Voorstel aan Gemeenteraad

Transcriptie

1 Voorstel aan Gemeenteraad Onderwerp Reglement van orde nieuwe stijl Voorstel Het in het besluit gevoegde Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Sittard-Geleen 2018 vast te stellen. Openbaarheid.Openbaar o Vertrouwelijk o Geheim Communicatie DAnders, zie toelichting o Geen Raad Raadsvoorstel DAnders, zie toelichting Portefeuillehouder drs. G.J.M. Cox pagina 1 van 6

2 Samenvatting Inleiding Op 8 november 2017 heeft de raad besloten over te gaan op een nieuw vergadermodel, na de verkiezingen van 21 maart a.s. Dat bestaat uit de ronde (parallelle vergaderingen per onderwerp) en aansluitend een raadsvergadering op dezelfde avond. Dat is nu uitgewerkt in een nieuw reglement van orde. Het reglement is tot stand gekomen in meerdere bijeenkomsten van de Werkgroep Raad Op 4 december 2017 heeft het presidium ingestemd met een eerste versie die vervolgens aan het college is voorgelegd voor wensen en bedenkingen. Op 8 januari 2018 is het concept definitief door het presidium goedgekeurd en dat ligt nu aan u ter besluitvorming voor. Een nieuw model voor een andere insteek De raad zoekt de verbinding met inwoners en organisaties in de stad. In het huidige vergadermodel is niet veel ruimte voor participatie. Er bestaat een beperkte wijze van inspreken op geagendeerde onderwerpen en er is een met formele regels omgeven verordening op het burgerinitiatief. Het nieuwe model geeft meer ruimte voor ontmoeting en uitwisseling van informatie. Dit streven staat niet los van de inspanningen van het college op dit terrein. Momenteelloopt een traject om de inbreng van inwoners te verbeteren (programma burgerparticipatie). Ook zijn enkele inwoners zich aan het buigen hoe de betrokkenheid bij besluitvorming door de raad geintensiveerd en gestructureerd kan worden. De Werkgroep Raad 2025 is daarbij betrokken. De afstemming tussen de verschillende trajecten is hard nodig, omdat er voor inwoners uiteindelijk maar een gemeente is. Een stapeling van inspraak- en participatiemomenten die niet goed op elkaar zijn afgestemd doet afbreuk aan de relatie met de inwoners. Andere redenen voor verandering zijn dat de raad op de juiste momenten in positie wil worden gebracht, op actuele zaken wil kunnen inspringen en de vergadertijden efficienter wil benutten. Daarnaast wordt ingezet op een lange-termijnagenda, zodat de raadsagendacommissie in de planning kan anticiperen op komende raadsvoorstellen, bijvoorbeeld door middel van informatiebijeenkomsten. pagina 2 van 6

3 Toelichting voorstel Opzet van het nieuwe reglement van orde Op dit moment zijn er meerdere regelingen voor het functioneren van de gemeenteraad en zijn commissies: het reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad, de verordeningen op de raadscommissies, het burgerinitiatief en het onderzoeksrecht van de raad. Ook is er een huishoudelijke reglement van het presidium. Het grootste deel van die regelingen wordt nu in een nieuwe verordening samengevoegd. Hiermee wordt recht gedaan aan de wettelijke bepaling dat het reglement van orde betrekking heeft op de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad. Het leidt tot meer uniformiteit en minder dubbelingen. Oaarnaast zijn in het nieuwe reglement van orde niet langer bepalingen opgenomen die al in de gemeentewet zijn geregeld. Niet aile bestaande regelingen zijn in het reglement van orde opgenomen. Zo blijven de verordeningen op de rekenkamercommissie, werkgeverscommissie, ambtelijke bijstand, de referendumverordening en de regeling fractievergoeding in stand. Opbouw van het nieuwe reglement van orde In Hoofdstuk I 'algemene bepalingen' staan de verschillende 'eigen' commissies van de raad. Oat zijn niet de vervangers van de huidige thematische raadscommissies, want daarvoor in de plaats komen de bijeenkomsten in de ronde. Het betreft de volgende commissies: Fractievoorzittersoverleg Oit overleg komt in de plaats van het seniorenconvent en het presidium (met uitzondering van de agenderingstaak van laatstgenoemde). Raadsagendacommissie Oeze commissie krijgt een belangrijke rol in de agendering van raad en ronde. Commissie begroting en verantwoording Oeze commissie komt in de plaats van de auditcommissie en krijgt op twee punten een uitbreiding van taken. In de eerste plaats doordat voortaan ook de begroting tot het werkterrein wordt gerekend en niet aileen onderzoeksplannen van college, raad en rekenkamercommissie. In de tweede plaats de afstemming met de rekenkamercommissie. Naar aanleiding van de Zelfevaluatie van die commissie is de wenselijkheid uitgesproken dat de auditcommissie de goede afstemming met de auditcommissie tot zijn zorg zou rekenen; inclusief het toezien op tijdige beantwoording van vragen van de rekenkamercommissie de doorgeleiding van rapporten en de voorbereidingen van de benoeming van leden van de rekenkamercommissie. Oeze taak wordt nu toegedeeld aan de nieuwe commissie begroting en verantwoording. Onderzoekscommissie Momenteel is de verordening op het onderzoekrecht van de raad van toepassing. Oeze bevat in grote Iijnen de bepalingen van de gemeentewet. In het voorliggende ontwerp is de regeling niet aileen ontdaan van deze wettelijke bepalingen, maar wordt er ook een Iichte pagina 3 van 6

