Beslisdocument Vernieuwend Vergaderen (A ) 1

Transcriptie

1 Beslisdocument Vernieuwend Vergaderen (A ) 1 Ter voorbereiding van de invoering van het nieuwe vergaderstelsel en van de opstelling van de daarvoor benodigde verordeningen, besluit de gemeenteraad het volgende: 1. Invoering nieuw vergaderstelsel Met ingang van 1 januari 2013 gaat de gemeenteraad over op een nieuwe vorm van vergaderen, waarvan de contouren geschetst zijn in de notitie Een nieuw vergaderstelsel (A ) en in de Discussienotitie vernieuwend vergaderen (Z ). Daarbij betrekt de gemeenteraad onderstaande punten 2 t/m Informatie- en themabijeenkomsten De gemeenteraad kan informatie- en themabijeenkomsten beleggen, waarop zowel raadsleden, commissieleden als burgers op gelijkwaardige wijze welkom zijn. De opstelling en het karakter van de bijeenkomst zijn informeel; raadsleden en burgers zitten door elkaar heen. 3. Externe oriëntatie De raad is als collectief terughoudend in het naar buiten treden bij belangrijke onderwerpen. Met name de fracties vervullen de volksvertegenwoordigende rol. Bij een beperkt aantal belangrijke onderwerpen per jaar (bijv. twee) kan de raad voor zijn beeldvorming naar buiten treden. De raad zoekt op die momenten dan actief burgers, ondernemers, instellingen en/of organisaties op. 4. Inspreekrecht Tijdens de behandelronde kunnen burgers zoveel mogelijk inspreken op geagendeerde onderwerpen. Wel zal met ingang van de invoering van het nieuwe vergaderstelsel de hand worden gehouden aan de huidige regeling in de Verordening op de raadscommissies en in het Reglement van orde van de gemeenteraad van Zuidplas. Deze regeling houdt onder meer in dat het woord niet kan worden gevoerd over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep (op de rechter) openstaat of heeft opengestaan. (Zie art. 19 van het Reglement van orde of art. 17 van de Verordening op de raadscommissies.) 1 5. Invoering spreektijd Er zal spreektijd worden ingevoerd à la de spreektijdverdeling zoals deze gehanteerd wordt bij de provinciale staten van Zuid-Holland. Dit betekent dat per vergadering een totaal aantal minuten per fractie wordt verdeeld, geldend voor zowel de eerste als de tweede termijn. Deze spreektijd is gelijkelijk verdeeld over alle aanwezige fracties. 6. Vragenkwartier Het vragenkwartier wordt gehandhaafd in het opiniërende deel van de raadsvergadering. De gemeenteraad kent de raadsvoorzitter een rol toe bij het honoreren van de vragen voor het vragenkwartier. Criterium daarbij is dat de vragen een actueel en politiek relevant onderwerp betreffen. 7. Ondersteunende rol van de griffie Ter ondersteuning en versterking van de rollen van de gemeenteraad is de rol van de griffie van belang. Discussie over de eventuele rol van de griffie zal op een later moment met de gemeenteraad besproken worden. 8. Vaste vergader- en reservedata De raad besluit a. Buiten de recesweken de dinsdag in principe als vaste vergaderdatum aan te wijzen. 1 Aangenomen amendementen zijn in dit Beslisdocument verwerkt.

