Coevorden : 1 december 2008 verz.: Onderwerp : Rekenkamerbrief nr. 3: Onderzoeksplan 2009

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Postbus AA Coevorden T: / E: rekenkamer@coevorden.nl I: Aan: Gemeenteraad Coevorden Coevorden : 1 december 2008 verz.: Onderwerp : Rekenkamerbrief nr. 3: Onderzoeksplan 2009 Geachte leden van de raad, In uw vergadering van 14 oktober 2008 is de heer Harm Nijmeijer als intern lid tot de Rekenkamercommissie Coevorden toegetreden. Hiermee is de vacature vervuld die een jaar lang open heeft gestaan, nadat de heer Roeles wethouder was geworden en dus uit de gemeenteraad en de rekenkamer moest stappen. Wij, de leden van de rekenkamer, zijn zeer tevreden dat wij u dit onderzoeksplan voor 2009 kunnen aanbieden. Het is namelijk het eerste product waaraan ons nieuwe lid heeft bijgedragen. Wij zijn blij dat we weer compleet zijn. Bovendien is het goed dat met de toetreding van Harm Nijmeijer nu ook een lid van een oppositiepartij in de rekenkamer zit. Van links naar rechts, voorste rij: de externe leden Theo van Rijmenam, Wim ten Hove en Fred Gross. Achterste rij: secretaris-onderzoeker Carel Horstmeier en de interne leden Harm Nijmeijer en Bert Zoons. Niet op de foto: waarnemend griffier Frank Lucassen. In de komende anderhalf jaar eindigt de benoemingsperiode zowel voor de interne als de externe leden van de rekenkamercommissie. De interne leden treden automatisch af bij het aftreden van de huidige raad, in het voorjaar van De externe leden zijn door de gemeenteraad benoemd voor een periode van drie jaar. De raad kan deze leden, op voordracht van de rekenkamercommissie, één keer herbenoemen voor nogmaals drie jaar. Aangezien de externe leden benoemd zijn in de raadsvergadering van 14 februari 2006 (en beëdigd in de vergadering van 11 april), loopt de termijn in februari 2009 af. De heer Ten Hove (voorzitter) stelt zich herkiesbaar. De heer Van Rijmenam eveneens, echter met 1

2 dien verstande, dat hij met ingang van de nieuwe raadsperiode zal aftreden. De heer Gross stelt zich niet beschikbaar voor herbenoeming. De raad heeft toen hij de verordening op de rekenkamercommissie opstelde bewust gekozen voor verschillende benoemingstermijnen voor de interne en externe leden, zo nemen wij aan. Wij zien als voordeel dat dit leidt tot continuïteit in ons werk. Daarom richten wij de looptijd van onze komende jaarplannen niet naar de benoemingstermijnen van de interne of externe leden. Wij houden vast aan de standaard-looptijd van een kalenderjaar, om op die manier de werkzaamheden zo weinig mogelijk te laten vertragen door de personele wisselingen. Onderwerpsselectie Zoals gebruikelijk hebben wij zowel de gemeenteraadsfracties als de burgers en organisaties in de gemeente Coevorden opgeroepen om mogelijke onderzoeksonderwerpen aan te dragen. De reacties van de raadsfracties hebben ons zeer geholpen bij de keuze voor onderzoeksonderwerpen. De onderwerpsvoorstellen waren helder en goed gemotiveerd. Wij hebben de aangedragen onderwerpen aangevuld met eigen onderwerpsvoorstellen. De onderwerpen die vorig jaar op de groslijst stonden maar niet verkozen waren, hebben wij niet opnieuw beoordeeld. De reden hiervoor is dat ook dit jaar burgers en organisaties, raadsfracties en individuele rekenkamerleden onderwerpen konden aandragen. Als geen van hen een onderwerp van vorig jaar opnieuw noemt, is de urgentie ervan kennelijk