j a a r v e r s l a g

Transcriptie

1 j a a r v e r s l a g 2015 / 2016

2 Rekenkamercommissie Heerenveen Jaarverslag 2015/2016 Inhoud Voorwoord 3 1. Inleiding 4 2. Samenstelling rekenkamercommissie 4 3. Werkwijze 4 4. Onderzoeksprotocol 4 5. Quickscan Sportstad 5 6. Onderzoek Jeugdzorg 5 7. Regionaal Wmo-onderzoek 5 8. Overige activiteiten 6 9. Financieel Tot slot 6 2

3 Voorwoord Voor u ligt het eerste jaarverslag van de Rekenkamercommissie na de start in Vanaf het begin hebben wij ons georiënteerd op de wijze waarop onze commissie de raad van Heerenveen kan ondersteunen bij zijn kaderstellende en controlerende taken. Volgens de wet richt rekenkameronderzoek zich op doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Traditioneel kijken we in onderzoek terug op de beleidsvorming en de beleidsuitvoering met accent op de onderlinge verschillen. In navolging van landelijke ontwikkelingen pogen wij in ons onderzoek meer accent te geven aan praktijkervaringen als lessen voor de toekomst. De nadruk verschuift van beoordelen naar leren en verbeteren. Zie bijvoorbeeld het onderzoek naar Sportstad Heerenveen. Met de drie decentralisaties in het sociaal domein krijgen inwoners met hun omgeving een grotere eigen verantwoordelijkheid en regie voor hun zorg en ondersteuning. Die nieuwe rol van inwoners heeft invloed op de rol van de overheid. De faciliterende of dienende overheid treedt meer terug, zoals we op meerdere aandachtsgebieden zien. Een belangrijke vraag voor deze overheid is volgens de Visie Sociaal Domein Heerenveen (2013) het vinden van een nieuw evenwicht tussen wat de samenleving op eigen kracht kan regelen en waar ondersteuning van de overheid onontbeerlijk is. Die maatschappelijke ontwikkeling met doorwerking naar andere aandachtsgebieden van de gemeente maakt de vraag actueel hoe ervaringen van inwoners in beleid en onderzoek worden betrokken. Onderzoek vanuit het perspectief van inwoners wordt wel aangeduid als responsief onderzoek. Dit perspectief van inwoners en hun omgeving raakt behalve de genoemde taken van de raad tevens die van volksvertegenwoordiger. In de onderzoeken Jeugdzorg en Wet maatschappelijke ondersteuning hebben wij dit inwonersperspectief niet of nauwelijks betrokken. Redenen zijn de hoge kosten van responsief onderzoek en de vraag van rekenkamer(commissie)s in regionaal verband of zulk onderzoek wel tot hun taak van behoort. Voor ons is duidelijk dat tevredenheidsonderzoeken zeker met aanvullende vragen wel een collectief en kwantitatief signaal kunnen geven, maar weinig of geen inzicht leveren voor beleid en de effectiviteit en efficiëntie daarvan in specifieke situaties. Een college van b en w kan dit perspectief van de inwoner als partner via kwalitatief onderzoek in het samenspel van de beleidspraktijk betrekken. Wij willen onderzoek vanuit dit perspectief of meerdere perspectieven niet uitsluiten. Met deze lessen en de reacties van de raad, het college en de organisatie uit 2015/2016 willen wij onze werkwijze bij volgende onderzoeken verbeteren. Namens de Rekenkamercommissie Heerenveen, Jan Jorritsma, voorzitter 3

