Rekenkamercommissie Achtkarspelen. Rekenkamercommissie Achtkarspelen. Jaarverslag 2016

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Achtkarspelen Rekenkamercommissie Achtkarspelen Jaarverslag 2016 Buitenpost, 21 februari 2017

2 2

3 Voorwoord Hierbij treft u het jaarverslag 2016 aan van de rekenkamercommissie Achtkarspelen. Met dit jaarverslag leggen wij verantwoording af over onze werkzaamheden in De werkzaamheden betroffen vooral de onderzoeken, zoals de voorbereiding van het onderzoek naar de doeltreffendheid van het op jongeren gerichte alcohol- en drugsbeleid van de gemeente Achtkarspelen. Een onderzoek dat ook in de gemeente Tytsjerksteradiel wordt gedaan. Het onderzoeksbureau Pro Facto uit Groningen heeft de opdracht gekregen om beide onderzoeken uit te voeren. Naar verwachting kunnen wij u in het tweede kwartaal van 2017 het onderzoeksrapport aanbieden. Op deze plaats wil ik u graag laten weten dat vanuit het Fries Platform, dat bestaat uit alle voorzitters van rekenkamers en rekenkamercommissies van Friese gemeenten, het initiatief kwam om gezamenlijk onderzoek te doen naar de Wmo2015 met als doel inzicht te krijgen in de uitvoering van het gemeentelijke beleid op de terreinen van de individuele begeleiding, dagbesteding, beschermd wonen, mantelzorgondersteuning en huishoudelijke hulp. Naast efficiencyvoordelen van een gezamenlijke aanpak willen de rekenkamers en rekenkamercommissies met dit gezamenlijke onderzoek hun raden en bestuurders ook inzicht geven in de wijze van uitvoering en behaalde resultaten van de andere Friese gemeenten. Dit laatste is bedoeld om te vergelijken en van elkaar te leren. In het najaar van 2016 is het onderzoek gestart. De rekenkamercommissie van Achtkarspelen doet mee in dit onderzoek en is verantwoordelijk voor de eindrapportage van bevindingen, de conclusies en aanbevelingen die het gemeentelijk beleid van Achtkarspelen betreffen. Medio 2017 hopen wij u het onderzoeksrapport aan te bieden. In de loop van 2017 beginnen we met een onderzoek naar het aanbestedingen- en inkoopbeleid van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, door beiden raden voorgesteld. Het jaarverslag vermeldt verder onze werkwijze, overige activiteiten en de besteding van het beschikbaar gestelde budget. Tot slot spreken wij onze waardering uit voor de medewerking die de commissie heeft gekregen van de gemeentelijke organisatie bij de uitvoering van de onderzoeken. Namens de rekenkamercommissie Achtkarspelen, Tiny Ruiter, voorzitter 3

4 4

5 Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding Samenstelling commissie Werkwijze In 2016 afgerond onderzoek Lopende onderzoeken in De doeltreffendheid van het op jongeren gerichte alcohol- en drugsbeleid van de gemeente Achtkarspelen De Wmo Voorbereiding onderzoek Overige activiteiten Budget en kosten...10 Bijlage 1 Onderzoeksonderwerpen Achtkarspelen

6 6

7 1. Inleiding In dit jaarverslag doet de rekenkamercommissie verslag van haar werkzaamheden in Sinds 1 januari 2015 werkt de rekenkamercommissie samen in een personele unie met de rekenkamercommissie van Tytsjerksteradiel. Beide gemeenten hebben een eigen rekenkamercommissie, maar de leden daarvan zijn dezelfde personen. De commissie heeft de werkwijzen van beide commissie op elkaar afgestemd en op deze manier kan efficiënter worden samengewerkt. In dit jaarverslag wordt ingegaan op de samenstelling van de commissie, de werkwijze, de onderzoeken, overige activiteiten van de commissie en de financiën. 2. Samenstelling commissie De samenstelling van de commissie was in 2016 als volgt: - Tiny Ruiter (voorzitter) - Jacoba Westinga (lid, vicevoorzitter) - Hayo Halbersma (lid) - Werner Zuurbier (lid) - Renny de Vries-Mulder (ambtelijk secretaris) De externe leden worden voor vier jaar benoemd, maar nemen op verschillende momenten op basis van een rooster van aftreden ontslag als lid van de rekenkamercommissie. Het rooster van aftreden voorziet in de volgende ontslagjaren: per : Tiny Ruiter (niet herkiesbaar) per : Werner Zuurbier (niet herkiesbaar) per : Hayo Halbersma (herkiesbaar) per : Jacoba Westinga (niet herkiesbaar) 3. Werkwijze De werkzaamheden en werkwijze van de commissie zijn op hoofdlijnen bepaald door de Gemeentewet en de raad van de gemeente Achtkarspelen in de Verordening op de Rekenkamercommissie Achtkarspelen Met haar Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol heeft de commissie een hierop voortbouwende nadere regeling van haar werkzaamheden vastgesteld. In zeer grote lijnen geschetst zien de werkzaamheden er als volgt uit: de commissie selecteert haar onderzoeksonderwerpen, met name door consultatie van de raad, werkt deze uit in uitvoerbare onderzoeksopzetten en besteedt aan de hand daarvan het onderzoek uit aan een onderzoeksbureau. Onder aansturing en verantwoordelijkheid van de commissie voert dit bureau vervolgens het onderzoek uit. Ook kan de commissie ervoor kiezen om een onderzoek zelf uit te voeren. De commissie stelt de voorlopige resultaten van het onderzoek vast en legt deze voor een feitencheck voor aan de ambtelijke organisatie ( feitelijk wederhoor, voorheen ambtelijk wederhoor genoemd) en formuleert conclusies en aanbevelingen op basis van de onderzoeksbevindingen. Het complete rapport wordt vervolgens naar de raad gestuurd. In een presentatie aan de controlecommissie licht de commissie de resultaten van het onderzoek toe. Hierbij staan de conclusies en aanbevelingen centraal. De rekenkamer- 7