2 b. Daarnaast buiten de recesweken in de even weken de woensdag als extra reservedatum aan te wijzen. c. De raadsvergaderingen vinden in principe eens in de drie weken plaats. d. Bij het vaststellen van het vergaderschema van de raad kan het presidium gemotiveerd afwijken van het bepaalde in a. tot en met c. 9. Leden van het presidium De raad besluit a. Naast de reeds benoemde plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad de overige leden van het presidium tevens als plaatsvervangende voorzitters van de raad te benoemen. b. Het aantal leden van het presidium te stellen op maximaal vijf. 10. Rechtstreeks agenderen door het presidium De raad besluit het presidium de bevoegdheid te geven raadsvoorstellen en besluiten als hamerstuk rechtstreeks op de agenda voor de besluitvormende gemeenteraad te plaatsen. Daarbij kan het dan gaan om benoemingen, administratieve of kleine aanpassingen van verordeningen, formele beslissingen die gevraagd worden, maar die geheel passen in vastgesteld beleid et cetera. Indien één lid van de gemeenteraad verzoekt een voor de besluitvormende ronde rechtstreeks geagendeerd raadsvoorstel en besluit te bespreken in de opiniërende ronde, zal dit verzoek door de gemeenteraad worden gehonoreerd. 11. Benoeming fractieadviseurs De raad besluit dat: a. iedere fractie maximaal drie fractieadviseurs voor benoeming mag voordragen. b. de huidige commissieleden niet-raadsleden tot de nieuwe raadsperiode maart 2014 als fractieadviseur benoemd worden. Bij openvallende vacatures is het onder a. bepaalde van toepassing. c. fractieadviseurs personen zijn van wie de namen voorkomen op een geldig verklaarde lijst van kandidaten voor de laatstgehouden raadsverkiezingen of personen die in een gezamenlijk schrijven van het afdelingsbestuur en de fractievoorzitter van de desbetreffende partij aan de raad ter aanwijzing als fractieadviseur worden voorgedragen Voortzetting werkgroep Raadshorizon De werkgroep Raadshorizon zal tot en met maart 2014 gedurende het proces van de invoering van het nieuwe vergaderstelsel en gedurende de werking van het nieuwe vergaderstelsel in stand blijven om het proces te volgen en waar nodig met wijzigingsvoorstellen te komen naar de gemeenteraad. 13. Leden programmacommissie Fracties leveren één of twee leden per programmacommissie. Dit zijn fractieadviseurs en raadsleden. Om overbelasting van kleine fracties te voorkomen, mogen dit beiden fractieadviseurs zijn. Voorkeur heeft overigens wel dat minimaal één afgevaardigde per fractie raadslid is. 14. Openbaarheid werkgroepvergaderingen Alle werkgroepvergaderingen zijn openbaar tenzij er door de raad geheimhouding nodig geacht wordt. Aldus vastgesteld op 25 september 2012.

3 Toelichting op verschillende beslispunten Op verschillende beslispunten volgt nog een (extra) toelichting, naast de al gegeven toelichting in de notities Discussienota vernieuwend vergaderen en Een nieuw vergaderstelsel. Deze toelichting moet dus in samenhang gelezen worden met genoemde notities. Tevens komen hierbij de aandachtspunten terug, zoals deze tijdens de informatiebijeenkomst op 4 september zijn genoemd. Ad 1. Invoering nieuw vergaderstelsel Dit beslispunt spreekt voor zich. Ad 2. Informatie- en themabijeenkomsten Op deze laagdrempelige bijeenkomsten zijn raadsleden, fractieadviseurs èn burgers welkom in een informele setting. Alleen op deze bijeenkomsten kunnen presentaties verzorgd worden door het college, de raad, externen (deskundigen bijvoorbeeld) of burgers. In de Discussienota vernieuwend vergaderen zijn van de voorkeursvariant van de bijeenkomst van 4 september jl. de bedoeling en de voor- en nadelen beschreven (zie pp. 3 en 4). Op 4 september is extra aandacht gevraagd voor 1. het voorkomen van verkeerde verwachtingen bij burgers en 2. de bedoeling van een informatie- of themabijeenkomst. Een dergelijke bijeenkomst komt bijvoorbeeld niet in de plaats van inspraak. Communicatie vormt hierbij een belangrijk onderdeel bij de voorbereiding van informatie- en themabijeenkomsten. Ad 3. Externe oriëntatie Tijdens de informatiebijeenkomst heeft een deel van de aanwezigen aangegeven, dat fracties zelf een belangrijke rol hebben in de externe oriëntatie van de raad. Anderzijds werd echter ook erkend dat bij belangrijke dossiers het van belang kan zijn dat de raad zich op gelijke wijze laat informeren over ontwikkelingen, etc. Door een hoorzitting ter plaatse in de wijk, een rondetafelgesprek met ondernemers of een werkbezoek aan een instelling (om wat voorbeelden te noemen van een externe oriëntatie) kunnen onderwerpen die op papier worden aangereikt, gaan leven. Op 4 september is aangegeven, dat de raad het met name een taak vindt van de fracties om naar buiten te treden, maar dat het bij een beperkt aantal mogelijkheden nuttig kan zijn als collectief naar buiten te treden. Dit is in het beslispunt verwoord. (Zie verder de toelichting in de Discussienota vernieuwend vergaderen, pp. 5 en 6.) 3 Ad 4. Inspreekrecht Vanuit de bijeenkomst van 4 september is nog opgemerkt dat niet voor een tweede keer ingesproken kan worden als een document niet gewijzigd is. Bij de uitwerking van de regeling in de betreffende verordeningen zal de bestaande regeling uit het Reglement van orde en de Verordening op de raadscommissies (overgenomen uit de VNG-modellen) worden overgenomen en herbevestigd en met ingang van 1 januari 2013 worden gehanteerd. Dit betekent een forse wijziging met betrekking tot het inspreekrecht en zal daarom intensief gecommuniceerd moeten worden. De regeling luidt: Het woord kan niet gevoerd worden over: a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan (bij de rechter); b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. een gedraging, waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. Ad 5. Spreektijd Wellicht één van belangrijkste structuurwijzigingen die een cultuureffect tot gevolg heeft. Per vergadering krijgen de fracties en het college een x-aantal minuten. De fracties kunnen zelf bepalen