4 1. Inleiding Op 18 mei 2015 heeft de gemeenteraad de Verordening Rekenkamercommissie Heerenveen 2015 vastgesteld. Het betreft een rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81oa van de Gemeentewet. Vervolgens is gestart met de werving en selectie van een voorzitter en twee externe leden. Na benoeming en beëdiging op 5 oktober 2015 kon de rekenkamercommissie aan de slag. De Rekenkamercommissie onderzoekt of het gemeentelijke beleid doeltreffend (de goede dingen doen), doelmatig (de dingen goed doen) en rechtmatig (dingen op de afgesproken manier doen) is uitgevoerd. Dit doet zij onafhankelijk en in opdracht van de gemeenteraad. Hiermee is de Rekenkamercommissie een instrument van de gemeenteraad om de controlerende en kaderstellende rol als volksvertegenwoordiging concreet vorm te geven. 2. Samenstelling rekenkamercommissie Voorzitter J.P. (Jan) Jorritsma Leden E. (Emina) Lukovac F.M. (Frank) Galesloot Ambtelijk secretaris M.A.J. (Marianne) Yska-Swinkels Contact: Post Postbus 15000, 8440 GA Heerenveen Telefoon (0513) rekenkamercommissie@heerenveen.nl Website De (neven-)werkzaamheden van de leden van de Rekenkamercommissie staan vermeld op de website van de gemeenteraad. 3. Werkwijze De werkwijze van de rekenkamercommissie is verankerd in de wet en de Verordening Rekenkamercommissie Heerenveen 2015 en is in het Reglement van Orde nader uitgewerkt. De rekenkamercommissie vergadert zoveel als noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken. In 2015 is de rekenkamercommissie 3 maal in vergadering bijeen geweest en in maal. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie in verband met het onderzoek Jeugdzorg 2 maal samen met de rekenkamercommissie Smallingerland vergaderd. De rekenkamercommissie is onafhankelijk in de onderwerpkeuze en bepaalt zelf welk onderwerp zij onderzoekt. Wel wil zij vanuit de raad gevoed worden met suggesties voor onderzoeken. Daarom is op 7 december 2015 een informele ontmoeting met raads- en commissieleden georganiseerd. Raadsleden konden wensen/suggesties voor mogelijke onderzoeksonderwerpen aangeven. Op basis van deze bijeenkomst is een eerste groslijst met onderzoekonderwerpen vastgesteld. Een lid van de rekenkamercommissie woont afhankelijk van de agenda- de Auditcommissie bij. 4. Onderzoeksprotocol Op 7 december 2015 heeft de rekenkamercommissie het Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Heerenveen vastgesteld. In het onderzoeksprotocol staat op welke wijze de rekenkamercommissie komt tot een weging van de onderzoeksonderwerpen. Daarnaast bevat het onderzoeksprotocol richtlijnen voor het uitvoeren van onderzoeken en waarborgen voor de kwaliteit van onderzoeken en een goed verloop van de onderzoeken. 4

