Raadscommunicatie gemeente Bergen Griffie/Team Communicatie 12 juni

Transcriptie

1 Raadscommunicatie gemeente Bergen Griffie/Team 12 juni

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 Afbakening raadscommunicatie 3 Inzet is noodzakelijk! 3 2 Doel en doelgroepen raadscommunicatie 4 Doel 4 Doelgroepen 4 3 Nieuwe manier van vergaderen 5 4 middelen: interactie krijgt nadruk 6 Bedrijfs-, verenigings- en dorpsbezoeken 6 Scholenproject met democracity 6 Gast van de raad 7 Live verslaglegging 7 Twitter 8 Gemeenteraad on tour 8 5 Evalueren 9 6 Planning 10 7 Financiën

3 1 Inleiding Voor u ligt de nota raadscommunicatie voor de periode Na de gemeenteraadsverkiezingen van 19 maart 2014 heeft de gemeenteraad een nieuwe samenstelling gekregen. Met het opstellen van deze nota is gewacht tot bekend was wie er in de nieuwe raad zouden komen. Om de actualiteit en het effect van raadscommunicatie te blijven waarborgen gaan we (tussentijdse) evaluaties houden. De uitwerking van de manier waarop we raadscommunicatie gaan inzetten, is tijdens een creatieve sessie met de vier fractievoorzitters en een aantal raadsleden tot stand gekomen. Aan de hand hiervan is een eerste uitwerking gemaakt die in de fracties en in een overleg met de deelnemers aan de eerste sessie is besproken. Deze nota is het eindresultaat van dit proces. Afbakening raadscommunicatie De communicatie vanuit de gemeenteraad staat niet los van de communicatie door de gemeente Bergen, maar heeft wel een eigen doel, afzender en inzet. Daarom wordt in dit stuk alleen gesproken over de communicatie vanuit de gemeenteraad. Het communicatiebeleid van de gemeente is een verantwoordelijkheid van het college. Wanneer in deze nota gesproken wordt over de gemeenteraad, bedoelen we hiermee de raad als één geheel. Het gaat om wat de raad doet aan profilering als een eenduidig herkenbare groep personen die eenzelfde functie hebben binnen de lokale democratie. Natuurlijk is er diversiteit aan standpunten binnen de gemeenteraad. Deze mogen in de communicatie namens de gehele raad worden benoemd, maar niet worden benadrukt. Het gaat om het vergroten van de bekendheid van het werk van de gemeenteraad in zijn geheel, het creëren van transparantie en het vergroten van betrokkenheid van burgers bij politieke besluitvorming en het hen hierover informeren. Profilering van de (inhoudelijke standpunten en achtergronden van) politieke partij en is aan de fracties zelf. Inzet is noodzakelijk! vanuit de raad is een verantwoordelijkheid van de raad. Dit betekent dat er actieve inzet en betrokkenheid nodig is vanuit de fracties om van raadscommunicatie een succes te maken. Er worden niet alleen inspanningen verwacht van de raadsleden (en commissieleden) bij de inzet van communicatiemiddelen, ook de betrokkenheid en interactie bij regionale informatievoorziening zijn van belang. Regionale contacten vergroten het netwerk, zorgen voor samenwerking en leveren vaak veel ideeën op die voor de lokale uitvoering door raadsleden van belang zijn. Bij de inzet van communicatiemiddelen kan de griffie in samenwerking met team van de gemeente hulp bieden en mogelijkheden scheppen, maar ze zullen toch vooral gevuld moeten worden door de gezamenlijke fracties. Deze actieve inzet vraagt tijd en aandacht. Bij de uitvoering van de communicatie vanuit de gemeenteraad gaan we er van uit dat deze tijd en aandacht beschikbaar zijn /11

