1. De keuze voor een nieuw vergadermodel uit te stellen tot I juli gelezen het voorstel van het presidium van de gemeenteraad,

Transcriptie

1 9 G e cr e e n teffelil Ge I dêrma lsên De raad van de gemeente Geldermalsen; gelezen het voorstel van het presidium van de gemeenteraad, besluit 1. De keuze voor een nieuw vergadermodel uit te stellen tot I juli De verbetersuggesties BOB-model per I december 2015 in te voeren 3. ln de maand juni2016 het huidige verbeterde vergadermodelevalueren 4. Een werkgroep vanuit de raad te formeren die in de maanden december 2015 tlm juni 2016 dit verbeterproces gaat begeleiden en evalueren. Aldus besloten in de openbare vergadering van 27 oktober 2015, nummer 10, de griffier, de voorzitter, 5

2

3 Ð ü {} ;!?ê e n t el! lïl ce ldermalsên Raadsvoorstel Vergadering Voorstelnummer Registratienummer Portefeuillehouder Afdeling Bijlage(n) B&W-datum/nummer Commissie/datum Onderuverp 27 oktober Mw. dr. M.W.M. de Vries Griffie 2 n.v.t. Presidium, 16 juni, I september en 6 oktober Keuze vergadermodel per Onderwerp Keuze vergadermodel per Beslispunten 1. Keuze maken binnen welk vergadermodel er in 2016 vergaderd gaat worden. 2. Opdracht geven aan de griffie deze keuze verder uit te werken en per te operationaliseren. Besluitgeschiedenis Raadsbesluit22J1.2011: Vaststellen vergaderstructuur gemeente Geldermalsen per 1 januari2ol2 Beoogd effect De raad een keuze te laten maken tussen het handhaven van het huidige vergadermodel met een drietal raadscommissies of een alternatief vergadermodel zonder raadscommissies. lnleiding. Met ingang van I januari 2012 is het zogenaamde BOB-(Beeldvorming Oordeelsvorming en Besluitvorming) model in onze vergaderstructuur met drie raadscommissies geïntroduceerd. Op basis van de discussie binnen de raad op 1 april 2015 is er door de griffier een notitie opgesteld met verbetersuggesties. Deze notitie "Verbetersuggesties BOB-model in huidige vergaderstructuur" is als bijlage bij dit raadsvoorstel opgenomen. Bij de behandeling van deze notitie in de vergadering van het Presidium van 16 juni 2015 werd besluitvorming over deze notitie aangehoudêrì, EF werd opdracht gegeven aan de griffier orn in het zomerreces te werken aan een alternatief model waarbij met behoud van het BOB-model twee keer per maand een besluitvormende raadsvergadering ingepland wordt. Voorafgaande aan die besluitvormende raadsvergadering zijn er dan parallelle bijeenkomsten waarin onderwerpen beeldvormende en/of meningsvormend besproken worden. (politieke markt met activiteitencarrousel). Ten aanzien van het zogenaamde carrouselmodel zijn er in den lande verschillende varianten. Kijkend naar de praktijk in Geldermalsen en de belangrijkste verbeterwensen (geen technische vragen in meningsvormende fase en meer onderling debat in de raad) is vanuit de griffie onderstaand model als alternatief voor de huidige vergaderstructuur gepresenteerd. Alternatief vergadermodel Er wordt tweewekelijks op een vaste avond (dinsdag) een politieke markt georganiseerd Activiteiten carrousel. Op die avond zijn er binnen de activiteitencarrousel een aantal raadsactiviteiten gelijktijdig aan de gang. De activiteitencarrousel richt zich op "beeldvorming, onderzoek en voorbereiding". D.w.z. bespreken van raadsvoorstellen, bevragen van portefeuillehouders, burgers, deskundigen, maatschappelijke instanties, onderzoek en voorbereiding op het raadsdebat. Het gaat in hoofdlijnen