gedaald. Het resultaat van dit selectieproces is de onderstaande groslijst met onderzoeksonderwerpen, in willekeurige volgorde. Groslijst - Welzijn 2000 / Algemeen Maatschappelijk Werk - Inhuur externen - Reïntegratie - ICT - Interactief beleid - Financiële informatievoorziening - Verpaupering openbare ruimte - Nazorgonderzoek eerdere rapporten - Vervolgonderzoek Bouwvergunningverlening Wij hebben de indieners van de voorstellen in individuele gesprekken om een toelichting gevraagd, om hun voorstellen goed te kunnen beoordelen. Om redenen van beperkte tijd en budget moeten wij zoals elk jaar een keuze uit de voorgestelde onderwerpen maken. Hierbij hebben wij (de vijf rekenkamerleden) alle voorstellen beoordeeld aan de hand van de zes criteria uit ons Reglement van Orde: "1. Het onderwerp moet leiden tot een onderzoek dat bijdraagt aan de missie en taak van de rekenkamercommissie; 2. Het onderwerp heeft substantieel financieel, bestuurlijk en maatschappelijk belang; 2

3 3. Er is sprake van een beredeneerde twijfel: een onderbouwd vermoeden dat er sprake kan zijn van een falen; 4. Er is sprake van een risico: gebrekkige uitvoering heeft relatief ernstige financiële of maatschappelijke gevolgen; 5. De meerwaarde van een onderzoek door de rekenkamercommissie (in plaats van een ander gremium) moet duidelijk zijn; 6. Het onderwerp moet voor de rekenkamercommissie haalbaar zijn en passen binnen haar financiële en organisatorische mogelijkheden." Gekozen onderwerpen Op deze wijze hebben wij als onderzoeksonderwerpen gekozen: - ICT - Vervolgonderzoek Bouwvergunningverlening - Nazorgonderzoek eerdere rapporten In deze paragraaf vindt u een verdere uitleg per onderzoeksonderwerp. Voor elk onderzoek hebben wij vermeld wat de aanleiding is en welke vragen wij willen beantwoorden. Deze vragen zullen wij bij de start van het onderzoek indien nodig nader specificeren. De planning van de onderzoeken vindt u aan het einde van dit onderzoeksjaarplan. Onderzoek 1: ICT Het onderwerp 'ICT' is voorgesteld door een raadsfractie. Wij hebben het uitvoerige voorstel ingeperkt tot het hieronder gepresenteerde onderzoeksconcept. Zonder ICT kan de Gemeente Coevorden niet functioneren. De raad moet er daarom geld voor beschikbaar stellen. Die bedragen kunnen soms oplopen tot miljoenen euro's. Hierbij doet zich het probleem voor dat ICT vooral 'uitvoering' is waardoor de raad zich niet met de inhoud bezig houdt maar wel met de middelen (budgetrecht). Omdat dit bovendien met enige regelmaat gebeurt ontstaat een gevoel van onbehagen: 'we moeten wel steeds geld ter beschikking stellen maar hebben geen inzicht of het goed besteed wordt en wat er nog meer op ons afkomt'. Uitoefening van het budgetrecht wordt hier niet gecombineerd met sturing op inhoud. Deze lacune maakt voor de raad het proces en het resultaat in dit domein ondoorzichtig. De raad stelt wel vragen aan het college om inzicht hierin te verwerven, maar de raadsfractie in kwestie heeft de indruk dat deze antwoorden slechts deelinzichten in plaats van een integraal inzicht bieden. Wij willen daarom ons onderzoek richten op het aspect 'inzicht voor de raad'. Wij zullen geen aandacht besteden aan de inhoudelijke aspecten van de Coevorder ICT, zoals de doelmatigheid van het ICT-beleid en beheer, de betekenis van ICT voor de ambtenaren ('Is de ICT er voor de ambtenaar, of is de ambtenaar er voor de ICT?') of de haalbaarheid voor de Gemeente Coevorden van de Rijksdoelstellingen voor de digitale overheid. ICTsamenwerkingsverbanden maken evenmin deel uit van het onderzoek. Dit alles overwegende, komen wij tot de volgende concept-onderzoeksvragen. Wij beraden ons nog op de keuze voor de exacte periode waarnaar wij onderzoek zullen doen. 3

