VOORZITTERSCHAP HAND OUT. Training commissievoorzitters AFK 17 februari 2016 &MAES PRINSENGRACHT DK AMSTERDAM

Transcriptie

1 VOORZITTERSCHAP HAND OUT Training commissievoorzitters AFK 17 februari 2016 &MAES PRINSENGRACHT DK AMSTERDAM TEL. +31-(0)

2 VOORBEREIDING Met een goede voorbereiding kun je de vergadering effectiever en efficiënter laten verlopen. Stel een realistische agenda op. Hou voldoende vergadertijd voor twijfelgevallen/ het totaalplaatje. Heb reële verwachtingen ten aanzien van de voorbereiding van adviseurs (Ga uit van het gemiddelde: verlaag je niet tot het niveau van degene die zich het slechtste heeft voorbereid, maar ga er van uit dat adviseurs zich minder goed voorbereiden dan jij). Probeer vooraf betrokkenheid te creëren (stuur eens een mailtje of zoek voorafgaand aan de vergadering telefonisch contact met adviseurs). Je kunt adviseurs specifiek vragen bepaalde voorstellen grondiger te bestuderen dan anderen. Probeer luiheid te doorbreken (geef iemand die achterover zit eens direct het woord ( Ruben, wat is jouw eerste indruk? ). Als voorzitter ken je de procedure/criteria als geen ander en deze breng je in tijdens de vergadering om structuur aan te brengen in de argumentatie ( Als we nu eens alleen naar het businessplan kijken van dit voorstel ). DE SETTING De vergadersetting is bepalend voor de sfeer en de verhoudingen aan tafel. De voorzitter zit altijd aan het hoofd van de tafel. Alleen de secretaris mag in je dode hoek zitten. Verandering van setting kan verfrissend werken: heb je wel een tafel nodig? Zit liefst aan een kleine vergadertafel, dat bevorderd een informeel gesprek, dat is wel zo aangenaam. 2

3 OPENEN VAN DE VERGADERING Met het openen van de vergadering zet je direct de sfeer van het gesprek neer. Neem als eerste het woord. Kijk vooruit op de vergadering/dag, vertel eventueel iets over hoe jij er zelf in zit, iets wat je opviel in de krant vanmorgen, iets wat je je hebt voorgenomen om in het bijzonder op te gaan letten. Begin-en eindtijd duidelijk communiceren. Duidelijk doel en proces schetsen. Openingsronde Ga niet het rijtje af maar geef commissieleden in willekeurige volgorde het woord, dat bevordert een actieve houding. Moet er iemand eerder weg? Het is vervelend als je daarmee wordt verrast vlak voor het einde van de vergadering wanneer er een belangrijk punt besproken wordt. WERKVORMEN De vergaderorde is geen vast gegeven, maar bepaal je zelf. Werken met deelsessies en verschillende werkvormen geeft snelheid en energie ( ga bijv. in 3 groepjes uiteen en bekijk allemaal een aantal voorstellen, kijk per groepje naar een criterium (artisticiteit, bedrijfsplan etc.), ga ene stukje wandelen om twijfelgevallen te bespreken etc.) Bereid voor hoe je de deelsessies samenstelt Bespreek hoe je de uitkomsten van de deelsessies aan de vergadering koppelt (plenaire terugkoppeling: Wat is het belangrijkste dat er uit jullie break-out is gekomen? ) STUREN Vergaderen is in the end ook gewoon een gesprek voeren. Waarin ruimte creëren voor ieders mening en een prettige, informele sfeer meebrengen misschien wel het allerbelangrijkste is. Humor is je belangrijkste wapen, hou het gesprek prettig en luchtig. Kap vervelende 1-2 tjes tijdens de vergadering met flair en voordeel van de twijfel af ( He, daar gebeurt iets interessants ) 3

4 Vermijd om als voorzitter in een vraag-antwoord-discussie terecht te komen. Houd de bal van je af, bijvoorbeeld door aan de groep te vragen: Herkennen jullie dit ook? Breng structuur aan in de discussie, bijvoorbeeld door eerst een volledig rondje te maken om bij iedereen algemene opmerkingen op te halen. Als de discussie te hoog oploopt, kun je altijd terug vallen op een rondje, daarmee laat je heftige emoties afromen (laat het niet in de lucht hangen). Hou vast aan de interventie die je doet: hou je vast aan de procedure die je zelf hebt voorgesteld. Tijdsbewaking is een taak van de voorzitter. Maak oogcontact, ook met mensen die niet aan het woord zijn. 4

