JAARVERSLAG. gemeente veendam. voorkant_jaarverslag.indd :49:13

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2005 gemeente veendam voorkant_jaarverslag.indd :49:13

2 JAARVERSLAG 2005 De Ommelander Rekenkamer: De Ommelander rekenkamercommissie vormt via een personele unie de rekenkamercommissie(s) van de gemeenten Stadskanaal, Hoogezand-Sappemeer, Veendam en Winschoten. De Ommelander rekenkamercommissie is een instrument voor de gemeenteraad om diens controlerende taak te versterken. De Rekenkamer voert onderzoek uit, waarbij zij antwoord wil krijgen op vragen zoals: zijn de doelen van het gemeentelijk beleid bereikt? Zijn de voorbereiding en de uitvoering van het beleid efficiënt verlopen? Welke aanbevelingen zijn nodig om de doeltreffendheid te vergroten? De Rekenkamer maakt voor het verzamelen en analyseren van gegevens gebruik van externe deskundigheid. In de onderzoeken wordt teruggekeken naar het verleden, met als nadrukkelijke bedoeling te leren voor de toekomst. Jaarlijks stelt de Rekenkamer een onderzoeksplan op, waarin wordt aangegeven welke onderzoeken in uitvoering worden genomen. Zij voert per gemeente in beginsel twee onderzoeken uit die gericht zijn op de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid op specifieke beleidsterreinen of onderdelen daarvan. Samenstelling: Voorzitter: Leden: J.E. de Graaf RA P. Vriends J. van Middelkoop jaarverslag 2005 binnenwerk.indd :07:08

3 1 INLEIDING 1.1 Jaarverslag 2005 Dit is het eerste jaarverslag dat de Ommelander rekenkamercommissie uitbrengt. In dit verslag leggen wij verantwoording af over de uitvoering van onze taken in Wij relateren deze aan de Verordening lijke Rekenkamercommissie en ons Onderzoeksplan Wij hebben voorliggend Jaarverslag vastgesteld in onze vergadering van 27 maart Wij sturen het jaarverslag ter informatie toe aan: - raad; - College van Burgemeester en Wethouders; - secretarissen; - Griffier(s); Tevens hebben wij het jaarverslag op onze website geplaatst. 1.2 Visie De Ommelander rekenkamercommissie wil haar onderzoekstaak binnen de gemeentelijk bestuurlijke organisaties niet alleen verrichten in onafhankelijkheid maar ook vanuit betrokkenheid bij die organisaties en bij die van de gemeenteraden in het bijzonder. 1.3 Missie Als missie van de rekenkamercommissie geldt: - Het doen van voorstellen voor verbeteringen van de resultaten van de gemeentelijke organisaties; - Een betrouwbare en objectieve gesprekspartner zijn voor de gemeenteraden; - Zichtbaar en benaderbaar zijn voor burgers. Om de controlerende taak van de gemeenteraad te versterken rekent de rekenkamercommissie het tot haar taak door het verrichten van onderzoek een kwalitatief goede bijdrage te leveren aan het lerende vermogen van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Stadskanaal, Veendam en Winschoten. 1.4 Positie en Taak De Ommelander rekenkamercommissie De Ommelander rekenkamercommissie is ingesteld bij besluit van de respectievelijke gemeenteraden en heeft ten doel om door middel van beleidsevaluaties en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid, evenals de doelmatige voorbereiding en uitvoering ervan in de gemeenten Veendam, Stadskanaal, Hoogezand-Sappemeer en Winschoten. De Ommelander rekenkamercommissie is een instrument voor de gemeenteraad om diens controlerende taak te versterken. De Ommelander rekenkamercommissie is onafhankelijk in haar onderwerpkeuze. De onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de rekenkamercommissie blijkt uit haar samenstelling. De raden hebben gekozen voor het instellen van een extern samengestelde commissie, bestaande uit drie externe leden, waaronder de voorzitter. De drie leden zijn in januari en februari 2005 door de raad benoemd voor een periode van 4 jaar met de mogelijkheid van herbenoeming voor een gelijke periode. Voorts is in de verordening vastgelegd dat medio 2007 een tussentijdse evaluatie zal worden opgesteld over het functioneren van de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie heeft er voor gekozen (nog) geen ambtelijke ondersteuning in de vorm van een ambtelijk secretaris in te stellen. Zij vergadert periodiek gemiddeld 2 3 keer per maand. Het door de Ommelander rekenkamercommissie vastgestelde onderzoeksprogramma 2006 sluit aan op de taakstelling van de commissie en geeft in het kort weer welke onderwerpen in 2006 in onderzoek worden genomen. De wijze waarop de commissie tot selectie van onderzoeksonderwerpen komt en hoe het onderzoeksproces wordt vormgegeven wordt beschreven in het werkplan van de commissie. Het werkplan zal een keer per jaar worden geactualiseerd op basis van de in de loop van dat jaar opgedane ervaringen en gemaakte afspraken. jaarverslag 2005 binnenwerk.indd :07:08

