Raadsvoorstel: Onderwerp: Streaming raadsvergadering

Transcriptie

1 Raadsvoorstel: Onderwerp: Streaming raadsvergadering Datum: 23 september 2015 Portefeuillehouder: G. Veldhuijzen, namens het presidium Raadsbijeenkomst: 29 september 2015 Raadsvergadering: 15 oktober 2015 Programma: Bestuur en communicatie Opsteller: Klaas Dolman Bijlage(n): geen. Voorstel Te besluiten om: 1. Het geluid van de vergaderingen van de gemeenteraad live te streamen en achteraf beschikbaar te stellen via het internet. 2. De huidige manier van verslaglegging te handhaven (woordelijk verslag van de raadsvergadering en samenvattend verslag van de bijeenkomsten) 3. De raadszaal en één vergaderzaal van het stadhuis in te richten voor streaming van het geluid. 4. Het bestaande geluidsarchief tot 4 jaar terug beschikbaar te stellen via het internet. 5. De keuze voor de aanbieder voor te leggen aan het presidium Inleiding In het coalitieakkoord is de wens opgenomen om de mogelijkheid van streaming van live vergaderingen te onderzoeken. Onder het live streamen van vergaderingen wordt verstaan dat vergaderingen via het internet live te volgen en achteraf na te luisteren/kijken zijn. De werkgroep die de verschillende mogelijkheden heeft onderzocht, vraagt u de een keuze te maken uit de wijze van streaming, verslaglegging en keuze van aanbieder. Beoogd effect Live streaming maakt de politiek toegankelijker. Inwoners, ondernemers en belanghebbenden hoeven niet naar het stadhuis te komen om een vergadering te volgen en/of krijgen de mogelijkheid om achteraf een vergadering te volgen. Argumenten 1.1 Geïnteresseerden worden snel en gemakkelijk geïnformeerd over een debat of besluit Live streaming biedt de mogelijkheid om een specifiek deel van een vergadering te volgen; namelijk dat deel waarin men inhoudelijk is geïnteresseerd. Streaming biedt ook de mogelijkheid om achteraf informatie terug te vinden: bijvoorbeeld handig voor raadsleden die bepaald gedeelte van een vergadering terug willen luisteren. 1.2 Live streamen past bij de huidige tijd In de huidige maatschappij zijn mensen steeds meer ingesteld op beeld en geluid in plaats van op schriftelijke informatie. Het is van belang om als organisatie daarop in te spelen door niet alleen schriftelijke informatie aan te bieden maar ook de audiovisuele informatievoorziening op orde te hebben. Bovendien intensiveert streaming het gebruik van het internet als communicatiemiddel. 1.3 Streaming maakt het verband met de vergaderstukken toegankelijker Op het internet komt een directe koppeling tussen het vergaderonderdeel en de bijbehorende stukken. De stukken bij audiobestanden worden met een button bij het betreffende onderwerp oproepbaar. 1.4 Streamen van geluid is goedkoper dan het streamen van beeld en geluid Om video-uitzendingen mogelijk te maken is het nodig om de vergaderzalen te voorzien van camera s en bijbehorende infrastructuur. Het prijsverschil (investering) tussen video- en geluidsweergave is in aanschaf per zaal (zie onder Financiën voor meer informatie). Stadhuisplein 1 Postbus 108 T E gemeente@gorinchem.nl 4200AC Gorinchem F I