4 Hoofdvraag: - Inhoeverre kan de raad de doeltreffendheid controleren van de ICT-budgetten die zij beschikbaar heeft gesteld? Deelvragen: - Welke (deel-)budgetten heeft de raad beschikbaar gesteld? - Is voor de raad inzichtelijk, welke gelden waarvoor beschikbaar zijn gesteld en hoe ze besteed zijn? - Wat waren de doelen waarvoor de raad ICT-budget heeft gevoteerd en in hoeverre zijn die doelen gehaald? - Hoe zou de raad de sturing en controle in dit domein kunnen verbeteren? Onderzoek 2: Vervolgonderzoek Bouwvergunningverlening Wij hebben gedurende onderzocht, in hoeverre de Gemeente Coevorden aanvragen voor bouwvergunningen doeltreffend en klantvriendelijk behandelt. De uitkomsten van dit rapport waren zeer positief. Zij waren gebaseerd zowel op dossieronderzoek (waaronder gericht geselecteerde probleemgevallen) als op een telefonische en een schriftelijke enquete onder 'ontvangers' van bouwvergunningen. De gemeenteraad heeft dit rapport in september / oktober 2008 behandeld. Daarbij diende de VVD-fractie een motie in. Daarin verzocht zij ons om aanvullend onderzoek te doen naar de tevredenheid van een groep (potentiële) vergunningaanvragers, die in ons eerdere onderzoek slechts beperkt onderzocht is. Het gaat om de groep die wel met de gemeente heeft overlegd over een bouwaanvraag, maar deze nooit heeft ingediend: de groep die in de 'voorfase' is blijven steken. Om praktische redenen (m.n. de vergelijkbaarheid in het benchmarkdeel van ons onderzoek) hadden wij ervoor gekozen om in de telefonische enquete alleen de veruit grootste groep aanvragers te betrekken. Namelijk diegenen, die de gevraagde bouwvergunning daadwerkelijk verleend hebben gekregen. De groep die de VVD-fractie in haar motie noemt ('niet-indieners') is vele malen kleiner. De achtergrond van het VVD-verzoek is de ogenschijnlijke tegenstrijdigheid tussen onze onderzoeksuitkomsten en VVD-waarnemingen. Enerzijds blijkt uit het rapport dat slechts 7% van de telefonisch geënqueteerde aanvragers de gemeente een onvoldoende gaf voor de bouwvergunningverlening. Anderzijds melden zich bij de VVD-fractie regelmatig ontevreden burgers en bedrijven, die hardnekkige problemen ondervinden in hun bouwaanvraagprocedure. Daarom is het nuttig om naast het totaaloverzicht dat het eerdere onderzoek kon bieden, nogmaals en nu specifiek op zoek te gaan naar de probleemgroepen bij de vergunningverlening. Naast de groep die de VVD-fractie genoemd heeft, bestaan nog twee andere, vergelijkbare groepen. Ten eerste de groep, bij wie de gemeente een vergunning geweigerd heeft. Deze groep is zeer klein (in van alle 472 aanvragen voor lichte en reguliere bouwvergunningen, dus 2,5%). En ten tweede de groep die een ingediende aanvraag heeft ingetrokken, de 'aanvraagintrekkers' Overigens hebben de 'niet-indieners' en 'aanvraagintrekkers' in principe wel deel uitgemaakt van de onderzoekspopulatie van de balie-enquete. Van de 30 personen die een schriftelijke enquete hebben ingevuld bij hun bezoek aan het bouwloket (de 'balieenquete') bevond zich tweederde in de voorfase. Dat is de fase van de vergunningverlening, waarin de VVD-fractie nu het sterkst geïnteresseerd is. Deze 30 4

