& voort. gang Plan van aanpak Evaluatie BOH 1 juli juli 2015

Transcriptie

1 d a c ment & voort gang Plan van aanpak Evaluatie BOH 1 juli juli 2015 Opdrachtgevers: Colleges van burgemeester en wethouders van Ommen en Hardenberg, namens deze, de gemeentesecretarissen Leonie Dennenberg en Jolanda Waaijer Maart 2015 Pagina 1 van 6

2 INHOUD HOOFDSTUK 1 EVALUATIE BESTUURSDIENST OMMEN-HARDENBERG De bestuursdienst Ommen-Hardenberg: bijna drie jaar samen aan de slag Een evaluatie als ijkmoment: zijn de doelstellingen behaald? 4 HOOFDSTUK 2 PLAN VAN AANPAK Stappenplan Planning 5 HOOFDSTUK 3 PROJECTTEAM EN -ORGANISATIE Projectteam Projectorganisatie 5 Pagina 2 van 6

3 Hoofdstuk 1 Evaluatie bestuursdienst Ommen-Hardenberg Op 1 juli 2012 zijn de ambtelijke organisaties van de gemeenten Ommen en Hardenberg gefuseerd tot een gezamenlijke bestuursdienst. Afgesproken is om het functioneren van de nieuwe bestuursdienst na drie jaar te evalueren. 1.1 De bestuursdienst Ommen-Hardenberg: bijna drie jaar samen aan de slag Zowel bestuurlijk als ambtelijk wordt het belang onderstreept van een kwalitatief goede en breed gedragen evaluatie. Om dit te bereiken is eind 2014 een nulfaseevaluatie uitgevoerd. In een gezamenlijk proces zijn de doelstellingen, onderwerpen en methode van onderzoek voor de evaluatie bepaald. Uitgangspunt van de evaluatie vormt de door de raden gestelde doelstellingen: Met het doel de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening te optimaliseren, de kwetsbaarheid van de respectievelijke ambtelijke organisaties te beperken en de kosten van de uitvoering van de gemeentelijke taken zo goed mogelijk te beheersen, is besloten de twee ambtelijke organisaties samen te voegen tot één nieuwe ambtelijke organisatie. Voorafgaand aan de ambtelijke fusie zijn er twee belangrijke randvoorwaarden gesteld: Bestuurlijk blijven beide gemeenten volledig autonoom en aanspreekbaar op hun eigen beleid. Gekozen is in principe voor volledige integratie van de ambtelijke apparaten van beide gemeenten, welke ambtelijke organisatie zorg draagt voor beleidsvoorbereiding en uitvoering van taken van beide gemeenten. De colleges en de gemeenteraden hebben geconcludeerd dat de samenwerking van beleidsontwikkeling tot beleidsuitvoering en de bedrijfsvoering voor beide autonome gemeenten voordelen biedt. Kaders die voor de samenwerking meegegeven zijn: 1. Maatwerk per gemeente is altijd mogelijk (de gemeenten zijn autonoom); 2. De gemeenten erkennen ieders eigenheid en verschillen; 3. De in afzonderlijke gemeenten in te richten frontoffices zijn qua dienstverlening allesomvattend; 4. De samenwerking ondersteunt sterk de externe oriëntatie van de ambtelijke organisatie. Daarnaast is bij de start van de fusie een taakstelling meegegeven om de bedrijfsvoeringskosten te verminderen (efficiency) met een bedrag van ruim 1 miljoen per 2015, te verdelen conform het financiële verdeelmodel over beide gemeenten. Met betrekking tot de dienstverlening is uitgesproken dat het streven is om de nieuwe organisatie vanaf 2015 de ingang te laten worden voor alle overheidsvragen. Als groeimodel is hierbij het zogenoemde Antwoord concept gehanteerd, waarbij de ambitie is uitgesproken om in 2015 fase 4 van Antwoord te realiseren. Dit houdt in dat in de gemeentelijke dienstverlening het Klant Contact Centrum (KCC) de regie neemt op de afhandeling van alle vragen van de burger aan de gemeentelijke overheid. Pagina 3 van 6

