B&W Vergadering. Dossiernummer 1431 Vertrouwelijk Vergaderdatum 21 februari 2017 Agendapunt

Transcriptie

1 Annotatie AB Omnibuzz 1 Dossier 1431 voorblad.pdf B&W Vergadering Dossiernummer 1431 Vertrouwelijk Nee Vergaderdatum 21 februari 2017 Agendapunt Omschrijving Annotatie AB Omnibuzz Zaaknummer Commissie Commissiedatum Gemeenteraad Behandeld in Datum B&W Vergadering 21 februari 2017 Voorgesteld besluit Het college heeft besloten akkoord te gaan met de annotatie voor het Algemeen Bestuur Omnibuzz van 22 februari Besluit Het college heeft kennisgeving van de annotatie voor het Algemeen Bestuur Omnibuzz van 22 februari 2017.

2 2 BW voorstel - Annotatie AB Omnibuzz.docx VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND Bijlagen: 1) Annotatie Algemeen Bestuur Omnibuzz 22 februari 2017 Bijlagen bij annotatie: 0) Uitnodiging vergadering 1) Agendapunt 1 Opening 2) Agendapunt 2 Inkomende en uitgaande stukken 2) Bijlage bij AP 2 Brief Provincie Limburg inzake goedkeuring begroting 3) Agendapunt 3 Vaststellen concept verslag algemeen bestuur d.d. 30 november ) Bijlage bij AP3 Actie- en Besluitenlijst vergadering d.d. 30 november ) Bijlage bij AP 3 - Concept notulen vergadering Algemeen Bestuur d.d. 30 november ) Agendapunt 4a Reglementen en verordeningen - organisatiestatuut en directiestatuut 4) Agendapunt 4b Reglementen en verordeningen - mandaat- en volmachtregeling 4) Agendapunt 4c Reglementen en verordeningen - reglementen van orde AB en DB 4) Agendapunt 4d Reglementen en verordeningen - financiële verordeningen 4) Bijlage bij AP4a Directiestatuut Omnibuzz 4) Bijlage bij AP4a Organisatiestatuut Omnibuzz 4) Bijlage bij AP4b Mandaat- en volmachtregeling 4) Bijlage bij AP4b Mandaatregister ) Bijlage bij AP4c Reglement van Orde voor het algemeen bestuur 4) Bijlage bij AP4c Reglement van Orde voor het dagelijks bestuur 4) Bijlage bij AP4d Controleverordening Omnibuzz 1 januari ) Bijlage bij AP4d Financiële verordening 4) Bijlage bij AP4d Treasurystatuut voor de Gemeenschappelijke regeling Omnibuzz 5) Agendapunt 5 Voorstel Voor Elkaar Pas 5) Bijlage bij AP5 - Voorstel Voor Elkaar Pas 6) Agendapunt 6 Evaluatie regie en vervoer januari ) Agendapunt 7 Wmo-BG adviesfase 1 7) Bijlage bij AP7 Advies Wmo-BG fase 1 8) Agendapunt 8 Communicatie en voorlichting Toelichting op voorstel: Het college heeft in november 2016 nadere afspraken gemaakt hoe binnen de organisatie moet worden omgegaan met annotaties van verbonden partijen. In het verlengde hiervan is het volgende besloten: 1. Een onderscheid te maken tussen van belang en minder van belang zijnde verbonden partijen en samenwerkings- overleg en netwerkverbanden; 2. Zoals in het voorstel beschreven een nader onderscheid te maken in de rollen van bestuurders als lid van het AB, het DB of als aandeelhouder/eigenaar; 3. De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) onverkort toe te passen en de uitgangspunten voor de begroting, de begroting zelf en de voorlopige jaarrekening van gemeenschappelijke regelingen aan de gemeenteraad voor een zienswijze voor te leggen; 4. Tussentijdse rapportages van gemeenschappelijke regelingen, voor zover deze de kaderstellende taak van de raad raken, ter kennisname aan de raad voor te leggen;

