Vijf uitdagingen en aanbevelingen voor de commissievergaderingen Gemeente Dordrecht

Transcriptie

1 Vijf uitdagingen en aanbevelingen voor de commissievergaderingen Gemeente Dordrecht Op verzoek van Gemeente Dordrecht Anneloes Wepster Auteur Debat.NL Alex Klein

2 Inleiding In het najaar van 2016 heeft de raad van Dordrecht aandacht besteed aan de wijze waarop men vergadert. Met behulp van een enquête, een observatie van de Dordtse Kamers op 13 september en een trainingsavond op 5 oktober hebben de raadsleden gezocht naar concrete verbeterpunten om effectiever te vergaderen. Hieronder vatten we de vijf uitdagingen en aanbevelingen voor u kernachtig samen. Uiteraard zijn er ook veel positieve punten benoemd in het traject, waarbij de algehele lijn is dat er al veel verbeterd is. Mocht u vragen hebben over de observaties, uitdagingen of aanbevelingen, neem dan contact op met Alex Klein via klein@debat.nl. Vijf uitdagingen voor de commissies Uit de enquête, de observaties en de trainingsavond komen veelal identieke verbeterpunten naar voren. Om de commissievergaderingen te verbeteren zijn er vijf uitdagingen voor zowel de voltallige raad als individuele raadsleden. Een raadslid vatte het samen in de enquête: We moeten tijdens het debat sneller tot de kern komen, minder een vraag en antwoord discussie tussen Raad en College voeren en meer debatteren of hoofdlijnen." De vijf uitdagingen zijn: 1. Meer vergaderen op hoofdlijnen, minder op details 2. Meer open staan voor andere standpunten en beter luisteren 3. Meer bereiken met interrupties 4. Een onderling gesprek voeren met andere fracties en minder met de wethouder 5. Actievere deelname aan de vergadering door fracties die vertrouwen hebben in een uitkomst waar ze zich in kunnen vinden

3 Deze uitdagingen sluiten ook aan bij de afspraken die zijn gemaakt tijdens de 24- uursbijeenkomst van 1 april, waar is afgesproken dat het doel van de commissie een politieke discussie tussen commissieleden is, waarbij alleen aandacht is voor fundamentele zaken en waar geen vragen worden gesteld die geen invloed hebben op het standpunt. Tijdens de trainingsavond van 5 oktober zijn deze uitdagingen allemaal aan bod gekomen. De vijf uitdagingen vindt u hieronder vertaald in conclusies en aanbevelingen. Vijf Aanbevelingen Een vergadering op hoofdlijnen De vergaderingen verzanden regelmatig in details, ondanks de afspraken die zijn gemaakt tijdens de 24-uursbijeenkomst Samenspel. Zoals de observanten van 13 september opmerkten over de vergadering van Bestuur en Middelen: Het debat in de gemeente Dordrecht wordt soms gedomineerd door details en technische punten. Veel fracties zien dat gebeuren maar wachten af tot de voorzitter ingrijpt of plegen een kritische interruptie met de opmerking dat de spreker erg in de details zit. Aanbeveling 1: Reageer als fracties op elkaar vanuit de kernvraag bij een agendapunt en spreek daarbij voorstelgericht. Door geen kritiek te leveren op de bijdrage maar een sturende vraag te stellen kunnen fracties de spreker helpen de weg naar de hoofdzaak te vinden. Voorbeelden die tijdens de simulatie aan bod zijn gekomen: Dat is een interessant punt, maar kunt u aangeven wat het standpunt van uw fractie is over <de hoofdvraag van het agendapunt?> U heeft veel vragen / u heeft veel kritische noten, wat stelt u voor om het voorstel te verbeteren? Een vergadering waar men ruimte biedt en zoekt In de Dordtse Kamers zijn fracties sterk geneigd al snel met duidelijke standpunten te komen: ze zijn voor of ze zijn tegen. Deze sterke positionering leidt soms tot discussie maar vaak slaat het ook de discussie dood: als iedereen al een sterke positie heeft ingenomen maakt dat raadsleden minder geneigd om de ruimte te zoeken.

