Rekenkamercommissie Deventer

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Deventer Jaarverslag 2005

2 Voorwoord Voor u ligt het eerste jaarverslag van de rekenkamercommissie Deventer. In dit verslag leggen wij verantwoording af over onze werkzaamheden en activiteiten in het afgelopen jaar. De gemeenteraad heeft de commissie bij verordening verplicht jaarlijks een dergelijk verslag uit te brengen. De commissie spreekt zelf liever niet van een verplichting maar van een vanzelfsprekendheid. Publieke verantwoording hoort immers voor elk bestuursorgaan een vanzelfsprekendheid te zijn. Zeker voor een rekenkamercommissie die de gemeenteraad bijstaat in het toezicht op een doeltreffende en doelmatige besteding van de middelen. De rekenkamercommissie kijkt met tevredenheid terug op het startjaar van haar werkzaamheden. Het eerste onderzoek (subsidie aan welzijnsinstellingen) is uitgevoerd en het eerste jaar was daarmee behalve een leerjaar ook een productief jaar. De uit het onderzoek voortvloeiende aanbevelingen door de rekenkamercommissie zijn door zowel het college van B&W als de gemeenteraad overgenomen. Voor meer informatie over de rekenkamercommissie wordt verwezen naar de gemeentelijke website ( Hier vindt u onder andere algemene informatie omtrent de rekenkamercommissie en wordt melding gemaakt van lopende onderzoeken. Ook de rapporten van afgeronde onderzoeken treft u daar aan. P.H. de Jong voorzitter

3 1. Start en samenstelling Inleiding In Deventer is gekozen voor een rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81, lid o van de Gemeentewet. De verordening op de rekenkamercommissie is vastgesteld op 1 maart Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen eind 2004, als gevolg van de herindeling van Deventer en Bathmen, is er destijds voor gekozen om de rekenkamercommissie nog niet actief aan de slag te laten gaan in Wel is medio 2004 door de toenmalige gemeenteraad een externe voorzitter geworven. De voorzitter is benoemd in de raadsvergadering op 13 december De voorzitter fungeert als centraal aanspreekpunt voor de algemene gang van zaken rond de rekenkamer en bewaakt de voortgang van de onderzoeksprojecten. In zijn vergadering op 3 en 24 januari 2005 heeft de gemeenteraad de leden van de rekenkamercommissie benoemd. De rekenkamercommissie bestaat uit vijf leden (drie raadsleden en twee niet-raadsleden) en een voorzitter en wordt (vanuit de griffie) ondersteund door een ambtelijk secretaris. In 2005 bestond de rekenkamer uit: Dhr. P.H de Jong (voorzitter) Raadsleden: Dhr. W. de Jong (plv. voorzitter) Dhr. B. Rolloos Dhr. J. Goejer Niet-raadsleden: Mw. A.G.J. van den Nieuwboer Dhr. B. Eindhoven De rekenkamercommissie Deventer heeft als doel om de raad te ondersteunen bij het uitvoeren van zijn controlerende en kaderstellende taak. De rekenkamercommissie geeft deze ondersteuning vorm door onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en beheer, alsmede naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De rekenkamercommissie legt daarbij het accent op onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid. De rechtmatigheid wordt voor een groot deel afgedekt voor de interne controle en het jaarlijks onderzoek van de accountant. Wanneer de commissie het nodig acht zal ze echter ook de rechtmatigheid in haar onderzoeken betrekken. Opstartfase Meteen na de beëdiging van de meeste leden is de rekenkamercommissie van start gegaan. Tijdens de eerste vergaderingen van de commissie is gesproken over de missie en de ambities van de rekenkamercommissie. Ook zijn afspraken gemaakt over de werkwijze waarbij de wet en de verordening uitgangspunten zijn. In het Reglement van Orde, dat in maart 2005 door de commissie is vastgesteld, is de werkwijze van de rekenkamercommissie uitgewerkt. Het gaat vooral in op de voorbereiding van vergaderingen, de werkwijze tijdens vergaderingen, de uitvoering van een onderzoek en de communicatie naar buiten. De rekenkamercommissie heeft een plekje gekregen op de gemeentelijke website. In de opstartfase hebben we dat plekje gevuld met informatie over wie de rekenkamercommissie is en hoe ze te werk gaat. Daarbij is ook nadrukkelijk voor eenieder de mogelijkheid gecreëerd om mogelijke onderzoeksonderwerpen in te brengen. De onderzoeksrapporten die de rekenkamercommissie uitbrengt kunnen op de website gedownload worden. Overleg en afstemming

