Ledennotulen Bestuursvergadering 15 5 februari 2015 S.D.V.N. DANCE FEVER

Transcriptie

1 Ledennotulen Bestuursvergadering 15 5 februari 2015 S.D.V.N. DANCE FEVER Locatie en tijd Secretariaat Villa van Schaeck, 13:30 uur Aanwezigen Tom Lormans, Carine Eskes, Kim Schuurman, Manon Verheijen, Roxanne Oude Alink Agenda 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen 4. Vaststellen notulen 5. Bespreekpunten a. Sollicitaties b. Het Huishoudelijk Reglement Volgende week dinsdag zal de eerst bijeenkomst plaatsvinden van de werkgroep die een wijziging van het HR gaat voorstellen. Welke punten willen wij als bestuur hier graag in terug zien komen? c. Presentje Judith d. Mails organiseren voor de komende tijd e. Lustrumcommissie f. Eigen locatie Hoe staat het ervoor?. g. Beleidsplan De foto s blijken nu al een positief effect te hebben! Wat is het volgende punt dat we mee gaan nemen. 6. Gang van zaken a. Actiepuntenlijst b. Bestuursleden 7. Ingekomen stukken a. Mail Pieter Smits over de verenigingskaart (bijlage 2) 8. W.V.T.T.K. 9. Rondvraag 10. Sluiting Pagina 1 van 5

2 1. Opening Tom opent de vergadering om 14:35 uur. 2. Vaststellen agenda De agenda is vastgesteld. 3. Mededelingen Roxanne Ik heb jazz gevorderd ingeschreven voor het NSK. Ik wil vandaag de mails over de carnavalsvakantie sturen, daar heb ik vandaag geen tijd voor, dus dat doe ik morgen. Carine: daar kreeg ik al allemaal vragen over inderdaad. Tom Ik heb Michel van Breukelen g d over het betalen van het secretariaat. Ik heb ook met Lisa Ramke gepraat. Ze heeft afgelopen maandag haar eerste les gegeven en die les ging goed, dus ze blijft het doen. Ik heb gezegd dat we dus een nieuw contract moeten opstellen. De vergoeding blijft 15,40 per uur. Ca Ik heb de Makro-pas aangevraagd. Aangezien we een stichting zijn kunnen wij dat gewoon en ik weet niet of het in de toekomst handig is om die te hebben. Dan hebben we hem alvast. Ik ben de contactpersoon en ik heb Manon en Rox een kaart gegeven, omdat dit mij het meest logisch lijkt. Je kunt middels een machtigingsformulier op de website ook andere mensen met jouw pas laten gaan, dus mochten commissies oid graag naar de Makro willen voor inkopen, dan kan dat gewoon! Ca Ik heb wat negatieve reacties gehad om de afwezigheidsmail en Roxanne ziet er ook de gevolgen van ;) De meeste reacties kwamen er op neer dat wij eerst de zaakjes op orde moeten hebben voordat we zo n mail kunnen sturen, maar volgens mij heb ik dat in die mail al proberen te ondervangen door te zeggen dat we daar mee aan de slag gaan en op basis van de nu beschikbare gegevens dus helemaal geen actie ondernemen. Dat het een waarschuwing is. Rox Dit gaat over een andere mail, maar ik vond de toon in de bevestigingsmail van het inschrijven een beetje negatief. Ca: Daar kunnen we voor de volgende keer naar kijken. Ca Ik heb die vloerwisser gehaald voor het Kolpinghuis. Hopelijk zijn de reacties positief. Ik heb een reservedoek gehaald, zodat we tussentijds kunnen wassen. Tom: Ze waren er blij mee, maar het formaat was wat aan de kleine kant, gaf Saskia aan. Cenna (via mail) Na bv13 is de begroting van de Opcie bijgewerkt met de huidige vrijwilligers vergoedingen (deze staat nog niet op de drive). Bij de huidige stand van zaken vallen de kosten veel hoger uit dan eerder verwacht en blijft er een net positief bedrag over op de begroting. Dit is niet het bedrag dat Tom noemde in de vorige bv. Kim: We hebben kans om verlies te draaien als we niet alle kaartjes verkopen. 4. Vaststellen notulen De notulen van BV12, BV13 en BV14 zijn vastgesteld. 5. Bespreekpunten a. Sollicitaties Er zijn inmiddels vijf sollicitaties. Pagina 2 van 5

