Aan de raad AGENDAPUNT NR. 7. Doetinchem, 27 februari 2013 ALDUS VASTGESTELD 7 MAART Werkwijzen vergaderstelsel gemeenteraad

Transcriptie

1 Aan de raad AGENDAPUNT NR. 7 ALDUS VASTGESTELD 7 MAART 2013 Werkwijzen vergaderstelsel gemeenteraad Voorstel: 1. Vanaf 1 april 2013 overgaan tot een maandelijkse cyclus van raadsvergaderingen. 2. In de beeldvormende raad het accent leggen op meer politieke beeldvorming. 3. De parallelsessies bij de beeldvormende raad handhaven en daarbinnen clusteren naar beleidsvelden. 4. De griffie opdracht geven in april 2013 een notitie op te stellen over de nieuwe invulling van de beeldvormende raad. 5. De spelregels voor vragenhalfuur en spreektijd in raadsvergaderingen in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen opnemen. 6. De notitie Raadsvragen in soorten en maten vaststellen en toevoegen als bijlage bij het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen. Aanleiding Sinds september 2010 werkt uw raad met het huidige vergaderstelsel. In december 2011 is er een eerste evaluatie van het vergaderstelsel geweest. Deze heeft geleid tot bevestiging van het vergaderstelsel en tot enkele aanpassingen daarbinnen. Nu, ruim een jaar later, zijn er omstandigheden om naar een aantal aspecten van het vergaderstelsel te kijken. In dit voorstel komen deze aspecten aan bod. Het beschrijft de ervaringen die u hebt opgedaan en conclusies die hieruit te trekken zijn. Vergaderfrequentie Op dit moment kennen de raadsvergaderingen een driewekelijkse cyclus: in principe is er elke drie weken een beeldvormende vergadering en (twee weken daarna) een mening- en besluitvormende vergadering. Het algemene gevoelen is dat deze vergaderfrequentie hoog is. De argumentatie daarbij is tweeledig. Enerzijds is door de driewekelijkse cyclus weinig ruimte voor andere activiteiten dan vergaderingen voorbereiden en bijwonen. Anderzijds laat de driewekelijkse cyclus weinig ruimte voor flexibel omgaan met extra bijeenkomsten. Daar komt bij dat de ervaring is dat de verdeling van agendapunten over het jaar nogal scheef is. Bovendien waren er de laatste maanden van 2012 regelmatig verschillende soorten vergaderingen op één avond. Twee alternatieven zijn naar voren gekomen voor de driewekelijkse cyclus: een zeswekelijkse cyclus en een maandelijkse cyclus. Bij de beeldvormende behandeling leek de voorkeur uit te gaan naar een maandelijkse cyclus. Daarbij zou de invulling kunnen zijn om elke laatste donderdag van de maand een mening- en besluitvormende raadsvergadering te houden en twee weken daarvoor een beeldvormende bijeenkomst. Dit geeft de mogelijkheid voor het flexibel organiseren van een informatieve avond, een extra beeldvormende bijeenkomst of een extra mening- en besluitvormende vergadering. Het voorstel is om per april 2013 over te gaan naar een maandelijkse vergadercyclus.

