Optimalisering Politieke Markt Apeldoorn 2013

Transcriptie

1 Optimalisering Politieke Markt Apeldoorn 2013 Inleiding De Politieke Markt is in 2004 ingevoerd in Apeldoorn. Aan de omvorming van de toenmalige vergaderwijze van de gemeenteraad van Apeldoorn bestaande uit commissies en raadsvergaderingen, lag een aantal uitgangspunten ten grondslag. De kaders die de raad destijds opstelde voor het vergadersysteem van de politieke markt, betroffen: de raadsactiviteiten worden geconcentreerd op één avond in de week, waardoor de snelheid van besluitvorming beter aansluit op de snelheid van de omgeving, de herkenbaarheid van de raad wordt vergroot en andere avonden voor het raadslid/-fractie vrij beschikbaar zijn; de raadsactiviteiten moeten naar hun vorm meer recht doen aan de vraag (verkenning vraag en politieke standpunten, plenair debat over politieke standpunten en besluitvorming), waardoor een grotere doelgerichtheid en verdieping kan worden bereikt de raad gaat meer ruimte bieden voor ontmoeting met de burger. Er is voor gekozen een politieke marktsysteem in te voeren met wekelijkse vergaderingen tijdens de zogenaamde carrousel. Onderwerpen worden besproken in duidelijk herkenbare blokken en op vastgestelde tijdstippen. Het doel van de bespreking is van tevoren duidelijk: ter consultatie, presentatie, ter voorbereiding op de besluitvorming. Ook burgers en organisaties kunnen via het raadspresidium om agendering van een onderwerp verzoeken, wat in de praktijk echter niet vaak voorkomt. De bijeenkomsten worden verdeeld over maximaal drie parallelle blokken. Eens in de twee weken vindt besluitvorming plaats in de raadsvergadering. We kunnen concluderen dat het politieke marktsysteem aan de vastgestelde kaders voldoet: De donderdag is een herkenbare vergaderavond van de raad en is ook een herkenbare avond voor de inwoner, raadsleden zijn aanspreekbaar voor de inwoners. Het politieke marktsysteem heeft tot een versnelling van het besluitvormingsproces geleid. Waar er eerder maandelijkse raadsvergaderingen waren, vinden deze nu tweewekelijks plaats. Waar er eerder maandelijkse commissievergaderingen waren, is er nu wekelijks de gelegenheid om een onderwerp in de pma te agenderen. In de praktijk blijkt echter dat het voordeel van de snelheid van besluitvorming ook keerzijden heeft; er wordt ambtelijke en bestuurlijk meer tijd in het beleidsproces ingecalculeerd, de raadsleden houden per saldo een korte voorbereidingstijd over. Wekelijks ontvangen de raadsleden pas op vrijdag de stukken voor de vergaderingen van de eerstvolgende donderdag. Ook de doelgerichtheid en verdieping van onderwerpen staat onder druk, doordat er steeds meer gewerkt wordt vanuit een strakke tijdsplanning. Het politieke debat komt niet altijd goed uit de verf. Soms ligt het aan de kwaliteit van de voorstellen die niet altijd aanleiding geven tot een politiek debat doordat het voorstel al te veel richtinggevend is, waarbij afwegingen niet duidelijk zijn. Een en ander leidt er in 2012 toe dat de raad nog eens kritisch wil kijken naar het functioneren van de politieke markt. Hierbij gaat het niet om een grote verandering van het vergadersysteem, maar om een optimalisering van het systeem. Om het voorstel voor te bereiden en de discussie in de raad te kunnen voeren, is door het raadspresidium een raadswerkgroep ingesteld. De raadswerkgroep heeft de opdracht verbreed en naast het onderzoeken van optimaliseringsvoorstellen, de kwaliteit van de raadsstukken en de kwaliteit van het 1

