Rekenkamercommissie Coevorden. Jaarverslag 2008

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Coevorden Jaarverslag 2008 Gemeente Coevorden Rekenkamercommissie Postbus AA Coevorden T (0524) E rekenkamer@coevorden.nl I

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING 2 2 ONDERZOEKEN BOUWVERGUNNINGVERLENING PRIVATISERING VAN SPORTACCOMMODATIES KADERSTELLING 4 3 OVERIGE ACTIVITEITEN ONDERZOEKSPLAN OVERLEG MET DE RAAD 5 4 BEGROTING EN REKENING 6 Jaarverslag 2008 Rekenkamercommissie Coevorden 1

3 INLEIDING Het kan altijd beter. Onder dat motto heeft de Rekenkamercommissie Coevorden in 2008 zijn onderzoek uitgevoerd. De Rekenkamercommissie Coevorden ondersteunt de gemeenteraad door te onderzoeken of het gemeentelijk bestuur efficiënt, effectief en volgens de regels handelt. Daarvoor kan zij alle aspecten van het gemeentelijke bestuur onderzoeken. Daarbij let zij speciaal op drie zaken: is dit beleid en bestuur effectief geweest (heeft de gemeente bereikt wat ze wilde?) Heeft de gemeente dat efficiënt gedaan? En heeft de gemeente dat volgens de regels gedaan, die de landelijke wetten en de Coevorder verordeningen voorschrijven? Deze drie aspecten worden ook wel de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid genoemd. Zoals de rekenkamercommissie zichzelf in het Reglement van Orde heeft voorgeschreven, bevat dit jaarverslag een verantwoording over de werkzaamheden, met toetsing aan het onderzoeksplan De rekenkamercommissie bestaat conform de 'Verordening rekenkamercommissie gemeente Coevorden 2005' uit twee interne leden, die afkomstig zijn uit de gemeenteraad, en drie externe leden, waaronder de voorzitter. Eind 2008 was de samenstelling: - De heer Wim ten Hove (extern lid, voorzitter) - De heer Fred Gross (extern lid, plaatsvervangend voorzitter) - De heer Theo van Rijmenam (extern lid) - De heer Bert Zoons (intern lid) - De heer Harm Nijmeijer (intern lid). De gemeenteraad in zijn vergadering van 14 oktober 2008 heeft de heer Harm Nijmeijer, gemeenteraadslid namens Gemeentebelangen, tot intern lid van de Rekenkamercommissie Coevorden benoemd. Hiermee is de rekenkamercommissie weer compleet, nadat de vacature voor een intern lid een jaar lang open had gestaan. Bovendien is hierdoor een formeel evenwicht ontstaan: het ene interne lid is afkomstig uit een collegepartij, het ander uit een oppositiepartij. In 2008 ontving de rekenkamercommissie zoals gebruikelijk ambtelijke ondersteuning van de heer Frank Lucassen (waarnemend griffier) en van de heer Carel Horstmeier (secretaris annex onderzoeker van de rekenkamercommissie). 2 Jaarverslag 2008 Rekenkamercommissie Coevorden

4 1 Onderzoeken De rekenkamercommissie had zich in haar jaarplanning 2008 voorgenomen, drie onderzoeken te starten (naar de privatisering van sportaccommodaties, de kaderstellende rol van de gemeenteraad en de industriehaven ROC Coevorden). Verder voornemen was om een al gestart onderzoek (naar de klantgerichtheid en doeltreffendheid van de bouwvergunningverlening) tot een goed einde voeren. 1.1 Bouwvergunningverlening De rekenkamercommissie heeft dit rapport aan de gemeenteraad aangeboden in de raadsvergadering van 8 april Het kende grotendeels positieve conclusies over de kwaliteit van de gemeentelijke bouwvergunningverlening. Zowel het college van burgemeester & wethouders als de gemeenteraad hebben de aanbevelingen van de rekenkamercommissie grotendeels overgenomen. Toen de raad dit rapport in zijn vergadering van oktober 2008 behandelde, heeft de VVD-fractie een (aangenomen) motie ingediend waarin zij de rekenkamercommissie opriep om verdiepend onderzoek te doen naar de voorfase van deze vergunningverlening, omdat zij de indruk heeft dat zich hierin relatief de meeste problemen voordoen. PvdA en Gemeentebelangen ondersteunden deze motie. De rekenkamercommissie heeft besloten dit onderzoeksonderwerp, nader uitgewerkt en aangepast, op te nemen in haar jaarplan voor Privatisering van sportaccommodaties De rekenkamercommissie heeft dit onderzoek vanaf februari 2008 voorbereid. Het is in mei van start gegaan. Vanwege de omvang heeft zij het onderzoek in twee delen uitgevoerd. Het eerste deel, dat de stand van de privatiseringen inventariseerde, is conform planning in juli 2008 met een tussenrapport afgerond. Dit tussenrapport is voor kennisgeving aan de raad gezonden. Voor het tweede deel, dat de uitwerkingen van de privatiseringen onderzocht, heeft de rekenkamercommissie een enquete onder sportverenigingen en beheerders van zowel gemeentelijke als geprivatiseerde sportaccommodaties gehouden. Met deze groepen heeft zij bovendien twee rondetafelgesprekken gehouden. Ondanks de focus op geprivatiseerde sportaccommo- Jaarverslag 2008 Rekenkamercommissie Coevorden 3

