Oplegnotitie Raadsvoorstel verbouwing raadszaal (versie 2)

Transcriptie

1 ïi gemeente BriinSSIPm - w... Oplegnotitie Raadsvoorstel verbouwing raadszaal (versie 2) Gemeenteblad nr. 2016, nr. 2 Rol van de raad: De raad krijgt dit raadsvoorstel voorgelegd om kaders te stellen. Context van het raadsvoorstel: Middels een amendement, ingediend tijdens de behandeling van de voorjaarsnota op 14 juli 2015, heeft de gemeenteraad van Brunssum besloten om over te gaan tot noodzakelijke verbouwing van de raadzaal. Daarbij is buiten de budgettaire randvoorwaarden, tevens aangegeven dat de verbouwing in 2015 begonnen en afgerond moet zijn. De verbouwing heeft helaas nog niet plaats kunnen vinden. Op verzoek van de klankbordgroep en het Presidium, wordt het voorliggende raadsvoorstel aangeboden. Hierin wordt een korte stand van zaken gegeven en ook het budget voor de verbouwing in plaats van 2015, in 2016 vrijgemaakt. Opties van het raadsvoorstel op hoofdlijnen Er wordt voorgesteld om het budget voor de verbouwing in 2016 vrij te maken. Financiële/personele/juridische gevolgen? Er zijn financiële gevolgen. Is achteraf meetbaar of de doelstellingen gehaald zijn? Is er een tijdpad bijgevoegd? Zijn er bijlagen bijgevoegd of ter inzage? 1 van 5

2 Raadsvoorstel (versie 2) Presidiumverg. d.d. Gemeenteblad nr. Dienst/Afdeling Behandelvoorstelnr. Portefeuillehouder Onderwerp Raadsverg. d.d. Uiterlijke beslisdatum 2016, nr.2 Griffie Burgemeester. Verbouwing raadzaal 26 januari 2016 n.v.t. Aan de raad. Voorstel/ambtelijk advies De Raad van de gemeente Brunssum; Besluit: In plaats van in 2015, in 2016 een investeringskrediet van ,- uit de reserve onderhoudsfonds (gebouwen) vrij te maken; In plaats van in 2015, in 2016 een investeringskrediet van ,-, uit de algemene reserve vrij te maken voor 3. Aanleiding Middels een amendement, ingediend tijdens de behandeling van de voorjaarsnota op 14 juli 2015, is besloten tot verbouwing van de raadzaal en aangegeven dat de verbouwing in 2015 begonnen en afgerond moet zijn. De verbouwing heeft helaas nog niet plaats kunnen vinden. Er zal na de raadsvergadering van 26 april 2016 gestart worden met de verbouwing. Op verzoek van de klankbordgroep en het Presidium ligt het volgende raadsvoorstel voor. 4. Probleemstelling Er is sprake van achterstallig onderhoud aan de raadzaal. Gebleken is dat structurele zaken zoals klimaatsysteem, plafond en de puien, dringend aan vervanging toe zijn. De kosten van deze structurele verbeteringen/achterstallig onderhoud worden geschat op ongeveer ,-. Hiervoor wordt dekking gevonden uit de reserve onderhoudsfonds (gebouwen). Naast de structurele verbeteringen is de vervanging van de geluidsinstallatie noodzakelijk gebleken. Daarnaast is er ook behoefte aan vervanging van vloerbedekking, verfwerk, het meubilair en de stoelen op de tribune. Los van de verbouwing van de raadzaal, is er door het Presidium tevens opdracht gegeven om het mogelijk te maken dat de gemeente in eigen beheer vergaderingen kan opnemen en uitzenden via Internet. Daarnaast moet bezien worden in hoeverre deze beelden ook via de TV uitgezonden kunnen worden (zie tevens onder punt 7). Hiervoor is een aparte aanbestedings- en besluitvormingsprocedure opgestart. De kosten van deze investering bedragen ongeveer ,-J Deze kosten staan, afgezien van een deel van de geluidsinstallatie, los van het budget van de verbouwing. De investering wordt terugverdient doordat er op deze wijze op het re.guliere budget uitzendingen raadsvergaderingen een besparing gerealiseerd kan wordenj De raad is middels het bijgevoegde amendement opdrachtgeven tot verbouwen. Het Presidium heeft een raadswerkgroep ingesteld om e.e.a. voor te bereiden en te begeleidem De werkgroep bekijkt samen rnet wethouder Offermans de voorliggende plannen kritisch. Als uitvoerder van de verbouwing, zal het coïïege yervoigens een besluit nemen.' 2 van 5