4 waaraan zij hun spreektijd met name willen besteden. De verdeling van de spreektijd zal ook in de fracties tot discussie leiden naar welk onderwerp vooral de spreekminuten gaan. De voorzitter en de griffier zullen tijdens de raadsvergadering de tijden bewaken. Ad 6. Vragenkwartier Vragen voor het vragenkwartier worden zoals nu ook gebruikelijk is- vooraf ingediend. Nadrukkelijk is tijdens de informatiebijeenkomst aangegeven, dat de voorzitter van de gemeenteraad een rol heeft bij het beoordelen op actualiteit en politieke relevantie van ingediende vragen. Overigens zullen (technische) vragen zoveel mogelijk gewoon schriftelijk worden ingediend. Gaat het dan niet om formele schriftelijke vragen, dan is de indiening van die vragen vormvrij. Ad 7. Ondersteunende rol van de griffie Op 4 september is aangegeven dat het op dit moment niet opportuun is over de invulling van de rol van de griffie (met mogelijke consequenties voor de formatie) te spreken. Tevens is geconcludeerd, dat een dergelijke discussie op dit moment niet voor de besluitvorming inzake een nieuw vergaderstelsel noodzakelijk is. Op een later moment zal dit onderwerp met de gemeenteraad besproken worden, zodat ook aan het besluit van de gemeenteraden van Nieuwerkerk aan den IJssel, Moordrecht en Zevenhuizen/Moerkapelle gevolg wordt gegeven, om de gemeenteraad van Zuidplas zich te laten uitspreken over de invulling van de griffie. Overigens laat het onverlet dat in samenwerking met de organisatie en het college aandacht wordt geschonken aan het focussen voor de discussie in het aanbieden van de raadsdocumenten. (Hiermee wordt gedoeld op punt AIII, p. 11 van de Discussienotitie vernieuwend vergaderen.) Ad 8. Vaste vergader- en reservedata De dinsdag is in alle oorspronkelijke dorpen al jaren de avond van de gemeenteraad. Onze bewoners weten dit en dat komt de bereikbaarheid van de raad ten goede. In de omringende gemeenten is de dinsdag ook de vergaderdatum van de raad. Door ook op dinsdag te vergaderen houden we maximale agendaruimte vrij om zaken gezamenlijk te doen. Door de openstelling van het gemeentehuis zien de inwoners van Zuidplas de raad plaatsvinden, ook dit komt de bereikbaarheid van de raad en haar leden ten goede. De meeste raadsleden zijn gewend om op de dinsdag te vergaderen en hebben hun agenda daarop aangepast. Aangezien er geen dringende reden is om op de woensdag te vergaderen is het agendatechnisch aan te raden om de dinsdag te handhaven als vaste vergaderavond. 4 Ad 9. Leden van het presidium Dit beslispunt spreekt voor zich. (Zie ook de toelichting in de Discussienota vernieuwend vergaderen, pp. 13 en 14.) Ad 10. Rechtstreeks agenderen door het presidium Dit beslispunt spreekt voor zich. (Zie ook de toelichting in de Discussienota vernieuwend vergaderen, pp. 14 en 15.) Ad 11. Benoeming fractieadviseurs De regeling onder punt c (tweede onderdeel of personen die houdt de mogelijkheid voor fracties open om ook fractieadviseurs voor te dragen die niet op de kandidatenlijst staan, maar bijvoorbeeld op grond van hun deskundigheid voorgedragen worden. De regeling voorziet erin dat in dat geval het afdelingsbestuur zich ook stelt achter de voordracht van de fractie. Ad 12. Voortzetting werkgroep Raadshorizon Dit beslispunt spreekt voor zich. In de raadsvergadering van 25 september is aangegeven dat de werkgroep aangevuld wordt met vertegenwoordigers van de fracties die nog niet in de werkgroep participeerden.

5 Ad 13. Leden programmacommissie Voor kleine fracties is het niet altijd mogelijk om alle programmacommissies te bemannen en zou het deels de voordelen van het nieuwe vergaderstelsel teniet doen. Ad 14 Openbaarheid werkgroepvergaderingen Dit beslispunt spreekt voor zich. 5