4 variant mogelijk, namelijk een commissie-niet zijnde een enquetecommissie. In het reglement zijn raamregelingen opgenomen; indien de raad daadwerkelijk een commissie (Iicht of zwaar) wil instellen is een afzonderlijk raadsbesluit nodig. Projectcommissie Het reglement biedt de mogelijkheid een tijdelijke commissie in te stellen. Geregeld wordt dat deze commissies geen permanent karakter hebben, aile fracties een raads- of burgerlid kunnen afvaardigen en dat de vergaderingen openbaar zijn. Tevens is een bepaling opgenomen dat de politieke oordeelsvorming over het onderwerp waarvoor de projectcommissie in het leven is geroepen, plaatsvindt in de ronde en in de gemeenteraad. Bij de definities in artikel1 is het zogenaamde 'dagbericht' opgenomen. Dagelijks zullen de raadsleden aan het einde van de werkdag een overzicht ontvangen van de ingekomen stukken, mededelingen college, e.d. Dit komt in de plaats van de steeds afzonderlijke doorzending zoals nu gebruikelijk. Uiteraard worden spoedeisende berichten niet aangehouden tot de verschijning van het dagbericht. In Hoofdstuk /I over toelating en benoeming zijn de artikelen 9 Benoemingsprocedure en beediging wethouders en artikel 11 over Burgerleden nieuw. De benoemingsprocedure voor wethouders gaat verder dan opgenomen in het huidige reglement van orde. Deze nieuwe procedure is gebaseerd op het advies van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. ledere fractie mag volgens het nieuwe reglement maximaal twee burgerleden voordragen en zij krijgen een wat formelere status. Ze worden beedigd, net als raadsleden, en ze kunnen bijvoorbeeld ook schriftelijke vragen stellen. In Hoofdstuk 11/staan de spelregels voor de diverse bijeenkomsten, zowel voor de ronde als voor de raad. Bijeenkomsten in de ronde vervangen de huidige thematische raadscommissies. Nieuw is ook 'Het Plein' (artikel14lid 5), waar inwoners, maar ook wethouders of ambtenaren, informatie kunnen tonen. Hoofdstuk IV geeft de (egels voor de ronde. Dit is een grate verandering ten opzichte van de huidige commissies, doordat per onderwerp ruimte en tijd wordt vastgesteld. Bijeenkomsten vinden parallel aan elkaar plaats. De vergadervorm kan varieren, afhankelijk van het onderwerp en de fase waarin het onderwerp zich bevindt (beeld- of oordeelsvorming). Per fractie zit er een persoon aan tafel. Samen met een voorzitter, secretaris, portefeuillehouder en een inhoudelijk ambtenaar, betekent dat dat er ca 15 mensen aan tafel zullen zitten. Aile anderen kunnen op stoelen eromheen plaatsnemen en wellicht op een bepaald moment even aanschuiven (een inspreker bijvoorbeeld). In principe worden onderwerpen niet dezelfde avond in de ronde als in de raadsvergadering geagendeerd. Besluiten worden op z'n minst pas twee weken later genomen. De spreekregels zijn sterk ingekort. De voorzitter bepaalt de orde van de vergadering en hij kan spreektijd en sprekersvolgorde vaststellen. Deze flexibilisering is nodig omdat voor ieder apart onderwerp een bespreektijd is gereserveerd. Dit zal waarschijnlijk gewenning vragen die mogelijk wordt vergemakkelijkt doordat een bijeenkomst van de ronde minder deelnemers telt dan een raadscommissie. Verder is opgenomen dat daags na de vergadering de besluitenlijst wordt gepubliceerd. Hierin worden (kort) opgenomen het advies over raadsvoorstellen, aangekondigde moties en pagina 4 van 6