4 2 Doel en doelgroepen van raadscommunicatie Een raadslid heeft drie rollen. Een raadslid is: Volksvertegenwoordiger Kadersteller Controleur Om deze rollen goed uit te voeren, is adequate communicatie van belang. Doel Het is de taak van de gemeenteraad om verantwoording af te leggen aan burgers en hen te betrekken bij besluitvorming. De vertegenwoordigers uit de gemeenteraad die zich bezig hebben gehouden met deze nota raadscommunicatie, zijn unaniem van mening dat het erg belangrijk is om in het besluitvormingsproces een volwaardige betrokkenheid van burgers, verenigingen en andere belanghebbenden te borgen. Burgerparticipatie wordt als uitgangspunt gezien voor de communicatie. We communiceren daarom vanuit de Bergense gemeenteraad om twee doelen te bereiken. Namelijk: Weten wat er leeft in de samenleving Burgers betrekken bij besluitvorming, duidelijk maken waarom de raad bepaalde keuzen maakt Doelgroepen De belangrijkste doelgroep voor de gemeenteraad is uiteraard de gemeenschap, de inwoners van de gemeente Bergen. Inwoners kunnen soms groepsgewijs benaderd worden, bijvoorbeeld jongeren, inwoners van een kern, dorpsraden en dergelijke. Ook belangenorganisaties, zoals ondernemers en cliëntenraden behoren tot de belangrijkste doelgroep van de gemeenteraad. Omdat de gemeente Bergen een belangrijke speler in de regio wil zijn, hebben besluiten van onze gemeente ook effect op regiogemeenten en de Euregio s. Ook zij zijn dus aan te merken als doelgroep /11

5 3 Nieuwe manier van vergaderen Om te weten wat er leeft in de samenleving hebben de fracties nadrukkelijk behoefte aan (het onderzoeken van) nieuwe manieren van vergaderen. Er zijn twee manieren van vergaderen waarbij inwoners, verenigingen, bedrijven of andere belangstellenden betrokken kunnen worden: Interactieve betrokkenheid in een besluitvormingslijn (bijvoorbeeld in commissievergadering) Interactieve betrokkenheid vanuit een thema (benen op tafel-overleg) Van belang is dat de nieuwe vergadervorm ingevoerd wordt voor alle commissies en dat er een aantal specifieke thema s gekozen wordt om de nieuwe manier van werken te ervaren. We bouwen dit langzaam op. Het reglement van orde biedt al ruimte voor beeldvormend vergaderen. Om een Bergense vergaderwijze te ontwikkelen en een voorstel te maken voor de raad waarbij inwoners, organisaties en bedrijven meer dan voorheen betrokken worden bij de besluitvorming in de gemeenteraad, wordt een werkgroep samengesteld met een lid uit iedere fractie. Deze werkgroep onderzoekt de mogelijkheden waarbij ook ervaringen uit andere gemeenten die een ander vergadersysteem hebben, bekeken worden. Niet alleen de werkgroepsleden zullen op bezoek gaan bij andere gemeenten, deze bezoeken worden ook opengesteld aan alle andere geïnteresseerde raadsleden /11

