Bespreking ter voorbereiding op debat en/of besluitvorming.

Transcriptie

1 BEHANDELMEMO Van: Aan: agendacommissie raadsleden en steunfractieleden Huis van de Stad Status: Deelnemers: Doel: Toelichting: Bespreking ter voorbereiding op debat en/of besluitvorming. Raadsleden/steunfractieleden Portefeuillehouder: R. van Schelven Adviseurs De raadsfracties zijn zodanig geïnformeerd dat zij goed toegerust hun standpunt kunnen bepalen bij debat en/of besluitvorming. Specifiek zal in deze voorbespreking inzicht worden gegeven in de exploitatie van het Huis van de Stad. Daarnaast is het mogelijk andere vragen te stellen met betrekking tot het onderwerp. In de raadsvergadering van 12 november 2009 heeft de raad gevraagd om het onderwerp te agenderen medio januari In de raadsbijeenkomst van 26 november 2009 is het Definitief Ontwerp van het Huis van de Stad gepresenteerd. In deze voorbespreking wordt u de mogelijkheid geboden informatie te halen om in het vervolgtraject een besluit te nemen. Wijze van Behandelen: 1. De portefeuillehouder geeft een toelichting op het proces.(5 minuten) 2. De heren Kuipers en Slijkhuis geven een toelichting op de exploitatie (15 minuten) 3. De fracties worden in staat gesteld om vragen te stellen. (45 minuten) 4. De voorzitter inventariseert of het onderwerp kan worden doorgeleid naar debat en/of besluitvorming in de raadsvergadering van 18 februari 2010 op basis van de tot nu toe verkregen informatie en het taakstellende budget. (10 minuten) Meegestuurd worden: notitie concept Huis van de Stad (oud) informatienotie openbaar (oud) technische vragen begroting Ter inzage ligt knipdocument. (Vertrouwelijk) Portefeuillehouder: Technische vragen bij: R. van Schelven C. Slijkhuis: C.Slijkhuis@culemborg.nl In afschrift aan de griffie: griffie@culemborg.nl

2

3

4

5

6

7

8 Technische vragen BEGROTING FRACTIE: GroenLinks - vragen over de nieuw te bouwen raadzaal / stadhuis Nr. Hoofd-stuk Onderwerp Pag. Vraag antwoord Stadhuis Raadzaal 30 De jaarlijks terugkerende exploitatiekosten (stadhuis + raadzaal) zouden ongeveer 5 ton per jaar zijn. Graag een bevestiging en een zo gedetailleerd mogelijke onderbouwing van dit bedrag. Het aandeel van de raadzaal daarin graag apart zichtbaar maken. We hebben van het college begrepen dat het bedrijfsleven in de stad enthousiast is over de mogelijkheid om t.z.t. op een locatie met allure presentaties te kunnen geven. Exploitatie-opzet (april 2009) bijgevoegd. Raadzaal is hier niet als zelfstandig onderdeel zichtbaar gemaakt. Deze discussie is later ingebracht. Uitwerking van deze vraag vergt meer tijd. Indien Raadzaal niet wordt gebouwd, nemen kapitaallasten af met ca ,- Naar verwachting wordt de exploitatieopzet negatief beïnvloed door beperktere verhuur- en gebruiksmogelijkheden van het Huis van de Stad. Nu werken wij reeds met een tiental bedrijven. Deze zijn enthousiast. Daarnaast is er contact met enkele grotere Culemborgse bedrijven, welke ook zeer positief reageren. 2 Om hoeveel bedrijven en hoeveel presentaties gaat het minimaal concreet? Exacte aantallen zijn op dit moment niet te geven. Er is nog geen orderportefeuille opgesteld. Hiermee wordt gestart op het moment dat de Raad groen licht geeft voor de plannen. Komt, wat zij bereid zijn te betalen, overeen met wat verhuur van de raadzaal moet opbrengen. Is die huur incl. volledige personele Wij hebben nog geen concrete huurprijzen bepaald. U moet deze t.z.t. wel afzetten tegen vergelijkbare locaties in het land. Het Huis van de Stad wordt geen zalencentrum. Nee. Personele inzet, afhankelijk van Pagina 1 van 5

