CONCEPT NOTITIE KEUZE: VASTE OF WISSELENDE VERGADERLOCATIE GEMEENTERAAD WESTERKWARTIER

Transcriptie

1 CONCEPT NOTITIE KEUZE: VASTE OF WISSELENDE VERGADERLOCATIE GEMEENTERAAD WESTERKWARTIER Raadsgroep Functioneren raad april 2018

2 1. Inleiding Op 16 maart 2018 is de Raadsgroep Herindeling per brief geïnformeerd over een op te stellen integraal voorstel met betrekking tot de organisatie van de fysieke dienstverlening, de huisvesting van de organisatie en de huisvesting (vergaderlocatie) van de raad. De samenhang tussen deze onderwerpen maakt een integrale benadering, en daarmee het opschorten van de aan de Raadsgroep voor te leggen keuze voor een vergaderlocatie voor de raad, wenselijk. In genoemde brief werd aangegeven dat het integrale voorstel in de vergadering 14 juni as. voorgelegd wordt aan de Raadsgroep. Ten behoeve van het afwegen van scenario s en het daaruit voortvloeiende voor te leggen integrale voorstel is het noodzakelijk dat door de Raadsgroep, vooruitlopend op dat voorstel, een keuze wordt gemaakt tussen (optie 1) een vaste vergaderlocatie of (optie 2) vergaderen op wisselende locaties. Om deze reden wordt, vooruitlopend op het integrale voorstel, deze notitie voorgelegd. De te maken keuze uit voornoemde opties kan vervolgens worden verwerkt in het integrale voorstel. In deze notitie wordt tevens ingegaan op de gevraagde informatie tijdens het technisch beraad over de keuzes m.b.t. de vergaderlocatie voor de raad dat op 8 februari 2018 heeft plaatsgevonden 2. Vergadermodel De Raadsgroep Herindeling Westerkwartier heeft op voorstel van de raadswerkgroep Functioneren raad voor de raad van de nieuwe gemeente gekozen voor een vergadermodel waarbij op één avond zowel raadsvoorstellen voorbereidend (opiniërend) worden besproken als ook de (besluitvormende) raadsvergadering plaatsvindt. Eén keer per 14 dagen komt de raad (in delen en plenair) bijeen voor een vergaderavond, waarbij ook ruimte wordt gegeven aan inbreng van inwoners. Voorafgaande aan de raadsvergadering worden twee parallelle bijeenkomsten belegd voor het voorbereidend (opiniërend) bespreken van voorstellen. Ook kunnen op die avond (of daaraan voorafgaand aan de rand van de middag) informatiebijeenkomsten worden belegd. Ook één keer per 14 dagen bezoeken delegaties van de raad (of de gehele raad) groepen inwoners op locaties in de gemeente om met hen in dialoog te gaan of brengen raadsdelegaties werkbezoeken aan dorpen, buurten, organisaties of ondernemingen in de gemeente. Daarmee wordt bereikt dat de raad niet alleen vergadert, maar minimaal even veel tijd besteed aan contact met inwoners, verenigingen, organisaties en ondernemingen in de dorpen en op locaties waarover het gaat en die voor betrokkenen dichtbij zijn. Dit ter voorbereiding op door de raad te bespreken voorstellen en te nemen besluiten, dan wel ten behoeve van algemene oriëntatie door de raad. Het vergadermodel is flexibel: in geval van voor een groep inwoners of een dorp belangrijk voorstel of bij een actuele kwestie wordt het betreffende raadsoverleg gepland op een locatie in het betreffende dorp. Met dit vergadermodel wordt door de raad invulling gegeven aan de D van Dichtbij uit het DNA van de nieuwe gemeente. De keuze voor een combinatie van voorbereidend/opiniërend overleg ( raadsoverleg ) en/of informatiebijeenkomsten met formele raadsvergaderingen (waarin debat wordt gevoerd en besluiten worden genomen) op één avond impliceert dat op de vergaderlocatie in elk geval twee

