10 tips over besluitvorming

Transcriptie

1 10 tips over besluitvorming Meer weten? Bel of mail Carla: of

2 10 tips over besluitvorming Besluitvorming is noodzakelijk bij vergaderingen. Het doel is besluiten te nemen die goed en effectief zijn. Dat zijn besluiten die de betrokkenen begrijpen en het liefst ook door hen gedragen worden. Als dit niet gebeurt dan blijven onderwerpen waarover al besloten is steeds terug komen. Het is essentieel voor een organisatie of bedrijf dat een eenmaal genomen besluit uitgevoerd kan worden en men verder gaat met een volgend onderwerp. Het is dus belangrijk dat iedereen weet waarover besloten wordt en op wat voor manier. Vergaderen doe je zo! helpt bij besluitvorming. Ik heb het opgericht om mijn jarenlange ervaring met begeleiden van groepen en met het voorbereiden en het voorzitten van vergaderingen te kunnen delen met anderen. Dat doe ik door workshops en trainingen over vergaderingen te geven. Daarnaast geef ik advies en tips zoals deze 10 tips over besluitvorming. Slechte besluitvorming kost naast ergernis veel tijd. Immers het onderwerp blijft op de agenda terugkomen en elke keer wordt er weer over gesproken. De kern van het verhaal is dat óf het onderwerp niet duidelijk is voor de betrokkenen óf dat twee groepen het niet met elkaar eens zijn. Een mooi voorbeeld van hoe besluitvorming werkt vind ik het steeds terugkeren van politieke onderwerpen. Over de hypotheekrenteaftrek en de maximale snelheid op snelwegen wordt al jaren gesproken. Bij allebei is een grote groep vóór en een grote groep tegen. Besluitvorming kan gestructureerd worden. Door het lezen en vooral door het toepassen van mijn 10 tips over besluitvorming zal de besluitvorming duidelijker zijn, makkelijker verlopen en zorgen dat er effectiever vergaderd wordt. Ik wens je veel succes bij het lezen en toepassen van mijn tips! Carla van den Bos Vergaderen doe je zo! P.S. Dit is versie 2.0 van 10 Tips over Besluitvorming. Heb je dit eboekje doorgestuurd gekregen van iemand? Ga dan naar vraag je eigen exemplaar aan, zodat je zeker bent dat je de laatste versie hebt! Je ontvangt dan tevens de 2-wekelijkse nieuwsbrief VergaderSter met waardevolle tips en inspiratie om te doen wat er écht toe doet!

3 Tip 1. Volg het besluitvormingsproces stap voor stap. In het besluitvormingsproces zijn 5 stappen te onderscheiden. Volg deze stap voor stap. Stap 1. Breng alle informatie bij elkaar en stel vast wat het probleem of onderwerp is waarover besloten moet worden. Stap 2. Maak voorstellen voor verschillende oplossingen. Probeer creatief te zijn en leer van ervaringen uit het verleden Stap 3. Bekijk en toets de verschillende voorstellen. Stap 4. Kies één van de oplossingen Stap 5. Maak een planning en voer het besluit uit. Tip 2. Maak heel duidelijk hoe er besloten wordt en leg dat vast. Bedenk hoe je wilt besluiten. Besluit je door te stemmen? Hoe veel stemmen heeft het bestuur? Of besluit de voorzitter? Of besluit het bestuur? Of wil je dat iedereen het met het besluit eens is? Discussieer erover, kies de beste methode voor je organisatie of bedrijf en leg het vast. Hierdoor kan je er later op teruggrijpen. Tip 3. Bespreek de belangrijkste punten aan het begin van je vergadering. Kijk bij het opmaken van de agenda of er punten zijn die veel discussie of een moeizame besluitvorming zullen geven. Zet die vooraan op de agenda. Dan is iedereen nog zo actief en geconcentreerd mogelijk en luistert men ook het beste naar elkaar. Besluiten worden dan makkelijker genomen. Door het snel te bespreken hangt het ook niet als een zwaard van Damocles boven de rest van de agenda en kan men ook aan de andere agendapunten de volle aandacht geven..