5 daties heeft de rekenkamercommissie kortom ook gemeentelijke sportaccommodaties onderzocht. De reden hiervoor was dat de rekenkamercommissie op die manier wilde vermijden dat zij algemene kenmerken van alle sportaccommodaties in de gemeente Coevorden ten onrechte zou aanzien voor specifieke kenmerken van geprivatiseerde accommodaties. De rekenkamercommissie heeft deze onderzoeksfase met enige vertraging afgerond en het rapport op 17 februari 2009 aan de gemeenteraad aangeboden. De rekenkamercommissie had dit onderwerp gekozen op suggestie van drie fracties uit de gemeenteraad, die zich afvroegen of de gemeente verder moet gaan met privatiseren, en zo ja, hoe. De rekenkamercommissie heeft in dit rapport geen standpunt over privatisering op zich in willen nemen, omdat dit een politieke beslissing is. Zij heeft de gemeenteraad helderheid over de uitwerkingen van privatisering willen geven, opdat de raad bij de behandeling van dit rapport zijn eigen afweging over privatisering kan maken. 1.3 Kaderstelling Net als het onderzoek naar de privatisering van sportaccommodaties is het onderzoek naar de kaderstellende rol van de raad gestart in 2008 en in het eerste kwartaal van 2009 afgerond. Bijzonder aan dit onderzoek is, dat de rekenkamercommissie dit onderzoek zelf heeft uitgevoerd, zonder inhuur van een extern onderzoeksbureau. In plaats daarvan was er een grotere rol dan gebruikelijk weggelegd voor de ambtelijke ondersteuning door de secretaris-onderzoeker van de rekenkamercommissie en de waarnemend griffier. Een dergelijk onderzoek in eigen beheer kent voor- en nadelen: nadeel is de langere doorlooptijd, omdat rekenkamerleden en de ambtelijke ondersteuning slechts in deeltijd beschikbaar zijn. De voordelen zijn de lagere kosten en het leereffect voor de rekenkamercommissie zelf. 4 Jaarverslag 2008 Rekenkamercommissie Coevorden

