Efficiënt vergaderen. Hand-out bij de training Nederlands Debat Instituut. Kijk voor vergader- en overtuigtips op

Transcriptie

1 Efficiënt vergaderen Hand-out bij de training Nederlands Debat Instituut Kijk voor vergader- en overtuigtips op dagvoorzitterschappen per jaar, o.a. voor bedrijven, ministeries en NGO s 5000 cursisten in overtuigingskracht per jaar, vanuit overheid en bedrijfsleven scholieren elk jaar op basisschool-, VMBO-, MBO- en HAVO/ VWO- debattoernooien Wat is jouw top 3 vergaderergernissen? Wat kun je er zelf aan doen? 1

2 Vergader niet zo maar zo Drievoudige waarborgsysteem Agenda Voorzitter Deelnemer Taken van de voorzitter Constructieve vergaderdeelnemers steunen door De voorzitter zorgt voor Duidelijkheid Doelmatigheid Sfeer op alle momenten 1. Opstellen van de agenda 2. Openen van de vergadering 3. Aankondigen agendapunt 4. Ingrijpen 5. Afsluiten agendapunt 6. Sluiten van de vergadering Duidelijkheid over het doel van elk agendapunt over wat er gezegd is over wat er besloten is over het vervolg 2

3 Constructieve vergaderdeelnemers steunen door Doelmatigheid Bespreken wat moet worden besproken Besluiten nemen en acties afspreken zodat we taken kunnen uitvoeren Binnen de tijd Constructieve vergaderdeelnemers steunen door Sfeer Passend bij het doel informeel/formeel Doelmatigheid ondersteunend Alert, tempo en enige humor Met respect voor meningsverschillen Beeld: Daria Moskvina via The Noun Project Twee technieken voor helderheid Nummeren: Geef aan hoeveel argumenten of vragen u heeft. Labelen: Geef met een goed gekozen trefwoord of trefzin aan wat de vraag of het argument is Verbeteren van de agenda Drie fasen van besluitvorming Een heldere agenda? Fase Doel 1. Informatieve fase Duidelijkheid over het voorstel 2. Meningsvormende fase Meningsvorming over feiten en argumenten Middel Inlezen, vragen Voorlopige standpunten, discussie en debat 3. Besluitvormende fase Goede besluitvorming Definitief standpunt Stemverklaring, conclusie, actie Teamoverleg 15:00 uur. 1. Opening 2. Notulen 3. Mededelingen 4. Personeelsuitje 5. Kwartaalcijfers 6. WVTTK 7. Rondvraag 8. Sluiting. 3

4 Overleg projectteam Beheer Datum: Vrijdag 15 feb Tijd:15:00 tot 16:00 uur Locatie: Vergaderkamer tweede verdieping Uitgenodigd: Marcel, Nourdin, Gerrit, Ryan, Jos (notulen), Margriet (vz.) Nr Tijd Duur Agendapunt Doel o.l.v :00 5 Opening Besluit Voorzitter 2. 15:05 5 Vaststellen van de agenda Besluit Voorzitter 3. 15:10 10 Mededelingen uit het MT & concernoverleg Informatief Marcel 4. 15:20 15 Voorstel uniforme methodiek jaarcijfers Discussie Nourdin 5. 15:35 10 Beslissen programma en locatie teamuitje Besluit Jos 6. 15:45 10 Rondvraag, vragen, mededelingen buiten de agenda Informatief Voorzitter 7. 15:55 5 Doorlopen besluiten- en actiepuntenlijst Informatief Voorzitter 8. 16:00 Sluiting Besluit Voorzitter Aankondiging agendapunt De aankondiging, het mandaat voor de voorzitter ( Wat gaan we, waarom, en hoe bespreken?) 3. Aankondigen agendapunt Wat Beknopte samenvatting van het agendapunt, aanleiding. Waarom Het doel van het agendapunt, de fase -> wat na afloop bespreking bereikt? Hoe De wijze van behandeling, tijden, wat is wel/niet toegestaan. De voorzittersagenda Deelnemers denk na over Noteer in trefwoorden bij elk agendapunt Wat gaan we Waarom en Hoe bespreken? Vermeld beoogde tussentijden bij elk agendapunt Vermeld de fase: Informatie, mening besluit Extra: bedenk een passend woordje bij de opening Extra: bedenk een passend woordje bij de sluiting Noteer de te vermijden valkuilen om alert op te zijn Voor welke partijen is dit een heikel punt Welke deelnemers/partijen willen zich hier op profileren Welke deelnemers/partijen zijn constructief op dit punt Welke deelnemers/partijen destructief op dit punt Wat zou de ideale uitkomst zijn Wie zou dit actiepunt kunnen uitvoeren Kan dit punt binnen de tijd blijven? 4

5 Ingrijpen Grijp in als: Als er inhoudelijk niets relevants meer wordt toegevoegd. Ingrijpen Als de procedure in gevaar komt. Als de vergadersfeer in gevaar komt. Voorbeeldzinnen afkappen Meningsvorming stimuleren Uw tijd is om, wilt u afronden U heeft nog 1 minuut. Laten we bij het onderwerp / de feiten / inhoud blijven. We hebben net met elkaar afgesproken Uw punt is duidelijk. Wie wil daar op reageren? Dat heeft u zojuist al gezegd, zijn er nog nieuwe punten? Uw tijd is om. voor Beslissers toehoorders tegen De kapstok voor argumentatie 1. Probleem - ernstig - structureel 2. Oorzaak 3. Oplossing plan (=stelling) - doeltreffend - uitvoerbaar 4. Consequenties - bijkomende voordelen & nadelen 5

6 Today s meeting will be endless, with an half-hour break for lunch." Agendapunt afsluiten Doel: is duidelijkheid over besluit en vervolg Hoe: - Besluit helder formuleren - Actiepunten benoemen - Wat komt er in de volgende vergadering? Na deze training krijgt u: Sluiten van de vergadering Gratis toegang tot onze maandelijkse oefenavond 10% korting op Persoonlijke Coaching 20% korting op al onze open cursussen o.v.v. code 20VROC Gratis support met opfristips en oefeningen Volg ons facebook.com/debatinstituut youtube.com/user/debatinstituut linkedin.com/company/nederlands-debat-instituut Scholieren betrekken bij uw thema? Bereik jaarlijks ruim 400 scholen en scholieren via de landelijke toernooien, gratis lesmateriaal, trainingen en docententrainingen over uw thema met de ANBI-stichting > 6

7 Debatteren om te winnen Veel plezier en tot ziens! 7