4 Aanbeveling 2: Neem als fracties tactisch positie in door bewust speelruimte te houden in het debat. Door niet te kiezen voor voor of tegen maar voor voor, mits en tegen, tenzij laten zij zien dat zij open staan het gesprek en zullen andere fracties eerder met hen het gesprek aangaan. Daarnaast moeten andere fracties beter proberen deze ruimte te vinden door hier gericht naar te vragen. U geeft aan dat u tegen bent, maar wat nu als we een manier vinden om aan uw belangrijkste bezwaar tegemoet te komen? Commissies zijn bij uitstek geschikt om de ruimte in elkaars standpunten af te tasten. Een vergadering met doeltreffende interrupties In de vergaderingen wordt veel geïnterrumpeerd. Dat is op zichzelf goed omdat het een discussie levendig maakt, maar veel van deze interrupties bereiken weinig. Dit komt omdat ze vrijwel allemaal reactief zijn: een directe (vaak primaire) reactie op wat de ander op dat moment zegt. Aanbeveling 3: Laat u niet leiden door waar de ander het graag over wil hebben, maar bedenk wat voor u het belangrijkste thema is en stel daar vragen over. Zo dwingt u de andere fracties om het over uw thema s te hebben en komt er meer aandacht voor uw bijdrage. Daarmee oefent u grip uit op het gesprek en leiden de interrupties ergens toe. Voorbeelden van sturende interrupties: U heeft het steeds over onderwerp X en dat is natuurlijk belangrijk. Maar vindt u dat onderwerp Y voldoende is uitgewerkt in het huidige voorstel? We hebben in onze eigen termijn uitgelegd dat dit voorstel leidt tot negatief gevolg A. Deelt uw fractie deze zorgen? Raadsleden kunnen in hun voorbereiding zichzelf de volgende drie vragen stellen: 1. Welk doel wil ik bereiken in de komende vergadering? Wie wil ik overtuigen? 2. Met welk thema zou ik dat doel kunnen bereiken? 3. Welke sturende interrupties kan ik aan een paar partijen stellen om meer aandacht te vragen voor mijn thema, zodat ik mijn doel sneller bereik?

5 Een vergadering tussen commissieleden, niet met de wethouder In de vergaderingen is veel aandacht voor het gesprek met de wethouder. Dit is begrijpelijk omdat de wethouder vaak degene is die het stuk heeft opgesteld en goed in de materie zit, maar hoe meer een commissie zich tot de wethouder richt, hoe minder ze bezig zijn met de vraag is dit het best mogelijke voorstel voor Dordrecht en zo nee, wat willen wij als commissie doen om het te verbeteren? Aanbeveling 4: Ga met elkaar in gesprek over de rol die wethouders kunnen vervullen in de commissies. Belangrijk hierbij is dat het doel van de commissievergadering centraal staat, en de vervolgvraag is hoe de wethouder zo goed mogelijk aan dat doel bij kan dragen zonder te veel op de voorgrond te komen en de discussie tussen fracties in de weg te staan. Een vergadering waar iedereen meedoet Diverse fracties merkten tijdens de simulatie op dat coalitiepartijen die voor een voorstel zijn vaak passief zijn in het debat: ze geven hun onderbouwde standpunt wel maar laten het in de discussie erbij zitten. Dit roept frustratie op bij andere fracties en zorgt ervoor dat er een minder goed debat ontstaat. Zoals een raadslid het formuleerde in de Digitale Intake: Waar er één partij zeer groot is in relatie tot andere partijen bestaat het risico dat een riante meerderheid ieder streven naar mogelijke consensus onnodig maakt. Aanbeveling 5: Fracties die achter een voorstel staan moeten zo veel mogelijk fracties mee willen nemen in hun positie. Daarmee stellen ze zichzelf meer open voor de onderlinge discussie en dwingen ze zichzelf hun standpunt beter uit te leggen. Het draagt bij aan een betere verantwoording richting de andere fracties en vergroot het onderlinge begrip. De tegenstanders van een voorstel kunnen voordeel behalen door zich actiever op te stellen naar de andere fracties. Stel gerichte vragen en blijf van hen vragen zich te verantwoorden over hun positie. Daardoor ontstaan kansen voor meer nuances in de standpunten van de voorstanders en inspiratie voor moties of amendementen in de raadsvergadering.

6 Werk aan de winkel De vijf aanbevelingen op de vijf thema s zijn zowel voor de volledige commissies als voor de individuele commissieleden. De beste manier om een structurele verbetering te realiseren is door zelf het goede voorbeeld te geven en elkaar tijdens of na vergaderingen aan te spreken op hun invloed op de vergadering. De sleutel voor betere commissievergaderingen ligt in de fractievoorbereiding. Neem de aanbevelingen daarom mee bij de voorbereiding van iedere commissievergadering in de volgende checklist: 1. Wat is de politieke hoofdvraag en welke thema s zijn binnen die vraag belangrijk voor ons? 2. Welk doel willen we bereiken en welke positie willen we bij de start van de commissie innemen om die te bereiken? 3. Welke vragen willen we stellen aan andere fracties om hen aan het denken te zetten? 4. Hoe leggen we zo goed mogelijk verantwoording af aan inwoners en andere fracties over ons standpunt? Door de komende tijd gericht aan de slag te gaan met deze vragen kan de raad van Dordrecht tot maart 2018 commissievergaderingen realiseren die zorgen voor fijnere gesprekken, betere keuzes en sterker beleid voor de inwoners van Dordrecht.