Jaarverslag Rekenkamercommissie Bernheze

Transcriptie

1 Jaarverslag 2016 Rekenkamercommissie Bernheze

2 Voorwoord In dit jaarverslag leggen wij verantwoording af over de uitvoering van onze taken in 2016 met een korte uiteenzetting van de verrichte werkzaamheden en de procesgang. Het in 2015 opgestarte onderzoek naar de kwaliteit van de beleidsinformatie is in 2016 voortgezet. Het eindrapport is op 6 oktober in de raad besproken, waarbij alle aanbevelingen zijn overgenomen. In oktober heeft een gesprek plaatsgevonden met het presidium over een nieuw onderzoek. Dit heeft geleid tot twee korte onderzoeken: de gang van zaken rondom het bestemmingsplan Het Runneke en de implementatie van de aanbevelingen in het beleid vergunning, toezicht en handhaving Bernheze Na een lange ziekteperiode heeft het commissielid de heer Van Deursen op basis van medische gronden en hieraan gekoppelde persoonlijke overwegingen per 1 november 2016 ontslag genomen. De rekenkamercommissie heeft daarom in december 2016 opnieuw een sollicitatieprocedure gestart. Omdat mevrouw Versmissen per 1 april 2017 haar maximale zittingsperiode bereikt, is gekozen voor het werven van twee leden zodat de rekenkamercommissie weer snel op volle sterkte is. In dit jaarverslag staan wij ook stil bij de interne en externe effectiviteit van de onderzoeken. Tot slot geven wij inzicht in de financiële afwikkeling van Het afgelopen jaar hebben wij op een prettige en constructieve manier gewerkt met de raadsleden, het college en de gemeentelijke organisatie van Bernheze. Wij willen hiervoor onze dank uitspreken. We vertrouwen erop de raad ook in het komende jaar weer adequaat bij te kunnen staan in zijn controlerende rol. Heesch, 21 februari 2017 Namens de rekenkamercommissie Bernheze, Ir. C.A.J.M. Langerwerf voorzitter 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord 2 1. Inleiding Doelstelling van de rekenkamercommissie Samenstelling 4 2. Uitvoering werkzaamheden Onderzoeken Onderzoek Kwaliteit van beleidsinformatie Quick-scan implementatie aanbevelingen beleid Vergunningverlening, toezicht en handhaving Quick-scan gang van zaken bestemmingsplan Het Runneke Werving en selectie nieuwe leden 6 3. Effectiviteit rekenkamercommissie Interne effectiviteit Externe effectiviteit 7 4. Middelen Financiële verantwoording

4 1. Inleiding Op grond van artikel 9 van het Reglement van Orde van de Rekenkamercommissie Bernheze stelt de rekenkamercommissie jaarlijks een jaarverslag op. In het jaarverslag legt zij verantwoording af over haar werkzaamheden gedurende het afgelopen jaar Doelstelling van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden om zijn controlerende taak uit te voeren. Daartoe voert zij onderzoek uit op het gebied van: Doeltreffendheid: een onderzoek op doeltreffendheid moet uitwijzen of de gewenste resultaten daadwerkelijk zijn bereikt of kunnen worden bereikt; Doelmatigheid: onderzocht wordt of de beoogde resultaten worden bereikt met zo weinig mogelijk middelen (personeel, geld) Rechtmatigheid: hierin staat de vraag centraal of het handelen van de gemeente in overeenstemming is met de gemeentelijke begroting en geldende wetten, verordeningen en regels. Bij de uitvoering van haar onderzoeken kijkt de rekenkamercommissie terug, met als nadrukkelijk doel daarvan te leren voor de toekomst. Afhankelijk van het onderwerp wordt ook vooruit gekeken, naar ontwikkelingen in met name de regelgeving, welke van invloed kunnen zijn op het gemeentelijk beleid. De wijze waarop de rekenkamercommissie haar onderzoeken uitvoert is vastgelegd in het onderzoeksprotocol Samenstelling De rekenkamercommissie is samengesteld uit externe leden. In 2016 bestond de commissie uit de volgende leden: De heer Ir. C.A.J.M. Langerwerf (voorzitter) Mevrouw drs. J.M.G.A. Versmissen-Adriaans De heer drs. W. van Deursen BPM (tot 1 november 2016) De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is een medewerker van de griffie van gemeente Bernheze. 4