4 2 WERKZAAMHEDEN Uitgevoerde onderzoeken Algemeen De Rekenkamercommissie kan verschillende typen onderzoeken uitvoeren: 1. een (gedetailleerd) onderzoek naar een programma binnen een begroting, een gemeentelijk onderdeel (bijvoorbeeld sector of afdeling), een specifiek beleidsveld of project 2. op basis van een quick-scan een specifiek probleem bij de raad agenderen; 3. een brief aan de raad waarin de raad wordt geattendeerd op de risico s die nieuwe ontwikkelingen (bijvoorbeeld inzake wet- en regelgeving) met zich mee kunnen brengen (rekenkamercommissiebrieven); 4. een review uitvoeren van onderzoek dat al door anderen is verricht (bijvoorbeeld een review van het onderzoek naar de jaarrekening door de accountant of een review naar een onderzoek (door het college van b&w) ex art. 213 a gemeentewet); 5. jaarlijks de kwaliteit van (een programma van) de programmabegroting kritisch bekijken en de raad daarover informeren. Onderzoek grondbeleid Algemeen Zoals in ons onderzoeksprogramma is aangegeven zijn in 2005 vier overeenkomstige onderzoeken uitgevoerd, te weten een onderzoek naar het gemeentelijk grondbeleid. De hierbij gehanteerde criteria waren: - het moet bij voorkeur gaan om een beleidsveld dat in alle vier gemeenten opportuun is, dit om de gezamenlijkheid te benadrukken van de vier gemeenten; - het zal in dit stadium nog niet gaan om een al te diepgaand onderzoek; - het onderzoek moet wel snel en tastbaar resultaat op kunnen leveren voor de gemeenten; - het onderzoek moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het beleid; - er moet sprake zijn van een substantieel belang; - het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen; - recentelijk moet niet een ander, vergelijkbaar, onderzoek zijn uitgevoerd. Het grondbeleid is één van de meest complexe onderdelen van het totale gemeentelijke beleid, en voor raadsleden niet altijd goed inzichtelijk. Bovendien zijn er nogal wat financiële middelen mee gemoeid. Voor de Ommelander Rekenkamer was dat aanleiding om te proberen een transparanter beeld te krijgen van het gemeentelijk grondbeleid. Hiertoe is een programma van eisen opgesteld, waarna uiteindelijk DHV Groningen het onderzoek gegund is. Voor het eerste onderzoek is gekozen voor een vrij algemene c.q. globale opdrachtformulering. De beoordeling heeft zich met name gericht op de bestuurlijke planning en controlcyclus en het risicobeheer inzake het grondbedrijf. Een uitgebreide financiële doorlichting van het grondbedrijf was geen onderdeel van het onderzoek. De opdracht bestond uit twee hoofdvragen: 1. Op welke wijze zijn beleidsdoelstellingen uitgewerkt in concrete plannen en activiteiten en op welke wijze wordt de realisatie van deze beleidsdoelstellingen gemonitord? 2. Op welke wijze is het risicobeheer inzake de grondexploitatie vormgegeven? Deze twee hoofdvragen werden uitgewerkt in een aantal subvragen, waarvoor wordt verwezen naar de betreffende rapportages. De bevindingen zijn in september (Hoogezand Sappemeer, Veendam en Winschoten) respectievelijk november (Stadskanaal) gerapporteerd aan de Raden. jaarverslag 2005 binnenwerk.indd :07:08