5 5. Quickscan Sportstad De rekenkamercommissie constateerde dat bij diverse raadsleden vragen leefden over de wijze van samenwerking tussen de gemeente en partners binnen het concept Sportstad, dat als publiek-private samenwerkingsvorm sinds 2002 bestaat. De commissie besloot tot een kort onderzoek (quick scan) met als doel om de raad inzicht te geven in de wijze waarop het college sturing geeft aan het beleid om de doelstellingen van Sportstad te bereiken, hoe de risico s worden beheerst en hoe de raad wordt geïnformeerd. Deze quick scan Meer werk maken van Sportstad is op 5 september 2016 gepresenteerd in een informele raadsbijeenkomst en daarna aan de orde geweest in commissie en plenaire raad. De raad heeft het college opgedragen om voor 1 juli 2017 te reageren op de uit het rapport door de raad benadrukte aanbevelingen. 6. Onderzoek Jeugdzorg Bij de vaststelling van de Visie Sociaal Domein Heerenveen bestaan veel onzekerheden en onvoorspelbaarheden over de aard en omvang van de maatschappelijke opgave en de bekostiging door het rijk. Onzekerheid en onvoorspelbaarheden en daarmee risico s bestaan eveneens over het grote aantal bij de zorg betrokken organisaties en de effectiviteit van voorgestelde beleidsmaatregelen. De vraag of de in 2012/2013 gemaakte aannames en aanpak juist zijn, komt in rapportages niet of nauwelijks aan bod. Na overleg met raadsleden hebben wij gekozen voor een lerend onderzoek van de Jeugdzorg in Heerenveen met als centrale vraag: In hoeverre worden de met de decentralisatie van de jeugdzorg beoogde kansen op doeltreffende en doelmatige wijze gerealiseerd en wordt er bij de uitvoering van de jeugdzorg voldoende rekening gehouden met de risico s? Parallel aan het onderzoek in Heerenveen wordt een onderzoek met dezelfde centrale vraag uitgevoerd in Smallingerland. Het onderzoek Jeugdzorg is in 2016 uitgevoerd. De afronding vindt plaats begin Onderdeel van deze afronding is de stap met hoor en wederhoor over de beschreven feiten. 7. Regionaal Wmo-onderzoek In Fries verband van rekenkamer(commissie)s is in 2016 onderzoek van de Wmo voorbereid. In de voorbereiding hebben 16 rekenkamer(commissie)s van gemeenten van geheel verschillende grootte, aard en werkwijze samengewerkt. Die voorbereiding bestond uit een intensief proces van wikken en wegen over een brede of juist smalle aanpak van lerend onderzoek. Gekozen is voor een brede aanpak. Duidelijk is dat de voorbereiding van een gezamenlijk onderzoek meer voorbereiding vergt dan gebruikelijk. Het onderzoek is eind 2016 in alle deelnemende gemeenten van start gegaan. Opmerkelijk in de aanpak is de belangrijke rol van zelfonderzoek door de gemeentelijke organisaties. Na documentenonderzoek hebben de onderzoekers in overleg met de Friese projectgroep en een vertegenwoordiging van gemeenten een vragenlijst opgesteld en uitgezet. De antwoorden op deze vragen vormen de basis van gesprekken met en in de 16 gemeenten en met zorgaanbieders (februari 2017). Deze aanpak is op het eerste gezicht efficiënt voor onderzoekers en ambtelijke organisaties en effectief. Na afloop zullen wij bezien of deze aanpak tot een goede en kortere doorlooptijd leidt. Daarbij betrekken wij welke meerwaarde gezamenlijk onderzoek oplevert op de criteria: kwaliteit, leren van elkaar (best practices), kosten en doorlooptijd. Het onderzoek loopt volgens planning tot de zomer van

6 8. Overige activiteiten De rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies. De NVRR organiseert o.a. studiedagen en informatievoorziening aan de leden. Begin 2010 werd de NVRR kring Noord opgericht, een noordelijk netwerk van Rekenkamer(commissie)s. Ervaringen uitwisselen en van elkaar leren is een belangrijk aspect in deze kring. Jan Jorritsma is als lid van de kerngroep actief betrokken bij de Kring Noord. Frank Galesloot was in 2016 nauw betrokken bij het werk van de commissie kwaliteitszorg van de NVRR. Van december 2015 t/m maart 2016 hebben een lid en de ambtelijk secretaris deelgenomen aan de Instapcursus Rekenkamer Werk van de NVRR (Kringen Noord en Zuid). Op 4 november 2016 vond de NVRR Noord Kringbijeenkomst over integriteit plaats in het Abe Lenstrastadion. 9. Financieel Het structurele budget voor de invulling van de lokale rekenkamerfunctie bedraagt Op 18 april 2016 heeft de gemeenteraad besloten het restant budget 2015 ad over te hevelen naar Daarmee komt het totale budget voor 2016 op Specificatie van de uitgaven in 2015 Werving en selectie rekenkamercommissie Presentiegelden en reiskosten voorzitter/leden Kosten secretariaat Onderzoekskosten 0 Abonnementen/congressen/studie 0 Overige kosten Hieronder is een specificatie opgenomen van de uitgaven in 2016: Presentiegelden en reiskosten voorzitter/leden Kosten secretariaat Onderzoekskosten Onderzoekskosten vpl Abonnementen/congressen/studie Overige kosten Totaal afgerond De declaratie van kosten is overeenkomstig de met het presidium afgesproken gedragslijn. 10. Tot slot De Rekenkamercommissie kijkt terug op een vruchtbare en plezierige samenwerking met de gemeenteraad in 2016 en hoopt en verwacht dit in 2017 te kunnen voortzetten. 6