2 raadsdebat, mogelijke efficiencyvoorstellen betrokken. Dit laatste bezien vanuit de grote opgave voor bezuinigingen waar de gemeenteraad zich voor ziet staan. Het proces Het voorstel is opgesteld door de raadswerkgroep en besproken door de gemeenteraad. Aangezien de wijzigingen ook betrekking hebben op het werk van het college en de organisatie is de werkgroep hierover het gesprek aangegaan met het college en de gemeentesecretaris. Het presidium neemt het besluit voor een proefsetting van het geoptimaliseerde vergadermodel. Streven is vanaf maart 2013 in een proefsetting met het geoptimaliseerde vergadermodel te starten. Direct na de zomer 2013 kan de raad na consultatie van college en directie, een definitief besluit nemen en de definitieve invoering van het model kan vervolgens na de zomer van 2013 plaats hebben. 1. Agendering en kwaliteit stukken Ten aanzien van de agendering van voorstellen in de politieke markt constateert de raadswerkgroep dat er regelmatig voorstellen ter bespreking voorliggen waarvan de raadsleden zich afvragen waarom het voorstel voorligt en wat het doel van de bespreking van het voorstel door de raad zou moeten zijn. De raadswerkgroep stelt voor dat het raadspresidium hierin een scherpere agenderingsrol gaat vervullen. Voorstel 1.1. Het presidium wordt scherper op wat wel of niet doorgaat ter agendering in de PMA. De omgang met agendering gaat nu soms te gemakkelijk. Consultatie van onderwerpen kan plaatsvinden op verzoek van het college, de portefeuillehouder en op verzoek van het presidium, de raad. Een portefeuillehouder kan de raad willen consulteren of het beleid in de goede richting wordt ontwikkeld; de raad kan consultatie verzoeken in het kader van de volksvertegenwoordigende en controlerende rol. Het voorstel tot consultatie wordt nu als te vrijblijvend ervaren. Er is geen sprake van enige vorm van vaststelling van hetgeen door de raad tijdens de consultatie aan de wethouder wordt meegegeven. Bij consultatie-onderwerpen moet het college vooraf het doel van agendering aangeven: - waarom legt het college het onderwerp ter consultatie aan de raad voor? - welke vraag legt het college aan de raad voor? Voorstel 1.2. De raad wil meer voorstellen waarin volwaardige dilemma s aan de raad worden voorgelegd, met beleidsinhoudelijke keuzes. Op dit moment is er regelmatig sprake van te veel afgewogen stukken waardoor het politieke debat nauwelijks nog gevoerd kan worden. De raad wil in een eerder stadium spreken over de voorstellen en niet pas op het moment dat alle keuzes al gemaakt zijn. Dit kan door startnotities, die bij grotere onderwerpen bij voorkeur de plaats van een consultatie zullen innemen. Een startnotitie wordt altijd plenair in de raad besproken en wordt vastgesteld door de raad, zodat de raad ervan verzekerd is dat op de door de raad voorgestelde weg wordt doorgegaan bij ontwikkeling van het betreffende beleidsonderwerp. Voorstel 1.3. Het presidium wordt kritischer waar het de kwaliteit van stukken betreft. Bij onvoldoende kwaliteit worden de stukken eerder teruggestuurd. Uit de stukken moet duidelijk zijn en onderbouwd zijn wat er van de raad wordt gevraagd. Te vaak moet de raad de stukken helemaal doorspitten om eruit te halen wat van de raad gevraagd wordt. Voor wat betreft kaderstellende notities gaat het presidium kijken naar het voorleggen van alternatieven en de consequenties in de notities waarover de raad zich kan uitspreken. 2

3 De raadswerkgroep heeft ook gekeken naar de kwaliteit van besprekingen tijdens de PMA s. Wat betreft presentaties in de PMA gaat het presidium kritischer kijken naar de toegevoegde waarde van de presentatie voor de raad. Daarnaast ziet de raadswerkgroep kansen om de kwaliteit van het debat in de PMA te verhogen: Voorstel 1.4. Het presidium wil alleen nog presentaties in de PMA als deze direct, ook in tijd, gekoppeld zijn aan een inhoudelijk onderwerp. Voor andere presentaties die van belang kunnen zijn maar niet aan die voorwaarden voldoen, kan het uur voor de raadsvergadering gebruikt worden. Voorstel 1.5. De voorzitters moeten strikter zijn in het afkappen van eindeloze betogen in de PMA en meer discussies en interrupties toelaten. Ieder moet zich beter voorbereiden op goede discussies. Het gaat niet om zendtijd of om het stellen van zoveel mogelijk vragen, maar juist om de discussie met elkaar. Voorstel 1.6. In de PMA kan meer gediscussieerd worden door het rondjes-systeem te doorbreken. Daarvoor is meer tijd nodig dan nu het geval is. Een mogelijkheid is om, indien nodig, wethouders direct in te laten gaan op opmerkingen vanuit de PMA, zodat daardoor de discussie wordt aangejaagd. Door dit systeem wordt de kwaliteit van de PMA naar verwachting beter. Aanwezige fractieleden zullen worden uitgedaagd om hun standpunten te verdedigen en het van een papiertje oplezen zal langzamerhand naar de achtergrond verdwijnen. 2 Optimalisering PMA-structuur In de inleiding zijn de uitgangspunten aangegeven op basis waarvan de PMA is ingevoerd. De raadswerkgroep geeft aan dat bij de optimalisering van de PMA-structuur deze uitgangspunten nog steeds gelden met dien verstande dat de snelheid van besluitvorming als minder relevant wordt beschouwd ten opzicht van de overige punten. De kwaliteit van de voorbereiding door de raadsleden van de voorstellen wordt belangrijker geacht dan de snelle omlooptijd van de besluitvorming. Bij het hierna uitgewerkte optimaliseringsvoorstel is uitgegaan van de bovengenoemde uitgangspunten en de kaders uit de doelstelling voor deze raadswerkgroep. Optimaliseringsvoorstel De raad van Apeldoorn blijft wekelijks vergaderen. De ene week wordt een PMA gehouden en de tweede week vindt de gemeenteraadsvergadering plaats. Voorafgaand (van uur) aan de raadsvergadering vindt In gesprek met de raad plaats, waarin de samenleving op het gemeentehuis uitgenodigd kan worden om in gesprek te gaan met de raad of waarin hoorzittingen en presentaties, ook op aanvraag van buiten het Stadhuis, gehouden kunnen worden. Schematisch: Week 1 Presidium Aanvang