5 2. Uitvoering werkzaamheden Onderzoekswerkzaamheden Onderzoek Kwaliteit van beleidsinformatie In overleg met het presidium is eind 2015 gekozen voor een onderzoek naar de kwaliteit van beleidsinformatie. De drie leden van de rekenkamercommissie Bernheze hebben dit onderzoek zelf uitgevoerd. Voor het onderzoek zijn oriënterende gesprekken gevoerd met ambtenaren. Vervolgens zijn de belangrijkste documenten opgevraagd en de onderzoeksvragen geformuleerd. Vanuit deze onderzoeksvragen is het normenkader opgesteld. Naast het dossieronderzoek zijn de wethouders, fractievoorzitters, griffier, gemeentesecretaris en de burgemeester geïnterviewd. Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen zijn het bestuursprogramma en 4 programma s uit de begroting van 2014 bekeken. Zo ook dezelfde documenten voor de jaren 2015 en De programma s zijn: verkeer en vervoer, economie, cultuur en recreatie en sociale voorzieningen en maatschappelijke participatie. Om een beeld te krijgen van de hele cyclus hebben we van deze programma s uit het jaar 2014 de buraps en de jaarstukken bekeken. Voor de beleidscyclus hebben we van deze beleidsprogramma s de vigerende beleidsplannen bekeken en de laatste evaluatie-rapporten. In totaal zijn 39 documenten (beleidsplannen en onderdelen uit de P&C-cyclus) langs het normenkader gelegd. De bevindingen van het onderzoek zijn in een concept eindrapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) naar het college en de ambtelijke organisatie gestuurd met de vraag om een technische reactie te geven. Naar aanleiding van deze reactie heeft medio juli een gesprek plaatsgevonden met het college en ambtenaren. Dit heeft geleid tot een tweede (bestuurlijke) reactie van het college. Het rapport inclusief de reacties van het college en het nawoord van de rekenkamercommissie is op 6 oktober 2016 behandeld in de raad. Alle aanbevelingen zijn overgenomen en het voorstel is unaniem aangenomen. Op 6 december heeft de raad onder leiding van de voorzitter van de rekenkamercommissie een aparte werkconferentie gehouden over de implementatie van de aanbevelingen Quick scan Vergunningverlening, toezicht en handhaving. Eerder onderzocht de rekenkamercommissie de vergunningverlening, toezicht en handhaving. Dit onderzoek vond plaats in 2013 met uitloop in In 2014 is binnen de gemeentelijke organisatie een start gemaakt met het actualiseren van het toezicht- en handhavingsbeleid (VTH). De raad behandelde op 4 februari 2016 het nieuwe beleidsplan Vergunningverlening, toezicht- en handhaving In het nieuwe plan komen de aanbevelingen van de rekenkamercommissie aan de orde en aan een deel van de aanbevelingen is uitvoering gegeven. Op verzoek van de fractievoorzitter (tijdens het overleg met presidium) is de rekenkamercommissie een quick-scan gestart met de vraag of de belangrijkste beleidsmatige aanbevelingen uit het rapport van 2014 nu in voldoende mate in het nieuwe beleidsplan VTH verwerkt zijn. Het onderzoek zal in het eerste kwartaal worden afgerond en dan aan de raad worden aangeboden Quick-scan gang van zaken bestemmingsplan Het Runneke In het overleg van 6 september met het presidium werd door meerdere fractievoorzitters dit onderwerp naar voren gebracht als zijnde een onderwerp voor onderzoek. Dit ook in relatie met de vraag hoe vaak de gemeente bij de Raad van State moet verschijnen en met welke 5