6 4 middelen: interactie krijgt nadruk In de komende raadsperiode komt de nadruk van raadscommunicatie te liggen op interactie. Op deze manier hoor en zie je wat er leeft en betrek je de mensen ook echt. Het zenden van informatie vanuit de gemeenteraad heeft de laatste jaren de boventoon gevo erd. Een week na iedere raadsvergadering verschijnt er een raadspagina in de Maas - en Niersbode met informatie over de raadsbesluiten en over de raadsleden. Dit zal voorlopig voortgezet worden. In de artikelen wordt rekening gehouden met de nuance bij besluitvorming. Verder kan de inhoud in de loop van de periode zich aanpassen (bijvoorbeeld door verslaglegging van een bedrijfsbezoek of iets dergelijks), maar het middel blijft dus vooralsnog bestaan. De vernieuw(en)de communicatie vanuit de gemeenteraad gaat zich vooral richten op interactie. We gaan uit van mogelijkheden en durven buiten gebaande paden te denken. Wat we doen, doen we goed; de vernieuw(en)de communicatie vanuit de gemeenteraad is een proces dat stap voor stap uitgevoerd wordt. In de planning leest u hier meer over. Naast het behouden van de huidige inzet van de raadspagina in de Maas- en Niersbode, kunnen we meer interactie vanuit de raad van de gemeente Bergen creëren door: Bedrijfs-, verenigings- en dorpsbezoeken Eenmaal per kwartaal bezoeken de raadsleden een bedrijf, vereniging of dorpsraad uit onze gemeente. Bedrijven en dorpsraden worden hiervoor actief benaderd vanuit de griffie om de raadsleden te ontvangen en anderen (denk aan inwoners, bedrijven, verenigingen e.d.) te betrekken. Tijdens een bezoek staat steeds de vraag centraal: Wat speelt er? Wat zijn opvallendheden? Wat zijn toekomstplannen? Na afloop krijgen de gastheren een korte enquête toegestuurd met het verzoek deze in te vullen. Op deze manier kan verbetering van dit actiepunt geborgd worden. Van ieder bezoek worden foto s en een artikel gemaakt voor de raadspagina in de Maas - en Niersbode. De gastheren krijgen van de raad een aandenken als bedankje. Raadsleden kunnen op deze manier actief op zoek naar toegankelijke informatie voor, tijdens en na besluitvorming. Daarnaast zijn ze zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk voor burgers. Doelgroep Doel : bedrijven, verenigingen, dorpsraden : weten wat er leeft in de samenleving Scholenproject Democracity Met het educatieve doe-programma Democracity zetten kinderen uit groep 7 en 8 de eerste stappen in het gemeentehuis en maken kennis met democratische besluitvorming door samen een stad te gaan bouwen. Het is een interactief spel waarmee de gemeente op toegankelijke wijze de deuren openzet voor de basisscholen. Verschillende basisscholen uit de gemeente Bergen hebben interesse getoond in het programma. Het programma wordt gratis aangeboden door Prodemos. Democracity wordt gespeeld op het gemeentehuis in de raadszaal. Het doel is om samen een stad te bouwen. Letterlijk. Democracity bestaat uit een grote verrijdbare houten kast met daarin verschillende houten elementen van een stad. Voor de inrichting van de stad richten de kinderen verschillende politieke partijen op. Zij ervaren tijdens het spel dat overleg, argumentatie, meerderheid en consensus nodig zijn in een democratische samenleving. Tegelijk wordt de interesse gewekt voor democratische besluitvorming /11

7 Na het spel kunnen de kinderen vragen stellen aan raads- of collegeleden. Wanneer dit project succesvol wordt afgesloten, evalueren we de uitvoering en kan er voor de komende jaren gekeken worden naar soortgelijke projecten om (basisschool)leerlingen te betrekken bij besluitvorming in de gemeenteraad. Doelgroep : (in eerste instantie) basisschoolleerlingen groep 7 en 8 Doel : burgers betrekken bij besluitvorming Gast van de raad Om meer mensen te betrekken bij een raadsvergadering nodigt de raad voor iedere vergadering (met publieksgerichte onderwerpen) gericht (het liefst persoonlijk) mensen uit. Wanneer het onderwerp zich leent voor een specifieke doelgroep, wordt deze doelgroep gericht uitgenodigd. Om inwoners te betrekken bij het lokale democratische proces kunnen er ook vergaderingen zijn waarbi j er random vanuit de gemeente een aantal inwoners uitgenodigd wordt. De genodigden worden voorafgaand aan de raadsvergadering ontvangen door (een vertegenwoordiging vanuit) de fracties en krijgen een toelichting op de manier van werken in een gemeente, het burgerinitiatief komt aan de orde en deelnemers krijgen een toelichting op de agenda van de vergadering van die avond. Tijdens de vergadering kunnen de gasten plaatsnemen op stoelen die voor hen gereserveerd zijn op de publieke tribune. Mochten het nieuwe Bergense vergadersysteem en het onderwerp zich hiervoor lenen, dan kan ervoor gekozen worden om de gasten direct aan de vergadertafel aan te laten sluiten. Na afloop worden de gasten gevraagd een korte enquête in te vullen, zodat verbetering van dit actiepunt geborgd kan worden. Doelgroep Doel : inwoners : burgers betrekken bij besluitvorming Live verslaglegging Openheid en transparantie zijn een belangrijk punt in het coalitieakkoord en wordt niet alleen door de coalitie, maar door alle fracties onderschreven. Bij het nemen van besluiten is het duidelijk dat niet elke fractie een besluit ondersteunt of accepteert. Ook in de komende raadsperiode zijn soms controversiële besluiten te verwachten. Tijdens openbare raads- en commissievergaderingen is iedereen welkom. Toch blijft de publieke tribune over het algemeen amper bezet. Om de transparantie van de vergaderingen te bevorderen, onderzoeken we de mogelijkheden om een service te bieden waarbij we meer gaan brengen naar de burgers: een live-verslag via webcam en website. Hoewel dit middel niet direct interactief is, vinden de bij het samenstellen van deze nota betrokken raadsleden het onderzoeken naar het gebruik ervan in Bergen van belang. Omdat de mogelijkheden divers zijn, evenals de kosten, onderzoekt de griffie de mogelijkheden die passen binnen de wensen en de begroting van de gemeente Bergen. Hiervoor ontvangt de raad een voorstel. Doelgroep Doel : inwoners : burgers betrekken bij (informeren over) besluitvorming /11