4 In de regel vergadert de rekenkamercommissie éénmaal per maand met uitzondering van het zomerreces. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Van de vergaderingen wordt een beknopt en zakelijk verslag gemaakt in de vorm van een besluiten- en afsprakenlijst. In 2005 is de rekenkamercommissie tien maal in vergadering bijeen gekomen. Een groot deel daarvan was gewijd aan het bespreken van de lopende onderzoeken. Daarnaast kwamen andere zaken aan de orde zoals: de onderzoekskeuze, de managementletter, de auditcommissie en procedurele zaken. De secretaris en voorzitter van de rekenkamercommissie nemen deel aan de vergaderingen van de auditcommissie. Die commissie is bedoeld als communicatieplatform tussen raad, college, accountant en rekenkamercommissie. Uit oogpunt van onderlinge afstemming en informatie-uitwisseling is de rekenkamercommissie hierbij aanwezig. 2. Onderzoeken De rekenkamercommissie is onafhankelijk en stelt haar onderzoeksprogramma zelfstandig vast. Wel wordt zij daarbij gevoed door onderwerpen die in de politieke belangstelling staan. Bij de onderwerpkeuze worden immers nadrukkelijk de items betrokken die door de fracties zijn aangedragen. Ook op verzoek van de raad kan de rekenkamerfunctie een onderzoek instellen (art. 81oa en 182 Gemeentewet). Het uitgangspunt van de commissie is om twee onderzoeken per jaar uit te voeren. Aangezien 2005 het eerste bestaansjaar was van de Rekenkamercommissie is die doelstelling niet gehaald. De commissie heeft de eerste vergaderingen gebruikt om te brainstormen over mogelijke onderwerpen. Het in onderzoek te nemen onderwerp wordt op basis van de volgende criteria bepaald: Maatschappelijk belang Complexiteit Financieel belang Twijfels over doeltreffendheid Twijfels over doelmatigheid Twijfels over rechtmatigheid Nieuw/toegevoegde waarde voor de raad Praktische uitvoerbaarheid De groslijst met mogelijke onderwerpen voor onderzoek is in 2005 opgesteld aan de hand van een lijstje met potentiële onderwerpen uit de vorige raadsperiode. Daarnaast zijn alle gemeenteraadsfracties aangeschreven met het verzoek om mogelijke onderwerpen voor een onderzoek aan te dragen en tenslotte is er via de gemeentelijke website een continue uitnodiging aan burgers om ideeën in te brengen. De commissie heeft in haar Reglement van Orde omschreven hoe zij komt tot de keuze van een onderzoek en hoe zij daarmee te werk gaat. Uit de hierboven genoemde inventarisatie is een lijst van 16 onderwerpen ontstaan. Uit de vorige raadsperiode zijn, voornamelijk door de voormalige rekeningcommissie, acht onderwerpen ingebracht, vanuit de fracties zijn vijf onderwerpen ingebracht en de rekenkamercommissie zelf heeft drie onderwerpen ingebracht. Burgers hebben geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een onderwerp in te dienen. Uit de groslijst is het onderwerp aansturing welzijnsorganisaties uiteindelijk gekozen als definitief onderzoeksonderwerp. Onderzoek aansturing welzijnsorganisaties Al tijdens de vorige raadsperiode zijn regelmatig vragen gesteld over het functioneren van het subsidiebeleid. De raad vond dit onvoldoende transparant en vroeg zich af of men waar kreeg voor het geld. Ook uit de inventarisatie van mogelijke onderwerpen voor een onderzoek scoorde dit onderwerp hoog. De commissie heeft daarom besloten om haar eerste onderzoek te doen naar aansturing van welzijnsorganisaties. Raster is als grootste welzijnsinstelling specifiek onderwerp van onderzoek geweest. Uitvoering