4 Tip 4. Pauzeer als tijdens een vergadering emoties een rol gaan spelen. Praat in die pauze met de persoon erover. Soms zitten emoties een duidelijke en prettige besluitvorming in de weg. Als je dit merkt: vraag om een pauze en praat in de pauze met de persoon of de personen die veel gevoelens over het onderwerp hebben. Vraag waarom dat is en bespreek hoe die emoties om te zetten zijn in een positieve aanvulling op het agendapunt. Tip 5. Is er een moeilijk vergaderpunt, waarbij er ongeveer evenveel voorstanders als tegenstanders zijn? Laat diegene die het meest vóór is met diegene die de meeste bezwaren heeft een voorstel maken. Vaak zijn mensen in een tweegesprek mensen minder star in het vasthouden aan hun eigen standpunt en meer bereid om samen een oplossing te vinden. Door hen samen een voorstel te laten maken worden zowel voor- als tegenargumenten meegenomen en gewogen in het voorstel. Tip 6. Vergader je met veel mensen? Praat in kleine groepjes over de agendapunten en bespreek de resultaten daarvan in de hele groep. In kleine groepen praat iedereen makkelijker. Hierdoor komt alle informatie boven tafel en komen alle meningen naar voren. Door in kleine groepjes te praten over een vergaderpunt lijkt het alsof er meer tijd is. Immers als iedereen hetzelfde zou zeggen in de grote vergadering kost dat meer tijd. Het geeft bovendien mogelijkheden om ideeën en nieuwe richtingen te bedenken en uit te werken. In een groep van vier tot vijf mensen is men veel creatiever.

5 Tip 7. Laat bij een punt met veel discussie eens mensen van rol veranderen. Een voorstander van een voorstel vertelt dan wat de argumenten tegen zijn. Een tegenstander verwoordt de argumenten voor het voorstel. Hierdoor wordt het veel minder zwart-wit omdat het op een heel andere manier gebracht wordt. Men ziet dan ook sneller waarom iets een goed of een slecht idee is. Tip 8. Hou er rekening mee waardoor besluitvorming moeilijker kan worden. Benoem ze zodat het duidelijk is voor iedereen. Dit kunnen zijn: * verschillende belangen binnen de groep; * verschillende waarden, normen en ervaringen binnen de groep; * verschillende deskundigheid in de groep. Dit zorgt ervoor dat er verschillende oplossingen aangedragen worden; * risico s, onzekerheden en lange termijn effecten kunnen soms slecht ingeschat worden. Dan speelt het karakter van de mensen een rol; * een besluit gaat vaak over dingen die niet met elkaar te vergelijken zijn zoals geld en milieu, persoonlijke vrijheid en baanzekerheid; * het gevoel speelt vaak een belangrijke rol. Tip 9. Rond een besluit af door te zeggen wat besloten is, het samen te vatten en de vervolgstappen af te spreken. Voor alle deelnemers aan de vergadering is het dan duidelijk wat er is besloten en hoe het vervolgtraject eruit zal zien. Tip 10. Bekijk bij een volgende vergadering of de vervolgstappen genomen zijn en het tot tevredenheid is afgerond. Hiermee is het onderwerp volledig afgerond. Het besluit is uitgevoerd.

6 Ten slotte: wat nu? Heb je met belangstelling de tips over besluitvorming gelezen? En ze al toegepast in je eigen vergadering? Wil je nu meer weten? Dat kan! Ik geef workshops, vergadercoaching en trajecten om mensen te helpen slimmer te vergaderen. Ik heb jaren ervaring met het werken met heel diverse groepen en met vergaderen. Ik heb zowel in Nederland als in het buitenland vergaderingen voorbereid, getraind en voorgezeten. Mijn ervaring met vergaderen is heel breed: van vergaderingen van kleine vrijwilligersorganisaties tot vergaderingen met vertegenwoordigers uit verschillende landen. Ik vind dit werk ontzettend leuk vind. En omdat ik merk dat communicatie in een vergadering moeilijk kan zijn heb ik Vergaderen doe je zo! opgericht. Ik kan speciaal voor jouw organisatie of bedrijf een traject of workshop op maat maken en geven. Neem daarvoor contact met mij op. Met hartelijke groet, Meer informatie: Carla van den Bos Vergaderen doe je zo! Carla Vergaderen doe je zo! is een project van 12organise, ingeschreven bij de KvK onder nummer Carla van den Bos Doorzenden of verveelvoudigen van dit eboekje is niet toegestaan. Gratis exemplaren van dit eboekje zijn immers verkrijgbaar via