4 uur Gezamenlijke Maaltijd uur PMA Spoor 1 Aanvang PMA Spoor 2 Aanvang uur PMA spoor 3 Aanvang uur Eindtijd uiterlijk uur Week 2 Eindtijd uiterlijk uur Eindtijd uiterlijk uur Presidium uur In gesprek met de Raad Aanvang uur uur Korte pauze Raadsvergadering Aanvang uur uitwerking - het raadspresidium vergadert eens in de twee weken voorafgaand aan de PMA om uur. Het presidium stelt op dat moment de agenda van twee weken vast; te weten de raadsagenda voor de eerstkomende week en de agenda van de PMA van twee weken later. De raadsleden beschikken op die manier een week eerder over de PMA stukken. Voorwaarde is dat de PMA- agenda dan wel vast moet staan zodat er tussendoor geen wijzigingen meer kunnen komen (bijvoorbeeld in verband met urgentie). Deze tussentijdse voorstellen schuiven gewoon door naar de eerstvolgende PMA. Het presidium agendeert alleen in uiterste noodzaak een voorstel in het uur voor de raadsvergadering (zie hieronder). De agenda voor In gesprek met de raad wordt tegelijkertijd met de PMA en raadsagenda vastgesteld. Bij onverwachte afwijkingen wordt door de griffier overlegd met de voorzitter en vice-voorzitter van de raad. - eens in de twee weken vindt voorafgaand aan de PMA een gezamenlijke maaltijd plaats. - Het uur vóór de raadsvergadering zal gebruikt worden voor verschillende soorten bijeenkomsten, niet zijnde PMA bijeenkomsten. Allereerst gaat het om bijeenkomsten gericht op de burger; hierin kunnen presentaties van maatschappelijke organisaties een plek krijgen. Deze vinden nu vaak overdag plaats in de vorm van een werkbezoek. Voordeel is dat deze meer gebundeld kunnen worden, de werkdruk voor de raadsleden vermindert en raadsleden met een werkkring gemakkelijker in staat zijn om hieraan deel te nemen. Dit uur kan ook gebruikt worden voor presentaties vanuit diensten. Tenslotte is de bedoeling dat dit uur bijvoorbeeld ook gebruikt worden voor het spreken met belanghebbenden in het kader van bestemmingsplannen (Zie hieronder). - De tweewekelijkse PMA bestaat uit maximaal drie sporen. De sporen kunnen wel langer doorgaan dan uur. Een eindtijd van bijvoorbeeld uur is in drukke periodes niet 4