3 vergaderruimten beschikbaar dienen te zijn. Er kunnen dan eerst twee parallelle bijeenkomsten plaatsvinden, gevolgd door een raadsvergadering. De grootste vergaderruimte dient te voldoen aan een aantal eisen voor de daar te houden raadsvergadering. Voor één van de twee parallelle bijeenkomsten kan in die ruimte eveneens gebruik maken van de voorzieningen die benodigd zijn voor de raadsvergadering. De tweede vergaderruimte kan beperkter in omvang en voor wat betreft voorzieningen zijn. 3. Programma van eisen vergaderruimte(n) gemeenteraad Een locatie waar de gemeenteraad kan vergaderen dient aan een aantal eisen te voldoen. Het betreft de volgende eisen: 1. Voldoende ruimte voor vergadertafels ten behoeve van 41 vergaderposities (33 raadsleden, voorzitter, griffier, zes wethouders, eventueel gemeentesecretaris), uitgaande van een ronde of ovale opstelling vanuit duaal principe, zodanig dat de raad waardig kan vergaderen. 2. Voor de benodigde ruimte tevens rekening te houden met het opstellen van een katheder en de mogelijkheid voor meespraak door belanghebbenden. 3. Ruimte voor circa 15 zitplaatsen met schrijfmogelijkheid voor pers, management en ambtenaren. 4. Een publieke tribune voor minimaal 40 bezoekers, bij een vaste vergaderlocatie met uitbreidingsmogelijkheid bij ruimere belangstelling. 5. Bij een vaste vergaderlocatie: een flexibele opstelling voor multifunctioneel gebruik 6. Een hoogwaardige (bij een vaste vergaderlocatie geïntegreerde) geluidsinstallatie, evt. met mogelijkheden voor spreektijdregistratie en/of stemopneming. 7. Kwalitatief goede presentatiemiddelen (zoveel mogelijk geïntegreerd), waaronder één of meer beeldschermen. Deze beeldschermen dienen tevens voor beeldondersteuning bij de vergaderingen. 8. Toegankelijkheid en zitmogelijkheden voor mindervaliden, aanwezigheid van een ringleiding. 9. Optimale (stabiele) wifi-verbinding en een stopcontact bij elke zitplaats. 10. Technische voorziening voor uitzendingen van Radio Westerkwartier. 11. Bij vaste vergaderlocatie: vaste opstelling camera s t.b.v. webcasting ; bij wisselende locaties: mogelijkheid voor opstellen camera s. 12. Integratie beeld en geluid en technische voorzieningen (waaronder stabiele internetverbinding) ten behoeve van webcasting. 13. Goede (ergonomisch verantwoorde en zo mogelijk verstelbare) zitstoelen. 14. Aanwezigheid van een tweede vergaderruimte voor een parallel raadsoverleg (i.v.m. gekozen vergadermodel). 15. Nabijheid van overlegruimte ten behoeven van fractieoverleg voorafgaand aan vergadering of tijdens schorsingen. Ervan uitgegaan wordt dat binnen het voorgestane vergadermodel één raadsoverleg in de vergaderruimte van de raad plaatsvindt. De vergaderruimte voor het tweede raadsoverleg behoeft aan minder eisen te voldoen, maar wel te beschikken over goede presentatievoorzieningen. Het

4 aantal vergaderplekken in deze ruimte kan worden bepaald op 25. Een publieke tribune zal bij voorkeur circa 30 zitplaatsen moeten omvatten, incl. zitplaatsen voor pers, management en ambtenaren. 4. Webcasten vergaderingen en beeldondersteuning De D van Dichtbij kan ook worden ingevuld met gebruikmaking van de digitale mogelijkheden. Door te webcasten (via de website live uitzenden en ook later kunnen oproepen van de opname, die tevens dienst doet als verslag) worden de raadsvergaderingen (en zoveel mogelijk ook de voorbereidende/ opiniërende bijeenkomsten = raadsoverleggen ) in beeld gebracht en wordt de raad daarmee voor alle belangstellenden digitaal dichtbij gehaald. Zij kunnen (een deel van) de vergadering volgen (of later bekijken) zonder de vergadering te bezoeken. Om te kunnen webcasten moeten in de vergaderruimte camera s worden opgesteld die worden gekoppeld aan de microfoons van het vergadersysteem. Door koppeling van beeld en microfoons kunnen de camera s automatisch worden bediend en wordt elke spreker (met vermelding van naam en fractie) in beeld gebracht. Doordat alle vergaderingen ook achteraf en in delen kunnen worden bekeken heeft dat tevens als voordeel dat geïnteresseerden op elk gewenst moment na de vergadering kennis kunnen nemen van de voor hen relevante onderdelen van de vergadering. Desgewenst kan de inbreng van een individuele spreker worden bekeken en beluisterd. Door koppeling met het raadsinformatie-systeem wordt verwezen naar de bij het betreffende agendapunt behorende documenten. De investering in camera s en het systeem voor de webcasting kan tevens worden benut voor beeldondersteuning in de vergaderruimte. De hoeveelheid deelnemers aan een raadsvergadering (41 vergaderposities) maakt het wenselijk in de vergaderruimte beeldondersteuning te bieden, waarmee sprekers in beeld gebracht worden en ook presentaties en informatie voor alle aanwezigen zichtbaar worden gemaakt. Zowel voor de raads- en collegeleden als ook voor bezoekers van de vergadering draagt dit bij aan de zichtbaarheid van de sprekers, het goed kunnen volgen van de vergadering en het overbrengen van informatie. 5. Afweging en conclusie Op basis van de D van Dichtbij uit het DNA van de gemeente Westerkwartier zou overwogen kunnen worden de vergaderingen van de raad te plannen op steeds verschillende locaties in daarvoor geschikte accommodaties, zoals dorpshuizen, voormalige gemeentehuizen, sporthallen, zalencentra en andere horecagelegenheden. Daarmee wordt bereikt dat inwoners bij toerbeurt raadsvergaderingen dichtbij kunnen bijwonen. Bij belangrijke onderwerpen die betrekking hebben op een dorp of gebied kan de vergadering in het betreffende dorp worden gepland. Dit vraagt een goede planning en kan betekenen dat vergaderingen vanwege de beschikbaarheid van een locatie niet volgens een vast schema kunnen worden gepland. Ook kan het leiden tot vertraging in het agenderen van onderwerpen.