9 inzet? vraag huurder, wordt afzonderlijk doorbelast. De gemeente mag de raadzaal niet commercieel verhuren en zal dat doen zonder winstoogmerk; het is de bedoeling dat de gemeente binnen de 5 ton die het geheel kost gaat inverdienen. Graag een reactie of wij voorgaande juist hebben begrepen. Dit is correct. In de concept-exploitatieopzet is rekening gehouden met een voorlopige, bescheiden, opbrengst. 3 Stel, de raadzaal wordt verhuurd aan een partij voor wie het 'allure'- karakter van minder belang is. In hoeverre is er dan sprake van 'oneerlijke mededinging'; dus oneerlijke concurrentie t.o.v. andere ondernemers in de stad? Betekent dit inverdienen ook dat de kosten van de bouw van de raadzaal doorberekend gaat worden? Welk bedrag denkt de gemeente te kunnen inverdienen en waarop is deze raming is gebaseerd? Zowel prijsstelling als inhoudelijke toetsingscriteria moeten oneerlijke concurrentie tegengaan. Prijsniveau, op basis van integrale kostprijs, Huis van de Stad zal niet lager liggen dan andere zaalexploitanten. Daarbij moet de vraag ook passen binnen de toetsingscriteria van het "Concept Huis van de Stad". (zie de notitie "Concept Huis van de Stad", opgenomen in de presentatie Voorlopig Ontwerp d.d. 22 september 2009) Ja. Uitgangspunt is een integrale kostprijsberekening. Dus inclusief de investeringskosten. Voorlopig is 'veilig' gerekend met ,- per jaar. Dit komt overeen met de huidige verhuuropbrengst. Ambitie voor inverdienen ligt substantieel hoger. Hierbij wordt eerder gedacht aan bedragen rond Pagina 2 van 5

10 Is inmiddels onderzocht wat de reële behoefte van burgers, bedrijven en organisaties aan het huren van de raadzaal is? Op welke manier is dat onderzocht en wat zijn de uitkomsten? Wat zou de huur van de raadzaal (met volledig doorberekende kosten) per uur of per dagdeel ongeveer moeten opbrengen? Volgens info van het college m.b.t. de bezetting vormen ambtelijke vergaderingen het leeuwendeel van het aantal activiteiten in de nieuwe raadzaal zijn, namelijk 200. In hoeverre zijn pieken in het gebruik van vergaderruimtes in het stadskantoor op te vangen door een betere spreiding door de week of gebruik van vergaderruimtes in andere gemeentelijke accomodaties zoals de Triosingel? Is het college bereid aan Senter Novem een beoordeling te vragen t.a.v. de duurzaamheid van de verbouwing (het eerdere antwoord dat de architect bekend is met SN vinden wij onvoldoende). Op welke avonden is het stadskantoor momenteel in gebruik? de per jaar. Uiteraard kunnen daar nu nog geen garanties voor worden afgegeven. Nee. Behoefte op dit moment gepeild op basis van ervaring van ons zelf, evenals van Escape en de meer formele taak van de lokale overheid. Het Huis van de Stad wordt geen algemeen zalencentrum voor verhuur. De huur van de nieuwe Raadzaal zal waarschijnlijk tussen de 500,- en 700,- per dagdeel gaan bedragen. Het betreft hier zowel ambtelijke overleggen als overleggen met externe partners. Deze vinden niet allemaal plaats in de nieuwe Raadzaal. Facilitaire Dienstverlening streeft dit reeds na, maar spreiding over andere dagen is niet altijd mogelijk. Triosingel is geen optie ivm de facilitaire afspraken met de gezamenlijke gebruikers. Ja. Op basis van het Definitief Ontwerp, hetgeen naar verwachting in december door het College wordt vastgesteld, zullen wij Senter Novem hier graag actief bij betrekken, conform ons eigen inkoopbeleid. Tot aan de zomer van dit jaar was het Stadskantoor op maandag en dinsdagavond beschikbaar voor Pagina 3 van 5

11 Wat zijn de meerkosten die gemaakt worden ten opzichte van een avond dat het stadskantoor niet gebruikt wordt? Welke besparingen zijn er te realiseren als in het stadskantoor geen avondvergaderingen meer plaatsvinden? Hoe liggen deze besparingen in relatie tot specifiek de nieuw te bouwen raadzaal; oftewel wat kosten avondvergaderingen nu en wat gaan ze kosten in de nieuwe raadzaal (het gaat alleen om vergaderingen niet raadsvergaderingen - waarvan bedacht is dat ze in de nieuwe raadzaal gehouden gaan worden; niet om vergaderingen die in andere ruimtes van het verbouwde stadhuis gehouden gaan worden). Waarom wordt, bij een intensiever gebruik van het Stadhuis, niet voorzien in een extra (overdekte) fietsenstalling? Is - bij benadering - aan te geven wat de kosten zijn als alleen het stadhuis wordt verbouwd, dus zonder rekening te houden met een toekomstige raadzaal? vergaderingen. Om meer levendigheid in het Stadhuis te brengen is besloten de activiteiten op maandagavond te verplaatsen naar het Stadhuis. Op dit moment wordt dit geschat op ca per jaar. Op basis van de op dit moment bekende gegevens is deze vraag nu niet te beantwoorden. De ontsluiting van het gebouw is aan de Vismarktzijde. Aan deze kant zijn openbare fietsenklemmen beschikbaar. De beschikbare capaciteit is door de afdeling Verkeer getoetst en wordt, indien noodzakelijk, aangepast. In de openbare ruimte rondom het Huis van de Stad is geen overdekte fietsenstalling gepland. Hierover bent u geïnformeerd met een aparte notitie op 22 september (REGISTRATIENUMMER ) Pagina 4 van 5

12 Pagina 5 van 5