8 commissie geeft aan wat de achtergrond van de conclusies en aanbevelingen is en hoe de raad hiermee zijn kaderstellende en/of controlerende rol op het betreffende beleidsterrein kan versterken. Na het afsluiten van elk onderzoek wordt het onderzoek door de commissie geëvalueerd. Na enige jaren kan er eventueel in overleg met de controlecommissie een doorwerkingsonderzoek door de rekenkamercommissie plaatsvinden. De rekenkamercommissie is in 2016 elf keer bij elkaar geweest voor overleg. Deze overleggen vinden bij toerbeurt plaats in Buitenpost en Burgum en zijn niet openbaar. Tijdens deze vergaderingen worden onder andere de (concept)rapporten doorgenomen en voorzien van commentaar en diverse stukken zoals onderzoeksopzetten, normenkaders, aanbiedingsbrieven en vooronderzoeken besproken. Ook worden er diverse organisatorische zaken behandeld. 4. In 2016 afgerond onderzoek De rekenkamercommissie heeft in 2016 geen onderzoeken afgerond. 5. Lopende onderzoeken in 2016 De rekenkamercommissie is in 2016 met twee onderzoeken gestart: een onderzoek naar de doeltreffendheid van het op jongeren gerichte alcohol- en drugsbeleid en een onderzoek naar de Wmo De doeltreffendheid van het op jongeren gerichte alcohol- en drugsbeleid van de gemeente Achtkarspelen In mei 2016 is de rekenkamercommissie gestart met een onderzoek naar de doeltreffendheid van het op jongeren gerichte alcohol- en drugsbeleid van de gemeente Achtkarspelen. Dit onderzoek vindt gelijktijdig ook plaats in Tytsjerksteradiel. De focus van het onderzoek ligt op de doeltreffendheid van het beleid: de mate waarin doelen gerealiseerd worden. Het onderzoeksbureau Pro Facto uit Groningen voert het onderzoek uit. Naar verwachting worden de uitkomsten van dit onderzoek in het tweede kwartaal van 2017 aan de raad aangeboden. 2. De Wmo2015 Begin november 2016 is de rekenkamercommissie een onderzoek gestart naar de Wmo2015. Dit betreft een grootschalig gezamenlijk onderzoek van rekenkamers en rekenkamercommissies van 16 Friese gemeenten. Het onderzoeksbureau Lysias Advies uit Amersfoort voert het onderzoek uit. Een projectteam begeleidt het onderzoek, een stuurgroep bestaande uit alle voorzitters van de rekenkamers en rekenkamercommissies, is verantwoordelijk voor het geheel en heeft het mandaat van de deelnemende rekenkamers en rekenkamercommissies. Hayo Halbersma is lid van het projectteam en de voorzitter van de rekenkamercommissie is voorzitter van de stuurgroep. Voor dit onderzoek is een apart onderzoeksprotocol vastgesteld. Het onderzoek gaat ongeveer een half jaar in beslag nemen en verwacht wordt dat de onderzoeksresultaten medio 2017 aan de raad aangeboden kunnen worden. 8