5 bevraagden waren overigens gemiddeld nog tevredener dan degenen die na ontvangst van hun vergunning telefonisch geënqueteerd zijn. De 'baliegroep' gaf als rapportcijfer gemiddeld een 8,0; de 'telefonische groep' een 7,4. "Eind goed, al goed" is dus niet de voor de hand liggende verklaring voor de overheersende tevredenheid onder de ontvangers van bouwvergunningen. Om tot een completer beeld te komen, zullen wij niet alleen de door de VVD gevraagde groep 'niet-indieners', maar ook de groepen 'aanvraagintrekkers' en 'geweigerden' onderzoeken. Omdat deze drie groepen kleiner zijn dan de grote groep van aanvragers die hun aangevraagde vergunning verleend hebben gekregen, breiden wij de onderzoeksperiode uit, om alsnog tot een substantiële onderzoekspopulatie te komen. Het rapport heeft zich op 2007 geconcentreerd. Dit vervolgonderzoek richt zowel op 2007 als op Het doel van dit onderzoek is kortom, om de gesignaleerde tegenstrijdigheid tussen overheersende tevredenheid en hardnekkige probleemgevallen te inventariseren. De methode die wij daartoe kiezen, is om de mogelijke problemen en de tevredenheid van de probleemgroepen ('niet-indieners', 'aanvraagintrekkers' en 'geweigerden') te onderzoeken en om individuele probleemgevallen te bevragen. Om de vergelijkbaarheid tussen dit vervolgonderzoek en ons eerdere rapport te garanderen, zullen wij, bij een afwijkende hoofdvraag, deels dezelfde deelvragen hanteren. Hoofdvraag: - Hoe is de tevredenheid onder de probleemgroepen ('niet-indieners', 'aanvraagintrekkers' en 'geweigerden')? Deelvragen: - Hoe groot zijn onder de (potentiële) aanvragers van bouwvergunningen de probleemgroepen 'niet-indieners', 'aanvraagintrekkers' en 'geweigerden'? - Welke oorzaken vallen ervoor aan te wijzen, dat hun bouwvergunningaanvraag niet tot een vergunning leidde? - Hoe tevreden zijn zij over de behandeling van hun aanvragen en hoe verhoudt de tevredenheidsscore zich tot die van de eerder onderzochte ontvangers van een bouwvergunning? - Wat zijn bij deze groepen de doorlooptijden bij de vergunningverlening, inclusief voor- en natraject en aanhouding van aanvragen? Onderzoek 3: Nazorgonderzoek eerdere rapporten Wij hebben in het verleden gemeld en in ons gesprek met raadsleden op 25 september 2008 herhaald dat we aandacht zullen besteden aan de implementatie van die aanbevelingen die de raad bij de behandeling van onze rapporten heeft overgenomen. Aangezien de termijn van de huidige raad in het voorjaar 2010 afloopt, zullen wij een dergelijk nazorgonderzoek in de loop van 2009 uitvoeren. Het betreft hier de rapporten over het bestuursprogramma, de inkoop en de bouwvergunningverlening. Over de privatisering van sportaccommodaties zullen wij binnenkort een rapport aan de raad aanbieden. De raad zal dit rapport waarschijnlijk behandelen kort voordat wij dit nazorgonderzoek uitvoeren. Het ligt daarom voor de hand dat tijdens het 5