5 altijd te vermijden. Gestreefd wordt naar gelijktijdige bijeenkomsten. De PMA s worden ontlast van presentaties en hoorzittingen. De stukken voor de PMA kunnen een week eerder worden toegezonden waardoor de voorbereidingstijd voor de raadsleden wordt verruimd. - Er wordt in de Burgerzaal op donderdag een Raadspunt ingericht. Mensen die op donderdag één van de onderwerpen willen bijwonen en informatie willen over het hoe en waar, worden ontvangen door fractie-assistentes, raadsleden, fractievertegenwoordigers en wegwijs gemaakt (hostmanship). - In het kader van zowel deze optimalisering als in het kader van de herziening van het RO instrumentarium wordt nagedacht over de hoorzittingen zoals ze nu gehouden worden. Er zal een nader voorstel komen hoe om te gaan met de hoorzitting en de positie van de raad in de verschillende stadia van het opstellen van bestemmingsplannen. - Bij de instelling van het politieke marktsysteem in 2004 zijn afspraken gemaakt over het inzetten van voldoende fractievertegenwoordigers om alle parallel te houden politieke marktbijeenkomsten bij te kunnen wonen. Het optimaliseringsvoorstel leidt tot minder parallelle bijeenkomsten tijdens de twee-wekelijkse politieke markten. In gesprek met de raad is geen politieke marktbijeenkomst (activiteit) zoals bedoeld in het reglement activiteitencarrousel van de raad 2006 zodat fractievertegenwoordigers daarvoor conform de geldende Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2004 geen vergoeding meer ontvangen. 3. Meer politiek debat De wens is uitgesproken dat het politieke debat weer meer in de raadzaal moet terugkomen. Voorstel 3.1 Dit kan door meer met startnotities te werken die in de raad besproken worden en niet in de PMA. Voorstel 3.2 Tijdens de raadsvergadering wordt het vragenuurtje ingevoerd. Raadsleden kunnen tot uur vragen indienen ten behoeve van dit vragenuurtje. Het raadspresidium besluit om uur welke vragen en in welke volgorde besproken worden tijdens het vragenuurtje. De wethouder wordt hiervan direct op de hoogte gesteld. Tijdens het vragenuurtje krijgt het raadslid dat de vraag heeft ingediend twee minuten de tijd zijn/haar vraag te stellen en toe te lichten. Vervolgens krijgt de wethouder twee minuten de tijd antwoord te geven op de vraag. De indiener krijgt daarna 1 minuut de tijd aanvullende vragen te stellen, waarop de wethouder een minuut per vraag de tijd krijgt deze te beantwoorden. Vervolgens krijgen andere raadsleden een halve minuut de tijd aanvullende vragen te stellen, en de wethouder krijgt ten slotte een halve minuut per gestelde vraag de tijd deze te beantwoorden. (zie ook reglement van orde van de Tweede Kamer) De vragen dienen te voldoen aan de volgende criteria: - actuele onderwerpen - mogen geen personen betreffen - politiek van karakter zijn - het college moet de vragen redelijkerwijs kunnen beantwoorden 5

6 4 De Strategische agenda Aanleiding Er bestaat binnen de raad behoefte om meer grip te hebben op de behandeling van onderwerpen die strategisch of politiek van belang zijn. De grip kan worden vergroot door het invoeren van een Strategische agenda. Op deze agenda komen die onderwerpen te staan waar de gemeenteraad extra aandacht aan wil schenken. Per onderwerp wordt aangegeven wanneer het onderwerp wordt verwacht en hoe de raad dat onderwerp wil behandelen. Deze Strategische agenda moeten we niet verwarren met de pijplijnagenda. Deze pijplijnagenda wordt door het college voorbereid en ingevoerd, waardoor er voor de raad meer zicht komt in de agendering van meer reguliere (majeure) onderwerpen. Doel Stategische agenda Het doel van de Strategische agenda is dat de raad stuurt op de agendering van door de raad bepaalde onderwerpen voor een langere termijn. Daarbij geeft de raad aan in welke fase in het beleidsproces het onderwerp in de raad wordt behandeld, de eigen rolneming van de raad en wat de raad van het college verwacht. Tevens kan de raad per onderwerp de gewenste burgerparticipatie aangeven. De Strategische agenda stelt de raad in staat haar eigen agenda te bepalen, en de activiteiten tussen college en raad af te stemmen en te bewaken. Hierdoor heeft het college gelegenheid de voorbereidende rol kwalitatief goed inhoud te geven. De onderwerpen die een plek krijgen op de Strategische agenda zijn onderwerpen die strategisch, politiek of financieel van belang zijn voor de gemeente en waar de raad meer sturing aan wil geven. Potentiële onderwerpen voor de Strategische agenda De onderwerpen die op de Strategische agenda worden geplaatst, kunnen uit diverse bronnen afkomstig zijn: - Onderwerpen opgenomen in- of voortvloeiende uit het vastgestelde strategisch kader - Onderwerpen die voortvloeien uit bestuursakkoord - Onderwerpen die door fracties worden aangedragen - Onderwerpen die voorvloeien uit de voorjaarsnota, meerjarenprogrammabegroting (MPB) en de tussentijdse rapportages (Turap s) 6