6 afloop. De rekenkamercommissie heeft inmiddels een quick-scan uitgevoerd aan de hand van het dossier Het Runneke. Daarnaast is ook een globale analyse gemaakt van de beroepszaken bij andere bestemmingsplannen over de afgelopen 4 jaren. Er is gesproken met de portefeuillehouder en met betrokken ambtenaren. Het onderzoek zal in het eerste kwartaal worden afgerond en daarna aan de raad worden aangeboden Werving en selectie nieuwe leden In december is de werving en selectie voor twee nieuwe leden gestart. Omdat mevrouw Versmissen per 1 april a.s. haar maximale zittingsperiode heeft bereikt is ervoor gekozen om direct twee leden te werven. Voor deze procedure werd een selectiecommissie in het leven geroepen bestaande uit twee leden uit de raad, de heer Donkers en de heer van Vugt, de voorzitter van de rekenkamercommissie de heer Langerwerf en ambtelijk secretaris mevrouw Braam. De vacature stond in de maand december op de website van de gemeente Bernheze, de NVRR (Nederlandse Vereniging voor rekenkamers & rekenkamercommissies) en Binnenlands Bestuur. In totaal zijn 17 reacties ontvangen. In januari 2017 heeft de selectiecommissie vijf brieven geselecteerd en gesprekken gevoerd met vier kandidaten. In de vergadering van 9 maart worden twee kandidaten ter benoeming voorgedragen aan de raad. 6

7 3. Effectiviteit rekenkamercommissie In het onderzoeksprotocol zijn onder hoofdstuk 12 richtlijnen opgenomen voor een evaluatietraject. Na afloop van elk onderzoek vindt er een evaluatie plaats. De evaluatie richt zich op zowel de interne als externe effectiviteit Interne effectiviteit De onderzoeken worden binnen de rekenkamercommissie geëvalueerd op de interne effectiviteit. Het onderzoek naar de kwaliteit beleidsinformatie is door de rekenkamercommissie zelf uitgevoerd en er is geen extern adviesbureau ingeschakeld. De kosten zijn binnen het beschikbare budget van de rekenkamercommissie gebleven. Het was een arbeidsintensief onderzoek vanwege de grote hoeveelheid te analyseren beleids- en P&C-documenten. Wij hebben steeds snel de gevraagde informatie ontvangen en nadere vragen zijn door de ambtelijke organisatie adequaat beantwoord. Ons gesprek met het college was constructief. Wij zijn zelf tevreden over de kwaliteit van het onderzoek en hebben uit de raadsbehandeling en de wens van de raad om er nog een aparte werkconferentie aan te wijden de conclusie getrokken dat ook de raad dit een belangrijk en goed onderzoek vond Externe effectiviteit Voor de rekenkamercommissie is het van belang om te weten wat er met de aanbevelingen uit de rapporten wordt gedaan. Zij kijkt daarom ook naar de externe effectiviteit van de onderzoeken. Quick-scan inkoop en aanbesteding Bij de behandeling van het rapport in de raadsvergadering van 12 maart 2015 werden de meeste aanbevelingen overgenomen. Wat vooral tijdens de behandeling ter sprake kwam was dat de dossiervorming van de inkoop en aanbesteding niet op orde was. De organisatie heeft dit actiepunt meteen opgepakt om tot een goede dossieropbouw te komen. Met een aangenomen amendement werden twee beslispunten toegevoegd door de raad. Deze beslispunten hebben betrekking op het periodiek toetsen van de overgenomen aanbevelingen. De auditcommissie van de raad moet de accountant opdracht geven om periodiek de inkoopdossiers te toetsen op de uitvoering van de overgenomen aanbevelingen en van de bevindingen verslag te doen. In 2015 is hier nog geen gevolg aan gegeven omdat een wisseling van accountants heeft plaatsgevonden. Ook in 2016 is geen opdracht gegeven aan de accountant om inkoopdossiers te toetsen. Quick-scan Dorpsraden Het rapport is inclusief de reactie van het college op 1 oktober 2015 in de raad behandeld. Alle aanbevelingen werden door de raad overgenomen. Daarnaast werd ook een motie van de fracties VVD en Progressief Bernheze aangenomen. De aanbevelingen zijn inmiddels opgepakt en uitgevoerd. En zoals in de motie werd gevraagd zijn de dorpsraden hierbij betrokken geweest. 7

8 4. Financiële verantwoording 2016 De rekenkamercommissie heeft in 2016 een budget ter beschikking gekregen van In de onderstaande tabel is het werkelijke gebruik van het beschikbare budget over 2016 weergegeven. Begroot Uitgaven Resultaat Budget rekenkamercommissie ,00 Presentiegelden (incl. reiskosten) Kosten onderzoek werkzaamheden leden Overige kosten: Advertentiekosten Binnenlands Bestuur Diverse (o.a. congressen) Contributie NVVR Saldo uitgaven Positief resultaat Het positief resultaat valt toe aan de algemene reserve van de gemeente. 8