2 2.1 Een woordelijk verslag is verplicht volgens de webrichtlijnen Volgens de webrichtlijnen van de overheid is het verplicht om verslaglegging van een vergadering ook voor mensen met een auditieve beperking toegankelijk te maken. Deze richtlijnen zijn voor websites van de overheid verplicht. Na 1 januari 2016 verdubbelen de kosten voor de samenvattende verslaglegging. De reden hiervoor is dat er na die datum in parallelle sessies vergaderd gaat worden. 3.1 Hiermee worden parallelle sessies ontsloten Vanaf januari gaat u op een andere manier vergaderen. Daarvoor maakt u gebruik twee vergaderlocatie tegelijkertijd. Zo zijn beide vergaderingen toegankelijk via het internet. 4.1 Vergaderingen van 4 voorgaande jaren ontsloten (streaming) Uit bezoekgegevens blijkt dat de opnamen van vergaderingen na 3 tot 4 jaar nagenoeg niet meer beluisterd worden, terwijl de kosten voor archivering oplopen. Opnamen ouder dan 5 jaar worden ter archivering aangeboden aan het Regionaal Archief Gorinchem. 5.1 Op deze manier heeft de raad invloed in de keuze van de aanbieder U heeft de mogelijkheid een aantal kaders mee te geven bij de keuze van aanbieder. De aanbieders verschillen op een aantal punten sterk, waardoor bepaalde functies wel of niet beschikbaar zijn. Ook zijn er soms opvallende prijsverschillen bij gelijkwaardig functionaliteit. Kanttekeningen/Risico s Om de nieuwe vergaderwijze te ondersteunen wordt naast de raadszaal een tweede zaal ingericht en voorzien van apparatuur om streaming mogelijk te maken. Mogelijke desinvestering als men - op korte termijn - besluit af te zien van de het gebruik van deze zaal c.q. opzet van vergaderwijze. Financiën Zie bijlagen Communicatie/Participatie Team communicatie informeert en promoot, via eigen- en externe media, inwoners, bedrijven en belanghebbenden over de mogelijkheid om de vergaderingen live al dan niet achteraf te volgen. Vervolgprocedure De keuze voor de aanbieder wordt op 3 november aan u voorgelegd in het presidium Namens het Presidium de griffier, de voorzitter,

3 Besluit De gemeenteraad van Gorinchem Gelet op het raadsvoorstel van 23 september 2015 Besluit: 1. Het geluid van de vergaderingen van de gemeenteraad live te streamen en achteraf beschikbaar te stellen via het internet. 2. De huidige manier van verslaglegging te handhaven (woordelijk verslag van de raadsvergadering en samenvattend verslag van de bijeenkomsten) 3. De raadszaal en één vergaderzaal van het stadhuis in te richten voor streaming van het geluid. 4. Het bestaande geluidsarchief tot 4 jaar terug beschikbaar te stellen via het internet. 5. De keuze voor de aanbieder voor te leggen aan het presidium Aldus besloten in de vergadering van de raad van Gorinchem van 15 oktober 2015 de griffier, de voorzitter,

4 Bijlagen: Financieel A. Raadszaal (24 vergaderingen per jaar) 1. Notucast Eenmalig Jaarlijks Implementatie 1500 Licentie 1950 Koppeling SIMbri ( agenda) Koppeling sprekerafbeelding 2600 Webcast ( 24 vergaderingen) 2100 Extra beeldscherm raadzaal Company Webcast Eenmalig Jaarlijks Implementatie Apparatuur 3950 Koppeling SIMbri PowerPoint presentatie module** 900 Koppeling sprekerafbeelding 1500 Video op Ipad/Android 950 Webcast ( 24 vergaderingen) NotuRecord Eenmalig Jaarlijks Implementatie 2000 Licentie 3000 Koppeling SIMbri Webcast ( 24 vergaderingen) 2200 Extra (groot)beeldscherm raadzaal ** Aanschaf extra (groot)beeldscherm raadzaal vervalt investering euro

5 B. Vergaderzaal (24 vergaderingen per jaar) 1. Notucast Eenmalig Jaarlijks Implementatie 1500 Licentie 1950 Koppeling SIMbri ( agenda) Koppeling sprekerafbeelding 2600 Webcast ( 24 vergaderingen) Company Webcast Eenmalig Jaarlijks Implementatie Apparatuur 3950 Koppeling SIMbri PowerPoint presentatie module** 900 Koppeling sprekerafbeelding 1500 Video op Ipad/Android 950 Webcast ( 24 vergaderingen) NotuRecord Eenmalig Jaarlijks Implementatie 2000 Licentie 3000 Koppeling SIMbri Webcast ( 24 vergaderingen) *** 5 Microfoonposities op conform nieuwe vergaderwijze C. Overzetten bestaande archief ( 36 vergaderingen) Notubiz 3400 Company Webcast 1400 D. Verslaglegging 24 vergaderingen per jaar Eenmalig Jaarlijks Verslaglegging * * op basis uitgaven eerste helft 2015