Uitzenden raads- en commissievergadering via internet inclusief digitale archieffunctie. Commissie Bestuur. Commissie Ruimte.

Transcriptie

1 Raad VOORBLAD Onderwerp Uitzenden raads- en commissievergadering via internet inclusief digitale archieffunctie Agendering x Commissie Bestuur x Gemeenteraad Commissie Ruimte Lijst ingekomen stukken Commissie Sociaal Informerende Commissie Behandelwijze x Bespreken Kennis van nemen Kaderstellen Controleren Vaststellen door gemeenteraad Overlegpunten / Beslispunten 1. Live uitzenden via internet van de raads- en commissievergaderingen inclusief digitale archieffunctie. 2. Woordelijk verslag vervangen door een besluitenlijst na succesvolle invoering van het digitale systeem. Context Financiële gevolgen De vernieuwde raadzaal is voorzien van camera's, zodat bij een grote toeloop beeld en geluid van de vergaderingen ook te zien zijn in het restaurant. Beeld en geluid wordt geactiveerd nadat de microfoon van het discussiesysteem is ingedrukt. Met de camera's is het ook mogelijk raads- en commissievergaderingen live uit te zenden via internet. Na uitzending zijn de opnamen geïndexeerd terug te zien. Via de zoekmachine van het raadsinformatiesysteem kun je de fragmenten terugzien op onderwerp, naam spreker, partij en vergadering. Het woordelijk verslag van de vergadering kan worden vervangen door een besluitenlijst, omdat de digitale zoekfunctie veel opzoekmogelijkheden biedt. De éénmalige kosten van 4.7, en de jaarlijkse kosten van 7.15, dekken uit het raadsbudget. Achterliggende stukken (ter inzage) Opmerkingen van het presidium (invullen door griffie)

2 2

3 Portefeuillehouder Meer informatie bij: (naam en telefoonnummer behandelend ambtenaar) Gezien door griffie Wethouder F.H.C. Mulkens D.H. Marsman, afdeling Intern Advies telefoonnnummer: Ja 3

4 Raadsvergadering : 3 juli 212 Agendanummer : (college) voorstelnummer : 21 / 15 Onderwerp : Uitzenden raads- en commissievergadering via internet inclusief digitale archieffunctie Borculo, 22 mei 212 Geachte raad, 1. Samenvatting De vernieuwde raadzaal is voorzien van camera's, zodat bij een grote toeloop beeld en geluid van de vergaderingen ook te zien zijn in het restaurant. Beeld en geluid wordt geactiveerd nadat de microfoon van het discussiesysteem is ingedrukt. Met de camera's is het ook mogelijk raads- en commissievergaderingen live uit te zenden via internet. Na uitzending zijn de opnamen terug te zien op onderwerp, naam spreker, partij en vergadering. Het woordelijk verslag van de vergadering kan worden vervangen door een besluitenlijst, omdat de digitale zoekfunctie veel opzoekmogelijkheden biedt. 2. Inhoud Inleiding De vernieuwde raadzaal is voorzien van camera s, zodat bij een grote toeloop beeld en geluid van de vergaderingen ook te zien zijn in het restaurant. Met de camera s is het ook mogelijk de raad- en/of commissievergaderingen live uit te zenden via internet. In het belang van een transparante overheid en het stimuleren van betrokkenheid van inwoners, organisaties en bedrijven bij de besluitvorming stappen steeds meer overheidsorganen over op live-uitzendingen van de vergaderingen. Op deze manier kunnen betrokkenen ook tijdig de discussies en besluitvorming volgen. Uitzenden van raadsvergaderingen via internet Green Valley heeft in samenwerking met Company Webcast en Logica het product BIS Live voor de GovUnited-gemeenten ontwikkeld. Met dit product kun je live (audio of video) vergaderingen uitzenden, waarna ze ook op de website blijvend bekeken kunnen worden. Door de integratie met het raadsinformatiesysteem op de website hoeft de griffie op slechts één plek de agendapunten en bijlagen te beheren. Kenmerken van BIS Live Na live uitzending is het archief binnen 5 minuten doorzoekbaar. Slechts op 1 plek agendapunten en bijlagen beheren. Geen doorverwijzing naar een externe website, de fragmenten zijn binnen de website te bekijken. 4