6 2 Overige activiteiten 2.1 Onderzoeksplan 2009 De Rekenkamercommissie Coevorden heeft haar onderzoekplan voor 2009 in het najaar van 2008 opgesteld. Ter voorbereiding heeft zij net als in 2007 de gemeenteraadsfracties en de burgers van de gemeente gevraagd om suggesties, wat onderzoek verdiende. Hierop hebben de fracties in totaal acht voorstellen genoemd, die deels sterk aan elkaar verwant waren. De rekenkamercommissie heeft verwante voorstellen met elkaar gecombineerd. In haar jaarplan voor 2009 heeft zij twee onderzoeksonderwerpen opgenomen, die (mede) voortkomen uit suggesties van raadsfracties. Zij heeft het onderzoeksplan voor 2009 op 1 december 2008 aan de gemeenteraad aangeboden. 2.2 Overleg met de raad Op 25 september 2008 heeft de Rekenkamercommissie Coevorden een bijeenkomst gehouden met zes vertegenwoordigers van de gemeenteraad, de burgemeester en de griffier. Het doel van de bijeenkomst was om gelegenheid te geven tot wederzijds vragen stellen in een informele sfeer. Hierbij is een aantal zaken besproken. Ten eerste het tijdsverlies tussen aanbieding van een rekenkamerrapport aan de raad en de behandeling in de raad. De oorzaak hiervan was bij eerdere rapporten dat het lang duurde voor het college op het aangeboden rapport schriftelijk reageerde, terwijl het Seniorenconvent vastgelegd heeft dat een dergelijke reactie vereist is voor de raad het rapport kan behandelen. Raad en rekenkamercommissie hebben afgesproken dat dit tijdsverlies tot een minimum beperkt dient te worden. Ten tweede de procedure waarmee de rekenkamercommissie haar rapporten aan de raad aanbiedt. Raad en rekenkamercommissie hebben een nieuwe aanbiedingsprocedure afgesproken, die inmiddels bij het rapport over de privatisering van sportaccommodaties gevolgd is. De rekenkamercommissie is tevreden over deze nieuwe procedure, waarin zij het rapport formeel aanbiedt aan de voorzitter van de raad, gecombineerd met een toelichting aan de pers. Raad, college en pers ontvangen het rapport (uiterlijk) een dag voor de formele aanbieding onder embargo, opdat zij zich desgewenst kunnen voorbereiden. Daarna kan de rekenkamercommissie het rapport in de raadscommissie toelichten. De afronding is door debat en besluitvorming in de raad. Jaarverslag 2008 Rekenkamercommissie Coevorden 5

7 3 Begroting en rekening In onderstaand overzicht zijn de uitgaven ten laste van het beschikbare budget over 2008 in beeld gebracht. Beschikbaar budget Onderzoekskosten Salaris ambtelijk secretaris Vergoeding externe leden Overige kosten Totaal Tekort Ten onrechte betaalde BTW Feitelijk tekort Het tekort De Rekenkamercommissie Coevorden heeft in oktober 2008 aan de griffier, als budgethouder voor de rekenkamercommissie, gemeld dat zij verwachtte haar budget ( ) met circa te overschrijden. De overschrijding is vooral veroorzaakt doordat (tot en met 2008) het budget niet geïndexeerd was, terwijl de kosten voor 99 % uit 'loongerelateerde kosten' bestaan. Het Seniorenconvent van de gemeenteraad heeft in zijn antwoordbrief van 10 december 2008 verklaard dat ten eerste in de toekomst het budget geïndexeerd wordt en ten tweede dat het accoord ging met de verwachte overschrijding voor het lopende jaar Om de kosten te beperken, heeft de rekenkamercommissie het onderzoek 'Kaderstelling' zelf uitgevoerd en het onderzoek 'Industriehaven (ROC)' naar 2009 doorgeschoven. Desondanks is het tekort op de jaarrekening op het eerste gezicht hoger uitgevallen dan verwacht: De reden hiervoor ligt in een boekingsfout. De uitgaven van de rekenkamercommissie komen in aanmerking voor BTW-compensatie, maar dat is over 2008 niet uitgevoerd. De aldus teveel betaalde BTW wordt in 2009 teruggestort. De rekenkamercommissie zal dit bedrag niet besteden, waardoor het aan het eind van 2009 terugvloeit naar de algemene middelen. Hiermee komt het feitelijke tekort op 2.721, ruim onder de grens die het Seniorenconvent geaccepteerd had. Onderzoekskosten Dit betreft het restant van kosten voor het onderzoek naar de klantgerichtheid van bouwwoningtoezicht en het complete onderzoek naar Privatisering van sportaccommodaties. Vergoeding externe leden. Er zijn in vergaderingen en bijeenkomsten van de rekenkamercommissie geweest waarvoor de vergaderingvergoeding voor de externe leden geldt. Tevens zijn hier de 6 Jaarverslag 2008 Rekenkamercommissie Coevorden

8 reiskosten van de externe leden opgenomen. In deze kosten zijn tevens begrepen de dagdeelvergoedingen voor de externe leden van het door de Rekenkamercommissie zelf uitgevoerde onderzoek Kaderstelling, à 4000 euro. Aan dit onderzoek namen deel: de ambtelijk secretaris-onderzoeker, één raadslid en 2 externe leden. Overige kosten Dit betreft o.a. de contributie voor het lidmaatschap van de Nederlandse vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies, enkele congressen, drukwerk en enkele intern toegerekende kosten. Jaarverslag 2008 Rekenkamercommissie Coevorden 7