6 nazorgonderzoek over de implementatie van de overgenomen aanbevelingen uit dit rapport nog weinig te melden zal zijn. Wij zullen dit nazorgonderzoek in eigen beheer uitvoeren. Het doel van dit onderzoek is om de raad inzicht te geven in de naleving van gedane toezeggingen door college en raad zelf. Wij zullen als rekenkamer overigens niet oordelen over de vraag, in hoeverre het college de beloften en doelen uit het bestuursprogramma heeft waargemaakt. Dit viel buiten ons rapport over het bestuursprogramma en valt dus ook buiten ons nazorgonderzoek. Bovendien heeft het college bij de behandeling van dit rapport al beloofd, dat het zelf een dergelijk overzicht aan de raad zal leveren. Hoofdvraag: - Wanneer en in hoeverre zijn de overgenomen aanbevelingen daadwerkelijk ingevoerd en in hoeverre is het beoogde effect gerealiseerd? Activiteitenplanning Om tot een activiteitenplanning te komen, combineren wij de bovenstaande drie onderwerpen met de standaard-onderdelen voor elk jaar en met de onderzoeken die nog uit het onderzoeksplan 2008 stammen. Dit laatste betreft het geplande onderzoek naar het Regionaal Overslag Centrum (de industriehaven Coevorden) enerzijds en het lopende onderzoek naar de kaderstellende rol van de raad anderzijds. Er zijn diverse redenen, waarom niet alle onderzoeken uit het jaarplan 2008 ook in 2008 kunnen worden afgerond. Ten eerste eindigde uit het voorgaande jaarplan ( ) al een onderzoek pas in de eerste maanden van Een tweede reden voor de vertraging is dat ons grootste onderzoek in 2008, naar de geprivatiseerde sportaccommodaties, omvangrijker uitviel dan gepland en daardoor een langere doorlooptijd kende. Ten derde merkten wij gedurende 2008 dat wij ons budget dreigden te overschrijden. Daarom hebben wij ons ingespannen om de kosten te beperken (door het onderzoek 'ROC' naar 2009 door te schuiven en door het onderzoek 'Kaderstelling' zelf uit te voeren). Onderzoek in eigen beheer kent voor- en nadelen. Het nadeel is de duidelijk langere doorlooptijd, maar de twee voordelen wegen hiertegen op: het is goedkoper dan uitbesteden aan een bureau en het is leerzaam voor onszelf. Samengevat leiden de voorgenomen onderzoeken tot de volgende jaarplanning voor 2009, waarbij wij er van uitgaan dat het ICT-onderzoek tot begin 2010 doorloopt. Kaderstelling ROC (haven) Jaarverslag 2008 Vervolgonderzoek Bouwvergunningen Nazorgonderzoek ICT Onderzoeksplan nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 6

7 Overigens willen wij ons onderzoeksrapport over de geprivatiseerde sportaccommodaties in december 2008 aan de gemeenteraad aanbieden. Dan zouden raadscommissie en raad het in januari / februari 2009 kunnen behandelen. Begroting Wij hebben bij de griffier als budgethouder voor de rekenkamercommissie een verzoek ingediend tot indexering van ons budget. Bij dit onderzoeksplan zijn wij er vooralsnog van uitgegaan, dat dit verzoek gehonoreerd wordt. De ramingen binnen ons budget voor 2009 blijken uit onderstaande tabel. Kosten Financieel overzicht Rekenkamercommissie Coevorden Begroting 2007 Werkelijk 2007 Begroting 2008 Schatting 2008 Voorstel 2009 Personeelskosten en vergadervergoedingen Onderzoekskosten Overige kosten Totaal Toelichting: 1. Begroting gebaseerd op 1,-- per inwoner plus voor ambtelijk secretaris. 2. Incl. eenmalige, niet begrote uitgave i.v.m. verhuiskostenregeling voor ambtelijk secretaris. 3. Salariskosten conform ambtelijke richtlijnen (na uitgevoerde functieclassificatie van de ambtelijk secretaris) + Vergadervergoeding zoals geldend begin Incl. vergadervergoeding externe leden voor in eigen beheer uitgevoerd onderzoek 'kaderstelling'. 5. Lidmaatschap NVRR, studiedagen, drukwerk. 6. Indexatie personeelskosten 2,75 %, vergadervergoeding 4 %. 7. Verlaging begrotingspost door besparing op drukwerk ten opzichte van realisatie