5 amendementen en toezeggingen van de portefeuillehouders. Daarnaast worden notulen gemaakt, vergelijkbaar met die van de huidige raadscommissies. In dit hoofdstuk is ook het Burgerinitiatief (artikel 24) nieuwe stijl opgenomen. Een laagdrempelige mogelijkheid om met de raad in gesprek te komen. Doorgaans zal het college worden gevraagd iets uit te werken dan wei eerst een ad vies te geven. Hoofdstuk V beschrijft de raadsvergadering. Het is de bedoeling dat in de raad afrondend de besluiten worden genomen en niet dat eerdere discussies nog eens worden overgedaan. Het accent ligt niet op een nieuwe bevraging van het college (die mogelijkheid was eerder in het proces aanwezig), maar op de politieke afronding in de raad zelf (artikel 31 lid 4). Afwijkingen zijn wei mogelijk. In Hoofdstuk V/ staan de rechten van raads/eden. Hierin treden geen wezenlijke veranderingen op. De dag voor de vergadering kan een raadslid een onderwerp aanmelden (dus niet een lijst met vragen). Niet altijd kan de betrokken wethouder aanwezig zijn, bijvoorbeeld omdat hij elders is ingeroosterd. Het college kan (als collegiaal bestuur) iemand afvaardigen om aanwezig te zijn (met een betrokken ambtenaar) om daar op de actualiteit te reageren en af te spreken wat er verder gebeurt. Afstemming met college Het college heeft op 17 december 2017 gereageerd op het ontwerpt-reglement. Naar aanleiding daarvan zijn enige wijzigingen doorgevoerd. U kunt dit lezen in ibabs bij de vergaderstukken van het presidium d.d. 8 januari Daarnaast brengt een ambtelijke werkgroep in beeld op welke wijze een integrale aanpak van de burgerparticipatie mogelijk is. In deze werkgroep wordt ook besproken hoe de raad beter in positie kan worden gebracht door instelling van een termijnagenda en wordt nagegaan of het format van de raadsvoorstellen en bespreeknotities aanpassingen vragen. De werkgroep verwacht in april 2018 zijn werkzaamheden af te kunnen ronden. De werkgroep is samengesteld uit leidinggevenden, stafmedewerkers en medewerkers met ervaring met het raadswerk. De gemeentesecretaris en de griffier zijn opdrachtgever van deze werkgroep en zijn bij de vergaderingen aanwezig. Communicatie Veel hangt af van de juiste communicatie. Hiervoor is een communicatie-opzet gemaakt. In eerste instantie is vooral sprake van interne communicatie richting de (toekomstige) raads- en de burgercommissieleden en de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt volop gewerkt aan een nieuwe opzet van de webpagina's van de gemeenteraad en de voorbereiding van het dagbericht. De communicatie richting inwoners wordt opgepakt na de gemeenteraadsverkiezingen. De communicatie-opzet is in ibabs bij het voorstel gevoegd. Personele consequenties De griffie brengt momenteel de gevolgen van het nieuwe vergadermodel voor de eigen werkwijze in beeld. Dat is nog niet geheel afgerond en wordt, conform afspraak in het presidium, eerst aan de werkgeverscommissie voorgelegd. Ook is in het presidium afgesproken dat een tevredenheidsonderzoek van de raadsleden onderdeel uitmaakt van de analyse. Dit pagina 5 van 6

6 alles vraagt meer tijd. Het betekent ook dat de beslissing over de vraag of er twee dan wei drie parellelsessies worden gehouden, nu niet kan worden genomen. Financien De kosten in 2018 voor communicatie, aanpassing website, en nieuw handboek voor raadsleden bedragen euro. De kosten voor technische voorzieningen in een eventuele derde vergaderkamer bedragen euro. Eventuele bouwkundige aanpassingen worden geraamd op euro. Een specificatie ligt ter inzage. De kosten, met uitzondering van eventuele bouwkundige aanpassingen worden gedekt uit de uit de reserve verplichtingen griffie. Juridisch Artikel16 Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad een reglement van orde voor zijn vergaderingen vaststelt. Dat houdt in dat de richtlijnen opgenomen in het reglement van orde moeten worden opgevolgd. De bepalingen van dit ontwerp zijn getoetst op de voorschriften voor regelgeving. Evaluatie Een nieuwe werkwijze schept verwachtingen. Het zal echter vooral van de praktijk afhangen of het nieuwe model tot een cultuurverandering leidt. Er wordt meer ruimte gemaakt voor de inbreng van inwoners. Gaan zij daar gebruik van maken en bereiken we hen ook? De verwachtingen moeten reeel zijn. Niet bezoekersaantallen, maar de kwaliteit van de inbreng en van de besluitvorming is maatgevend voor het succes. De nieuwe regeling zal na een jaar functioneren worden geevalueerd. Naast de inbreng van inwoners en de ontmoetingsfunctie wordt ook de tevredenheid over het model onderzocht onder de raadsleden: de mate waarin de raad beter in positie is gekomen, het tijdsbeslag op de agenda van de raadsleden en de kwaliteit van de ambtelijke bijstand. Voorstel aan Gemeenteraad Steller : Jouke Vis Telefoon : (046) jouke.vis@sittard-geleen.nl Raadsgriffie Burgemeester drs. G.J.M. Cox Griffier drs. J. Vis pagina 6 van 6