3 Binnen de gestelde kaders is een passend plan uitgewerkt. Echter, vanwege het doorlopen van de aanbestedingsregels, is het niet realistisch gebleken de verbouwing nog in 2015 uit te voeren. Omdat de verbouwing niet in 2015 gerealiseerd is, wordt op dit punt niet voldaan aan het gestelde kader in het amendement. Daarnaast moet ook het budget dat de raad ter beschikking heeft stelt uit de algemene reserve, te weten ,-, voor 2016 vrijgemaakt worden i.p.v Doelen/beoogd resultaat a. wat willen we bereiken? Verbouwing van de raadzaal in 2016 en vrijmaken van budget uit de algemene reserve voor b. wat gaan we ervoor doen? De raadzaal wordt verbouwd en de constructie van het gebouw verbeterd. c. hoe meten we of het beoogde resultaat is bereikt? Het resultaat van de verbouwing moet voldoen aan de gestelde kaders. 6. Kaders a. algemene beleidskaders (landelijk, provinciaal, lokaal) b. autonoom beleid/taken in medebewind? Autonoom c. past het voorstel in de strategische visie? d. relatie met programmabegroting? 7. Argumenten/overwegingen De raadzaal wordt ingrijpend verbouwd. Enerzijds omdat er een aantal bouwkundige verbeteringen/wijzigingen aangebracht moeten worden, anderzijds omdat er sprake is van achterstallig onderhoud. De (concept) tekening is als bijlage.bijgevoegd. Er ontstaan twee separatie vergaderruimten. Daarmee wordt enerzijds invulling gegeven aan een uitgangspunt van het parallelle vergadersysteem. Anderzijds heeft ook de ambtelijke organisatie behoefte aan extra vergaderruimte. Los van de verbouwing en het bijbehorende budget, wordt de raadszaal tevens ingericht zodat de gemeente Brunssum zelfstandig videobeelden kan opnemen en streamen. Deze beelden worden - al dan niet onder regie - via een lokale omroep uitgezonden op een binnen de gemeentegrenzen van Brunssum te ontvangen kanaal. 8. Advies Uw raad wordt voorgesteld als volgt te besluiten: In plaats van in 2015, in 2016 een investeringskrediet van ,- uit de reserve onderhoudsfonds (gebouwen) vrij te maken; - In plaats van in 2015, in 2016 een Investeringskrediet van ,-, uit de algemene reserve vrij te maken voor 9. Aanpak/uitvoering a. financiële gevolgen en dekking - kosten: Verbouwing Investeringskredieten van ,- (college) en ,- (gemeenteraad) De kosten van de aanschaf van de camera s maken GEEN onderdeel uit van het voomoemde budget. Deze kosten kunnen gekapitaliseerd worden en vervolgens voldaan uit de besparing die gerealiseerd wordt op het budget uitzendingen raadsvergaderingen. Een andere optie is het ineens voldoen van deze kosten uit het resultaat van de jaarrekening 2015, onderdeel griffie. Daar zijn twee grote meevallers gerealiseerd: De griffie heeft gedurende een halfjaar slechts met beperkte bezetting gefunctioneerd: ,-. D^rnaast heeft het aanbestedingstraject van de accountant geleid tpt mindere uitgaven over 2015 van ,-J 3 van 5

4 b. Risico's? - omschrijving risico ('s): Het risico is dat er mogelijk sprake is van een budgetoverschrijding. - omschrijving beheérmaatregelen: Vanuit de raadswerkgroep alsmede de portefeuillehouder is duidelijk aangegeven dat het totaal budget van ,- leidend is en er op toegezien moet worden dat de werkzaamheden binnen dit budget plaats dienen te vinden. c. Tijdpad/ mijlpalen/ vervolgtraject/ evaluatie Er zijn verschillende bestekken op de markt gebracht. Men verwacht in januari 2016 tot een keuze te kunnen komen wat betreft de verschillende leveranciers. d. communicatie intern en extern? - advies/instemming/informatie OR : Niet van toepassing - persbericht: - terinzagelegging: - overig extern: 10. Bijlagen - Amendement Tekening raadzaal Namens het Presidium De griffier 4 van 5

5 Raadsbesluit Gemeenteblad nr. Dienst/Afdeling 2016, nr.2 Griffie De Raad van de gemeente Brunssum; gelezen het voorstel van het Presidium In plaats van in 2015, in 2016 een investeringskrediet van ,- uit de reserve onderhoudsfonds (gebouwen) vrij te maken; In plaats van in 2015, in 2016 een investeringskrediet van ,-, uit de algemene reserve vrij te maken voor Ald^ vastj esteld in de openbare vergadering van 'aad \ oomoemd. f Voorzitter, 5 van 5