8 Twitter De inzet van social media kan gezien worden als een innovatieve sleutel tot luisteren, betrokkenheid creëren en het opbouwen van relaties. Mits het social media account ook actief ingezet en bijgehouden wordt. De bij de totstandkoming van deze nota betrokken raadsleden willen vooralsnog geen raads - twitteraccount waarbij de griffier actief verslag doet vanuit de raadsvergaderingen en waarbij fracties vanuit hun eigen twitteraccount kunnen reageren om hun standpunten te benadrukken of berichten te retweeten. Met name het twitteren tijdens een raadsvergadering willen zij zo veel mogelijk voorkomen. Tijdens de evaluatie van de middelen die genoemd zijn in deze nota raadscommunicatie, zal de mogelijkheid van een actief twitteraccount opnieuw besproken worden. Gemeenteraad on tour De gang naar een raadsvergadering in het gemeentehuis is niet voor iedereen even aantrekkelijk. Om de burger dichter bij het bestuur te brengen kan de raad naar de burger toe komen. Bijvoorbeeld door meer op locatie te vergaderen. Dit kan voor een commissievergadering, maar ook voor de raadsvergadering. We brengen hierbij wel de koppeling aan bij een bepaald onderwerp. Staat op de agenda als belangrijk agendapunt bijvoorbeeld de ontwikkeling van een MFC in kern X, dan vergadert de commissie of raad aldaar. Is fietspad Y aan de orde, dan vergadert de commissie of raad in een locatie in de nabijheid van het fietspad. Het is van belang dat openbaarheid en toegankelijkheid van de locaties geborgd kan worden wanneer de commissie of raad vergadert op locatie. Dit onderdeel werken we verder uit nadat we eerst ervaring op hebben gedaan met de nieuwe werkvergaderingen. Omdat we dat wat we doen, goed willen doen, komt dit onderdeel aan de orde zodra het effect van de andere onderwerpen inzichtelijk is. Doelgroep Doel : inwoners, verenigingen, dorpsraden : burgers betrekken bij besluitvorming /11

9 5 Evalueren De aanpak van een vernieuw(en)de raadscommunicatie, met als uitgangspunt interactie, wordt met bovenstaande middelen stapsgewijs aangepakt. Om het effect ervan te meten, worden tussentijds korte vragenlijsten uitgedeeld aan deelnemers (gasten van de raad, bedrijven, verenigingen en dorpsraden die bezocht worden, scholen die meedoen aan het project democracity). Vanuit de gemeenteraad evalueren we na een jaar de inzet en uitwerking van de nieuwe communicatiemiddelen om te bepalen of we de juiste weg zijn ingeslagen. Na een jaar is er dan ook de mogelijkheid om nieuwe initiatieven uit te werken of initiatieven die nu ingezet gaan worden aan te passen. Op die manier blijft raadscommunicatie de komende periode dynamisch en sluit zich aan bij de behoefte van de tijd /11