4 1.2 Een evaluatie als ijkmoment: zijn de doelstellingen behaald? Inspanningen de afgelopen tijd ter voorbereiding op de evaluatie Sinds de start van de bestuursdienst zijn er diverse evaluatieonderzoeken uitgevoerd voor specifieke onderdelen. De afgelopen tijd zijn er daarnaast interviews gehouden met de fractievoorzitters van de gemeente Hardenberg, B&W van beide gemeenten, leden van het MT van de BOH, OR-leden en medewerkers. De fractievoorzitters van Ommen hebben een schriftelijke inbreng geleverd. Een en ander is vorm en inhoud gegeven door de heer J. Tetteroo (afdelingsmanager Expertisecentrum gemeente Emmen). De resultaten van dit proces vormen de basis voor het voorliggende plan van aanpak. Evaluatie: doelstelling en analysekader De volgende stap is om te komen tot de daadwerkelijke evaluatie en hieraan conclusies te verbinden. Het gaat erom dat er een integrale evaluatie wordt opgesteld, met inachtneming van de uitgangspunten (kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid) mede op basis van de deelevaluaties die de afgelopen periode hebben plaatsgevonden. De doelstelling van deze evaluatie luidt dan ook: Op basis van de opgestelde documenten en bestaande onderzoeken evalueren in hoeverre de doelstellingen van de ambtelijke fusie bereikt zijn (kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid). Het analysekader bestaat uit de volgende deelvragen: Wat waren de uitgangspunten en verwachtingen bij de start van de ambtelijke fusie? Wat zijn de ervaringen met betrekking tot het gekozen sturingsmodel? Hoe heeft de gemaakte keuze voor de (top)structuur uitgepakt en op welke wijze is hier tussentijds op bijgestuurd? Wat heeft de ambtelijke fusie voor effect gehad op de kosten en hoe valt dat te verklaren? Wat heeft de ambtelijke fusie voor effect gehad op de kwetsbaarheid en hoe valt dat te verklaren? Wat heeft de ambtelijke fusie voor effect gehad op de kwaliteit (dienstverlening, externe oriëntatie) en hoe valt dat te verklaren? Tot welke analyse leiden de antwoorden op bovenstaande vragen en welke aanbevelingen voor de nabije toekomst kunnen worden meegegeven? Hoofdstuk 2 Plan van aanpak In dit hoofdstuk wordt het plan van aanpak beschreven, inclusief de bijbehorende planning. Einddoel is om het eindrapport uiterlijk 1 juli 2015 af te ronden, zodat het hierna ter kennisgeving aan de raden aangeboden kan worden. 2.1 Stappenplan Stap 1: documentenstudie (maart 2015) De kern van het onderzoek wordt gevormd door een analyse van de beschikbare documenten (documentenstudie). Daarmee krijgen de onderzoekers een goed beeld van de uitgangssituatie en de opbrengsten met betrekking tot de kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit. De onderzoekers zullen gebruikmaken van de relevante bestaande documenten zoals: Pagina 4 van 6

5 Gemeenschappelijke Regeling (2012); Plan van aanpak evaluatie (2015); Rapportage vitaliteitsonderzoek(2014); Rapportage financieel verdeelmodel Deloitte (2015); Klanttevredenheidsonderzoek Wmo Ommen (2014); Klanttevredenheidsonderzoek Wmo Hardenberg (2014) Tussenevaluatie topstructuur BOH (2014); Tussenevaluatie BOH (2014); Waarstaatjegemeente (eind maart 2015); Jaarstukken van beide gemeenten afzonderlijk en van de gezamenlijke bestuursdienst (2013 en 2014); Verslagen van interviews en schriftelijke inbreng geïnterviewden. Deze informatie vormt een goede basis om te kunnen bepalen in hoeverre de doelstellingen op het gebied van kwetsbaarheid en kwaliteit zijn gehaald. Om te kunnen beoordelen hoe het zit met de kostenbesparing, zal nog een analyse van het kostenverloop van de afgelopen drie jaar gemaakt worden op basis van de jaarstukken. Stap 2: gespreksronde 1 (eerste helft april 2015) De bevindingen uit de documentenstudie vormen de basis voor de eerste gespreksronde, waarin gesproken zal worden met beide burgemeesters en de directie. Stap 3: opstellen conceptevaluatie (tweede helft april 2015) Op basis van de documentenstudie en bespiegelingen vanuit de eerste gespreksronde, wordt een conceptevaluatie opgesteld. Stap 4: gespreksronde 2 (mei 2015) Het concept van de evaluatie wordt besproken in een tweede gespreksronde, waarin de bevindingen besproken worden met beide burgemeesters en de directie. Na deze tweede gespreksronde worden de laatste aanvullingen en wijzigingen in de eindversie van de evaluatie verwerkt (eindrapportage). 2.2 Planning Deze evaluatie moet uiterlijk 1 juli 2015 zijn afgerond en daarna aan de raden ter kennis worden gebracht. Na het zomerreces komt de evaluatie dan formeel op de beide raadsagenda s. Medio mei 2015 zal de concept-evaluatie gereed zijn en ter reactie voorgelegd worden. Hoofdstuk 3 Projectteam en -organisatie 3.1 Projectteam Om de objectiviteit en onafhankelijkheid van de evaluatie te borgen is besloten om de door John Tetteroo in kaart gebrachte informatie en de resultaten van de verschillende evaluatieonderzoeken die al zijn uitgevoerd, door een onafhankelijke deskundige te laten toetsen en beoordelen en een eindrapport op te laten opstellen. Daartoe is opdracht verstrekt aan de heer drs. R. Wever van BMC Advies B.V. Op basis van recente opdrachten voor de BOH is hij uitstekend bekend met de ontwikkelingen in de organisatie. 3.2 Projectorganisatie Formele opdrachtgevers zijn de colleges van burgemeester en wethouders van Ommen en Hardenberg, namens deze, de gemeente-secretarissen mevrouw L. (Leonie) Dennenberg en mevrouw J.M.G. (Jolanda) Waaijer. Contactpersonen tijdens de Pagina 5 van 6

6 onderzoeks-werkzaamheden zijn de heren B. (Bram) Hoving en J. (Jan) Tuut. Het concept- en eindrapport zullen vanzelfsprekend in een (nader af te stemmen) bredere samenstelling besproken worden. Pagina 6 van 6