2 2 Parallelsessies beeldvormende raad Momenteel bestaat de beeldvormende raad uit twee keer twee parallelle sessies. Over wel of geen parallelsessies zijn de meningen verdeeld. U ervaart het niet aanwezig kunnen zijn bij alle onderwerpen als belangrijkste nadeel, blijkt uit de interviews die ik met fractievoorzitters heb gehad. Het nadeel wordt gerelativeerd omdat alle sessies na te kijken zijn met de videoverslaglegging. De kleinere fracties hebben opgemerkt dat het hen stimuleert om prioriteiten te stellen. De grotere fracties kunnen zich verdelen over de verschillende sessies. Overigens hebt u een duidelijke voorkeur om de donderdag te reserveren voor raadsbijeenkomsten. Afstappen van parallelsessies zou dan als consequentie hebben dat er (waarschijnlijk) twee donderdagavonden aan beeldvormende bijeenkomsten besteed moeten worden. De verdeling van onderwerpen over de parallelsessies is niet gebaseerd op clustering van onderwerpen per beleidsveld. Dit leidt tot versnippering van beleidsvelden over de sessies. Overigens is die versnippering beperkt, omdat bij de indeling van onderwerpen gekeken wordt naar de aanwezigheid van het betrokken collegelid. Het voorstel is om door te gaan met parallelsessies en daarbinnen zoveel mogelijk te clusteren naar de beleidsvelden fysiek en sociaal (standaard) en de beleidsvelden bestuur&veiligheid en financiën&organisatie (afhankelijk van het aantal onderwerpen). Beeldvorming in de beeldvormende raad De huidige wijze waarop de beeldvormende raad invulling krijgt, is beperkt. Het accent ligt op verkrijgen van een technisch, a-politiek beeld van de voorliggende voorstellen. Ook hebt u zichzelf een sterke beperking opgelegd in het aantal vragen. De fractievoorzitters hebben naar voren gebracht toe te willen naar een meer politieke beeldvorming in de beeldvormende vergadering. Uitgangspunt voor velen is daarbij dat het debat in de meningvormende raad vooral een debat tussen de raadsfracties moet zijn, en minder een debat tussen fracties en college. Om dit mogelijk te maken, is het van belang dat u een goed beeld hebt van de (politieke) overwegingen van het college om te komen tot zijn voorstel en dat u een goed beeld hebt van de eventuele keuzemogelijkheden. De beeldvorming in deze zin is volledig als u geen vragen meer hoeft te stellen aan het college tijdens het meningvormende deel van de vergadering. Om dezelfde reden is het van belang dat de raadsfracties een goed beeld krijgen van de inbreng van insprekers: wat bedoelen zij, hoe verhoudt zich dat tot het voorstel van het college en hoe verhoudt zich dat tot uw eigen visie. Het voorstel is om in de beeldvormende vergaderingen het accent te leggen op meer politieke beeldvorming. De consequentie hiervan is dat technische vragen altijd vooraf gesteld worden. Doel is dat in de meningvormende raad raadsfracties meer met elkaar dan met het college in debat gaan. Tevens is het voorstel om de griffie de opdracht te geven om in april 2013 te komen met een notitie over wat politieke beeldvorming is en met nieuwe spelregels voor de beeldvormende raad. Dit op basis van een aantal beeldvormende vergaderingen waarin de raad experimenteert met de meer politieke beeldvorming.

3 3 Vragenhalfuur Het doel van het vragenhalfuur is fracties gelegenheid bieden over actuele onderwerpen vragen te stellen aan het college. Het bijzondere karakter van vragen in het vragenhalfuur is dat ze actueel en spoedeisend zijn en dat de vragen in het openbaar, tijdens een raadsvergadering, gesteld worden. Uit de enquête onder raadsleden blijkt dat de meerderheid van de indieners van vragen voor het vragenhalfuur vindt dat de voorzitter iets soepeler met de regels om zou kunnen gaan en wat meer ruimte kan bieden aan raadsleden om te reageren. Uit een gesprek met enkele raadsleden kwam ook enige verruiming van het doel naar voren. Inwoners benaderen raadsleden met vragen/zaken die actueel voor hen zijn. Via het vragenhalfuur kan daarop worden ingespeeld en trekt het aandacht voor het werk van de raad. Het voorstel is het vragenhalfuur met de bestaande regels voort te zetten en de spelregels op te nemen in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen. Spreektijd De overwegingen voor het invoeren van spreektijd zijn: - efficiënter vergaderen; - goede aandacht ook voor onderwerpen die later op de agenda staan; - een aantrekkelijke vergadering bieden voor deelnemers en publiek. De afspraken voor spreektijd zijn: drie minuten voor een raadslid en vijf minuten voor het college gezamenlijk. Met bijzondere onderwerpen kan het presidium een afwijkende spreektijd vaststellen. Interrupties tellen niet mee in de spreektijd. Uit de enquête onder de raadsleden en het gesprek met enkele raadsleden blijkt dat de meerderheid voor het handhaven van de spreektijd van drie minuten voor raadsleden is. Naar voren komt dat het college niet altijd adequaat met zijn spreektijd omgaat. Soms ontbreekt daardoor tijd om op de inbreng van de raad in te gaan. Over het algemeen zijn de reacties positief over de rol van de voorzitter; benadrukt wordt het belang van gelijke behandeling en consequent zijn. Meerdere raadsleden merken op dat weinig sprake is van debat tussen fracties. Als de beeldvormende fase goed wordt ingevuld, hoeft het college minder of niet aan het woord te komen in de raadsvergadering. Het voorstel is de spreektijd te handhaven op drie minuten voor raadsleden en vijf minuten voor het college gezamenlijk en de spelregels op te nemen in het Reglement van orde. Vragen in soorten en maten Raadsleden kunnen de volgende soorten vragen stellen aan het college (zie voor een korte beschrijving per soort vraag de notitie Raadsvragen in soorten en maten): - (gewone) schriftelijke vragen; - vragen ex artikel 37 RvO; - vragen ex art.ikel38 RvO; - vragen in vragenhalfuur meningvormende raad; - interpellatievragen; - vragen in de beeldvormende raad; - vragen in de meningvormende raad.