10 6 Planning De planning voor het uitvoeren van deze nota inclusief de evaluatiemomenten, waarbij de inzet van de communicatiemiddelen aangepast zou kunnen worden, ziet er als volgt uit: WAT WANNEER WIE Raadspagina met: Week na iedere - Stelling (bepaald in presidium) raadsvergadering team - Interview raadslid - Verslag vergadering - Besluitenlijst Op termijn mogelijk: - Verslag bedrijfsbezoek e.d - Interview scholenproject - Interview gast van de raad - Nieuwe vergaderstructuur? Bedrijfs-, verenigings- en dorpsbezoeken organiseren, inclusief: - Aanschrijven/contact leggen met bedrijven, verenigingen en dorpsraden voor nodigen van de raad - Voorbereiding centrale vraag in relatie tot het bezoek - Organisatie artikel en foto voor raadspagina - Evaluatieformulier gastheer - Bedankje gastheer Project Democracity organiseren: - Contact scholen onderhouden - Organisatie in samenwerking met Prodemos - Evaluatie - Mogelijkheden voor vervolg - Artikel/interview/foto s voor raadspagina Gast van de raad organiseren: - Raadsvergaderingen met relevante thema s bepalen - Uitnodigen doelgroepen - Organiseren ontvangst door fracties - Artikel raadspagina - Evaluatie Live verslaglegging voorstel voor de raad maken: - Mogelijkheden - kosten Bergense vergadervorm onderzoeken: - werkgroep samenstellen - bezoeken afleggen en informatie inwinnen ervaren gemeenten - voorstel maken om voor te leggen aan de raad Gemeenteraad on tour en Twitter Evaluatie nota raadscommunicatie - organisatie werkbijeenkomst afvaardiging raad - overzicht tussenevaluaties - (gewijzigde of aanvullende) voorstellen doen Maart, juni, september, december September 2014 Afhankelijk van relevante vergaderingen Uitgangspunt: 4 x per jaar Voorstel in de raad: september 2014 Voorstel in de raad: december 2014 Mogelijk na evaluatie? Juni 2015 griffie team griffie griffie griffie griffie griffie in samenwerking met team /11

11 7 Financiën Voor de uitvoering van de voorgestelde raadscommunicatie is een beperkt budget noodzakelijk voor de middelen. Daarnaast is er personele inzet nodig voor de uitvoering. Het aantal ur en en het benodigde budget worden als volgt ingeschat: WAT INCIDENTEEL/ WIE UREN KOSTEN STRUCTUREEL Raadspagina Structureel team 4 uur per pagina Regulier budget Bedrijfs-, verenigings- en dorpsbezoeken Structureel griffie 2 uur per bezoek 100,00 per bezoek Scholenproject Incidenteel team 16 uur - Democracity Gast van de raad Structureel griffie 8 uur per keer 100,00 Live verslaglegging Bergense vergadervorm Wanneer het doorgaat: Structureel griffie Onderzoek: 8 uur Structureel griffie Onderzoek: 40 uur per keer P.m. P.m. Gemeenteraad on tour Evaluatie nota raadscommunicatie Inclusief Twitter Wanneer het doorgaat: Structureel Incidenteel griffie 4 uur per keer 400,00 griffie in samenwerking met team 8 uur - Voor de benodigde financiën en uren kunnen we op dit moment putten uit beschikbare budgetten en personele inzet. Voor wat betreft de griffie geldt het volgende. De griffier werkt vooralsnog 28 uur per week. Bij het openstellen van de vacature is echter rekening gehouden met een werkbelasting van 28 tot 32 uur per week. Dit betekent dat er in beginsel 4 extra uren per week beschikbaar zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden die voortvloeien uit deze nota. De uitkomsten van de onderzoeken (live verslaglegging, Bergense vergadervorm ) kunnen resulteren in de aanvraag van extra budget en personele inzet /11