5 Voor de uitvoering van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie een beroep gedaan op een extern onderzoeksbureau. Er is een offerte opgevraagd bij een aantal bureau s. Vier bureau s zijn uitgenodigd om hun offerte mondeling te komen toelichten. De opdracht voor het onderzoek is uiteindelijk verleend aan bureau Berenschot. Een belangrijk uitgangspunt was dat er brede en grondige expertise moest zijn op het terrein van beleidsgestuurde contractfinanciering en dat er een nauwe samenwerking moest zijn tussen het onderzoeksbureau en de rekenkamercommissie bij het onderzoek Het onderzoek is in augustus gestart met dossierstudie en eind september/begin oktober hebben de onderzoekers van Berenschot samen met de leden van de commissie interviews afgenomen. Eind december is het conceptrapport van bevindingen verzonden naar de betrokkenen in het kader van de hoor-wederhoor procedure. Vervolgens is het definitieve rapport van bevindingen met de concept aanbevelingen eind januari aangeboden aan het college van B&W en eind februari aan de raad. Daarmee is het rapport ook openbaar geworden. Onderzoeksvraag De onderzoeksvraag van het onderzoek luidde: Is de subsidie aan Raster in de periode 2001 tot en met 2004 doelmatig, doeltreffend en rechtmatig verstrekt en aangewend?. Resultaat Conclusie van het onderzoek is dat de subsidie aan Raster in de periode 2001 tot en met 2004 niet doelmatig, doeltreffend en rechtmatig is verstrekt en aangewend. De rekenkamercommissie heeft vier aanbevelingen geformuleerd om die tekortkoming in de toekomst op te heffen. Het college van B&W onderschrijft grote delen van het rapport en heeft besloten met de aanbevelingen in te stemmen. Ook de raad heeft de aanbevelingen overgenomen. Vervolg Het college zal uitvoering geven aan de door de commissie gedane aanbevelingen. Ook de rol van de raad zal hierin worden betrokken. Eind 2006 zal worden geëvalueerd in welke mate invulling is gegeven aan de aanbevelingen. 3. Overige activiteiten De Rekenkamercommissie Deventer is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft een eigen website ( Ook via deze website zijn de rapporten van de rekenkamercommissie Deventer toegankelijk. De secretarissen van de bij de NVRR aangesloten rekenkamer(commissies) onderhouden landelijk een netwerk waarin praktische kennis en ervaring worden uitgewisseld. Drie à vier keer per jaar is er een bijeenkomst. Binnen de stedendriehoek (Apeldoorn, Zutphen en Deventer) onderhoudt de rekenkamercommissie Deventer met hetzelfde doel contacten. 4. Financieel Het budget van de rekenkamercommissie bedraagt structureel Daarnaast is er vanuit het verleden een incidenteel budget van ongeveer Het hele budget van ruim is in 2005 niet besteed. De reden is gelegen in het feit dat de rekenkamercommissie eerst enige maanden nodig heeft gehad voordat zij haar eerste onderzoek heeft kunnen starten. Eerst in juli is begonnen met onderzoek en vanaf dat moment zijn pas onderzoekskosten gemaakt. In 2005 zijn uitgaven gedaan voor onderzoekskosten, lidmaatschap NVRR en onkostenvergoeding voor de voorzitter en de leden die geen raadslid zijn. Hieronder is een gespecificeerd overzicht opgenomen van de uitgaven in 2005:

6 Vacatiegelden voorzitter/leden Onderzoekskosten Abonnementen/congressen 500 Totaal Aan de raad zal worden voorgesteld om het restant budget over 2005 ( ) over te hevelen naar 2006.