang om vast te stellen of het ook zonder medewerking van de lokale omroep haalbaar is om de uitzendingen te continueren. Voor het maken van opnames is dit zonder meer het geval. Dit kan ook gebeuren met op afstand bestuurbare webcams, tegen vergelijkbare kosten als nu geraamd. Onvermijdelijk betekent dit wel een aanzienlijk verlies in kwaliteit van de opnames. Daarnaast zal zonder medewerking van de lokale omroep vermoedelijk ook de uitzending op de televisie komen te vervallen, waarmee alleen de uitzending via internet overblijft. Aangezien de live uitzending via de televisie aanzienlijk meer kijkers trekt als internet zou dit op zich zeer spijtig zijn. Conclusie is dat het ook zonder de lokale omroep haalbaar is om de raadsvergadering op internet uit te zenden, maar dat wel rekening gehouden moet worden met het wegvallen van de televisie-uitzendingen en kwaliteitsverlies bij het maken van opnamen. Het presidium van de gemeenteraad, rvm/ec