3 De eerste, mannelijke sollicitant was erg geschikt, maar vroeg een vergoeding die wij hem niet konden bieden. Daarom is besloten deze sollicitant af te wijzen. De tweede sollicitant wordt in gedachten gehouden en er wordt contact met haar opgenomen als we in september een jazzgroep op gaan starten. De derde sollicitant wil voor drie maanden lesgeven en dan een clip opnemen of optreden doen. De andere mogelijkheid is dat ze workshops geeft. Hier kunnen wij niets mee en daarom is besloten tegen haar nee te zeggen. Over de vierde sollicitant zijn we erg positief. Ze kan wel Nederlands, maar is daar een beetje onzeker over. Ze is een superleuke meid. Ze wil heel graag lesgeven, maar moet vanuit Veenendaal komen en dat kost 8 euro retour, dus voor één les wil ze niet hierheen komen. De vijfde sollicitant heeft alleen om extra informatie gevraagd en heeft deze ontvangen. Hier is verder nog niets over bekend. b. Het Huishoudelijk Reglement Het HR zal dit jaar worden aangepast. Twee punten die wij in het HR terug willen zien komen: - Commissies zijn verplicht bij iedere ALV aanwezig te zijn door één lid af te vaardigen naar de ALV. - Het bestuur kan wat terugkrijgen voor het besturen. c. Presentje Judith Er wordt gezocht naar een gepast presentje om Judith te bedanken voor de jaren die ze bij Dance Fever heeft lesgegeven. d. Mails organiseren voor de komende tijd Er is een schema opgeteld van welke mails er de komende verzonden gaan worden om ervoor te zorgen dat ze elkaar niet overlappen. e. Lustrumcommissie Aangezien het niet mogelijk is een vaste commissie bij elkaar te krijgen, is besloten om geïnteresseerden in een groepje een bepaalde activiteit op een bepaalde dag te laten organiseren. De data en activiteiten zullen in overleg worden vastgesteld zodat het voor de commissiecoödinator geen onmogelijke taak gaat worden. f. Eigen locatie Er is nog geen afspraak gemaakt met de NS. Pagina 3 van 5

4 g. Beleidsplan Het beleidsplan wordt stap voor stap afgewerkt. We kijken nu naar het plaatsen van een nieuwsbanner op de website. 6. Gang van zaken a. Actiepuntenlijst De actiepuntenlijst is doorgelopen. b. Bestuursleden De dagelijkse taken gaan door: de evaluatie met de stijldansdocenten wordt gepland, er wordt gezocht naar mensen voor de Introcie, de reikwijdte van de nieuwsbrief is onder de loep genomen en de sponsoring loopt. 7. Ingekomen stukken Cursus SNUF Cursus werving en selectie 24 februari W.V.T.T.K. Er waren geen punten voor de W.V.T.T.K. 9. Rondvraag Rox Julia vroeg of wij haar kunnen helpen aan een danspartner voor D2. Roxanne mailt dat ze dat aan de docenten moet vragen. Rox Aswoensdag is er geen docent aanwezig bij de trainingen. Hoe gaat dat met de sleutel? Tom: Als wij die zaal hebben dan is die zaal toch gewoon open? Even aan Saskia vragen hoe dat gaat met ophalen van de sleutel. Kim: Handig om dat even te checken misschien?. Roxanne vraag RSC en Saskia en Tim. Rox Fijn als zoals nu de vergaderingen vooruit worden gepland. Dus graag ver vooruit plannen. Ma Gala 4HF in maart. Willen we daarheen? Conclusie: Nee we kunnen niet. Maar het is wel netjes om even te laten weten en dat we wel een andere keer wat willen doen, namelijk op 10 april tussen Plaats nader te bepalen. Ca Is het een idee om in onze/een google-agenda ALLE lessen te zetten? Ook de aparte afspraken? Carine maakt een extra agenda aan voor de lessen Cenna (via mail) Rox, ik heb de factuur van introdans binnen. Het totaalbedrag is 269,68, waarvan 46,80 btw. Ik heb nu 75 van stichting keizer Karel (theater) en 75 contant gekregen. Er blijft dan een bedrag over van 119,68. Gaan wij dit volledig betalen? Zo ja, dan betaal ik de factuur. Rox: Nee want zij moeten eerst nog hun eigen deel BTW betalen. Pagina 4 van 5

5 Cenna (via mail) Zouden jullie alles wat buiten de standaardbezigheden valt en jullie van mij op een bepaalde datum verwachten of nodig hebben in de agenda willen zetten, zodat mijn gaten kaas hoofd dit aan kan? JA Tom Tim en Peia organiseren een Paso-dag. Ze hebben een zaal via DF gereserveerd, want dan krijgen ze korting. WIJ krijgen de factuur, ZIJ betalen 10. Sluiting Tom sluit de vergadering om 17:28. Pagina 5 van 5