Erna van Bekhoven. Alex Klein of

Transcriptie

1 Voorzitterstraining Datum 4 februari 2016 Op verzoek van Gemeente Gorinchem Erna van Bekhoven Contactpersoon Debat.NL Alex Klein klein@debat.nl of

2 Uw verzoek Onlangs sprak Erna van Bekhoven met Alex Klein van Debat.NL over de nieuwe vergaderstructuur van Gorinchem. Vijf raadsleden worden voorzitters en zullen de raad begeleiden tijdens Informatie & Ontmoeting- en Beraad & Adviesbijeenkomsten. Mevrouw van Bekhoven wil de voorzitters met behulp van een training klaar maken voor hun nieuwe taak als voorzitter. De nieuwe vergaderstructuur De nieuwe vergaderstructuur van Gorinchem gaat per 7 januari in en is een variant op het BOB-model. De ervaring leert dat bij de invoering van een nieuwe structuur de voorzitters een sleutelrol spelen. Zij moeten raadsleden scherp houden op de nieuwe afspraken, duidelijkheid bieden waar men niet goed weet wat de bedoeling is en ingrijpen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan. Op dit moment leidt burgemeester Veldhuijzen alle vergaderingen. De vijf nieuwe voorzitters van Gorinchem maken daarom vanaf januari voor het eerst hun opwachting als voorzitter. In twee trainingen (in januari en februari) bereiden wij hen voor op deze belangrijke taak. Voorbereiding De nieuwe vergaderstructuur is geen doel op zichzelf, maar een instrument om de vergaderingen van Gorinchem te verbeteren. Zo wil de raad graag efficiëntere vergaderingen en meer ruimte voor inspraak van en overleg met inwoners. De voorzitterstrainingen vinden plaats binnen de context van deze doelen. Daarom heeft trainer Alex Klein ter voorbereiding gesproken met Erna van Bekhoven en voorzitter Lennert Onvlee. In dit gesprek hebben zij de doelstellingen van de nieuwe vergaderstructuur doorgenomen en de uitdagingen voor de vijf voorzitters besproken. Iedere voorzitter is echter anders. Zij hebben allemaal andere persoonlijke uitdagingen en Daarom is het belangrijk dat we een maatwerkprogramma opstellen dat rekening houdt met deze individuele leerwensen.

3 Daarom vullen de deelnemers voorafgaand aan de training een Digitale Intake in. Dit is een online formulier met enkele vragen over hun vaardigheden en uitdagingen. Op basis van deze input stelt de trainer een maatwerkprogramma op, met oefeningen en theorie die goed aansluiten bij wat de voorzitters nodig hebben. Voorzitterstrainingen De trainingen vinden plaats in januari en/of februari. De exacte data worden afgestemd in overleg met de voorzitters en Alex Klein. Er zitten enkele weken tussen de eerste en tweede training, zodat de voorzitters hun nieuwe vaardigheden kunnen toepassen in de praktijk voor we in de tweede training voortbouwen op de lessen en de ervaringen van de periode ervoor. De eerste training richten we ons op de rol van de voorzitter en het procedureel goed leiden van vergaderingen. In een training van een dagdeel oefenen de voorzitters met herkenbare situaties en maken zij afspraken over de manier waarop zij allen de debatten leiden. We stellen het definitieve trainingsprogramma op basis van de Digitale Intake vast. De volgende onderdelen komen in deze training in ieder geval aan bod: De rol van de voorzitter in vergaderingen Voorbereiding van vergaderingen en samenwerking met griffier Sturen van het debat met een slimme opening Conclusies trekken en het afsluiten van agendapunten De training is geen hoorcollege waar de trainer de voorzitters gaat vertellen hoe zij moeten voorzitten, maar een bijeenkomst met veel ruimte voor oefening en discussie. Zo discussiëren de raadsleden met elkaar over de rol van de voorzitter en wanneer zij als voorzitter het gesprek mogen sturen. Het openen van debatten leren zij door zelf te oefenen met een goede opening. Op basis van die oefening ontvangen zij tips van elkaar en van de trainer.