4 4 & er y T ec ar teeeeel Gel de rma lsen om activiteiten die nu tijdens beeldvormende bijeenkomsten en in commissieverband plaatsvinden. Echter, de huidige commissies worden in dit model afgeschaft. ledere fractie bepaalt van te voren zelf welk raadslid- of (beëdigd) commissielid bij welk onderwerp in de activiteitencarrousel de fractie vertegenwoordigd. ln de activiteitencarrousel vindt de beeldvormende fase van ons BOB-model plaats. Dit is het moment dat er technische vragen gesteld en beantwoord worden (of door een ambtenaar of door de wethouder). Hier worden beeldvormende bijeenkomsten met burgers en/of ronde tafelgesprekken met belangengroepen georganiseerd. Of wordt er een informatiebijeenkomst vanuit het college van B&W ingepland. Kortom: de activiteiten in de activiteitencarrousel moeten er toe leiden dat de beeldvorming over een bepaald onderwerp voldoende heeft plaatsgevonden. Belangrijk is dat er een goede afstemming plaatsvindt tussen de aanwezige(n) bij de activiteit en de overige leden van de fractie. lmmers, na afloop van een onderwerp in de activiteitencarrousel wordt door de aanwezigen beoordeeld of een onderwerp door kan naar de volgende fase (de oordeels-/meningsvormende fase) of bij recht-toe-recht-aan voorstellen rechtstreeks ter besluitvorming kan worden voorgelegd. Naar verwachting zullen veel voorstellen die tijdens de activiteitencarrousel aan de orde komen twee weken later ingepland kunnen worden. De activiteiten in de activiteitencarrousel worden in tijdblokken ingepland en voorgezeten door ervaren gespreksleiders vanuit de gemeenteraad. De inbreng van burgers en instellingen vinden plaats in de activiteitencarrousel. lnformele contacten. Na een pauzewaarbij er eveneens ruimte is voor onderling overleg en informele contacten wordt de tweede activiteit van die avond gepland, namelijk het raadsdebat. Het raadsdebat. ln het raadsdebat is de tweede fase van ons BOB-model aan de orde. Het raadsdebat wordt voorgezeten door de burgemeester, vindt plaats in de raadzaal en alleen raadsleden kunnen hieraan deelnemen. Onderwerpen die voor een raadsdebat worden geagendeerd moeten dusdanig door de raad- en commissieleden in de activiteitencarrouselvoorbereid zijn dat er geen informatieve vragen meer leven over de kwaliteit en de inhoud van het voorstel. Tijdens het raadsdebat worden er in principe (uitzonderingen moeten kunnen) geen vragen meer aan het college van B&W gesteld. Tijdens het raadsdebat gaan de fracties met elkaar in discussie. Na de inbreng van de fracties kan het college van B&.W kort r,eageren. ln het raadsdebat worden de onderwerpen eveneens ingedeeld in tijdsblokken. Er is tijdens het raadsdebat geen burgerspreekrecht. Besluitvormende raad. Het laatste onderdeel van de politieke markt (en van ons BOB-model) is de besluitvormende raad. Bij dit onderdeel vindt besluitvorming plaats over de voorstellen die of in de activiteitencarrousel of tijdens het raadsdebat aan de orde zijn geweest. Het moment van besluitvorming c.q. de doorlooptijd van het BOB-miodel is afhankelijk van de politieke gevoelens en gedachten m.b.t. een voorstel. Bij recht{oe-recht-aan voorstellen kan het binnen twee weken: bespreken in activiteitencarrousel en twee weken later besluitvorming. Bij "lichte" voorstellen: bespreken in activiteitencarrousel, twee weken later bespreken tijdens het raadsdebat en bij unanimiteit (vergelijk met huidige hamerstukken), dezelfde avond besluitvorming. Bij "zwaardere" voorstellen: bespreken in de activiteitencarrousel, twee weken later bespreking tijdens het raadsdebat. lndien blijkt dat er grote politieke verschilpunten zijn en er onvoldoende tijd voor verdere discussie is wordt de verdere bespreking uitgesteld naar het volgende raadsdebat. Daarbijwordt tevens aangegeven waar nog over gedebatteerd moet worden. Bij de tweede bespreking in het raadsdebat is de verwachting dat op die avond ook besluitvorming kan plaatsvinden. Kortom: de doorlooptijd varieert van 2 tot 6 weken. 2