5 Audio en video fragmenten worden ook getoond als resultaten in het zoeken op de website. Zoeken op spreker, onderwerp, partij of vergadering. De resultaten worden per agendapunt weergegeven en linken direct door naar het juiste videofragment. Efficiënte manier van communiceren met inwoners, journalisten, ambtenaren, etc. Onbeperkt webcast archief. Kosteloos gebruik van de Powerpoint module bij presentaties. Optioneel voor een extra bedrag van 5, per uitzending: een kijker kan een notificatie instellen voor een specifiek agendapunt en ontvangt dan een zodra het agendapunt begint. Beheer Het beeld en geluid kan worden gekoppeld aan het microfoonsysteem. Beheer van het systeem tijdens de vergadering blijft dan beperkt tot de volgende taken. Voor de uitvoering kan de huidige notuliste worden aangewezen. 1. Starten/stoppen en aangeven agendaverloop Naast het starten en stoppen van het systeem is voor de indexering van het beeld en geluid met de agendapunten noodzakelijk het agendaverloop tijdens de vergadering aan te geven. Uitbesteding aan Company Webcast kost 2, per vergaderuur. 2. Aangeven spreker bij inspreekpunt en interruptiemicrofoons Bij het inspreekpunt en de interruptiemicrofoons is de inspreker geen vaste persoon. Aangeven van de spreker in het systeem kan tijdens de vergadering of achteraf. Notulen vervangen door besluitenlijst Met de ingebruikname van dit systeem stellen wij voor de notulen te vervangen door een besluitenlijst. Naast het vergaderjaar kun je online 1 jaar terugzoeken in de opnamen. Het is mogelijk voor een laag bedrag meerdere jaren in het systeem op te slaan. De video-opnamen slaan we op in ons document management systeem. De opnames worden opgeslagen in een standaardformaat dat voldoet aan de archiefwet. Financiële consequenties Eenmalige kosten - Media encoder * 3.95, - koppeling microfoonsysteem 75, Totaal 4.7, Jaarlijkse kosten - 4 vergaderingen audio en video * 4.2, - integratie met raadsinfosysteem 3.15, Totaal 7.15, *) Levensduur 4 jaar: vervangingskosten 3.95,. *) Exclusief 5, per uitzending voor notificatiemodule. Het budget bestuursondersteuning raad, onderdeel representatie ( 1.), is in de afgelopen jaren maar voor een klein deel gebruikt. Wij stellen daarom voor een deel ( 7.15) van het budget representatie af te zonderen en te hernoemen in uitzenden raadsvergaderingen via internet. De eenmalige kosten kunnen daarbij ook gedekt worden uit dit budget omdat in 212 maar een deel van het aantal vergaderingen zal plaatsvinden. De voorziening wordt immers midden in het jaar aangeschaft. 5

6 3. Advies 1. De raads- en commissievergaderingen via internet uit te zenden na ingebruikname van de nieuwe raadzaal. 2. Het woordelijk verslag vervangen door een besluitenlijst na succesvolle invoering van het digitale systeem. 3. De eenmalige kosten van 4.7, en de jaarlijkse kosten van 7.15, dekken uit het raadsbudget. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Berkelland, de secretaris, de burgemeester, J.A. Wildeman. mr. H.L.M. Bloemen. 6

7 Raadsvergadering : 3 juli 212 Agendanummer : De raad van de gemeente Berkelland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 mei 212; b e s l u i t : 1. de raads- en commissievergaderingen via internet uit te zenden na ingebruikname van de nieuwe raadzaal; 2. het woordelijk verslag te vervangen door een besluitenlijst na succesvolle invoering van het digitale systeem. 3. de eenmalige kosten van 4.7, en de jaarlijkse kosten van 7.15, te dekken uit het raadsbudget. Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 26 juni 212 de griffier, de voorzitter, 7