4 Na de eerste training hebben de voorzitters de tijd om de lessen in de praktijk toe te passen. Daarom starten we de tweede training met een korte bespreking van hoe het is verlopen, en welke uitdagingen de voorzitters tegen zijn gekomen. Op basis van die ervaringen werken we in deze training verder. De volgende onderdelen komen in deze training aan bod: Ingrijpen als het debat de verkeerde kant gaat Omgaan met raadsleden die de nieuwe vergaderstructuur onvoldoende volgen Stimuleren van onderlinge debat in Beraad & Adviesbijeenkomsten Vermijden en afkappen van 1-op-1-discussies met raadsleden Vermijden van en omgaan met weerstand bij interventies Deze tweede training staat nog meer dan de eerste in het teken van oefenen. Tijdens de training simuleren we een vergadersituatie waar meerdere raadsleden de verkeerde dingen doen. Het is vervolgens aan de voorzitter die de oefening uitvoert om krachtig in te grijpen en met een duidelijke interventie het debat naar de juiste plaats te sturen. Vervolgtraining Informatie & Ontmoeting (optioneel) De Informatie & Ontmoetingsbijeenkomsten vragen van de voorzitters speciale vaardigheden. In plaats van voorzitter moeten zij zich meer als gespreksleider opstellen met extra aandacht voor de betrokken inwoners. Om het meeste uit deze bijeenkomsten te halen en inwoners een goed gevoel te geven bij de vergadering besteden we in een vervolgtraining extra aandacht aan deze functie van gespreksleider. De volgende onderdelen komen in deze training aan bod: Gastvrij omgaan met aanwezige inwoners Creatieve werkvormen voor interessante bijeenkomsten Omgaan met weerstand en emotie bij inwoners Sturen van het gesprek om dialoog tussen raad en inwoners te stimuleren Gebruik van non-verbale communicatie om de regie te behouden Ook deze training bestaat voornamelijk uit het oefenen met diverse herkenbare situaties. Na de training kunnen de voorzitters de bijeenkomsten met inwoners nog nuttiger maken.

5 Uw trainer Alex Klein Alex Klein is politicoloog en Nederlands Kampioen debatteren. Binnen Debat.NL richt hij zich voornamelijk op trainingen voor voorzitters, gemeenteraden en fracties. Alex heeft in tientallen gemeenten de voorzitters getraind en is in uw regio naar tevredenheid actief voor Geldermalsen en Sliedrecht. Daarnaast traint hij voorzitters in o.a. Ede, Assen, Haarlem, Velsen en de Provincie Limburg. Hij heeft jarenlange ervaring met het trainen van raadsleden en ambtenaren voor VNG. Over Debat.NL In uw regio traint Debat.NL de voorzitters van Geldermalsen, Sliedrecht en Lingewaal. Ook is Debat.NL sinds 2008 de vaste leverancier van debat- en voorzitterstrainingen voor VNG. Ook zijn wij hofleverancier van trainingen voor de VNG Academie. Onze trainingen voor gemeenteraden worden consistent goed beoordeeld door griffiers en deelnemers. Sinds 1998 zijn bij Debat.NL vijftien professionele debaters actief in het verbeteren van de overtuigingskracht van gemeenteraden en fracties. Meer dan 120 gemeentes zijn opdrachtgever voor debattrainingen, voorzitterstrainingen, mediatrainingen en coaching.

6 Uw investering Omschrijving Voorbereidend gesprek Gesprek met de trainer op locatie Kennismaking en bespreking programma Digitale Intake Digitale intake op maat Analyse resultaten Opstellen maatwerkprogramma Voorzitterstrainingen Twee avonden training Trainer Alex Klein Maatwerkprogramma Reiskosten/reistijd Vervolgtraining (optioneel) Een avond training Trainer Alex Klein Maatwerkprogramma Reiskosten/reistijd Aantal Prijs per dagdeel Subtotaal dagdelen 1 0,- 0, 0,5 595,- 297, ,- 1190, ,- 595,- Totaal: 2082,50 Prijzen zijn exclusief 21% BTW. Alle andere kosten zijn inbegrepen in het totaalbedrag.