5 INTERVENTIENIVEAUS Theoretisch gezien kun je als voorzitter op vier verschillende niveaus interveniëren in het gesprek: Inhoudelijke interventies Je stuurt op de inhoud door: Een onderwerp aan te snijden Een vervolgvraag te stellen Inhoudelijk op de ander te reageren Een samenvatting te geven Het tot dan toe besprokene te ordenen Door de inhoudelijke interventie: Voelt de ander zich gehoord Gaat de kwaliteit van de informatie omhoog Breng je ordening aan in de ingebrachte informatie Toets je of je de ander goed begrepen hebt Procedurele interventies Je stuurt op de procedure door: Het doel van het gesprek aan de orde te stellen Met je gesprekspartner de tijd die (nog) beschikbaar is te bepalen Een voorstel te doen voor de volgorde van behandeling van onderwerpen De volgorde van de agendapunten met elkaar vast te stellen Door de procedure-interventie: Breng je structuur aan in het gesprek Geef je overzicht en houvast Verklein je de onzekerheid van je gesprekspartner Zorg j ervoor dat de inhoud ordelijk wordt afgewerkt Interactie interventies Je stuurt op interactie door: Vast te stellen hoe het gesprek tot nu toe verloopt Je indrukken weer te geven over jullie samenwerking tot dit moment Te reflecteren op het effect van jou op de ander Aandacht te vragen voor het effect op jou van het gedrag van de ander Te beschrijven hoe jullie in het gesprek op elkaar reageren Te constateren hoe het tussen jullie gaat Door de interactie-interventie: Maak je bespreekbaar wat er onderhuids tussen jullie speelt Stel je aan de orde wat de samenwerking belemmert Verklein je door openheid het wantrouwen Laat je merken dat je enthousiast bent over wat er goed gaat 5

6 Gevoelsinterventies Je stuurt op gevoel door: Te laten merken dat je begrijpt hoe de ander zich voelt Te vragen of het klopt wat je aan gevoelens bij de ander bespeurt Te beschrijven hoe je jezelf voelt in deze situatie Door een gevoelsinterventie: Geef je de ander gelegenheid om zijn/haar hart te luchten Demonstreer je dat gevoelens bespreekbaar zijn Wek je vertrouwen door je aandacht voor wat voorrang heeft Maak je voor jezelf ook ruimte NB switchen tussen niveaus helpt om vergadering soepel te laten verlopen OVERZICHT BIEDEN Als voorzitter heb je altijd het overzicht: als jij het kwijt bent, zijn anderen dat vast en zeker ook! Gebruik een flip-over. Het is aan de voorzitter om inzicht te bieden in waar in het beslisproces jullie staan. Als het onduidelijk is hoe ver de discussie gevorderd is, vraag dan eens aan de groep: Waar staan we volgens jou in het proces? SAMENVATTEN Samenvatten is hoe dan ook een onmisbaar onderdeel van de vergadering. Geef tijdens de vergadering tussendoor samenvattingen waar iedereen bij is, dat geeft een bevestiging van de voortgang van het groepsproces. Een duidelijke samenvatting is ook belangrijk voor secretarissen om een advies op te kunnen stellen. Recht doen aan alle inbreng is belangrijk bij samenvatten. Recht doen aan alle adviseurs is belangrijk bij samenvatten. Je kunt ook eens aan een adviseur vragen hoe hij/zij het voorgaande zou samenvatten. 6

7 CONCLUDEREN De conclusie is van iedereen aan tafel. Trek altijd een conclusie van het gesprek en leg het vervolg vast (aan de hand van de criteria). Concluderen = eenduidig of uitstellen. Check of iedereen zich kan vinden in de conclusies. Vraag aan het eind of mensen nog iets kwijt willen. EVALUATIE Durf eens te vragen hoe anderen jou als voorzitter ervaren. Vraag eens hoe leden van je commissie vinden dat jij het als voorzitter doet: hebben ze misschien nog tips? 7