Training. Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD en SCW

Transcriptie

1 Training Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD en SCW

2 Colofon Uitgeverij: Edu Actief b.v Auteur: Joke Kraakman Inhoudelijke redactie: Floortje Vissers Titel: Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD en SCW ISBN: Edu Actief b.v Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht ( Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO ( De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Edu Actief, te vinden op

3 Over deze training Inleiding Waar mensen samenwerken is overleg en afstemming nodig. Soms kan dit informeel als je met z n tweeën iets moet overleggen. Als sociaal-maatschappelijk werker of als sociaal-cultureel werker moet je ook formeel vergaderen. Dit is overleg met meerdere mensen met een duidelijke doelstelling. In deze training leer je wat belangrijk is om goed aan een overleg of vergadering deel te kunnen nemen. Ook oefen je de vaardigheden die nodig zijn om deelnemer, voorzitter of notulist te zijn bij een teamoverleg of vergadering. Vergaderen is teamwork, iedereen is verantwoordelijk voor het resultaat. Leerdoelen Je hebt kennis van vergaderen en de diverse onderdelen. Je kunt aan een overleg deelnemen. Je kunt aan een overleg deelnemen als voorzitter. Je kunt aan een overleg deelnemen als notulist. Je kunt diverse besluitvormingsmethoden toepassen. Je kunt een proces- en productevaluatie uitvoeren. 3

4 Beoordeling Beoordelingsformulier Er wordt tijdens deze training veel geoefend. Om te kunnen beoordelen of je tijdens de training voldoende hebt geleerd om in je toekomstige werksituatie effectief te kunnen deelnemen aan een vergadering wordt je op verschillende punten beoordeeld. Deze punten kun je in het beoordelingsformulier terugvinden. De volgende punten zijn belangrijk bij de beoordeling: Je doet actief mee aan de lessen. Je gebruikt de betreffende werkmodellen om de feedback in te leveren op je rol als: deelnemer voorzitter notulist. Je demonstreert je vergadervaardigheden. Planning Planningsformulier Aan het einde van de training lever je een korte film in waarin je demonstreert dat je als voorzitter een vergadering kan leiden. Hiervoor lees je eerst de demonstratie goed door en vul je daarna het planningsformulier in. Neem ook in je planning het inleveren van de ingevulde werkmodellen feedback notulist, deelnemer en voorzitter op. Zo voorkom je dat je in tijdnood komt. In de oefeningen die in deze training worden gegeven wordt diverse keren aangegeven dat iemand de rol van voorzitter op zich moet nemen. Zorg ervoor dat je een aantal keren deze rol op je neemt en hierover feedback vraagt van je medestudenten. Zo train je jezelf in je rol als voorzitter. Demonstratie: Vergadering leiden Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen Als einddemonstratie maak je een filmpje van maximaal vijftien minuten waarin je verschillende vaardigheden laat zien die je als voorzitter nodig hebt. Deze vaardigheden kun je tijdens de training bij verschillende opdrachten oefenen. Je stelt hiervoor ook een agenda op. Deze lever je tegelijk met het filmpje in. Processtappen Voorbereiding In het filmpje laat je een vergadering zien met maar één inhoudelijk agendapunt. Als voorbereiding bedenk je dus: wat de werksetting is over welk onderwerp je de bespreking wilt laten gaan (dit is een onderwerp waar een besluit over moet worden genomen) wat de aanleiding van de bespreking is met welk doel je het onderwerp in wilt brengen wat je als resultaat voor ogen hebt wat je onderwerp is als enige agendapunt als er een besluit moet worden genomen: welke methode je wilt hanteren hoe je het agendapunt in gaat leiden. 4

5 Controle In dit filmpje laat je zien: hoe je een agendapunt inleidt (aanleiding, doel en beoogd resultaat) hoe je sturing geeft aan het gesprek/de discussie over het agendapunt hoe je een stoorzender bij de les houdt hoe je de discussie samenvat hoe je ervoor zorgt dat er een besluit wordt genomen hoe je ervoor zorgt dat er goede afspraken worden gemaakt over de benodigde acties. Uitvoering Voor deze opdracht heb je een groep medestudenten nodig die allemaal een filmpje in moeten leveren. Maak daarom vroegtijdig afspraken over de planning. Je maakt de volgende afspraken met je groep medestudenten: wanneer je het filmpje op wilt nemen wie als stoorzender gaat fungeren wie het filmpje op gaat nemen wie de deelnemers zijn (minimaal drie). Je zorgt ervoor dat alle deelnemers tijdig over de informatie kunnen beschikken die ze nodig hebben om actief mee te kunnen doen aan de bespreking. Eisen aan de demonstratie De agenda is zo opgesteld dat de deelnemers goed geïnformeerd zijn over zowel het inhoudelijke onderwerp als ook de praktische zaken. Je leidt het agendapunt zo in dat de deelnemers geïnformeerd worden over de aanleiding en het doel van het agendapunt en wat je met de bespreking wilt bereiken (het resultaat). Je geeft sturing aan het gesprek door het stellen van een duidelijke beginvraag, door te zorgen dat iedereen aan het woord komt en door het tussentijds samenvatten en stellen van stimulerende vragen. Je houdt de stoorzender op een rustige manier bij de les. Je geeft een samenvatting van de discussie waarin de verschillende zienswijzen kort aan bod komen en waarin je een conclusie trekt. Je laat zien hoe je een besluit neemt dat past bij het onderwerp. Je laat zien dat je ervoor zorgt dat er heldere afspraken worden gemaakt over het wat, wie en wanneer. 5