9 6. Voorbereiding onderzoek 2017 In 2016 heeft de commissie de raad gevraagd naar nieuwe onderzoeksonderwerpen en hieruit is een tweetal onderzoekssuggesties naar voren gekomen: Het aanbestedingen- en inkoopbeleid De opbrengsten en bestedingen van de gelden voor het Sociaal Domein Na een vooronderzoek naar de verschillende aangedragen onderzoekssuggesties heeft de commissie besloten om in 2017 onderzoek te gaan doen naar het aanbestedingen- en inkoopbeleid. Deze suggestie is ook aangedragen door de raad van Tytsjerksteradiel en dit onderzoek zal dan ook gezamenlijk met de rekenkamercommissie van Tytsjerksteradiel opgepakt worden. Het andere door de raad aangedragen onderwerp blijft op de lijst Onderzoeksonderwerpen Achtkarspelen staan (zie bijlage 1), om hier later wellicht onderzoek naar te doen. 7. Overige activiteiten De kerntaak van de commissie is onderzoek doen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid. Om onderzoek doelmatig en effectief uit te kunnen laten voeren, ontplooit de commissie ook een aantal overige activiteiten. Overleggen Door regelmatig te overleggen met de raad en/of vertegenwoordigers daarvan, wordt de afstemming van de uit te voeren onderzoeken op de behoefte die bij de raad leeft, gerealiseerd. In 2016 heeft de rekenkamercommissie overleg gevoerd met de controlecommissie. Ook heeft de rekenkamercommissie in 2016 een kennismakingsoverleg met het college gehad. Dit overleg is door beide partijen als zeer nuttig ervaren en er is dan ook besloten om dit gesprek jaarlijks te laten plaatsvinden. Een periodiek overleg met de griffier vindt de commissie ook nuttig. In juli 2016 is daarom de griffier uitgenodigd om van gedachten te wisselen over ieders rol richting de raad en wat we voor elkaar kunnen betekenen. Bijeenkomsten De voorzitter heeft het jaarcongres 2016 van de NVRR (Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies) bijgewoond. Onderwerpen van gesprek van deze bijeenkomst waren onder andere de wijzigingen in de BBV en accountantscontrole, zoals voorgesteld door de commissie Depla. Tijdens deze bijeenkomst werd tevens de Algemene Ledenvergadering van de NVRR gehouden. Leden van de commissie bezochten in het kader van de deskundigheidsbevordering en netwerkvorming daarnaast de bijeenkomsten die halfjaarlijks door Kring Noord van de NVRR georganiseerd worden. Thema's waren: Doorwerking als de uitkomst van kwaliteit en politiek debat en Integriteitsaspecten bij rekenkameronderzoek. 9

10 8. Budget en kosten In 2016 waren de kosten, afgezet tegen de begroting, als volgt: Werkelijk Vaste vergoedingen leden commissie: Reis- en verblijfkosten leden commissie: 984 Diverse kosten: 340 Begroot Subtotaal Onderzoekskosten: Totaal Toelichting: Onderzoekskosten: o Dit zijn de kosten die in 2016 zijn gemaakt voor het onderzoek naar de doeltreffendheid van het op jongeren gerichte alcohol- en drugsbeleid en het onderzoek naar de Wmo2015. Indien u vragen heeft over het verslag, kunt u contact opnemen met de secretaris van de commissie, mevr. R. de Vries-Mulder, tel /

11 Bijlage 1 Onderzoeksonderwerpen Achtkarspelen Dit document bevat de onderzoeksonderwerpen: 1. Suggesties onderzoeksonderwerpen, met daarbij vermeld wie de suggestie heeft ingediend en wanneer dit is gebeurd. 2. Eerder uitgevoerd RKC-onderzoek, met daarbij vermeld wanneer het onderzoek heeft plaatsgevonden. 1. Suggesties onderzoeksonderwerpen Onderwerp Ingediend door Ingediend in Het aanbestedingen- en inkoopbeleid De raad (CDA en CU-fractie) 2016 Toegankelijkheid digitale dienstverlening De RKC 2016 De opbrengsten en bestedingen van de gelden voor het Sociaal Domein De raad (GBA, ondersteund door de FNP- en de VVD-fractie) 2016 De perceptiekosten fan de ôfrûne 5 jier De raad (FNP-fractie) 2015 De aanpak van de regeldruk De raad (VVD-fractie) Eerder uitgevoerd RKC-onderzoek Onderwerp Jaartal Doeltreffendheid en doelmatigheid van re-integratie in Achtkarspelen aug Subsidieonderzoek gemeente Achtkarspelen april 2008 Onderwijsachterstandenbeleid in Achtkarspelen juni 2009 Grondbeleid Achtkarspelen jan De inhuur van derden in Achtkarspelen dec Kostentoerekening en kostendekking afvalstoffenheffing, rioolheffing, bouwleges en leges Burgerzaken mei 2012 Kapitaalgoederenbeheer door de gemeente Achtkarspelen mei 2013 Evaluatie Wmo-beleid gemeente Achtkarspelen april 2014 De uitvoering van de overeenkomst van gemeente Achtkarspelen met de GGD over consultatiebureaus Voldoende geholpen? Onderzoek naar de randvoorwaarden voor een doeltreffende schuldhulpverlening okt juni 2015 Controlerende taak van de raad nov

12