3 Pagina 2 5. Overeenkomstig bovenstaande lijn de raad te informeren over de jaarrekeningen van grote verbonden partijen (niet zijnde gemeenschappelijke regelingen); 6. Bestuurlijke inbreng bij verbonden partijen vindt plaats op basis van een collegestandpunt; 7. Deze gedragslijn ook toe te passen bij andere samenwerkings- overleg en netwerkverbanden. Leden van het AB vertegenwoordigen hun gemeente, de belangen van de (eigen) gemeente staan hierbij voorop. Ter voorbereiding op besluitvorming binnen het AB van de verbonden partij neemt het college op basis van een voorstel een gemeentelijk standpunt in. Dit gemeentelijk standpunt vormt de inbreng van de gemeente in de AB vergadering van de verbonden partij. Aangezien Omnibuzz tot de gemeenschappelijke regelingen behoort, wordt de annotatie voorgelegd aan uw college, zodat een gemeentelijk standpunt kan worden gevormd. De agenda voor het AB van 22 februari ziet er als volgt uit: 1. Opening en mededelingen; 2. Inkomende en uitgaande stukken; 3. Vaststellen verslag algemeen bestuur d.d. 30 november 2016; 4. Reglementen en verordeningen; 5. Voor Elkaar Pas; 6. Evaluatie regie en vervoer; 7. Wmo-bg advies fase 1; 8. Communicatie en voorlichting; 9. Rondvraag en sluiting. Agendapunt 1 en 8 worden mondeling tijdens de vergadering toegelicht. Voorgesteld wordt om kennis te nemen van de agendapunten 2, 3, 4a en 6. Agendapunt 4 Bij agendapunt 4 wordt voorgesteld kennis te nemen van het organisatiestatuut dat door het DB is vastgesteld, de mandaten en volmachten die door het DB zijn gemandateerd, het Reglement van orde van het DB en het door het DB vastgestelde treasurystatuut. Verder wordt voorgesteld akkoord te gaan met de mandaat- en volmachtregeling, het Regelement van orde van het AB en de aangepaste financiële- en controleverordeningen. De bevoegdheid tot het nemen van besluiten welke als zodanig bij het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of bij de voorzitter liggen kunnen aan de directeur overgedragen worden. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter stellen hiertoe nadere uitvoeringsregels vast in de vorm van een mandaat- en volmacht regeling. Alle verleende mandaten en volmachten worden concreet benoemd in het mandaat- en volmacht register. Op dit moment bevat het register enkel mandaten en volmachten van het dagelijks bestuur. Om in de toekomst de mogelijkheid te hebben om ook besluiten van het algemeen bestuur dan wel de voorzitter op te nemen in het register wordt nu voorgesteld om de mandaat- en volmachtregeling ook door deze organen formeel te laten vaststellen. Om redenen van doelmatigheid is het wenselijk om het nemen van besluiten namens het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter binnen vast te stellen kaders op te dragen aan de directeur. Het Reglement van orde van het DB bevat alle relevante bepalingen voor een deugdelijk en ordelijk verloop van de vergaderingen van het dagelijks bestuur. Het Reglement van orde van het AB kent een gelijke opbouw en indeling, met dien verstande dat enkele aanvullende bepalingen zijn opgenomen bijvoorbeeld ten aanzien van de mogelijkheid tot het stellen van mondelinge vragen. In de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 11 mei 2016 is afgesproken dat onderzocht zou worden in hoeverre de nu geldende verordeningen aangepast moeten worden. Dit is voor de voorliggende verordeningen inmiddels gebeurd. Reden voor aanpassing zijn onder andere:

4 Pagina 3 - noodzakelijk onderhoud c.q. actualisatie van de verordeningen naar aanleiding van ontwikkelingen met betrekking tot de gemeentelijke financiën de afgelopen jaren; - aanpassing aan de gewijzigde wet Gemeenschappelijke Regelingen; - aanpassing aan de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Omnibuzz. De aanpassing van de financiële verordeningen zal tijdelijk van aard zijn. De financiële verordening is met name aangepast om aansluiting te zoeken bij de modelverordening 2014 VNG. In september 2017 zijn nieuwe wijzigingen aangekondigd in de model financiële verordeningen naar aanleiding van aanpassingen in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. Deze wijzigingen hebben echter pas werkingskracht vanaf het begrotingsjaar Agendapunt 5 Voor Elkaar Pas Openbaar vervoer (OV) gebruik is een belangrijke pijler in visie en ambitie van de 32 deelnemende gemeenten in de GR Omnibuzz. Een passend vervoersbewijs voor de klanten van Omnibuzz kan bijdragen aan één van de doelen, namelijk de toeleiding van klanten naar het OV. Het overleg met Arriva vindt op constructieve wijze plaats. Dit wil zeggen dat beide partijen belang hebben in het vinden van een goede oplossing en bereid zijn tijd en energie te steken in het formuleren en uitwerken van een passend product. Dit heeft geleid tot een voorstel onder de naam Voor Elkaar Pas (VEP). Een aantal voordelen voor de klant: De pas is zeer gebruiksvriendelijk en is direct gebruiksklaar; Alleen de daadwerkelijk gemaakte OV ritten worden betaald door de klant; Er komt geen geld/saldo aan te pas, facturering geschiedt maandelijks achteraf; De klant kan met één pas met OV én Omnibuzz reizen; De klant ontvangt specifieke reisinformatie afgestemd op de individuele klant; Er wordt een aantrekkelijk kortingstarief geboden, reizen met de VEP zal voor de klanten goedkoper zijn dan met Omnibuzz; Bij elke rit kan een extra persoon gratis meereizen. Een aantal voordelen voor gemeenten en Omnibuzz: Het bevorderen van participatie en zelfstandigheid van de Wmo er; Het krijgen van inzicht in reisgedrag van Wmo-ers in het OV; Het krijgen van inzicht in de mogelijke toeleiding van doelgroepenvervoer naar OV en de potentiële daarmee gepaard gaande besparingen; Toegang tot het OV is een eerste belangrijke stap in de keten van acties die nodig is om de toeleiding naar het OV te realiseren. In de toekomst kan Omnibuzz op basis van een groeiende detaillering in (OV) reisinformatie (o.a. het Doorbraak initiatief), de uitwerking van individuele mobiliteitsprofielen, prijsdifferentiatie etc. de toeleiding naar OV vervolgens optimaliseren. Voor het aanbieden van de VEP als service aan de klanten van Omnibuzz zijn verschillende werkzaamheden van de organisatie Omnibuzz vereist. Een deel van de werkzaamheden zijn eenmalig en gericht op de opstart en implementatie. Het beheer en onderhouden van de service brengt verder structurele werkzaamheden en kosten met zich mee. Voor de beheerskosten die door de organisatie Omnibuzz worden gemaakt wordt voorgesteld om deze onder de reguliere beheerskosten te plaatsen. Het belangrijkste argument is dat de verstrekking van de VEP ook een aantal werkzaamheden vervangt, die in de reguliere beheerskosten zijn opgenomen, zoals de pasverstrekking en het verkrijgen van automatische incasso s van de klant. De uitgewerkte kosten zijn gebaseerd op een eerste inschatting van verwachte werkzaamheden en impact op de organisatie. Het volledige klantenbestand ontvangt het aanbod. Naar verwachting zal ca. 12 % van het bestand gebruik gaan maken van dit aanbod. O.b.v. deze schatting bedragen de eenmalige kosten voor de gemeente Roermond 2.150,- en de structurele, jaarlijkse beheerskosten 650,-. Deze bedragen komen bovenop de begroting. Het gebruik van de VEP leidt mogelijk tot een lichte daling van de vervoerskosten. Daarnaast vervallen de Omnibuzz vervoerspaskosten ad. 5,- voor gemeenten als klanten de VEP aanschaffen.

5 Pagina 4 De onduidelijkheden over de impact op de organisatie geven aanleiding tot een gefaseerde aanpak. Daarmee wordt bedoeld dat de klanten niet tegelijk worden aangeschreven, maar dat in eerste instantie een deel van de klantengroep wordt aangeschreven. Op basis van de respons uit die groep kan dan een betere inschatting worden gemaakt van de impact op de uitrol over heel Limburg. Voorgesteld wordt om akkoord te gaan met de punten zoals opgenomen in de annotatie. Agendapunt 7 Wmo-BG advies fase 1 Om te kunnen bepalen of en zo ja onder welke voorwaarden het vervoer van en naar de functie begeleiding in het kader van de Wmo in de toekomst kan instromen in de mobiliteitscentrale is er een werkgroep opgericht. Het conceptadvies fase 1 wordt nu voorgelegd. Voorgesteld wordt om akkoord te gaan met de adviespunten, rekening houdend met de lokale opmerkingen zoals vermeld in de bijgevoegde annotatie. Toelichting op de middelen: Het is moeilijk op voorhand in te schatten wat de gevolgen zijn voor de klantenservice van Omnibuzz op gebied van pasverstrekking, informatievoorziening en financiële afhandeling van de incasso s met betrekking tot de Voor Elkaar Pas. Zowel het aantal klanten dat zich meldt voor de aanvraag of vragen als de aard van de vragen kunnen ver uiteen lopen. De beheerskosten worden o.b.v. aannames voor de gemeente Roermond geschat op 2.150,- aan eenmalige kosten en structurele, jaarlijkse kosten ad. 650,-. De begrote kosten worden gedekt uit de begrotingspost Wmo maatwerk dienstverlening 18+, die daar momenteel voldoende ruimte voor biedt.