Rekenkamercommissie Onderzoeksaanpak

Transcriptie

1 Onderzoeksaanpak Rekenkameronderzoek Feitenrelaas Ligne

2 Status Datum Omschrijving Door Status 26 maart 15 Onderzoeksplan Ligne TH Concept, ter bespreking in RKC maart 15 Vaststelling onderzoeksplan 26 mei 15 Vaststelling aanvulling planning en kosten RKC RKC goedgekeurd Planning en begroting goedgekeurd

3 Ligne /Zitterd Revisited 1. Achtergrond en aanleiding Na de installatie van de gezamenlijke rekenkamercommissie van Sittard-Geleen en Stein ( hierna rekenkamer ), heeft de rekenkamer een uitgebreide kennismakingsronde en inventarisatie gehouden in beide gemeenten bij alle raadsfracties en de colleges. De gesprekken met de fracties van de Raad in Sittard-Geleen leveren een gemengd beeld op inzake het project Ligne. Het project maakt deel uit van het overkoepelende project Zitterd Revisited. Enerzijds is de gedachte dat het dossier politiek gekleurd is en nog in ontwikkeling cq afrondende fase zit. Anderzijds wordt een gebrek aan invloed ervaren en is de mogelijkheid tot (bij-)sturing van het eindresultaat te beperkt. Vanuit de kaderstellende en controlerende taak van de Raad is goed inzicht in de feiten essentieel om de kaders te toetsen en eventueel gaande de rit bij sturen. Om te bepalen welke specifieke onderzoeksvragen in dit uitgebreide dossier geformuleerd kunnen worden door de rekenkamercommissie verdient het aanbeveling om eerst een feitenrelaas op te stellen. Hierdoor kan de stand van zaken en de ontwikkeling van de doelen en risico s in beeld worden gebracht. Dit inzicht in de ontwikkeling van de feiten moet gericht zijn op de doelstelling de raadsfracties te accommoderen ten aanzien van hun wens om meer invloed te kunnen uitoefenen op het verdere verloop van de realisatie van Ligne en om sturing te kunnen geven aan het beoogde resultaat. 2. Doelstelling en reikwijdte De doelstelling luidt als volgt: Inzicht verwerven in de beoogde doelen en de te realiseren meerwaarde van Ligne en de controle op de risico s in dit dossier. Dit met als doel: de raad in positie brengen bij haar kaderstellende rol om meerwaarde te creëren en het eindresultaat te optimaliseren en tevens een risicobeeld te ontwikkelen voor de raad om haar controlerende taak uit te voeren. Voorlopige afbakening van het onderzoek Doelen en ambitie 1. Wat was de bedoeling, doelstellingen, beoogde resultaten? 2. Wat is inmiddels veranderd? 3. Welke aanpassingen van het plan zijn vastgesteld?

4 4. Zijn er nieuwe inzichten op eindresultaat en ambities(bijgekomen)? 5. Wat is de te verwachte meerwaarde van het project t.o.v. de oorspronkelijke opzet? Risico en risicobeheersing 1. Welke risico s zijn ingeschat en welke ontwikkelingen hebben zich op dit punt voorgedaan? 2. Welke maatregelen en / of acties zijn genomen om risico te beperken of te beheersen? 3. Wat zijn de belangrijkste risico s op dit moment? Met betrekking tot de reikwijdte van het onderzoek kan worden opgemerkt: het onderzoek beperkt zich tot een inventarisatie van feiten en ontwikkelingen de periode van het project Ligne loopt vanaf 2006 tot heden de aspecten zullen gericht zijn op doeltreffendheid (welke doelen zijn gesteld en (moeten) worden verwezenlijkt), doelmatigheid (welke inspanningen / inzet wordt geleverd bij de realisatie van de doelen) en met welke risico s gaat dit gepaard. 3. Aanpak en te verwachten resultaten De rekenkamer volgt de aanpak zoals vastgelegd in het reglement van orde. De volgende stappen worden uitgevoerd: 1. Projectvoorbereiding 2. Vaststelling kaders uitgangspunten en randvoorwaarden 3. Inventarisaties en nota van bevindingen 4. Analyse en eindrapportage 5. Bestuurlijke toetsing en eindadvies Stap 1. Projectvoorbereiding Het opstellen van een detailplan Het verzamelen van project informatie Het afbakenen van de inventarisatie Het informeren van betrokkenen Het resultaat van stap 1 is een professioneel plan van aanpak voor dit onderzoek. Stap 2. Vaststelling kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden De bedoeling is om in beeld te brengen wat wordt beoogd vanuit doelmatigheid ofwel wat zijn de doelen en ambities van het project Ligne. Het resultaat kan worden beschreven als het in beeld brengen van de kaders, randvoorwaarden en uitgangspunten met betrekking tot de te realiseren doelen en de relevante transities.

5 Stap 3. Inventarisaties en nota van bevindingen Het gaat om antwoord te vinden op de onderzoeksvragen en het in beeld brengen van de ist situatie en naar doeltreffendheid vanuit het risico perspectief. Er wordt ook bezien hoe de informatievoorziening is geregeld. Accent zal liggen op de vraag in hoeverre een eenduidig beeld aanwezig is bij de stakeholders in dit project. Hierbij gaat het om feitelijk informatie die conform het reglement van orde wordt neergelegd in een nota van bevindingen. Het toetsen van de feitelijkheid vindt plaats door deze nota van bevindingen voor te leggen aan het ambtelijk papparaat via de secretaris. Een gesprek met de stakeholders over de uitkomsten van hun toetsing behoort tot de mogelijkheden. Het resultaat is een ambtelijk geverifieerde nota van bevindingen. De rekenkamer zal deze nota van bevindingen vervolgens vaststellen. Stap 4. Analyse en eindrapportage Op basis van het vastgestelde feitenmateriaal kan de rekenkamercommissie haar conclusies en aanbevelingen formuleren. Hiervoor zullen een of meerdere analysebijeenkomsten door de rekenkamercommissie worden gehouden. Het resultaat van stap 4 is een rapport met conclusies en aanbevelingen. Stap 5. Bestuurlijke toetsing en eindadvies Conform het reglement van orde wordt het advies voorgelegd aan het college van B&W voor een bestuurlijk advies. De rekenkamercommissie zal daarna haar eindadvies aan de Gemeenteraad aanbieden en tevens zorgen voor de distributie en bekendmaking. Het resultaat is een definitief eindrapport waarover de raad besloten heeft. 4. Organisatie, planning en kosten De rekenkamer is voor de informatie vergaring afhankelijk van de medewerking van het ambtelijk apparaat van de Gemeente Sittard-Geleen. Via de gemeentesecretaris zullen afspraken gemaakt worden. Voor de uitvoering kiest de rekenkamer ervoor dit onderzoek te laten uitvoeren door een lid van de rekenkamer.

6 Planning Stap Planning Dagen secretaris RKC Dagen onderzoeker rekenkamer 1 Voorbereiding juni Vaststellen kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden 3 Uitvoering onderzoek / inventarisaties 18 juni 1 4 juni / juli Nota van bevindingen 15 juli Definitief maken nota van bevindingen 6 Uitvoering analyse en rapportage 7 Formuleren eindadvies en tussentijdse toetsing RKC 8 Bestuurlijke reactie en eindversie 1 augustus 0 1 aug aug 1 1,5 8 sept 0 0,5 9 thema sessie 24 sept 0, Besluitvorming Raad november 0,5 1 Totaal