5 Ç e g!' ) e n t *lf,ff$l celdermalsen Ð Over de voorstellen die ter besluitvorming voorliggen, kan een stemverklaring worden gegeven, maar er wordt niet meer gediscussieerd. Agendacommissie. Dit model vraagt om een presidium nieuwe stijl, nl. een agendacommissie. Deze agendacommissie bereidt actief en regisserend de agenda's voor van de politieke markt. Deze agendacommissie vergadert om de twee weken voorafgaande (om I8.30 uur) aan de politieke markt van die avond en bereidt dan de agenda van de volgende politieke markt voor. De griffie bereidt de vergadering van de agendacommissie voor. De agendacommissie is eveneens verantwoordelijk voor de lange termijnagenda van de gemeenteraad. De agendacommissie bestaat uit de plv. voorzitter van de raad (voorzitter agendacommissie), de voorzitter van de raad, de fractievoorzitters en de griffier. ln deze nieuwe opzet vervalt het presidium. lndien daartoe aanleiding is wordt er een seniorenconvent (delen van vertrouwelijke informatie) bij elkaar geroepen. Planning van de politieke avond in Geldermalsen. De avond van de politieke markt zal er qua indeling in hoofdlijnen als volgt uitzien: o Agendacommissie 1B.30 uur uur.. Aanvang politieke markt: uur. o Activiteitencarrousel in twee à drie ruimten: uur uur o Pauze en tijd voor informele contacten uur uur. Raadsdebat in de raadzaal: uur uur. Besluitvormende raad in de raadzaal: uur uur Aandachtspu nten/kenmerken alternatief vergadermodel. ln dit model blijven de burgercommissieleden een rol vervullen in de activiteitencarrousel. Het raadsdebat wordt gevoerd door alleen raadsleden. Hiermee wordt de inbreng van de huidige vaste burgercommissieleden beperkt. Het voorgestelde komt echter wel tegemoet aan de wens om de discussie over relevante onderwerpen in de raad te voeren en niet in de commissies. Dit alternatief vergadermodel :. biédt kans op een gevarieerde infôrmatievoorziening voor inwoners, raads- en commissieleden. o geeft meer ruimte aan ambtenaren om een rol te vervullen in het politieke proces. o geeft meer ruimte voor informele gedachtewisseling.. biedt kans op minder vergaderingen. o legt de regierol van het politieke proces nadrukkelijk neer bij de agendacommissie.. dwingt ons om op tijd te vergaderen en vraagt om die reden vergaderdiscipline van allen en goede gespreksleiders/voorzitters.. is laagdrempeliger voor onze inwoners en geeft ruimte aan onze inwoners om heel specifiek tijd in te ruimen voor 1 bepaald onderwerp. o beperkt de inbreng van burgers en instellingen tot de activiteitencarrousel. vraagt een strakke fractiediscipline i.v.m. de (kortere) voorbereidingstijd. zorgt er voor dat de momenten van formele besluitvorming door de gemeenteraad toenemen.. kan er toe leiden dat de doorlooptijd van belangrijke stukken langer wordt. o geeft de burgercommissieleden een rol in de activiteitencarrousel en niet meer in het oordeelsvormende/meningsvormende deel van het politieke besluitvormingsproces. zorgt er voor dat het debat over relevante onderwerpen in de raad plaatsvindt. )

6 Ð 6 e n'r ee nåef,flfi[l GeIdermaIsen a vraagt om voldoende "publieksvriendelijke" vergaderruimten en voldoende capac teit om de diverse programmaonderdelen in de activiteitencarrousel te begeleiden. Bespreking in Presidium. Bij de bespreking van dit alternatieve vergadermodel in de presidiumvergadering van september werd duidelijk dat er verschillend over gedacht wordt. Een aantal fracties moesten het alternatief intern nog bespreken en een aantalfracties hadden behoefte aan een externe oriëntatie bij gemeenten waar al eerder een dergelijk model is ingevoerd. Om die reden werd de besluitvorming aangehouden tot de presidiumvergadering van oktober. Ook in die vergadering was de verdeeldheid groot. Nagenoeg iedereen is het erover eens dat er een aantal zaken in het met elkaar vergaderen in Geldermalsen opgelost moeten worden. Grofweg de helft ziet de oplossing in het verbeteren van het BOB-model in de huidige vergaderstructuur (zie bijalge). De andere helft is van mening dat de oplossing ligt in het alternatief model. Dit model zou in ieder geval als proef voor 2016 ingevoerd kunnen worden. Kortom: het presidium blijft verdeeld en legt om die reden dit voorstel aan de raad ter finale besluitvorming voor. Vanuit het presidium is tevens aangegeven dat er ook binnen de fracties verschillend over gedacht wordt en er om die reden hoofdelijk gestemd zal moeten worden. Advies. Keuze maken tussen het huidige (verbeterde) vergadermodel met drie raadscommissies of het alternatieve vergadermodel zonder raadscom m issies. Het presidium van de gemeenteraad van Geldermalsen, de griffier, de voorzitter, Mevrouw A. ljff M.Vermeulen Vergaderin Gemeenteraad onun??-lq-'19- Nr. besr' ic),- Raadsstuk n, lor.lo eto' Liesiissing: þvoorttet Presidium l] Voorstel B en W eangenorììên f l lnitiatiefvoorstel aangenomen [f Aarrgenomen voor kennisgav ng ll Aangehouden [] Af te handelen volgens procesgang L-.J 4