5 Uitkomsten onderzoeken Voor de uitkomsten van de onderzoeken wordt verwezen naar de respectievelijke rapportages. In het algemeen zijn kritische opmerkingen gemaakt over de wijze van vormgeving van het grondbeleid (actief of passief), de wijze waarop de Raden bij de keuzes hieromtrent zijn betrokken en de wijze waarop de Raden worden geïnformeerd over de risico s van de diverse projecten. Reactie Colleges De bevindingen worden grotendeels onderschreven, waarbij bij een enkele gemeente wel kritische opmerkingen worden gemaakt over de vraag of discussies over de vormgeving van het grondbeleid voor de betreffende gemeente wel opportuun is gelet op de eerder (c.q. recentelijk) gevoerde discussies. Besluiten Raden In Hoogezand Sappemeer heeft de Commissie Bestuur en Middelen in haar vergadering van 12 januari de aanbevelingen gedeeltelijk overgenomen, wat in de raadsvergadering van 26 januari bekrachtigd is. Hierbij is vooral de nadruk gelegd op een totaaloverzicht van alle met de projecten verbonden risico s. Op 20 oktober is in Veendam in een openbare bijeenkomst aan raadsleden de gelegenheid geboden aan de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie een toelichting te vragen op de inhoud van het rapport. Van die gelegenheid is gebruik gemaakt. Door het raadspresidium is vervolgens besloten het rapport zonder commissiebehandeling direct aan de raad voor te leggen. Op 31 oktober is besloten de conclusies en aanbevelingen van de Ommelander Rekenkamer over te nemen. In Winschoten is op 2 november 2005 door de raadscommissie besloten de aanbevelingen over te nemen. Wel is nog een nadere toelichting door de Rekenkamercommissie gegeven op dinsdag 7 december. In Stadskanaal is op 30 januari 2006 besloten de aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen. 2.2 Algemene werkzaamheden Aantal vergaderingen In totaal heeft de Ommelander rekenkamer in maal vergaderd. Opstarten rekenkamercommissie Het jaar 2005 heeft voor een deel in het teken gestaan van het opstarten van de rekenkamercommissie. Zo is een notitie werkwijze vastgesteld en in april aan de respectievelijke Raden aangeboden, waarin de uitgangspunten voor de gehele onderzoeksprocesgang (van selectie onderzoeksonderwerp tot uitbrengen van de onderzoeksrapportage) in is weergegeven. Ook is een onderzoeksprogramma voor 2005 opgesteld, met daarin de nadere uitwerking van het onderzoek naar het gemeentelijk grondbeleid. Verder is veel energie gestoken in het het leren kennen van de vier gemeenten, de raden e.d., evenals in het bepalen van de richting/ visie en werkwijze van de rekenkamer en in het opzetten van een website. In samenspraak met de griffiers is een bestuursovereenkomst opgesteld, waarin taken en verantwoordelijkheden inzake de meer beheersmatige gang van zaken zijn uitgewerkt, zowel voor de rekenkamercommissie als de gemeente Stadskanaal als penvoerende gemeente. Communicatie met de Raden Voor een efficiënte uitvoering van de werkzaamheden heeft de rekenkamercommissie relatiebeheerders benoemd, die zich op de hoogte stellen van relevante ontwikkelingen voor de gemeente waar zij verantwoordelijk voor zijn en voorts incidenteel vergaderingen van raden en/of raadscommissies bijwonen. In aanvulling hierop zijn er informele overleggen geweest met een afvaardiging van de raden van de gemeente Winschoten (7 december) en Hoogezand Sappemeer (14 januari 2006). Beide bijeenkomsten hadden tot doelstelling praktische afspraken te maken over de vormgeving van de communicatie tussen de raden en de rekenkamercommissie alsmede de werkwijze van de rekenkameromissie. jaarverslag 2005 binnenwerk.indd :07:09

6 3 FINANCIËN De werkelijke uitgaven 2005 ten opzichte van de begroting 2005 zijn als volgt weer te geven: Bestedingen Ommelander rekenkamercommissie tot en met 3e kwartaal 2005 Totaal HS Stadskanaal Veendam Winschoten Budget Onderzoekskosten DHV Vacatiegelden leden Overige algemene kosten Totaal besteed Nog beschikbaar Zoals blijkt is voor 2005 sprake van een onderbesteding. Dit wordt veroorzaakt door twee aspecten: 1. Het feit dat in 2005 door de opstart van de rekenkamer maar één onderzoek per gemeente is uitgevoerd; 2. Het feit dat geen ambtelijke ondersteuning (inclusief ambtelijk secretaris) is aangesteld, wat per saldo tot een besparing van e heeft geleid. Wij stellen voor de besparing op onderzoekskosten te reserveren, dit om het mogelijk te maken een groots opgezet en diepgaand onderzoek uit te voeren. Het voordeel door het niet aanstellen van de ambtelijke ondersteuning kan wat ons betreft terugvloeien naar de algemene middelen. 4 VOORUITBLIK 2006 De Rekenkamercommissie heeft in haar vergadering van november 2005 uit een groslijst van onderzoeksonderwerpen een drietal onderzoeksonderwerpen voor haar onderzoeksprogramma 2006 geselecteerd. Het betreft de volgende onderzoeksonderwerpen: 1 Hoogezand Sappemeer: subsidiëring Stichting Prisma; 2 Veendam: onderwijshuisvesting 3 Winschoten: inkoopbeleid. Voor Stadskanaal zal eerst een afrondend onderzoek naar het grondbeleid worden uitgevoerd, alvorens een nieuw onderwerp uit de groslijst te selecteren. Daarnaast zal in 2006 per gemeente nog een onderzoek worden uitgevoerd, terwijl de Raden voorts de mogelijkheid hebben, al dan niet in aanvulling op de eigen onderzoeksagenda van de rekenkamercommissie, zelfstandig onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Deze zullen, afhankelijk van capaciteit en budget, vervolgens op basis van een besluit van de rekenkamercommissie zo mogelijk worden uitgevoerd. Groningen, 27 maart 2006 jaarverslag 2005 binnenwerk.indd :07:09

7 Hoogezand-Sappemeer Gorecht-Oost 157 Postbus AB Hoogezand T (0598) F (0598) gemeente@hoogezand-sappemeer.nl Stadskanaal Raadhuisplein SZ Stadskanaal Postbus 140 T (0599) F (0599) gemeente@stadskanaal.nl Veendam Raadhuisplein 5 Postbus PA Veendam T (0598) F (0598) info@veendam.nl Winschoten Johan Modastraat 6 Postbus AD Winschoten T (0597) F (0597) gemeente@winschoten.nl jaarverslag 2005 binnenwerk.indd :07:09