Vakkundig voorzitten. Taken van de voorzitter. Hand-out cursus Vakkundig voorzitten Nederlands Debat Instituut

Transcriptie

1 Vakkundig voorzitten Hand-out cursus Vakkundig voorzitten Nederlands Debat Instituut dagvoorzitterschappen per jaar, o.a. voor bedrijven, ministeries en NGO s 5000 cursisten in overtuigingskracht per jaar, vanuit overheid en bedrijfsleven Taken van de voorzitter scholieren elk jaar op basisschool-, VMBO-, MBO- en HAVO/ VWO- debattoernooi. Voorstellen & leerdoelen 1. Opstellen van de agenda 4. Ingrijpen Irritaties en doel vergaderingen 2. Open van de vergadering 5. Afsluiten agendapunt Taken & functies van de voorzitter 6. Sluiten van de vergadering Theorie en oefenen van vergadering voorzitten Samenvatten & tips 1

2 Wat is jouw top 3 vergaderergernissen Wat kun je er zelf aan doen? Drievoudige waarborg > Agenda > Voorzitter > Deelnemer Vergader niet zo maar zo Een goede voorzitter zorgt voor Duidelijkheid over de sfeer over het doel over wat er gezegd is over wat er besloten is over het vervolg Een goede voorzitter zorgt voor Doelmatigheid Bespreken wat moet worden besproken Besluiten nemen en acties afspreken zodat we taken kunnen uitvoeren Binnen de tijd 2

3 Een goede voorzitter zorgt voor Kortom, een goede voorzitter Sfeer Passend bij het doel Doelmatigheid ondersteunend Respect voor elkaars mening Beeld: Daria Moskvina via The Noun Project zorgt voor: duidelijkheid doelmatigheid sfeer op alle momenten: 1. Opstellen agenda 2. Openen vergadering 4. Ingrijpen 5. Afsluiten agendapunt 6. Sluiten vergadering Oefening: open de vergadering o Open de vergadering duidelijk o Neem de rol van voorzitter aan o Zet de gewenste vergadersfeer neer 1. Openen van de vergadering Een heldere agenda? 2. Opstellen van de agenda Teamoverleg 21 mei, 15:00 uur. 1. Opening 2. Notulen 3. Mededelingen 4. Personeelsuitje 5. Kwartaalcijfers 6. WVTTK 7. Rondvraag 8. Sluiting. 3

4 Overleg projectteam Beheer Datum: Vrijdag 20 mei Tijd:15:00 tot 16:00 uur Locatie: Vergaderkamer tweede verdieping Uitgenodigd: Marcel, Nourdin, Gerrit, Ryan, Jos (notulen), Margriet (vz.) Nr Tijd Duur Agendapunt Doel o.l.v :00 5 Opening Besluit Voorzitter 2. 15:05 5 Vaststellen van de agenda Besluit Voorzitter 3. 15:10 10 Mededelingen uit het MT & concernoverleg Informatief Marcel 4. 15:20 15 Voorstel uniforme methodiek jaarcijfers Discussie Nourdin 5. 15:35 10 Beslissen programma en locatie teamuitje Besluit Jos 6. 15:45 10 Rondvraag, vragen, mededelingen buiten de agenda Informatief Voorzitter 7. 15:55 5 Doorlopen besluiten- en actiepuntenlijst Informatief Voorzitter 8. 16:00 Sluiting Besluit Voorzitter Drie fasen van besluitvorming FASE DOEL INSTRUMENT 1. Informatief duidelijkheid inlezen / vragen 2. menings- opinie discussie / debat vormend vormen 3. Besluit goede besluit- conclusie / actie vorming 1. Beknopte WAT samenvatting van het agendapunt, aanleiding. 2. Doel WAAROM agendapunt, de fase en wat willen we bereiken? 3. Wijze HOEvan behandeling, tijden, wat is wel/niet toegestaan. De voorzittersagenda 1. Noteer in trefwoorden bij elk agendapunt a) Wat gaan we b) Waarom en c) Hoe bespreken? 2. Vermeld beoogde tussentijden bij elk agendapunt 3. Vermeld de fase: Informatie, mening besluit 4. Extra: bedenk een passend woordje bij de opening 5. Extra: bedenk een passend woordje bij de sluiting 6. Noteer de te vermijden valkuilen om alert op te zijn 4

5 4. Ingrijpen De voorzitter grijpt in: Als er inhoudelijk niets relevants meer wordt toegevoegd. 4. Ingrijpen Als de procedure in gevaar komt. Als de vergadersfeer in gevaar komt. Voorbeeldzinnen afkappen Meningsvorming stimuleren Uw tijd is om, wilt u afronden U heeft nog 1 minuut. Laten we bij het onderwerp / de feiten / inhoud blijven. We hebben net met elkaar afgesproken Uw punt is duidelijk. Wie wil daar op reageren? Dat heeft u zojuist al gezegd, zijn er nog nieuwe punten? Uw tijd is om. voor Beslissers toehoorders tegen De kapstok voor argumentatie 1. Probleem - ernstig - structureel 2. Oorzaak 3. Oplossing plan (=stelling) - doeltreffend - uitvoerbaar 4. Consequenties - bijkomende voordelen & nadelen 5. Afsluiten agendapunt 5

6 Today s meeting will be endless, with an half-hour break for lunch." 5. Agendapunt afsluiten Doel: is duidelijkheid over besluit en vervolg Hoe: - Besluit helder formuleren - Actiepunten benoemen - Wat komt er in de volgende vergadering? 6. Krachtig afsluiten 6. Sluiten van de vergadering Krachtig afsluiten Opsommen acties & besluiten Korte reflectie Volgende vergadering: wat en wanneer? Bedanken deelnemers Samenvatting Na deze training krijgt u: De voorzitter zorgt voor Duidelijkheid op alle momenten 1. Opstellen van de agenda 2. Openen van de vergadering support met opfristips en oefening Gratis toegang tot maandelijkse oefenavond Doelmatigheid Sfeer 4. Ingrijpen 5. Afsluiten agendapunt 6. Sluiten van de vergadering 10% korting op Persoonlijke Coaching 20% korting op al onze open cursussen o.v.v. code 20VROC 6

7 Volg ons facebook.com/debatinstituut youtube.com/user/debatinstituut Scholieren betrekken bij uw thema? Ruim 400 scholen en scholieren Bereik via de landelijke toernooien, met gratis lesmateriaal, linkedin.com/company/nederlands-debat-instituut trainingen en docententrainingen ANBI-stichting Debatteren om te winnen Veel succes en tot ziens! 7