4 4 Deze vragen hebben allemaal een eigen vorm en eigen (politieke) betekenis. In de soorten raadsvragen zit ook een opbouw qua politieke zwaarte. Gewone schriftelijke vragen hebben geen politieke zwaarte. Ze kunnen echter wel aanleiding zijn om vragen ex artikel 37 of vragen ex artikel 38 te stellen. Vragen ex artikel 37, vragen ex artikel 38 en vragen in het vragenhalfuur hebben wel een politieke, zij het beperkte, zwaarte omdat beantwoording altijd via de raadsvergadering loopt. Interpellatievragen ten slotte hebben een zware politieke lading, vanwege de beantwoording in de raadsvergadering en vanwege de dreiging van een vervolg via een motie, een initiatiefvoorstel of een raadsonderzoek. De vorm waarin met name de vragen ex artikel 37, de vragen in het vragenhalfuur en de interpellatievragen zijn gegoten in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen laat weinig ruimte tot debat tussen de raadsleden. Het zijn steeds vragen die gesteld worden aan het college. De vragensteller kan hierop reageren. Alleen bij het vragenhalfuur is aan andere raadsleden de gelegenheid tot aanvullende vragen (aan het college). Toch is er voldoende mogelijkheid tot debat. Dat kan door het indienen van een motie of een initiatiefvoorstel of het doen van een voorstel tot een raadsonderzoek als de vragensteller ontevreden is over de beantwoording van vragen door het college. Dat kan door gebruik te maken van artikel 38 van het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen. Van dit artikel maakt u momenteel geen gebruik. Dit artikel biedt ieder raadslid de mogelijkheid om op elk moment over elk onderwerp inlichtingen te verlangen van het college. Het verzoek daartoe doet hij schriftelijk. De verlangde informatie biedt het college vervolgens mondeling of schriftelijk aan in de eerstvolgende of in de daaropvolgende vergadering. En, en dat is van belang voor de mogelijkheid tot debat, de gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering waarin de antwoorden gegeven (zullen) worden. Overigens kunnen vragen ex artikel 37 breder ingezet worden dan op het moment gebruikelijk: (a) ze kunnen ook mondeling beantwoord worden, (b) de vragen en antwoorden dienen altijd via de raadsvergadering te lopen en (c) de vragensteller heeft altijd de mogelijkheid om nadere inlichtingen te vragen naar aanleiding van de beantwoording door het college. Het voorstel is om de notitie Raadsvragen in soorten en maten vast te stellen en toe te voegen als toelichting bij het Reglement van orde raadsvergaderingen. Financiën Niet van toepassing. Juridisch Niet van toepassing. Communicatie De verschillende onderdelen uit dit raadsvoorstel komen terug op uw werkconferentie van 21 maart De griffier, DRS. B.P.M. JANSSENS

5 De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel over werkwijzen vergaderstelsel gemeenteraad; gelet op artikel 16 en artikel 82 van de Gemeentewet; b e s l u i t : 1. Vanaf 1 april 2013 over te gaan tot een maandelijkse cyclus van raadsvergaderingen. 2. In de beeldvormende raad het accent te leggen op meer politieke beeldvorming. 3. De parallelsessies bij de beeldvormende raad te handhaven en daarbinnen te clusteren naar beleidsvelden. 4. De griffie opdracht te geven in april 2013 een notitie op te stellen over de nieuwe invulling van de beeldvormende raad. 5. De spelregels voor vragenhalfuur en spreektijd in raadsvergaderingen in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen op te nemen. 6. De notitie Raadsvragen in soorten en maten vast te stellen en toe te voegen als bijlage bij het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen. Aldus besloten in zijn vergadering van 7 maart 2013,, griffier, voorzitter