5 Uit het hiervoor geschetste Programma van eisen blijkt dat een vergaderlocatie aan een groot aantal eisen dient te voldoen. Een belangrijk deel van de benodigde vergadervoorzieningen kunnen (voor zover niet of niet afdoende op locatie aanwezig) desgewenst mobiel beschikbaar zijn, waarbij telkenmale zorggedragen zal moeten worden voor transport en op- en afbouw. Er dient rekening mee gehouden te worden dat de benodigde technische voorzieningen in dergelijke situaties niet altijd afdoende betrouwbaar zijn. Ook zullen enkele eisen die gesteld worden aan goede vergaderomstandigheden niet (optimaal) kunnen worden benut wanneer telkens op een andere locatie wordt vergaderd. Bedacht dient ook te worden dat niet elke vergaderlocatie in de gemeente afdoende ruimte kan bieden aan 41 vergaderposities en een afdoende publieke tribune.. Daarnaast dient ook de representativiteit (met name in relatie tot de omstandigheden waaronder raadsleden hun werk moeten doen) in ogenschouw genomen te worden. Bij het inrichten van een raadzaal (als vaste vergaderlocatie) kan optimaal worden voldaan aan de te stellen eisen. Een alternatief is een vaste (bestaande) vergaderlocatie van een private partij die ook voor andere doeleinden wordt gebruikt. Op- en afbouw kan dan volgens een vast scenario plaatsvinden en de technische voorzieningen kunnen specifiek worden afgestemd op de betreffende locatie. Wel brengen op- en afbouw telkens extra inspanningen met zich mee. Bij elke te maken keuze voor een vergaderlocatie zal bijzondere aandacht moeten worden besteed aan de voorzieningen om te kunnen webcasten. Hiervoor zijn technische voorzieningen nodig in relatie tot de internetverbinding en is bij voorkeur een vaste opstelling met camera s en koppeling tussen beeld en geluid benodigd. Aanschaf (of huren) van een mobiele voorziening is weliswaar mogelijk, maar inzet daarvan vraagt om technische voorzieningen die voor elke locatie afzonderlijk moeten worden gerealiseerd, als al blijkt dat dat ter plekke kan in verband met bijvoorbeeld de beschikbaarheid van afdoende snel internet. Bovendien is het de vraag of op elke locatie een opstelling kan worden gecreëerd die het mogelijk maakt alle sprekers in beeld te brengen of dienen daarvoor telkens extra inspanningen te worden verricht. Ook vraagt inzet van de apparatuur telkenmale om specialistische kennis.. Om vanaf wisselende locaties (wanneer dat al technisch mogelijk is) vergaderingen te webcasten is derhalve bewerkelijk en kostbaar en lijkt daardoor geen reële optie. Een vaste vergaderlocatie maakt het mogelijk de juiste technische voorzieningen te bewerkstelligen en te werken met een permanente of vast op te bouwen cameraopstelling. Dit is niet alleen minder bewerkelijk, maar vooral ook meer betrouwbaar. Wanneer een raadsoverleg, gelet op het te behandelen onderwerp, op locatie in één van de dorpen plaatsvindt kan telkenmale worden bezien in hoeverre beeldopname en streamen te bewerkstelligen is met inhuur van een mobiele camera-set. Er zijn een groot aantal nadelen verbonden aan het vergaderen op wisselende locaties in het algemeen en op de diverse daarvoor in aanmerking komende locaties in het bijzonder. Deze nadelen zijn van praktische, technische, logistieke en representatieve aard, maar hebben ook een financiële vertaling. Een overzicht van de kosten wordt in de bijgevoegde bijlage inzichtelijk gemaakt.

6 Conclusie Gelet op het bovenstaande wordt geconcludeerd dat om genoemde redenen en vanuit kostenoverwegingen een vaste vergaderlocatie de voorkeur verdient. Daarmee wordt ook duidelijkheid bewerkstelligd voor betrokkenen en inwoners: de raadsvergadering vindt telkens plaats op hetzelfde tijdstip en op dezelfde locatie. Dat kan een vaste locatie in de vorm van een als raadzaal in te richten ruimte in één van de bestaande gemeentehuizen zijn, maar ook een te realiseren raadzaal op een andere locatie of een externe locatie met een vergaderruimte die telkens voor de raadsvergadering wordt ingericht en vergader-gereed wordt gemaakt.